物料編碼標(biāo)準(zhǔn)化，信息化實(shí)施的第一座難關(guān)
信息化實(shí)施面對(duì)的行業(yè)和企業(yè)千差萬(wàn)別，但無(wú)一例外其物料編碼的問(wèn)題是擺在實(shí)施前的第一座難關(guān)，而對(duì)于裝配制造行業(yè)而言，物料問(wèn)題更是覆蓋了其從技術(shù)、組織到流程等信息化實(shí)施的各個(gè)方面，
編碼不是目的，管理才是價(jià)值所在 (1)
。從業(yè)內(nèi)眾多信息化實(shí)施的操作來(lái)看，信息化實(shí)施的效果不好甚至失敗的原因，很大一部分都是因?yàn)槲锪铣霈F(xiàn)了問(wèn)題：實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的物料，無(wú)法有效地轉(zhuǎn)變成為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可識(shí)別并有效運(yùn)行的ITEM;物料檔案及物料清單錯(cuò)誤迭出;勉強(qiáng)完成了編碼，卻因考慮不周而難以適應(yīng)復(fù)雜的變化，使得在實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)中遇到陷阱直到陷入絕境;缺乏物料管理上的組織與規(guī)范，難以適應(yīng)系統(tǒng)精確的管理方式……
裝配制造行業(yè)屬于離散型制造業(yè)，其生產(chǎn)模式主要為按庫(kù)存生產(chǎn)和按訂單生產(chǎn)，通常兩種情況同時(shí)存在。國(guó)內(nèi)眾多的裝配制造企業(yè)由于成長(zhǎng)快速、行業(yè)不規(guī)范等原因，均面臨著物料管理粗放的問(wèn)題，各種不規(guī)范隨處可見(jiàn)，導(dǎo)致物料編碼成為難點(diǎn)。物料管理粗放一般體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：產(chǎn)品研發(fā)物料清單不準(zhǔn)確，標(biāo)準(zhǔn)化程度低;銷(xiāo)售產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格不統(tǒng)一;采購(gòu)物料名稱(chēng)、規(guī)格隨意性大;老舊物料無(wú)人識(shí)別;庫(kù)存積壓;等等。由于現(xiàn)代企業(yè)物料的復(fù)雜性，企業(yè)需要進(jìn)行物料編碼標(biāo)準(zhǔn)化工作，并為提升物料準(zhǔn)確性而做出持續(xù)改善的努力。
物料編碼是裝配制造行業(yè)將實(shí)際物料進(jìn)行整理、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步。借助編碼標(biāo)準(zhǔn)化及提升物料準(zhǔn)確性，進(jìn)行相應(yīng)的管理優(yōu)化，不僅可以成功實(shí)施信息系統(tǒng)，還能實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的運(yùn)營(yíng)管理，以及快速的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的更高目標(biāo)。
物料編碼標(biāo)準(zhǔn)化的方法與階段
物料編碼雖然難，但也有方法可循。有一點(diǎn)需要提示讀者注意：沒(méi)有完美的編碼，只有更好的編碼。編碼的確定需要進(jìn)行充分的討論(其中肯定有需要做出讓步和犧牲的方面)，選擇較合理的編碼方案，并且輔助以物料屬性、BOM參數(shù)等設(shè)置，這樣才可能較好地解決大部分系統(tǒng)物料問(wèn)題。
物料編碼標(biāo)準(zhǔn)化的工作主要可分為四個(gè)階段：
1. 組織工作小組。工作小組并不是一個(gè)松散的團(tuán)體，而應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)完備的組織結(jié)構(gòu)、工作任務(wù)和工作計(jì)劃。
