財政局檔案管理制度

　　根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，制定本制度，

財政局檔案管理制度

　　l.歸檔文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作，是各科室的一項重要任務，科室應指定兼職檔案管理人員，并實行崗位責任制。

　　2.文件材料的歸檔范圍

　　(1)本機關行政、業(yè)務和黨群組織在各項工作活動中形成的具有查考、利用、保存價值的文書材料、基建資料、財務報表、憑證、賬簿、音像等;

　　(2)上級業(yè)務主管部門制發(fā)的文件材料、審計資料，上級機關領導、人大代表、政協(xié)委員等視察、檢查本機關工作時的指示、題詞、影像等;

　　(3)上級非業(yè)務主管部門制發(fā)的與本機關業(yè)務有直接聯(lián)系、需要貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(4)區(qū)委、區(qū)政府、區(qū)人大以及區(qū)直同級機關制發(fā)的與本機關業(yè)務有直接聯(lián)系的文件材料;

　　(5)下級機關報送的年度工作總結、年度決算報表等重要文件材料;

　　(6)其他需要歸檔的資料、材料。

　　3.歸檔要求

　　(1)機關檔案實行微機化管理;

　　(2)歸檔材料齊全、完整、準確、系統(tǒng);

　　(3)歸檔文件線條明確、字跡清楚、紙質優(yōu)良、簽署完備;

　　(4)保管期限劃分準確，文件資料系統(tǒng)完整，按要求組成保管單位(案卷);

　　(5)案卷標題簡明確切，排列有序;

　　(6)保存的案卷均去掉金屬物;

　　(7)組卷所用的各種目錄、表格、封面、封底及卷盒等一律采用檔案行政管理部門監(jiān)制的產(chǎn)品;

　　(8)聲像材料應標出聲像對象、時間、地點和中心內(nèi)容;

　　(9)檢索工具齊全規(guī)范。

　　4.各種門類檔案應分別整理和組卷移交。各科室要按規(guī)定及時移交文書檔案，文書檔案要在次年6月底以前歸檔完畢;年度會計檔案，可由業(yè)務科室妥善保存一年后歸檔。

　　5.歸檔的各類檔案應有移交目錄。移交檔案不合格者，檔案員應拒絕接收，并由移交者按時整改補齊，雙方清點無誤后簽字存查。

　　6.檔案室對接收來的文書、會計、基建、聲像等檔案資料，應及時進行整理、分類、排列、編號續(xù)入案卷目錄，做到存放有序，管理科學，查找方便，

資料共享平臺

　　7.檔案庫房與檔案整理、借閱、辦公要分設。庫房要有防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。

　　8.建立檔案庫房管理規(guī)則。非工作需要人員不準進入庫房;與檔案無關的物品不準放入庫房;庫房內(nèi)不準辦公、會客、閑聊;庫房內(nèi)嚴禁吸煙;庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生;取放檔案要隨手鎖柜，出門落鎖。

　　9.辦公室主任和檔案員應定期對檔案的保管情況進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，保護檔案的安全無誤。

　　10.嚴格執(zhí)行《機關保密工作制度》，檔案資料不準擅自擴大借閱范圍，不準擅自透露檔案內(nèi)容，不準擅自將檔案資料帶出庫房。

　　11.檔案資料中的“秘密”以上密級的文件資料，不經(jīng)局長批準不得隨便查閱、摘抄、復制。經(jīng)批準借出者，要采取必要的安全措施，嚴防泄密。

　　12.在整理檔案時清出的廢舊、重份文件，應定期按規(guī)定銷毀，不得隨便處理或挪作他用。

　　13.建立檔案借閱制度。本局各科室查閱檔案時，說明查閱范圍，經(jīng)科室負責人簽字，方可查閱。外單位查閱檔案者，須持單位介紹信，說明查閱范圍，經(jīng)主管局長批準后查閱。凡查、借閱檔案者，必須填寫《檔案借、查閱登記簿》。

　　14.檔案原件，原則上不準借出。特殊情況需借出時，須經(jīng)主管局長批準，并辦理借出手續(xù)，限期歸還。在借出和歸還時交接雙方要清點核查，借閱者要愛護檔案，不得涂抹、撕頁、圈劃、折疊等;發(fā)現(xiàn)檔案有損壞時，要及時弄清情況，按《檔案法》有關規(guī)定，追查責任。

　　15.提高科學管理水平和服務水平。做好檔案開發(fā)利用，積極為機關科室和領導決策提供依據(jù)，搞好服務;做好檔案資料的編研工作;配合有關科室編寫組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編和專題文件匯編等。

　　16.檔案室向利用者提供檔案的同時，應附加《檔案利用效果登記表》，利用工作結束后，由利用者如實填寫，及時交回檔案室存查。

　　17.堅守崗位，做好檔案的收集整理、歸檔立卷、庫房保管、資料保密和借閱利用等工作，不斷提高檔案工作質量。

　　18.自覺遵守和嚴格執(zhí)行檔案管理的各項制度，并根據(jù)實際情況不斷改進工作，努力實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化。

　　19.學習黨的方針政策，學習財政工作業(yè)務知識和檔案管理業(yè)務知識，熟悉館藏檔案情況。

　　20.建立檔案員崗位責任考核與獎懲制度。檔案管理情況由紀檢監(jiān)察室負責監(jiān)督，每年由局工作考核領導小組對檔案室和檔案員進行一次全面檢查、考核。

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