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怎樣寫會議發(fā)言稿

時間:2024-08-28 06:22:34 秘書工作 我要投稿
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怎樣寫會議發(fā)言稿

一、會議文件涵蓋的范圍甚廣,舉凡國際會議實踐中形成的書面文書都可歸屬其中。按會議的進行順序可分:

怎樣寫會議發(fā)言稿

  (一)會前文件。會前文件是指會議開始前形成的文件,數(shù)量最多,也是與會準備過程中重要的參考材料。舉其要者略加介紹:

  1.會議邀請書——會議組織者向潛在的與會者發(fā)出的邀請,內(nèi)容涉及(甲)會議的名稱、日期、地點、主題,(乙)與會者的范圍、人數(shù)、層次,(丙)會議的報名、費用等有關(guān)事項。有的國際會議在發(fā)出正式邀請前,還預(yù)發(fā)一個會議通知書(請參見第五章“會議通知”一節(jié))。這往往是與會者最早獲得的關(guān)于會議全面情況的直接信息。被邀者可據(jù)此確定是否與會,并按照要求進行與會準備。

  2.與會須知——往往由會議組織者會同會議承辦者共同準備,旨在向與會者介紹與會期間必須知悉的情況及知識,包括:

  會議所在國的基本情況(國土、民族、宗教、行政區(qū)域、首都等);

  會場服務(wù)設(shè)施與項目(旅行、旅游、通訊、醫(yī)務(wù)、外匯、郵電);

  當?shù)氐臍夂颉㈦妷、市?nèi)交通、購物去處;

  會議所在旅館的平面圖、會議廳室及會議秘書處辦公室的位置、房間號、電話號;

  外國使館及國際組織機構(gòu)的電話號;

  組委會的情況。

  3.議程草案——即會議的臨時議程,包含議程項目(議題)及審議順序。

  4.議題注釋——秘書處準備的關(guān)于各個議題的說明,一般采取簡介的方式,客觀介紹各個議題的主要內(nèi)容、中心環(huán)節(jié)及其他有關(guān)情況,俾使與會者能快速了解議程的全貌。有時也有提示討論內(nèi)容之意。

  5.背景材料——關(guān)于會議突出問題的參考材料,一般由常設(shè)秘書處的有關(guān)部門或特聘的專家撰寫。此類材料多具專題性質(zhì),內(nèi)容包括:問題的起源、發(fā)展經(jīng)過、當前情況、發(fā)展趨勢、各方態(tài)度、爭論焦點及政策建議等。由秘書處名義準備的材料,一般較為客觀,以個人或小組名義撰寫的材料,多代表一個方面的看法。背景材料是會前文件中較有實質(zhì)內(nèi)容的部分,應(yīng)是與會者仔細閱讀和研究的重點。

  6.會議日程——關(guān)于大會及各委員會討論各個議題及有關(guān)活動的日期、時間和地點的一覽表。與會者經(jīng)常需要查閱以掌握會議的進程和準備與會。但預(yù)定的計劃經(jīng)常有變。為使與會者能及時準確掌握會議的進展及可能的變更,有的國際會議還發(fā)布“每日活動日程”作為補充。

  7.初步與會者名單——根據(jù)會前報名情況,由秘書處編制的名冊,于會議開始時分發(fā)與會者。名冊按國家分列,每個代表團團員的名次按各團提供的名單刊印。正式的與會者名單在稍后時間按正式注冊時登記的情況編制。與會者名單開列了各代表團成員的姓名、職務(wù)和在代表團中的身份,是了解各國代表團的陣容和開展交往必不可少的參考材料。它也可包括國際機構(gòu)、民間組織及當?shù)赝饨粓F等與會者及秘書處官員的姓名、與會身份。

  8.代表全權(quán)證書——派出國家或機構(gòu)證明與會代表身份的文件。國家級代表的證件可由外交部部長簽署或由國家領(lǐng)導機構(gòu)出具。一般的格式為:“謹證明……(機構(gòu))指派……(人氏)為出席……(國際會議)的代表”,或“……(機構(gòu))茲指派……(人氏)為……(國家)出席……(國際會議)的團長,……(人氏)為代表,……,……及……(人氏)為副代表”。有時,國際會議的組織者也向與會者寄送空白的證書格式,由與會者填寫后寄回。例如:……協(xié)會出席……會議的代表由下列人員組成,全部成員均為協(xié)會會員。

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