如何做好高校后勤工作

高校后勤辦公室作為后勤的綜合部門，對內(nèi)是“中樞”機(jī)構(gòu),對外是“窗口”部門，工作繁瑣而龐雜,具有較強綜合性、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性等特點，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通上下的樞紐作用。就其工作范圍與任務(wù)來說,與其他部門相比,不僅事務(wù)繁雜,而且涉及面廣,與各個部門直至外單位都會發(fā)生頻繁的業(yè)務(wù)聯(lián)系。隨著高校后勤社會化改革的發(fā)展,辦公室工作的地位和作用日顯重要,要求也越來越高,要履行好辦公室職責(zé),充分發(fā)揮職能作用,辦公室人員就要具備較高的素質(zhì),以適應(yīng)新形勢下后勤辦公室工作的需要。

一、辦公室工作的性質(zhì)與特點

辦公室工作千頭萬緒,包羅萬象,繁瑣而龐雜,其特點可概括為”強、雜、高、多、大”五個字。一是協(xié)調(diào)性強。辦公室負(fù)責(zé)上傳下達(dá),處理內(nèi)部事務(wù),協(xié)調(diào)各方面關(guān)系,其溝通與協(xié)調(diào)活動既涉及領(lǐng)導(dǎo)層面,也涉及下屬員工層面,在日常工作中,通過辦公室這種多層次的溝通與協(xié)調(diào),有利于促進(jìn)內(nèi)部信息的上情下達(dá)、下情上達(dá),在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指揮過程中,發(fā)揮承上啟下的作用。二是日常事務(wù)繁雜。辦公室工作職責(zé)是參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)。因此,公文處理、文字材料的處理、會務(wù)接待、會議通知、管理檔案、相關(guān)文件的復(fù)印與傳真等均屬于辦公室的工作范圍。三是質(zhì)量要求高。辦公室是一個部門的窗口,辦公室人員的一言一行、一舉一動不僅代表和影響一個部門,而且還代表著一所高校的形象,關(guān)系到學(xué)校的對外聲譽。擬寫公文,既要簡潔明快,符合公文規(guī)范,又要說清問題。工作總結(jié),既要實事求是地肯定成績,又要找出存在的差距和問題,提出具體措施和解決的辦法，會務(wù)接待,既要有程序,又要熱情周到，協(xié)調(diào)關(guān)系,既要有利于開展工作,又要兼顧各方實情，會務(wù)接待,既要勤儉節(jié)約,又要做到熱情主動。四是被動性多。主要是由于臨時性、突發(fā)性、應(yīng)急性的事務(wù)所致,特別是服務(wù)性工作很多是在領(lǐng)導(dǎo)授意下進(jìn)行的,所以難免常常處于被動狀態(tài)。五是勞動強度大。從日常工作內(nèi)容看:寫材料、蓋章、接電話、派車、會議通知、收發(fā)文、復(fù)印傳真材料、管理檔案等工作，辦公室工作可以說是錯綜復(fù)雜,具有較強綜合性、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性等。

二、辦公室工作人員要有較好的素質(zhì)

高校后勤辦公室的性質(zhì)和工作特點,決定了辦公室工作人員必須具備一定的基本素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作態(tài)度。必須與時俱進(jìn),不斷加強自身修養(yǎng),提高素質(zhì)和能力,具體而言,通常包括以下幾個方面:

1、要有辦事高效、果斷決策的能力。

“效率就是生命”。辦公室是聯(lián)系上下左右的樞紐,頭緒很多,事務(wù)繁雜,這就要求辦公室人員在工作中,分清輕重緩急,辦事講究高效率,合理分配時間,養(yǎng)成雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。對于可預(yù)知工作,要做準(zhǔn)備;對于臨時交辦的工作,要反應(yīng)迅速,抓緊辦結(jié);對于有時限要求的任務(wù),要確保按時完成;對于沒有明確時限要求的,要爭取盡快出手,做到每日事每日清,不能拖拖拉拉,以保證辦公室各項工作快節(jié)奏。高效率、高質(zhì)量地完成。

