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信息編碼在企業(yè)信息化建設(shè)的作用論文
背景
制造類企業(yè)信息化建設(shè)的基本目標(biāo)一般為：實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源共享，信息互聯(lián)互通；實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息流、資金流、物流和工作流的高度融合；實(shí)現(xiàn)數(shù)字化設(shè)計(jì)、數(shù)字化制造、數(shù)字化管理貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中。建設(shè)數(shù)據(jù)中心和構(gòu)建其上的面向業(yè)務(wù)的企業(yè)信息系統(tǒng)。這些系統(tǒng)涵蓋財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、綜合統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、生產(chǎn)調(diào)度系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)等等。信息編碼是信息化建設(shè)中最基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換與共享，必須首先實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間信息編碼的統(tǒng)一。企業(yè)信息化建設(shè)的根本目的就是要實(shí)現(xiàn)企業(yè)間信息資源的共享，進(jìn)而提高整個(gè)企業(yè)信息溝通和業(yè)務(wù)協(xié)作能力。目前制造業(yè)企業(yè)信息化在正得到大力的推廣和應(yīng)用，信息化成為改造傳統(tǒng)制造業(yè)、帶動(dòng)工業(yè)化的最基本的技術(shù)手段。實(shí)施制造業(yè)信息化工程的目的，是達(dá)到物流、信息流、資金流的統(tǒng)一，用一體化和集成的觀點(diǎn)來(lái)處理企業(yè)的生產(chǎn)和管理，實(shí)現(xiàn)信息共享。這就要求解決產(chǎn)品和管理數(shù)據(jù)的定義、描述、存儲(chǔ)和交換問(wèn)題，給信息編碼是解決這些問(wèn)題的關(guān)鍵。同時(shí)，信息編碼也是數(shù)字化設(shè)計(jì)制造中信息集成最為基礎(chǔ)的組成部分，其實(shí)質(zhì)就是尋求不同對(duì)象之間的內(nèi)在聯(lián)系，抽取它們之間的相似性，借助編碼工作使之特征化、系統(tǒng)化和統(tǒng)一化，以便于信息分類、查詢和使用。尤其在企業(yè)間的信息交換和共享的協(xié)作設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中，為了便于產(chǎn)品信息的存取與運(yùn)算，加速信息系統(tǒng)對(duì)產(chǎn)品信息的分類、檢索、排序和統(tǒng)計(jì)等，提高信息處理的效率，滿足企業(yè)數(shù)字化設(shè)計(jì)制造對(duì)信息集成的要求，信息對(duì)象必須進(jìn)行統(tǒng)一編碼。
問(wèn)題
隨著企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)開展，不同應(yīng)用系統(tǒng)間的橫向互聯(lián)，同類應(yīng)用系統(tǒng)的縱向互通成為當(dāng)務(wù)之急。通過(guò)對(duì)企業(yè)信息化應(yīng)用代碼標(biāo)準(zhǔn)體系的梳理，研究結(jié)果表明目前已有相當(dāng)數(shù)量的代碼在企業(yè)范圍內(nèi)使用，但由于部分標(biāo)準(zhǔn)如產(chǎn)品分類、項(xiàng)目代碼、單位代碼等標(biāo)準(zhǔn)編制的年代較早，相當(dāng)數(shù)量的已有代碼已經(jīng)不能滿足新情況需要，近幾年新增的信息沒(méi)有反映在代碼標(biāo)準(zhǔn)中。由于沒(méi)有統(tǒng)一編碼工作管理，企業(yè)對(duì)其管理的新增數(shù)據(jù)所采用的代碼結(jié)構(gòu)、編碼方法不盡一致，造成這部分信息代碼的混亂，使得企業(yè)間、部門間和專業(yè)間信息不能互通共享，造成了研制中大量數(shù)據(jù)不一致、難以交換、數(shù)據(jù)交叉冗余、效率低下等問(wèn)題，影響了信息化建設(shè)進(jìn)度和實(shí)施成效。綜合起來(lái)在代碼應(yīng)用與管理方面主要存在如下典型問(wèn)題：
1、多年之前編制的代碼標(biāo)準(zhǔn)，其內(nèi)容一是不能涵蓋最新的發(fā)展成果，二是新生事物無(wú)法在標(biāo)準(zhǔn)中找到對(duì)應(yīng)分類；
2、標(biāo)準(zhǔn)與新建信息化系統(tǒng)結(jié)合不緊密，部分規(guī)則已不能適用于新業(yè)務(wù)與系統(tǒng)；
3、企業(yè)按照各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)需求，各自編制信息代碼，缺乏整體規(guī)劃和技術(shù)協(xié)調(diào)，兼容性較差，存在交叉重復(fù)和彼此矛盾的問(wèn)題；
4、賦碼工作各自處理，造成重碼與信息不一致；
5、在規(guī)則發(fā)布后，缺乏動(dòng)態(tài)維護(hù)機(jī)制，數(shù)據(jù)不能按規(guī)則及時(shí)更新，不能隨管理變革和系統(tǒng)建設(shè)及時(shí)更新調(diào)整。
目的
針對(duì)企業(yè)當(dāng)前的信息化發(fā)展和管理機(jī)制的需求，構(gòu)建代碼的使用與管理機(jī)制，并對(duì)現(xiàn)有信息代碼重新分類，提出分類原則、編碼方法及代碼表，由于代碼類別繁多，應(yīng)按急用先行原則，優(yōu)先解決信息化應(yīng)用中急需的代碼標(biāo)準(zhǔn)制訂。
