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合同及印章管理制度
合同印章和合同文本管理制度
一、總則:
1、建立和完善合同管理制度,是公司規(guī)范公司經(jīng)營(yíng)行為,保護(hù)公司的合法權(quán)益,建立公司良好的經(jīng)營(yíng)管理秩序的重要舉措,公司各級(jí)管理人員必須嚴(yán)格遵守本規(guī)定。
2、為保證公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序和有效,所有對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同及相關(guān)文件必須按規(guī)定進(jìn)行分級(jí)審批管理,辦理《合同審批表》。各級(jí)管理人員應(yīng)在其授權(quán)范圍內(nèi)開展對(duì)外談判、簽訂合同和審批合同,任何違反授權(quán)范圍的審批、簽發(fā)、簽訂的合同均是無(wú)效的,責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)由此引起的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。
3、公司各級(jí)管理部門,在對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí),應(yīng)遵循以下原則:
(1)遵守國(guó)家法律法規(guī)和行政法規(guī);
(2)貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t;
(3)不能超出公司的經(jīng)營(yíng)范圍;
(4)必須保障公司的合法權(quán)益;
(5)不違背公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和公司利益;
(6)禁止重要合同未正式簽署即先行執(zhí)行;
(7)材料、設(shè)備采購(gòu)合同的簽訂,盡可能采用招標(biāo)方式,充分對(duì)比性價(jià)比后確定合作方簽訂合同。
4、公司綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司合同實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理,指派專人負(fù)責(zé)合同簽訂和執(zhí)行過程的審核工作,以及合同履行的監(jiān)督檢查、歸檔,糾紛的處理等。
5、公司法人是我公司簽訂各類合同的法定代表人,其他人員對(duì)外簽訂合同時(shí)必須經(jīng)公司法人的授權(quán)委托方可簽訂合同。
6、合同專管人員配合各級(jí)部門必須對(duì)已簽訂合同的執(zhí)行進(jìn)行連續(xù)的監(jiān)控。合同執(zhí)行過程中發(fā)生的變更、合同執(zhí)行情況評(píng)估等,均應(yīng)按公司合同管理規(guī)定要求進(jìn)行操作。
7、公司的合同分為三大類,即:經(jīng)濟(jì)合同(銷售合同、采購(gòu)合同)、技術(shù)合同、勞動(dòng)合同。
8、綜合辦是勞動(dòng)合同的專管部門,技術(shù)中心是技術(shù)合同的歸口管理部門。經(jīng)濟(jì)合同按業(yè)務(wù)歸口由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理。
二、合同辦理:
1、合同起草:
(1)凡發(fā)生金額在1萬(wàn)元以上的業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)事先簽訂合同,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)提供書面合同文本。
(2)合同文本的格式應(yīng)一律參照使用公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)格式合同范本。合同內(nèi)容無(wú)范本的,由各部門自行編制,但應(yīng)確保合同內(nèi)容的完整、嚴(yán)密和有利,并將自行編制的合同文本報(bào)綜合辦備案。
(3)合同的主要條款和內(nèi)容必須符合法律法規(guī),當(dāng)事人各方的權(quán)利和義務(wù)必須明確,文字表述清楚準(zhǔn)確。
2、合同談判:
(1)合同談判應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)組織。經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同談判,應(yīng)由原招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)。
(2)所有經(jīng)濟(jì)合同的談判,原則上至少有二名經(jīng)辦人員參與談判。
(3)談判前參與談判人員必須做好準(zhǔn)備工作,對(duì)合同涉及內(nèi)容要作出充分了解,關(guān)鍵條款必須做到詳細(xì)調(diào)研分析(規(guī)格、價(jià)格、質(zhì)量等),充分掌握證據(jù),做到心中完全有數(shù),寸土必爭(zhēng)。
(4)參與人員事前相互做好溝通,統(tǒng)一思想,所有意見分歧必須在談判前得到解決。
(5)談判前參與人員不能飲酒,保持頭腦清醒思維敏捷。
