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體系文件管理制度

時間:2024-08-28 20:49:40 偲穎 制度 我要投稿
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體系文件管理制度(通用11篇)

  在發(fā)展不斷提速的社會中,制度在生活中的使用越來越廣泛,制度具有使我們知道,應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么,懲惡揚善、維護公平的作用。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是小編幫大家整理的體系文件管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

體系文件管理制度(通用11篇)

  體系文件管理制度 1

  1.目的

  建立文件與資料管理制度,規(guī)范質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管,以及修改、撤銷、替換、銷毀的管理,確保文件的有效性和適宜性。

  2.依據(jù)

  《中華人民共和國藥品管理法》及其實施條例、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范(國家食品藥品監(jiān)督管理總局令第13號)》及附錄。

  3.適用范圍

  本制度適用于公司質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管,以及修改、撤銷、替換、銷毀等。

  4.職責(zé)

  4.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)組織制訂質(zhì)量管理體系文件,并指導(dǎo)、監(jiān)督文件的執(zhí)行;

  4.2文件使用部門、人員嚴(yán)格按本制度進行文件的使用。

  5.內(nèi)容

  5.1公司質(zhì)量體系文件由質(zhì)量管理制度、部門及崗位職責(zé)、操作規(guī)程、進貨評審、內(nèi)審等組成;

  5.2編制質(zhì)量管理文件時遵循以下原則:

  5.2.1合法性原則:質(zhì)量管理文件應(yīng)符合國家法律、法規(guī)以及部門規(guī)章和有關(guān)政策;

  5.2.2實用性原則:與企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營范圍、經(jīng)營方式相適應(yīng),與企業(yè)組織機構(gòu)、人員崗位設(shè)置、設(shè)施設(shè)備、計算機系統(tǒng)的.設(shè)置相吻合,與企業(yè)經(jīng)營和質(zhì)量控制的實際流程一致、實用;

  5.2.3高效性原則:在合法及實用原則前提下,管理要求適當(dāng)高法定標(biāo)準(zhǔn),采用先進科學(xué)的管理辦法和手段,提高工作效率,推動企業(yè)不斷改進和提高;

  5.2.4強制性原則:提供必要的人力、財力、物力和措施,有必要的獎懲措施和辦法。

  體系文件管理制度 2

  一、體系文件的構(gòu)成及分類

  生產(chǎn)、研發(fā)

  一級文件

  二級文件

  三級文件

  四級文件

  對物業(yè)管理企業(yè)而言,公司的管理體系,基本可由以下四個子系統(tǒng)構(gòu)成:質(zhì)量、環(huán)境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財務(wù)管理體系。其分別對應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā);營銷;人事;財務(wù)五種基本職能。

  文件體系分四個層次,管理手冊為一級文件,程序文件為二級文件,工作手冊為三級文件,企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為四級文件。

  二、體系文件使用指南

  質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件

  我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認(rèn)證,符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標(biāo)準(zhǔn)要求。

  質(zhì)量、環(huán)境手冊:iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標(biāo)準(zhǔn),適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別,企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點,用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001、iso14001標(biāo)準(zhǔn)條款的要求,從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量、環(huán)境手冊》。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊》章節(jié)號和iso9001標(biāo)準(zhǔn)基本相同,通過把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中,將其進行整合。《質(zhì)量、環(huán)境手冊》是企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境體系的一級文件,通過閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊》,可對物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)職權(quán)分配、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實現(xiàn)過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解。

  程序文件:《程序文件》對物業(yè)管理活動中的重要過程、重要環(huán)境因素進行了識別,并告訴每個過程應(yīng)做什么、什么時間做、什么地點做、由誰來做、為什么要做,如何做,即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級文件。

  接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質(zhì)量體系中的第三級文件,基本按專業(yè)進行劃分。本手冊詳細(xì)地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細(xì)得多),并提供了部分工作標(biāo)準(zhǔn)、方法、流程及驗收標(biāo)準(zhǔn)索引等。

  工程管理手冊:包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容。介紹了土建、設(shè)備、精裝修管理模式、制度及運作程序。

  支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》、《紅旗設(shè)備檢評標(biāo)準(zhǔn)》、《計量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(四級文件)!斗课菰O(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法、使用規(guī)程、經(jīng)濟性運行措施等內(nèi)容,《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》為我司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),按三級保養(yǎng)詳細(xì)敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達到的標(biāo)準(zhǔn)!豆(jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書。

  清潔綠化手冊:實施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、綠化標(biāo)準(zhǔn)、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗標(biāo)準(zhǔn)、綠化檢驗標(biāo)準(zhǔn)。

