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文檔一體化工作的論文
摘 要：文檔分離給檔案工作帶來很多困難，不但造成大量有重要價(jià)值的文件流失，檔案部門館藏質(zhì)量降低，還會阻礙檔案部門發(fā)揮參考服務(wù)作用，導(dǎo)致信息服務(wù)功能降低。隨著辦公自動化在企業(yè)的普遍應(yīng)用，文檔一體化也成為了提高工作效率，加快辦公現(xiàn)代進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)全面科學(xué)的“文件連續(xù)體”檔案全程管理的必經(jīng)之路。
關(guān)鍵詞：文檔；一體化；管理；生命周期
早在19世紀(jì)80年代，我國檔案學(xué)界專家就已提出要改革將文件與檔案分離管理的傳統(tǒng)體制，并于1993年正式提出文檔一體化管理的思想，即文書檔案連鎖法。電子文件的涌現(xiàn)將文檔一體化的研究推向新的階段，電子文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論相繼提出，并成為信息時(shí)代，數(shù)字環(huán)境下文檔一體化管理的新支柱，是檔案工作者從更高層次來認(rèn)識文檔一體化管理的含義。
施行文檔一體化管理是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，紙質(zhì)文件傳遞收到時(shí)間和范圍的局限，已無法滿足企業(yè)管理需求。而文檔一體化則能夠提高企業(yè)公文流轉(zhuǎn)以及日常事務(wù)工作的管理水平，因此充分理解和應(yīng)用文檔一體化管理在企業(yè)信息化、管理中起著不可替代的重要作用。
1 實(shí)施文檔一體化的背景和現(xiàn)實(shí)意義
1.1 實(shí)施文檔一體化的背景
大亞灣核電站總經(jīng)理在評價(jià)核電站運(yùn)行情況時(shí)曾說：“大亞灣核電站所以能長期安全、優(yōu)質(zhì)、高效，是因?yàn)橛腥笾е阂皇菗碛幸涣魅瞬�；二是擁有世界上先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備；三是擁有一個(gè)優(yōu)秀的文檔管理系統(tǒng)�！彼麑⑽臋n管理列為保障企業(yè)安全、優(yōu)質(zhì)、高效的關(guān)鍵，可見文檔一體化管理的重要意義。信息環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，保持文件處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性，組成一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)，并對文件處理和檔案管理信息進(jìn)行存儲、控制、加工和傳輸，以實(shí)現(xiàn)對文件和檔案管理的整體優(yōu)化。
經(jīng)濟(jì)全球化和信息化對企業(yè)來說既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇。隨著以計(jì)算機(jī)為代表的全球科技現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的迅猛發(fā)展，電子文件的大量出現(xiàn)，高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化工作模式越來越受到人們的青睞和推崇。尤其最近幾年，辦公自動化的普及和應(yīng)用，電子文件已成為文件的發(fā)展趨勢。它不僅節(jié)約紙張，減輕了文件管理部門的工作負(fù)擔(dān)，更重要的是進(jìn)一步提高了辦公效率。企業(yè)應(yīng)抓住這個(gè)機(jī)遇，采取積極應(yīng)對措施，加速推進(jìn)文檔一體化管理進(jìn)程。
1.2 實(shí)施文檔一體化的現(xiàn)實(shí)意義
文件的主要功能是現(xiàn)行效用，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，但它是文件的特殊階段，具有長遠(yuǎn)的參考服務(wù)價(jià)值。兩者之間既有區(qū)別又有密切的聯(lián)系。文件管理是檔案管理的起點(diǎn)，檔案管理則是文件管理的發(fā)展和延續(xù)。文件管理的質(zhì)量將直接影響到檔案管理的成敗。因此檔案工作應(yīng)提前介入文件的管理，對文件的形成、積累工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，是文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實(shí)現(xiàn)一體化。而隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，文件管理和文檔管理這兩個(gè)不同階段和性質(zhì)的工作連接的更加緊密。