(6)談判人員至少有一人應(yīng)具備一定的談判技巧和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí),原則性強(qiáng)。
(7)參與人員至少有一人要做好談判現(xiàn)場(chǎng)的筆錄(或采用錄音),不能放過任何關(guān)鍵細(xì)節(jié),以便不明確、不清晰的問題事后得到分析和總結(jié)。
(8)不論對(duì)方表現(xiàn)如何,我方工作人員必須做到嚴(yán)格遵守時(shí)間、地點(diǎn)等約定。
三、合同審批及簽訂:
1、合同經(jīng)辦人員必須按《合同審批表》與權(quán)限規(guī)定執(zhí)行,將草擬合同呈送相關(guān)授權(quán)人員審核簽署有關(guān)方面的意見。
2、每一項(xiàng)合同的簽訂,必須按公司《合同審批表》,完成相應(yīng)的“簽字組
合”。
3、合同評(píng)審人員負(fù)有合同審查責(zé)任,必須就其部門職能范圍對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審查,以保證合同主要條款及內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性、可行性。
4、經(jīng)濟(jì)類合同,特別是有不能確定合法性或?qū)贤瑮l款存在疑問時(shí),須邀請(qǐng)法律顧問予以審核。
5、可對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同資格的人員:公司法定代表人;公司法定代表人授權(quán)代理人(授權(quán)委托書),在其授權(quán)范圍內(nèi)行使對(duì)外簽約權(quán)。
6、合同的審批權(quán)限:
(1)經(jīng)濟(jì)合同合同金額在5萬(wàn)元以上由總經(jīng)理審批。
(2)技術(shù)合同、勞動(dòng)合同由總經(jīng)理審批。
(3)5萬(wàn)元以下的經(jīng)濟(jì)合同及其他合同由業(yè)務(wù)歸口部門申報(bào),由分管副總或經(jīng)理審批。
(4)產(chǎn)品銷售合同金額在5萬(wàn)元以下由營(yíng)銷經(jīng)理審批。
四、合同的履行:
1、簽訂合同的部門負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行的主要責(zé)任人。合同履行中出現(xiàn)分歧時(shí),應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商處理,必要時(shí)應(yīng)邀請(qǐng)律師參與,并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
2、綜合辦負(fù)責(zé)指派專人對(duì)合同進(jìn)行管理,建立各類合同臺(tái)賬,跟蹤監(jiān)督各類合同執(zhí)行情況,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時(shí)提交每項(xiàng)合同執(zhí)行的相關(guān)資料。
3、各部門建立相關(guān)合同分管臺(tái)帳,盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或全面履行確實(shí)存在難以克服的困難,或履行合同后將給公司
第一文庫(kù)網(wǎng) 造成經(jīng)濟(jì)損失而需要變更或解除合同時(shí),經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應(yīng)立即在合同有效期限內(nèi),與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商,并及時(shí)上報(bào)公司總經(jīng)理批示。合同的變更或解除手續(xù)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定辦理。變更或解除合同必須采用書面形式,并重新辦理合同的審批手續(xù)。4、合同執(zhí)行過程中,以及完畢后,合同管理責(zé)任部門應(yīng)定期進(jìn)行合同執(zhí)行情況評(píng)估,呈報(bào)分管副總或總經(jīng)理知道,并報(bào)公司綜合辦備案。
五、合同檔案管理:
1、合同簽訂后,財(cái)務(wù)部留存一份原件、綜合辦合同管理人員留存一份原件,經(jīng)辦部門留存一份原件或復(fù)印件,其他部門需要留存合同的,由綜合辦提供復(fù)
印件(經(jīng)批準(zhǔn))。對(duì)于材料設(shè)備合同,合同經(jīng)辦部門附分期付款計(jì)劃,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)控階段付款計(jì)劃的執(zhí)行,嚴(yán)格掌控付款計(jì)劃的執(zhí)行。
2、合同檔案包括合同原件、合同審批記錄、合同簽收記錄、《合同執(zhí)行情況評(píng)估表》等,由綜合辦負(fù)責(zé)搜集、整理、歸檔。
3、當(dāng)合同歸檔后出現(xiàn)補(bǔ)充或更改時(shí),經(jīng)補(bǔ)充或更改后的合同仍作為有效的合同進(jìn)行檔案管理。
4、我公司提供的合同存檔文本一律標(biāo)準(zhǔn)格式,以其他公司合同文本簽訂的合同我公司依據(jù)分類及順序重新編號(hào)管理。