  安全護衛(wèi)手冊:由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場管理。包括部分應(yīng)急情況的處理,如消防演習(xí)、緊急集合等方面。另對護衛(wèi)員的.職責(zé)、紀(jì)律、權(quán)限、著裝方面進行詳細(xì)說明。

  應(yīng)急手冊:識別了物業(yè)管理活動中可能出現(xiàn)的緊急情況、災(zāi)害、事故,并制定了預(yù)防、反應(yīng)措施及解決方案。

  服務(wù)手冊:廣義上講,物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進行的全部活動均稱為服務(wù),可分為公共服務(wù)、專項服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊中的服務(wù)是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的專項服務(wù)、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動,客戶指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊是進行專項服務(wù)、特約服務(wù)、家政服務(wù)、社區(qū)文化活動及會所管理的指導(dǎo)性文件。

  人事行政管理體系

  行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的,在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關(guān)系、對外宣傳等。

  人事手冊:文件規(guī)定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓(xùn)、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細(xì)說明。

  財務(wù)管理體系

  財務(wù)管理手冊:財務(wù)管理手冊是在嚴(yán)格按照國家財務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊,包括財務(wù)人員職責(zé)、財務(wù)管理、核算體制、各類費用政府標(biāo)準(zhǔn)等。

  營銷管理體系

  市場拓展手冊:是企業(yè)開拓市場的指導(dǎo)性文件。

  體系文件管理制度 3

  1、目的

  運用科學(xué)有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的控制,從而保證質(zhì)量體系的有效運行。

  2、適用范圍

  適用于上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。

  3、職責(zé)

  3.1管理部質(zhì)量主管負(fù)責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。

  3.2分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由部門內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)人員編制。

  3.3管理者分代表和相關(guān)主管人員負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。

  3.4分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準(zhǔn)。

  4、實施程序

  4.1質(zhì)量體系文件的建立

  4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件。質(zhì)量手冊和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。

  4.1.2管理處作業(yè)指導(dǎo)書

  4.1.2.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書由管理處各部門相關(guān)人員編寫、排版、打印。

  4.1.2.2相關(guān)部門主管需要對作業(yè)指導(dǎo)書進行會審,分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)復(fù)審,總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。

  4.1.2.3質(zhì)量主管對文件進行編號及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》。

  a.編號方法為:

  wi-sh(xxx)-xx-xxx

  順序號

  文件類別號

  上海分公司xxx管理處代碼

  作業(yè)指導(dǎo)書代碼

  文件類別號有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務(wù)、

  社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營、財務(wù)管理)、bm(部門工作指導(dǎo))、st(食堂)。

  b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。

  4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場部,33-04為工程部,33-05為財務(wù)部,33-06為凱迪克大廈管理處。

  4.1.3物業(yè)管理方案

  4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負(fù)責(zé)編寫。

  4.1.3.2管理者分代表負(fù)責(zé)《物業(yè)管理方案》的審核,總經(jīng)理復(fù)審后報總公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  4.1.3.3質(zhì)量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。

  4.2質(zhì)量體系文件的修改

  4.2.1在質(zhì)量體系文件的建立過程中,對審核和批準(zhǔn)不通過的.質(zhì)量體系文件要進行修改或重新編寫。

  4.2.2對投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過審批,審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。

  4.2.3文件修改時,由提出人填寫《體系文件修改申請單》,經(jīng)原文件審批人員審批后,由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。

  4.2.4文件內(nèi)容修改后,對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。

  4.2.5當(dāng)文件修改超過5次或修改內(nèi)容較多時,應(yīng)換版。

  4.3質(zhì)量體系文件的使用

  4.3.1作業(yè)指導(dǎo)書的編制人員負(fù)責(zé)向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓(xùn),并對文件實施的情況進行檢查,質(zhì)量主管負(fù)責(zé)建立《體系文件目錄》。

  4.3.2所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。

  4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放

  4.4.1質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門時,質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門。

  4.4.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領(lǐng)用人簽名登記。

  4.4.3除外來文件以外,發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色受控文件章。

  4.5質(zhì)量體系文件的借閱

  4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外,其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過質(zhì)量主管的批準(zhǔn),并填寫《文件借閱登記表》。

  4.5.2借出和歸還文件時,必須辦理清點手續(xù),由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對清楚。

  4.5.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得對質(zhì)量體系文件進行復(fù)制。

  4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應(yīng)措施,并追究當(dāng)事者責(zé)任。

  4.6質(zhì)量體系文件的保存

  4.6.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書保存一份原件,作業(yè)指導(dǎo)書的電子文檔要做備份。