工作小組通常應(yīng)由標(biāo)準(zhǔn)化部門(mén)(一般情況下屬于研發(fā)或設(shè)計(jì)部門(mén))牽頭，并抽調(diào)相關(guān)部門(mén)(如信息化、銷(xiāo)售、采購(gòu)、工藝、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)及售后等)人員組成，同時(shí)分部人員也應(yīng)參與其中，以便對(duì)涉及物料運(yùn)營(yíng)等各方面充分地進(jìn)行了解。小組成立之初，應(yīng)由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行編碼基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，而為了配合信息化項(xiàng)目安排，一般應(yīng)提前3~6個(gè)月啟動(dòng)編碼工作小組。在不同的階段，小組結(jié)構(gòu)和成員可進(jìn)行調(diào)整。此外，當(dāng)企業(yè)存在較多物料問(wèn)題時(shí)，工作小組有必要保持一定的編制，保障系統(tǒng)上線(xiàn)直到運(yùn)行良好。
作為一個(gè)類(lèi)似項(xiàng)目操作的小組，工作小組需要制定編碼工作的范圍和目標(biāo)、設(shè)定工作計(jì)劃時(shí)間、人員需求，同時(shí)建立工作交流匯報(bào)機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制。
2. 物料整理、分類(lèi)。在這一階段，工作小組要對(duì)歷史資料進(jìn)行收集、清理物料、確定物料的分類(lèi)原則和層級(jí)關(guān)系、識(shí)別物料的性質(zhì)。
借此機(jī)會(huì)，企業(yè)對(duì)物料進(jìn)行一次清查十分必要，
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《編碼不是目的，管理才是價(jià)值所在 (1)》(http://m.msguai.com)。不僅需對(duì)歷史數(shù)據(jù)理分析，還要對(duì)實(shí)物進(jìn)行清查，確定對(duì)廢舊物料的處理方式。清查的范圍還可包括供應(yīng)商供應(yīng)物料的范圍以及倉(cāng)庫(kù)、貨位等情況。清查完成后，即可著手開(kāi)始建立物料明細(xì)總表和產(chǎn)品型號(hào)規(guī)格表(可參考使用企業(yè)之前的庫(kù)存物料表)。對(duì)物料進(jìn)行整理后即可著手對(duì)物料進(jìn)行分類(lèi)并確定層級(jí)。每一種類(lèi)別的層級(jí)以不超過(guò)三層為宜，此種層級(jí)是為更好的編碼結(jié)構(gòu)做準(zhǔn)備。對(duì)于裝配制造企業(yè)而言，大類(lèi)一般可根據(jù)裝配部件的工程材料特性不同而進(jìn)行劃分，例如分為電器件、塑件、鐵件、附件等;中類(lèi)可根據(jù)物料的用途劃分，例如電器件里面分為PCB、充電器、變壓器、電池等;小類(lèi)中則可進(jìn)一步考慮顏色/尺寸的不同。物料分成三級(jí)以?xún)?nèi)有利于容納物料，具有更大的靈活性以適應(yīng)企業(yè)未來(lái)產(chǎn)品的發(fā)展。
在物料的整理、分類(lèi)階段，小組成員可充分對(duì)物料在各不同部門(mén)的使用狀況進(jìn)行溝通，識(shí)別物料的基本屬性，尤其是一些使用方式不同的物料。裝配制造企業(yè)是以離散型物料裝配為主，但也可能涉及到流程型物料，例如烤漆加工等等。對(duì)于某些常見(jiàn)問(wèn)題，有如下處理建議：
a. 由于物料屬性設(shè)置錯(cuò)誤，導(dǎo)致系統(tǒng)采購(gòu)模塊運(yùn)行不順。需特別注意流程型物料的屬性設(shè)置，例如白胚物料的屬性為采購(gòu)件，烤漆物料則為委外加工件，同時(shí)還要特別注意加工的時(shí)間周期屬性。
b. 有的物料在采購(gòu)時(shí)為批量散件，但領(lǐng)料生產(chǎn)時(shí)需要按不同顏色成套出庫(kù)。對(duì)于此類(lèi)問(wèn)題，在物料上必須準(zhǔn)備成套物料編碼，按照實(shí)際使用情況設(shè)置虛擬件或者套件屬性，同時(shí)編制成套物料的BOM;在系統(tǒng)上需準(zhǔn)備入庫(kù)組套功能，根據(jù)套件BOM自動(dòng)組套，形成庫(kù)存數(shù)據(jù)。在實(shí)際管理中，由于運(yùn)輸和庫(kù)存擺放的實(shí)際需要，仍然按照批量散件(成堆)擺放，出庫(kù)時(shí)保證成堆出庫(kù)的物料數(shù)量與系統(tǒng)出庫(kù)數(shù)量一致。