就目前我公司文檔管理而言，與文檔一體化的目標(biāo)還有很大的差距。在歷次型號產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量復(fù)查時(shí)，都需要相關(guān)人員手工翻閱、查找、對比、記錄大量的紙質(zhì)原始數(shù)據(jù)，才能完成復(fù)查報(bào)告的編寫工作。如果文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實(shí)現(xiàn)一體化，則能實(shí)現(xiàn)快速檢索、查尋、對比、記錄等工作，節(jié)省大量的人力、物力，從而實(shí)現(xiàn)高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的工作效率。
2 文檔一體化理論基礎(chǔ)
2.1 文件生命周期理論
文檔連續(xù)管理的概念雖由來已久，但中國學(xué)者對文檔一體化的研究是在20世紀(jì)80年代中期文件生命周期理論傳入中國后逐步形成。文件生命周期理論最早由歐美檔案學(xué)者提出，他們對文件和文件中心作出了理論解釋，并逐步擴(kuò)大到了文件的整個(gè)運(yùn)動過程以及對這一過程的全面管理。這被世人認(rèn)為是現(xiàn)代檔案學(xué)成熟的重要標(biāo)志。我國著名檔案學(xué)家何嘉蓀指出：“文件從其形成到最后銷毀或作為檔案永久保存，經(jīng)歷了一個(gè)完整的運(yùn)動過程。研究文件運(yùn)動的這一發(fā)展過程及規(guī)律的理論被稱為文件生命周期理論。換言之，研究文件運(yùn)動全過程的演變規(guī)律、階段劃分、各階段特點(diǎn)與聯(lián)系、以及相應(yīng)管理行為的理論就叫做文件生命周期理論�！蔽募芷诶碚摰牧⒄摶A(chǔ)是文件價(jià)值形態(tài)的變化規(guī)律。對此，美國檔案學(xué)家謝倫伯格就曾把成為公共檔案的文件的價(jià)值歸納為：“對于原機(jī)構(gòu)的原始價(jià)值和對于其他機(jī)構(gòu)及非政府使用者的從屬價(jià)值�！彪m然各國檔案學(xué)者根據(jù)本國國情，對文件運(yùn)動過程進(jìn)行了不同的劃分，但無論具體劃分如何不同，其基本內(nèi)容是一致的：文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的生命運(yùn)動過程，具有完整性和連續(xù)性；文件在其生命運(yùn)動中表現(xiàn)出完整性和連續(xù)性；文件在其生命運(yùn)動中表現(xiàn)出不同的價(jià)值形態(tài)而劃分為若干階段；不同階段的文件與其服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間存在著內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系
2.2 電子文件生命周期理論
自20世紀(jì)90年代中后期，隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，電子文件開始普及。電子文件拓寬了文檔一體化管理研究與實(shí)踐，使研究更加深入。電子文件生命周期理論應(yīng)運(yùn)而生，并成為數(shù)字環(huán)境下文檔一體化管理的新支柱。
電子文件生命周期理論是由國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年的一份有關(guān)電子文件管理的報(bào)告中提出的。它借鑒了軟件工程學(xué)中軟件生命周期的劃分方法，將電子文件的整個(gè)生命周期劃分為3個(gè)階段：概念階段、產(chǎn)生階段和維護(hù)階段。其中概念階段是指電子信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)和安裝階段。電子文件生命周期理論基本思想與文件生命周期理論大致相同。電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動過程。但是電子文件生命周期理論認(rèn)為這個(gè)過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中。電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應(yīng)關(guān)系；對電子文件生命全過程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中。
3 企業(yè)文檔一體化的策略探討
企業(yè)文檔一體化的建設(shè)是一項(xiàng)涉及企業(yè)全局、復(fù)雜的綜合性工程，存在許多不確定因素，必須提高認(rèn)識，建立完善管理策略，才能使信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化得到更好的發(fā)展，更好地為企業(yè)謀利益。
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