  4.6.2質(zhì)量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書原件存放于管理部文件架內(nèi),應(yīng)排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。

  4.6.3文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

  4.6.4作廢的質(zhì)量手冊、程序文件要交還總公司質(zhì)量部,不得自行銷毀。

  4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,

  但須保存一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。

  5、質(zhì)量要求

  所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。

  6、監(jiān)督檢查

  總經(jīng)理負(fù)責(zé)按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質(zhì)量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。

  7、改進分析

  本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時修改,以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。

  8、記錄、標(biāo)識

  8.1《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》

  8.2《文件借閱登記表》

  8.3《受控文件發(fā)放記錄表》

  8.4《作廢文件保存清單》

  8.5《文件修改狀態(tài)頁》

  8.6《體系文件目錄》

  8.7《體系文件修改申請單》

  體系文件管理制度 4

  1.編訂依據(jù)

  本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程,提升任務(wù)運營流轉(zhuǎn)效率,以對接國際化質(zhì)量管理為努力方向,為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理,特編制此制度。

  2.適用范圍

  本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理,是對公司記錄和文件編號的詮釋文件,適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件。

  3.責(zé)任部門

  本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。

  4.制度細(xì)則

  4.1記錄編號規(guī)定

  4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來記錄。

  4.1.2內(nèi)部記錄的設(shè)定格式為:

  QR+XX+XX+X/X

  記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號

  4.1.3外來記錄的設(shè)定格式為:

 。╓L)QR+XX+XX

  外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號

  4.2公司文件編號規(guī)定

  4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件可以有:

 。1)標(biāo)準(zhǔn)操作指導(dǎo)書:SOP

 。2)標(biāo)準(zhǔn)檢驗指導(dǎo)書:SIP

  (3)標(biāo)準(zhǔn)管理程序:SMP

  4.2.2質(zhì)量手冊的編寫格式為:

  TXJY+QM+X/X

  公司簡稱+質(zhì)量手冊縮寫+手冊版本號

  4.2.3程序文件的設(shè)定格式為:

  TXJY+QP+XX+X/X

  公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號

  4.2.4操作/檢驗規(guī)程、管理程序的設(shè)定格式為:

  SOP/SMP/SIP+XX+XX+X/X

  文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號

  4.2.5外來文件的`設(shè)定格式為:

  WL+XX+XX

  外來文件縮寫+隸屬部門+部門內(nèi)部編號

  4.3部門編號的規(guī)定

  4.3.1各部門的編號以組織機構(gòu)圖中的部門名稱為標(biāo)準(zhǔn),如:

  行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務(wù)部AS、商務(wù)部MC、采購部PD、倉庫WD。

  4.4文件編寫格式的確認(rèn)

  4.4.1本公司所有文件和記錄分為標(biāo)題和正文。

  4.4.1.1公司文件和記錄的標(biāo)題抬頭采用仿宋字體三號,以保證字體標(biāo)頭清晰醒目。表格寬度設(shè)定為15厘米,表格內(nèi)容采用單元格對齊方式為中心對齊,行間距設(shè)置為單倍行距,段前首行縮進2字符,段前段后間距設(shè)置為0,同時設(shè)定為自動調(diào)整中文與數(shù)字的間距。

  4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級標(biāo)題及二級標(biāo)題采用統(tǒng)一字號,文字方向為從左向右,文字對齊方式為左對齊,字體為宋體(標(biāo)題)四號,編號方式為多級遞進的編號方式。

  4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體(正文)四號,行間距設(shè)置為單倍行距,段前段后間距設(shè)置為0,頁面布局設(shè)定為上下頁間距2.54厘米,左右設(shè)定為3.18厘米。正文中的數(shù)字與序號全部使用阿拉伯?dāng)?shù)字,章節(jié)序號后空一格編寫內(nèi)容以保證美觀。對于正文中出現(xiàn)的部門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應(yīng)名稱完整,不得使用簡稱。正文編寫完成后,應(yīng)通讀流暢,對于應(yīng)進行斷句的內(nèi)容使用中文標(biāo)點符號進行斷句。

  4.5文件的發(fā)放和管理

  4.5.1文件發(fā)行

  4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件,如:操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進行統(tǒng)一發(fā)放,并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》,在臺賬中記清發(fā)放文件數(shù)量,并由簽收人當(dāng)面進行簽收。

  4.5.2文件補發(fā)

  4.5.2.1文件簽收人應(yīng)對發(fā)放的文件妥善保存,如因文件保存不當(dāng),不慎丟失,請?zhí)顚憽段募a發(fā)申請表》并交于體系部留檔,當(dāng)體系部收到文件補發(fā)申請后,將于三內(nèi)日將補發(fā)的文件交于申請部門。