關(guān)鍵指標(biāo)
制修訂代碼標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)結(jié)合企業(yè)信息化建設(shè)的要求，核心關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)如下：
1、編制信息化代碼應(yīng)用與管理要求，規(guī)定企業(yè)信息分類代碼的增補(bǔ)、更改和備案的管理等內(nèi)容，解決因企業(yè)信息管理機(jī)制變動(dòng)，管理規(guī)范過(guò)時(shí)，不適用于現(xiàn)代企業(yè)信息化管理模式等問(wèn)題。通過(guò)修訂重新調(diào)整代碼的管理機(jī)制，梳理流程和使用的單據(jù)，使其更適應(yīng)于當(dāng)前企業(yè)信息管理的發(fā)展情況；
2、規(guī)定信息代碼分類原則、編碼方法等。解決現(xiàn)有代碼不全，分類無(wú)法適應(yīng)新產(chǎn)品等問(wèn)題；
3、對(duì)于分類代碼，改變?cè)鹊碾`屬模式為關(guān)鍵字查詢模式，以適用于現(xiàn)代信息管理。
技術(shù)途徑
為了解決代碼唯一性，在遵循統(tǒng)一分類、統(tǒng)一標(biāo)識(shí)、統(tǒng)一代碼結(jié)構(gòu)條件下，有分級(jí)賦碼和集中統(tǒng)一賦碼兩種可能的技術(shù)途徑。分級(jí)賦碼方案優(yōu)點(diǎn)是分級(jí)管理響應(yīng)快，賦碼及時(shí)，缺點(diǎn)是代碼共享難度大，不同組織間重碼概率高，后期治理成本高；集中統(tǒng)一賦碼優(yōu)點(diǎn)是不同組織間重碼概率低，易于共享，后期運(yùn)維成本低，缺點(diǎn)是賦碼反饋時(shí)間長(zhǎng)，不能及時(shí)響應(yīng)。經(jīng)綜合分析，針對(duì)不同的代碼宜采用不同的模式：數(shù)據(jù)專有性強(qiáng)且涉密程度高的信息，建議采用分級(jí)賦碼，集中備案的模式，這需要設(shè)立好數(shù)據(jù)同步機(jī)制；數(shù)據(jù)共性大且敏感度低的信息，統(tǒng)一賦碼是最優(yōu)的方案，但要制定完善的及時(shí)反饋機(jī)制。
關(guān)鍵流程
建立編碼工作流程，關(guān)鍵程序如下：
1、數(shù)據(jù)填報(bào)按企業(yè)制定的編碼規(guī)則及數(shù)據(jù)項(xiàng)填報(bào)要求填報(bào)數(shù)據(jù)。
2、數(shù)據(jù)匯總設(shè)立專門的部門匯總填報(bào)數(shù)據(jù)。
3、審核按以下步驟開展審核工作：a)數(shù)據(jù)校驗(yàn)，檢查數(shù)據(jù)填寫規(guī)范性、格式正確性；b)不合格數(shù)據(jù)返回重新填寫；c)對(duì)合格數(shù)據(jù)進(jìn)行查重，含與已發(fā)布的正式數(shù)據(jù)間的查重，保證報(bào)送的數(shù)據(jù)中無(wú)重復(fù)數(shù)據(jù)。
4、賦碼審核通過(guò)的數(shù)據(jù)按照編碼規(guī)則賦碼。
5、發(fā)布將審核通過(guò)數(shù)據(jù)連同所賦代碼一并發(fā)布。
管理制度
為保證編碼統(tǒng)一管理及相關(guān)軟件的正常運(yùn)行，企業(yè)需建立一整套運(yùn)行管理制度，管理制度主要包括：
1、數(shù)據(jù)填報(bào)指南；
2、校驗(yàn)、審核工作指南；
3、編碼審核流程及發(fā)布要求；
4、文件和記錄管理規(guī)定；
5、數(shù)據(jù)備份/恢復(fù)規(guī)程。
運(yùn)維團(tuán)隊(duì)建設(shè)數(shù)據(jù)填報(bào)和審核是一項(xiàng)復(fù)雜、繁重的工作，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，并應(yīng)配備相應(yīng)的信息化技術(shù)支持。企業(yè)建立編碼工作體系，和編碼運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，包括數(shù)據(jù)審核團(tuán)隊(duì)、數(shù)據(jù)填報(bào)團(tuán)隊(duì)和技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)編碼的組織保障，統(tǒng)一管理本單位物資編碼工作。運(yùn)維團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)相對(duì)穩(wěn)定，并具備相關(guān)工作能力，以保證編碼工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。
預(yù)期效果
通過(guò)信息化應(yīng)用代碼的編碼工作，可規(guī)范數(shù)據(jù)信息，有效降低數(shù)據(jù)重復(fù)的幾率，降低信息化數(shù)據(jù)治理成本，縮短建設(shè)周期。合理優(yōu)化企業(yè)信息資源，提高資源的利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，減少信息資源的重復(fù)開發(fā)，以較少的投入得到較大的回報(bào)。
結(jié)語(yǔ)
通過(guò)建立并完善企業(yè)全生命周期代碼管理工作機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、強(qiáng)化代碼管理信息化手段、加強(qiáng)代碼管理過(guò)程監(jiān)控的措施，滿足從科研、生產(chǎn)、保障維修等全生命周期各環(huán)節(jié)對(duì)產(chǎn)品數(shù)據(jù)傳遞與追溯管理的要求，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)基于全價(jià)值鏈體系化精益管理戰(zhàn)略和信息化建設(shè)提供技術(shù)基礎(chǔ)支持。
參考文獻(xiàn)：
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