5、綜合辦合同專管人員負(fù)責(zé)建立詳細(xì)的合同分類臺(tái)帳和有序的合同編號(hào),便于追蹤和檢索。
六、簽訂合同的程序:
1、由合同歸口業(yè)務(wù)部門分管副總審批的《經(jīng)濟(jì)合同簽訂申請(qǐng)單》(產(chǎn)品銷售合同除外)。
2、業(yè)務(wù)歸口部門組織召開評(píng)審會(huì)議,對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審,必要時(shí)邀請(qǐng)法律顧問。
3、簽訂合同,履行合同審批程序。
4、公司綜合辦合同管理人員審查所簽合同及簽字程序。
5、財(cái)務(wù)部對(duì)付款等事宜進(jìn)行確認(rèn)。
6、財(cái)務(wù)部合同印章掌管人確認(rèn)以上流程無(wú)誤后蓋章生效。
七、審查內(nèi)容:
1、是否有《經(jīng)濟(jì)合同簽訂申請(qǐng)單》,填寫內(nèi)容是否按規(guī)定完全、正確。
2、審查合同對(duì)方的資質(zhì)是否達(dá)到要求,硬件是否齊全。
3、審查合同的評(píng)審記錄(數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、付款方式、交貨方式、違約責(zé)任等)。
4、審查合同條款是否完整合理,是否符合《合同法》有關(guān)規(guī)定。
5、審查簽字審批程序是否符合合同管理規(guī)定。
七、責(zé)任追究:
1、除銷售合同外,金額在1萬(wàn)元以上的經(jīng)濟(jì)往來(lái)必須簽訂書面合同,否則財(cái)務(wù)不予付款,責(zé)任由當(dāng)事人自負(fù)。
2、在各類合同的簽訂、審核、備案、存檔、履行的過程中,由于工作失職、玩忽職守、弄虛作假、營(yíng)私舞弊、期滿詐騙的,責(zé)任者要交納50元至200元的激勵(lì)基金,情節(jié)嚴(yán)重及造成經(jīng)濟(jì)損失的,根據(jù)實(shí)際情況由責(zé)任者要交納200元至1000元的激勵(lì)基金,并可進(jìn)行辭退處理及追究法律責(zé)任。
印章管理
公司印章主要指以下印章:公司章、部門章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章、現(xiàn)金收訖章。公司章、合同章由綜合辦專人保管;財(cái)務(wù)章、法人章、現(xiàn)金收訖章由財(cái)務(wù)部專人保管;部門用章由部門專人保管。
一、公司行政章使用范圍及權(quán)限:
1、財(cái)務(wù)章、法人章、現(xiàn)金收訖章、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理印鑒須由財(cái)務(wù)專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得任意委托他人代行職權(quán)。
2、印章必須放在保密柜或帶鎖的抽屜內(nèi),使用時(shí)必須辦理登記手續(xù)。
3、公司內(nèi)發(fā)出的一切正式公文,需發(fā)文部門校對(duì)公文材料無(wú)誤后方能用印。
4、公司對(duì)外的文件或出具證明需蓋企業(yè)印章時(shí),須確認(rèn)有綜合辦審核,總經(jīng)理審批后方能用印。
5、嚴(yán)禁在空白介紹信上用印,如確因工作需要,須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
6、公司印章原則上不予攜帶外出,嚴(yán)防丟失。確因工作原因需攜帶外出時(shí),須由使用部門填寫《用印申請(qǐng)單》,交部門負(fù)責(zé)人簽字同意,在綜合辦辦理借用手續(xù)后,方可攜帶出公司。非財(cái)務(wù)人員攜帶公章須由綜合辦人員陪同。
二、公司合同章使用范圍及權(quán)限:
合同章是企業(yè)對(duì)外簽訂合同時(shí)使用的代表公司履行義務(wù)。
1、合同章的使用必須在合同審批流程結(jié)束后,確認(rèn)流程無(wú)誤方可用印。
2、合同章嚴(yán)禁攜帶外出使用,簽訂合同盡可能在公司履行蓋章行為。
3、簽訂合同盡可能在我公司辦理最后一道手續(xù)(審批程序),特殊情況需要攜帶帶有印簽的合同到對(duì)方辦理手續(xù)時(shí),領(lǐng)取人需要簽字確認(rèn)加蓋印簽份數(shù)、返回時(shí)間,并將已經(jīng)通過的合同審批表暫存于合同管理員處,待手續(xù)全部辦理完畢存檔。
4、外出攜帶帶有印簽的合同內(nèi)容僅限于對(duì)方最后簽字蓋章內(nèi)容,其他條款
一律注明,不能有空白,否則合同印章管理人員有權(quán)拒絕蓋章。
三、財(cái)務(wù)章:
財(cái)務(wù)章為財(cái)務(wù)部現(xiàn)金流轉(zhuǎn)及銀行往來(lái)專用章,僅限于票據(jù)和報(bào)表使用,嚴(yán)禁他用或者在空白處使用。
四、部門印章:
1、公司各部門需要刻制印章,一律由總經(jīng)理審批,由綜合辦備案,并負(fù)責(zé)外出刻制。
2、部門印章啟用前,須向有關(guān)單位、部門發(fā)出啟用印章的通知(附上印模)。
3、使用各部門的印鑒,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),嚴(yán)禁亂用。
用印申請(qǐng)單
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