  4.5.3文件更換

  4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生,將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門,通知并予以更換,更換的文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》。請各文件執(zhí)行部門注意,換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化,如:原文件版本號為A/0,那么修改后的版本號則為A/1,如發(fā)生換版,則版本號變化為B/0。

  4.5.4文件受控

  4.5.4.1下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章,由部門編制的文件應(yīng)統(tǒng)一交由體系部進行文件格式的確認(rèn)審核,審核后的文件下發(fā)至員工手中應(yīng)具有受控章,無受控章的為無效文件。

  4.5.5文件編號

  4.5.5.1由各部門編號的文件應(yīng)統(tǒng)一編號格式,部門內(nèi)編制的文件應(yīng)及時進行梳理,文件編號不得重復(fù)。如部門文件編號在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復(fù)應(yīng)及時上報體系部進行核對并處理。

  體系文件管理制度 5

  1.目的

  對管轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)進行監(jiān)控,確保人身財產(chǎn)安全,杜絕事故發(fā)生。

  2.范圍

  適用于公司各部門。

  3.職責(zé)

  3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的危險作業(yè)的審批。

  3.2相關(guān)主管(主辦)具體負(fù)責(zé)危險作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實。

  3.3現(xiàn)場安全員進行監(jiān)護。

  4.方法和過程控制

  4.1本文件所稱的危險作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進行的'高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業(yè)、非水平場地作業(yè)以及重物搬運等操作。

  4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場所進行的危險作業(yè)必須事先報公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批,批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)作業(yè)指揮、監(jiān)護后方可進行。

  4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)有較大影響的危險作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準(zhǔn)備。

  4.4安全員在對危險作業(yè)進行指揮、監(jiān)控時應(yīng)首先注意自身安全。

  4.5在危險作業(yè)進行前,安全員應(yīng)對施工人員交代安全第一、預(yù)防為主的方針。

  4.6危險作業(yè)的施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置如高空作業(yè),請勿靠近等字樣的標(biāo)識。

  4.7安全員必須維護好現(xiàn)場秩序,阻止無關(guān)人員進入施工區(qū)域。

  4.8對于3米以上的高空作業(yè),應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護員進行監(jiān)控。

  4.9對車輛、人行通道上方的高空作業(yè),必須在通道兩端放置警示標(biāo)識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。

  4.10在危險作業(yè)現(xiàn)場附近停放有車輛或其他重要設(shè)施時,應(yīng)盡可能移走,確實無法移走時,應(yīng)采取保護措施,避免造成不必要損失。

  4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

  4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

  4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運重物,須設(shè)專人指揮。

  4.14對過重的物品搬運應(yīng)使用機械設(shè)備,防止對員工造成潛在的傷害。

  4.15危險作業(yè)完畢后,負(fù)責(zé)監(jiān)護的安全員應(yīng)督促施工人員及時對現(xiàn)場進行清理,撤回警戒帶和標(biāo)識,并向?qū)徟藚R報工作結(jié)果。

  5.支持性文件

  jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

  jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場處理辦法》

  6.質(zhì)量記錄和表格

  《安全員巡查記錄表》

  《緊急事件處理記錄表》

  體系文件管理制度 6

  1.目的

  防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識或標(biāo)識不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。

  2.適用范圍

  適用于公司各部門的日常工作。

  3.職責(zé)

  3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識的監(jiān)察。

  3.2部門主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識的安裝和檢查。

  4.方法和過程控制

  4.1公用設(shè)施的標(biāo)識

  4.1.1機電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識,標(biāo)識牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。

  4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識。

  4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標(biāo)識。

  4.1.4所有設(shè)備間出入門上應(yīng)有機房重地,非請勿進的標(biāo)識。

  4.1.5所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。

  4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼嚴(yán)禁煙火的告示牌。

  4.1.7樓層的標(biāo)識貼于本樓層的.顯著位置。

  4.1.8在進天臺的通道上應(yīng)有天臺重地,非請勿進的標(biāo)識。

  4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險,請勿靠近告示牌。

  4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。

  4.1.11天臺顯眼部位應(yīng)掛貼高空拋物,手下留人等字樣的警示牌。

  4.2服務(wù)過程的標(biāo)識

  4.2.1高空作業(yè)時,在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內(nèi)的財產(chǎn)要做好防護措施,并放置有危險勿進,高空作業(yè),注意安全等字樣的告示牌。

  4.2.2配電設(shè)備維修時,必須在開關(guān)上掛有人工作,禁止合閘的告示牌。

  4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應(yīng)在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。