2、要有團(tuán)結(jié)協(xié)作和協(xié)調(diào)溝通能力。

從工作性質(zhì)上講,辦公室工作人員擔(dān)負(fù)著共同的職責(zé)任務(wù),但工作上又有明確的分工,但這種分工是在合作協(xié)同基礎(chǔ)上的分工,很多事情都要相互協(xié)作和相互幫助。因此,辦公室工作人員必須把協(xié)作放在首位,在協(xié)作配合的前提下干好分工之事。首先,要以全局為重。想問題、干事情必須從全局出發(fā),不局限于單線或某一塊的工作,要提前預(yù)見單線工作與全局工作之間可能出現(xiàn)的矛盾,按程序,不死板,靈活處理特殊情況,主動服從工作全局。其次,要及時補位。辦公室工作的有序運轉(zhuǎn)需要各個方面共同支撐,辦公室工作人員一定要明確”相互補臺、好戲連臺 ,共同垮臺”的道理,做好補臺和補位,杜絕和減少工作斷檔。再次,要相互協(xié)作。既要干好份內(nèi)的事,又要兼顧其他工作。特別是在條塊工作運轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)相互抵觸、碰撞的時候要首先考慮協(xié)作磨合,要主動尋求協(xié)作途徑,找準(zhǔn)融合辦法,形成工作合力。在辦公室以外,辦公室人員還要和其他各部門如校辦、學(xué)工處、總務(wù)處等處室進(jìn)行廣泛的交流合作,正確處理與各處室的關(guān)系。同時,辦公室人員在待人接物上,要做到對上對下一致;對上誠實、尊重、不卑不亢,對下謙虛、禮貌、平等相待,同事之間要做到大事講原則、小事講團(tuán)結(jié) ,營造一種和諧的人事環(huán)境,以便工作的順利開展。

3、要有認(rèn)真細(xì)致、準(zhǔn)確無誤的工作態(tài)度。

辦公室的工作繁雜、瑣碎,又都是具體實在的工作,這決定了不能有絲毫的懈怠和大意,必須時時、事事、處處堅持重實際,說實話,辦實事,求實效。因此,辦公室人員在工作中不僅要迅速及時,還要細(xì)致、準(zhǔn)確。要努力做到事事認(rèn)真,時時仔細(xì),辦事條理化、程序化。匯報工作、反映問題要言之物,言之有據(jù),報喜也報憂,力戒浮夸,經(jīng)手辦理的每一項工作,都要落到實處,決不能“蜻蜓點水”;出主意、辦事情要周到細(xì)致、一絲不茍。這樣才能保證工作的準(zhǔn)確無誤,才能保證工作的質(zhì)量。認(rèn)真細(xì)致、準(zhǔn)確無誤是辦公室工作人員必須具備的工作態(tài)度,切忌馬馬虎虎,漫不經(jīng)心。

4、要有堅持原則、實事求是的精神。

辦公室工作人員說話辦事,言行舉止都代表整個高校利益,要為全局負(fù)責(zé)。這就要求辦公室工作人員辦理任何事情首先要堅持原則,不優(yōu)親厚友,不厚此薄彼,要講規(guī)矩,按程序辦事,該辦的就辦,超出原則的堅決不辦;其次要從實際出發(fā),做出實事求是的分析和判斷,并對各方面提出的意見進(jìn)行充分的考慮,取其利,去其弊,做到原則性與靈活性相結(jié)合,處理問題符合實際,實事求是。

5 、要有改革創(chuàng)新的意識,提高創(chuàng)新能力。

辦公室工作人員要有前瞻的頭腦,并根據(jù)本職工作的要求, 不斷嘗試改進(jìn)工作方法,借鑒經(jīng)驗,力求優(yōu)質(zhì)高效，強化改革創(chuàng)新的意識,提高創(chuàng)新能力。同時要堅決摒棄陳舊的觀念,努力做到三個轉(zhuǎn)變即思維方式的轉(zhuǎn)變,思想觀念的轉(zhuǎn)變,行為模式的轉(zhuǎn)變。在轉(zhuǎn)變中求創(chuàng)新,在創(chuàng)新中求發(fā)展,將辦公室工作提升到一個新的高度。

6 、要增強學(xué)習(xí)意識、不斷完善知識結(jié)構(gòu),提高業(yè)務(wù)水平。

面對新形勢,迎接新挑戰(zhàn),辦公室工作人員必須利用一切機(jī)會廣學(xué)、博學(xué),并善于積累,不斷拓寬知識面,更新知識結(jié)構(gòu),努力使自己不僅具有深厚的理論功底,而且還具備精湛的業(yè)務(wù)技能和高超的協(xié)調(diào)能力。一是學(xué)理論政策。辦公室工作人員應(yīng)深入學(xué)習(xí),認(rèn)真領(lǐng)會黨的各項路線、方針、政策、十六大精神及一些法律法規(guī)等, 提高自身的政治素質(zhì),了解和掌握有關(guān)后勤的各種政策。只有這樣,才能把領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖深刻理解,把工作落到實處;二是學(xué)業(yè)務(wù)知識。辦公室工作人員既要博學(xué),又要專攻,緊密結(jié)合本校及本人工作特點,加強自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),形成最佳的知識結(jié)構(gòu),以提高業(yè)務(wù)技能。為適應(yīng)當(dāng)今社會飛速發(fā)展的需要,辦公室人員要熟練掌握計算機(jī)操作規(guī)程,逐步實現(xiàn)無紙化辦公,以提高工作水平。

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