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文檔管理與機關文秘人員素養(yǎng)之我見論文
摘要：本文從機關文秘人員的政治素養(yǎng)以及文字、寫作等方面，闡述了提高機關文秘人員的素養(yǎng)與文書檔案管理的重要性。機關秘書是黨政部門和企、事業(yè)單位必設的工作人員，機關秘書的工作不僅僅局限于抄、寫、收、發(fā)，而且還應通過文書整理以及各種具體事務性工作的處理，為領導收集提供準確有用信息，起到領導的參謀助手的重要作用。因此，從某方面說辦公室的文秘人員既是領導的參謀，優(yōu)勢文書檔案的管理者。所以辦公室文秘人員要想勝任自己所從事的工作，必須從強化自身素質(zhì)入手，才能提高檔案管理的質(zhì)量，才能更好更多更及時準確的為領導提供具有參考價值的信息，從而成為一名合格的領導的參謀助手和檔案管理人員。
關鍵詞：機關文秘人員 素養(yǎng) 文書檔案管理
在我國很多黨政機關和企事業(yè)單位，一般不設立專門的文書檔案館，往往是由行政辦公室的文秘人員兼職文書檔案管理。因此，機關文秘人員的工作要求不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還承擔著做好文書檔案管理的重任。文書檔案是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級任務以及內(nèi)部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領導開展工作的重要依據(jù)，也是領導決策的重要依據(jù)。因此，做好文書檔案管理工作是辦公室文秘的基本功。但是，怎樣才能做好文書檔案管理工作呢？為此，本文作者結合自己多年以來的工作實踐，從辦公室文秘人員自己應具備的素質(zhì)等方面談談自己的認識。
一、較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德
機關秘書是黨政機關和企事業(yè)單位領導辦公室的主要人員之一，文秘工作是一項實踐性、協(xié)調(diào)性、政策性很強的工作，作為秘書人員他是領導的得力助手和參謀，因此具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)是文秘人員做好文秘工作和文書檔案管理的保障。秘書的政治素質(zhì)是關于秘書的政治方向、政治立場、政治觀點、政治鑒別力和政治敏銳度的總和。政治素質(zhì)是機關秘書素質(zhì)的核心，是衡量秘書是否合格的先決條件。在我國無論是在黨政機關、企事業(yè)單位還是私人企業(yè)，文秘人員具備較高的政治素質(zhì)都非常重要。秘書的職業(yè)道德，是秘書在職業(yè)活動中必須遵守的法律、法規(guī)或規(guī)章制度，它是社會主義道德在秘書職業(yè)活動中的具體體現(xiàn)，是秘書職業(yè)活動長期形成的產(chǎn)物。文秘人員工作的特殊性，要求文秘人員必須具備較好的職業(yè)道德素養(yǎng)，必須注重實事求是，必須做到忠心、守密，否則，是難以勝任機關文秘工作的。所以，文秘人員在從事職業(yè)活動過程中，首先要具備良好的政治素質(zhì)，其次應時刻遵守職業(yè)道德，努力成為一名高尚合格的辦公室文秘人員。
二、較好文學修養(yǎng)和文字功底
較好的文字功底是文秘人員的看家本領，既是文秘人員搞好文秘工作的基礎又是做好文書檔案管理的重要條件。秘書作為領導的參謀和助手主要體現(xiàn)在：一是記錄和抄寫；二是文字材料的草擬方面。記錄，包括領導的講話記錄、會議記錄、電話記錄等；抄寫，就是在文件起草過程中或文件傳閱、傳簽、修改過程中較潦草的字或經(jīng)反復推敲或多次修改和勾畫的文稿進行謄寫以便于繼續(xù)修改或交付印制，幫助領導謄寫文稿或修改文稿時秘書人員的職責。草擬文稿是文秘人員的主要工作，文稿的起草常常是由秘書根據(jù)領導授意或根據(jù)領導的提供的大綱性材料進行的。有時領導也會親自動手進行文稿的起草工作，文秘人員只需進行用詞造句的修改或提出建議，以及做出一些收集、補充與核實的工作。有時領導進行口述需要草擬文稿的的主要內(nèi)容，或者同文秘人員進行討論形成主要論點，然后再由秘書人員進行收集材料形成初稿。最后一種，領導只是給秘書人員一個題目和幾項要求，材料收集、整理以及形成初稿工作都是由文秘人員自己獨自完成，最后交由領導提出意見和審核決斷。
要達到上面的要求，文秘人員就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應該具備文秘職業(yè)應該具備的特殊的文學修養(yǎng)、技能修養(yǎng)和政治以及作風修養(yǎng)。文學修養(yǎng)和技能修養(yǎng)的高低直接決定著文秘人員的稱職與否，政治修養(yǎng)和作風修養(yǎng)是決定文秘人員的合格問題。所以文秘人員不僅要提高文學修養(yǎng)和技能而且還要努力提高自己政治素養(yǎng)和作風素養(yǎng)。否則文字水平再高技能再好，只要是作風不好或政治素質(zhì)不過硬，那都是非常危險的，就像被稱為河北省第一秘的李密一樣，早晚都會起相反作用的。文秘人員不僅僅只是通過謄寫、抄寫，記錄、起草文件等等形式體現(xiàn)出做好領導的參謀助手，同時由其經(jīng)手處理的較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了較為準確、詳實的具有較高存儲價值的原始檔案材料。因此，綜合素質(zhì)較高的文秘人員，是做好文書檔案管理的基礎。
