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人事檔案管理存在的問題及應對策略論文
摘要：人事檔案管理工作的有序開展能夠確保在進行院校建設過程中更有效地管理相關(guān)工作人員，但是在目前進行的人事檔案管理工作過程中依舊存在一定的問題，需要進行有效改善。本文分別從安全意識、管理體制、檔案功能和硬件設備四個方面，探究如何應對具體工作過程中存在的各項問題。
關(guān)鍵詞：人事；檔案管理；存在問題
現(xiàn)在經(jīng)濟的不斷發(fā)展對高校建設提出了更高的要求，在此過程中需要進一步完善人事檔案管理工作，確保對相關(guān)人員檔案進行更為有效的管理，避免發(fā)生不良狀況。為了更為明確其認知，特此展開本次研究，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員具體作業(yè)提供更為豐富的理論依據(jù)。
一、現(xiàn)存問題
�。�1）管理體制不全。在我國目前高職院校進行人事檔案工作時，管理作業(yè)規(guī)范性存在一定程度的不足，大多數(shù)人缺乏充分的檔案意識，管理方式陳舊，檔案存放也較為分散，一般而言，高職院校建設過程中包括學生處、科研處、教務處、人事處以及組織部等各職能部門均具有獨立的人事檔案，但是檔案管理工作規(guī)范性還存在很大程度的不足，對檔案工作管理成效和服務水平造成極為不利的影響。
�。�2）保存形式單一。在高職院校建設過程中，如果要做到規(guī)范化管理人事檔案，必須確保其內(nèi)容體現(xiàn)和存放形式實現(xiàn)與時俱進，在目前人事檔案工作過程中，檔案內(nèi)容和保存存在一定程度的不足，歸檔材料的部位規(guī)范和不完整是其中最為突出的問題。雖然我國國家部門已經(jīng)對檔案管理工作提出了明確規(guī)定，但是在進行具體實施過程中，檔案收集工作依舊存在較大的困難。很大一部分院校依舊使用紙質(zhì)形式進行檔案資料保存工作，在保存相關(guān)信息時也需要進行書寫記錄，采用紙質(zhì)方式進行存儲很容易受到自然環(huán)境的侵蝕，需要的投入更大，同時檔案可復制性也遠遠不足。
�。�3）硬件設備簡陋。在我國目前人事檔案管理工作中，檔案室硬件設備較為簡陋，防盜、防潮、防火手段也遠遠不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，當發(fā)生突發(fā)狀況時，不能對其相關(guān)問題進行有效解決，同時依舊采用人工操作檢索調(diào)閱檔案材料，工作效率存在很大程度的不足，同時也很容易發(fā)生失誤。除此之外，紙質(zhì)檔案的反復調(diào)閱也為方案安全管理工作帶來更大難度。
二、應對策略
�。�1）強化安全意識。檔案管理人員在進行具體工作過程中必須對檔案信息安全加強重視，確保具有更高的保密意識，進行檔案查閱制度的合理制定，最大程度確保其安全性。在查閱人士檔案時，通常存在非公開信息和公開信息兩部分內(nèi)容，其中公開信息具體指姓名、出生年月、籍貫、性別、崗位職稱變化、工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷等。而非公開信息在具體包括涉及個人隱私的相關(guān)材料。必須確保不能在網(wǎng)絡上傳輸個人非公開信息，確保管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)具有更高的可靠性和安全性。
（2）完善管理體制。在進行人事檔案管理工作時。必須確保高度，遵循國家相關(guān)法律政策，高職院校需要有效結(jié)合具體工作特點和相關(guān)需求，進行管理機構(gòu)的有效組合，以此為基礎(chǔ)進一步制定工作發(fā)展規(guī)劃，進行各項規(guī)章制度的有效制定和進一步健全。在此過程中需要對工作過程中基礎(chǔ)性任務進行深入分析，確保收集到的檔案內(nèi)容具有更高價值，保證用人標準逐步形成，進行檔案工作機制的合理完善，確保相關(guān)部門能夠進一步明確自身管理職責，實現(xiàn)工作管理水平的有效提升。通過采取會議、�？�、海報、廣播等多種形式強化檔案工作宣傳，確保干部群體能夠進一步認識的校園建設過程中人事檔案應用的重要價值，確保教職工具有更高的檔案歸檔意識，及時向?qū)W校進行相關(guān)檔案材料的有效轉(zhuǎn)移。與此同時，相關(guān)部門還需要基于具體檔案核查工作建設檔案制度，確保檔案工作建設具有更高的科學性，從而規(guī)范管理檔案工作。
�。�3）提升檔案功能。在進行檔案管理工作中，必須進行網(wǎng)絡化管理價值的有效發(fā)揮，建立網(wǎng)絡系統(tǒng)，更為有效地規(guī)劃管理人事檔案，對其相關(guān)工作進行有效協(xié)調(diào)，確保能夠有效存儲和進一步傳遞檔案數(shù)據(jù)信息，同時對其相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容進行及時搜集，定期進行有效整理，避免出現(xiàn)文件資料流失�；跈n案材料范圍和具體來源分析輕重緩急，確保歸檔工作管理質(zhì)量有效提升，全面記載相關(guān)內(nèi)容，確保內(nèi)容動態(tài)性和客觀性。在傳遞人事檔案過程中需要確保個人私密性，設定專門人員管理檔案。專職人員在進行檔案管理工作中需要確保整體存儲相關(guān)檔案資料，應用現(xiàn)在網(wǎng)絡技術(shù)傳遞信息，進一步確保信息傳遞的安全性。
（4）更新硬件設備。在面對目前檔案室簡陋的硬件設備，必須對其進行有效更新。首先需要做到以防為主，進行安全檢查制度的合理構(gòu)建，領(lǐng)導部門必須對其加強重視，在發(fā)現(xiàn)問題和安全隱患時需要及時向上級部門報告。進行高質(zhì)量檔案柜的合理配備，在進行防火工作過程中，進行消防器材的合理配置，管理人員需要能夠?qū)ζ涫炀殤�。同時需要確保檔案室內(nèi)設置的密集架不能與地面直接接觸，需要除濕機的合理配備，避免檔案潮濕。然后需要基于具體需求進行數(shù)碼相機、掃描儀、計算機等現(xiàn)代化裝備的合理配備，確保進一步實現(xiàn)計算機管理。
三、結(jié)束語
總而言之，通過強化安全意識，完善管理體制，提升檔案功能，更新硬件設備，能夠確保高職院校更為有效地展開人事檔案管理工作，對其具體工作過程中可能存在的相關(guān)問題進行有效解決。確保高職院校實施的人事檔案管理工作能夠更高程度滿足現(xiàn)代化社會需求，保障高校建設的有序發(fā)展。
參考文獻：
[1]向薇.淺談高職院校人事檔案管理存在的問題及對策[J].教育,2016(6):00089-00089.
[2]張潔.淺析人事檔案管理中存在的問題及對策[J].建材發(fā)展導向,2016,14(9):81-82.
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