c. 設(shè)計(jì)部門(mén)出具的物料明細(xì)表內(nèi)物料過(guò)于細(xì)分，而有些物料卻是成套采購(gòu)、領(lǐng)料出庫(kù)。此問(wèn)題實(shí)際上涉及到不同種類(lèi)BOM轉(zhuǎn)化的問(wèn)題，在裝配制造企業(yè)，有兩種便捷的方法可嘗試：通過(guò)恰當(dāng)?shù)卦O(shè)置物料屬性，將采購(gòu)的主物料單位設(shè)置為套，其他配套的物料設(shè)置等級(jí)，使之不在采購(gòu)、出入庫(kù)等環(huán)節(jié)使用，可以滿(mǎn)足不同部門(mén)的需要;第二種方式是制定套件物料和BOM，實(shí)現(xiàn)成套管理。然而也要注意在有的情況下并不能成套，例如售后需求要細(xì)分供應(yīng)的配件，則應(yīng)該要求采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)轉(zhuǎn)變管理模式，對(duì)物料進(jìn)行明細(xì)管理。
3. 編碼準(zhǔn)備。在此關(guān)鍵階段，將對(duì)物料名稱(chēng)、規(guī)格進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步確定物料的細(xì)分與組合，最后確定編碼規(guī)則和BOM規(guī)則。
深入到國(guó)內(nèi)裝配制造企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)的平均年齡不足10歲，快速發(fā)展而顯得生機(jī)勃勃，然而隱藏在其中的各種問(wèn)題已經(jīng)開(kāi)始阻礙企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。物料名稱(chēng)、規(guī)格的不統(tǒng)一是一個(gè)看似簡(jiǎn)單但實(shí)際很難處理的問(wèn)題，有些物料，尤其是定制的塑件，名稱(chēng)叫法不統(tǒng)一造成入庫(kù)困難。確定編碼之前，工作小組需要規(guī)范統(tǒng)一物料名稱(chēng)，糾正混亂的稱(chēng)呼。同時(shí)規(guī)范物料規(guī)格的描述方法，不能僅從設(shè)計(jì)角度，而要從運(yùn)營(yíng)角度考慮，使物料的規(guī)格描述能方便所有相關(guān)部門(mén)的使用和識(shí)別。在工作方法上，最常采用的是在初期制定物料名稱(chēng)對(duì)照表，必要時(shí)可輔之以圖片說(shuō)明，進(jìn)行充分的培訓(xùn);另一方面則要對(duì)外部供應(yīng)商進(jìn)行溝通，對(duì)名稱(chēng)和規(guī)格描述達(dá)成共識(shí)，要求送貨規(guī)范。經(jīng)過(guò)前期的培訓(xùn)及后期系統(tǒng)的運(yùn)行，規(guī)范的名稱(chēng)將在企業(yè)各部門(mén)內(nèi)流動(dòng)使用，最終達(dá)成統(tǒng)一。
經(jīng)過(guò)上面的階段，物料編碼規(guī)則和BOM的規(guī)則已不難確定。物料編碼的分類(lèi)很多，從不同角度可分為定長(zhǎng)編碼和非定長(zhǎng)編碼、數(shù)字編碼和混合編碼、順序編碼(無(wú)含義編碼)和規(guī)則編碼(賦義編碼)、人工編碼和自動(dòng)生成編碼。裝配制造企業(yè)通常所采用的是定長(zhǎng)、數(shù)字、規(guī)則編碼。其優(yōu)點(diǎn)是定長(zhǎng)編碼可較容易發(fā)現(xiàn)手動(dòng)輸入錯(cuò)誤，全數(shù)字利于快速輸入提高效率，規(guī)則編碼便于簡(jiǎn)單識(shí)別物料。當(dāng)然，有優(yōu)點(diǎn)必然也有缺點(diǎn)，采用哪種編碼方式具體還需要根據(jù)企業(yè)物料特性而定。