三、提高文秘人員的綜合素養(yǎng)，促進文檔管理
在我國大部分黨政機關及企事業(yè)單位因為文書檔案的特殊性，一般不設置專門的文書檔案管理專職人員，而是由文秘人員兼職的。按照檔案管理規(guī)定，文書檔案管理應歸屬當?shù)貦n案管理部門領導，因此，機關部室文秘人員必須在堅持黨性、科學性與合理性的前提下，按照檔案管理的相關制度和原則，努力提高自身修養(yǎng)做好文書檔案管理工作。
文秘人員兼職文書檔案管理者，主要負責做好其所在單位文書的收集、分類、整理、鑒定、立卷、保護、信息統(tǒng)計等工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約是一個不可分割的整體，一個完善、科學、合理的文書檔案管理，能夠起到積極的參謀作用。同時，由于機關文書檔案管理工作是通過機關部門內(nèi)設的機構即文檔室進行的，而這類文檔室對機關來說具有綜合性，它不僅是管理文書檔案的同時也統(tǒng)管合同、協(xié)議以及科技、人事等檔案，門類更多、內(nèi)容更豐富，對文秘人員的要求也就更高，為單位的發(fā)展提供的價值也就更大。因此，機關文秘人員在加強文秘修養(yǎng)的同時，必須提高自身作為文書檔案管理者身份的有關理論、技能等方面的素養(yǎng)，努力做一名合格的現(xiàn)代化的機關秘書和文書檔案管理者，為領導當好參謀和助手。
四、加強機關文秘和文檔管理人員培訓教育的必要性
目前，在我國大多數(shù)黨政機關和企事業(yè)單位的文書管理工作都是由機關文秘人員兼任，因而文秘人員的自身修養(yǎng)的高低直接決定著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文秘工作和文檔管理工作雖然從形式上說有著很大區(qū)別，但在業(yè)務上有著很大的聯(lián)系，更重要的是兩者的工作卻常常存在于同一個載體上。因此，文秘人員自身素質(zhì)的高低決定著文檔材料的價值，若要搞好文檔管理，必須加強對文秘人員的教育與培訓力度。但是部分單位領導對文書檔案管理不太重視，只注重技能培訓，而對于文書人員的培訓力度不夠，特別是文書檔案管理知識的培訓更加的缺乏，突出表現(xiàn)：一是在能勝任機關文字秘書又兼任文書檔案管理的兼職人員少之又少，而且崗位還很不穩(wěn)定，個別領導認為檔案管理就是儲存文件和材料，秘書的工作就是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無足輕重，有的甚至把秘書以及文書檔案管理人員作為自己的親信、隨從，來去要以符合自己的口味標準為準，這就導致秘書和檔案管理人員的聘任往往是任人唯親的現(xiàn)象發(fā)生。其次，不關心對秘書和文書檔案管理人員的培訓和教育，專業(yè)和知識水平得不到提高。
綜合以上因素，筆者認為針對秘書人員和文書檔案管理人員重要性和在實際工作中存在的問題，應該從以下幾個方面加強隊伍建設。一是提高文秘人員和文書檔案管理人員進入的門檻，以國家公務員基本素質(zhì)為基本條件。因為文秘人員工作的特殊性和重要性的特點，在配備秘書時不但要嚴格挑選而且還要提高門檻，要以選國家公務員的素質(zhì)條件來考核和選聘文秘人員，以便更好的起到參謀助手的作用；二是加強對在崗文秘人員和文書檔案管理人員的培訓教育力度，更新他們的知識，以適應新形勢和現(xiàn)代信息化時代的要求。當今社會知識更新較快可以說是日新月異，機關秘書人員要想更好的文領導起到參謀和助手的作用，就必須不斷更新自己的知識，把握時代發(fā)展的潮流，站在時代發(fā)展的最前沿，只有這樣才能把握準時代發(fā)展的脈搏，才能為領導制定出符合時代發(fā)展的上策良謀；三是加強對文秘人員和檔案管理人員的管理考核力度，激發(fā)他們工作的積極性。文秘人員和文書檔案管理人員的工作創(chuàng)新性和技能性不太強，大多是有固定模式的管理工作，同一樣工作同一個動作干的時間長了人會出現(xiàn)厭倦心理，失去工作的激情。因此，要想激發(fā)機關秘書和檔案管理人員工作激情和創(chuàng)新意識，必須在所屬業(yè)務管理部門的指導下，對機關秘書兼檔案管理人員按照業(yè)績定期進行考核，合格和優(yōu)秀的，要給予一定的津貼和獎勵，激勵他們更好的工作。
機關文秘人員是領導的參謀和助手起到耳聽八方眼觀六路的重要作用，同時又是文書檔案管理者。因此，文秘人員要想既干好文秘工作又干好檔案管理工作，就必須先從增強自己的綜合素質(zhì)入手，方能提高自身的文書和檔案管理水平，成為一名優(yōu)秀的文秘人員和文書檔案管理人員。
參考文獻
[1]鄧紹興，檔案管理學，中國人民大學出版社；
[2]傅瑞娟，機關檔案管理，中國檔案出版社出版，1953年3月。
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