  4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時,應(yīng)在顯眼位置放置油漆未干告示牌。

  4.2.5泳池、兒童娛樂設(shè)施、會所等設(shè)施暫停開放期間,在顯眼部位掛放暫停使用告示牌,清潔時掛放清潔中字樣的標(biāo)識。

  4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時,應(yīng)放置維修中或停用字樣的告示牌。

  4.2.7樓內(nèi)保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應(yīng)在單元防盜門或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標(biāo)識。

  4.2.8對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護服務(wù))標(biāo)識,應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實現(xiàn)。

  4.3標(biāo)識的管理

  4.3.1各部門自行制作的標(biāo)識,必須嚴(yán)格參照公司ci手冊標(biāo)識所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標(biāo)識,部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。

  4.3.2各部門如需設(shè)置中英文對照標(biāo)識,需將中文及譯文內(nèi)容報品質(zhì)主管審批。

  4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識意義,應(yīng)及時更換、替補或撤消。

  4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識的位置需要更改或撤銷標(biāo)識時,必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。

  5.相關(guān)文件

  《ci標(biāo)識手冊》

  體系文件管理制度 7

  1.目的

  及時糾正在服務(wù)過程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識別潛在的不合格原因,防止?jié)撛诓缓细穹⻊?wù)的產(chǎn)生,實現(xiàn)持續(xù)改進,為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

  2.適用范圍

  適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動的實施。

  3.職責(zé)

  3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進、糾正和預(yù)防措施的實施。

  3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動)出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問題時發(fā)出相應(yīng)的'通知,并跟進驗證實施效果。

  3.3部門相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實糾正和預(yù)防措施的實施。

  3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。

  3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。

  4.方法和過程控制

  4.1糾正措施

  4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。

  4.1.2對以下信息采用統(tǒng)計技術(shù)或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。

  a.顧客的投訴(建議)

  b.緊急事件及重大質(zhì)量事故

  c.品質(zhì)主管對各部門日常工作的檢查和建議

  d.對分承包服務(wù)的評估

  e.顧客滿意度調(diào)查的輸出

  f.內(nèi)、外審報告

  g.管理評審的各項輸出

  h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況

  4.1.3對于情況f,審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。

  4.1.4對于情況d,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》,交責(zé)任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責(zé)任部門跟進落實情況,相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認(rèn),該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門各存一份。

  4.1.5對于情況g,由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

  4.1.6對于其他不合格,品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發(fā)往責(zé)任部門,責(zé)任部門對不合格事實進行確認(rèn)后填寫原因分析項目,制定糾正措施并實施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門各留存一份。

  4.1.7對日常工作中出現(xiàn)的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。

  4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進行論證,提出修改意見,呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。

  4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會同責(zé)任部門主管采取人事調(diào)整、處罰或加強員工培訓(xùn)等措施,總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實施。

  4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實施。

  4.1.11對出現(xiàn)的嚴(yán)重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見組織有關(guān)部門開展專題討論,對質(zhì)量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督。

  4.2預(yù)防措施

  4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施,以防止不合格的發(fā)生。

  4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格

  a.日常工作中反映出來的問題

  b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關(guān)建議

  c.顧客滿意度調(diào)查結(jié)果

  d.以往管理評審的情況

  e.以往預(yù)防和糾正措施的實施情況

  f.內(nèi)、外審結(jié)果

  4.2.3各部門應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。

  4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據(jù)潛在問題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門講明原因,制定預(yù)防措施,同時指定責(zé)任部門。品質(zhì)主管填寫《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責(zé)任部門分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實施,品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》上簽字確認(rèn),表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門各留存一份。

  4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對各部門所采取的預(yù)防措施、實施過程和結(jié)果予以記錄,整理后提交管理評審。

  4.3在改進、糾正和預(yù)防措施的實施過程中,管理者代表負(fù)責(zé)配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門,并監(jiān)督措施實施過程。

  4.4由改進、糾正和預(yù)防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。

  5.質(zhì)量記錄和表格

  jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實施記錄表》

  體系文件管理制度 8

  1、目的與適用范圍

  為了確保在質(zhì)量體系運行中的各個場所使用的文件是有效版本,特制定本制度。

  本制度適用于《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的更改,發(fā)放和回收的管理。

  2、管理要求

  2.1全質(zhì)辦是《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的.歸口管理部門。

  2.2《質(zhì)量手冊》、《程序文件》在貫徹實施過程中若發(fā)現(xiàn)差距或不符合實際情況時,各職能部門要以書面形式反饋全質(zhì)辦,全質(zhì)辦向管理者代表提出更改報告,填寫文件更改通知單,經(jīng)管理者代表報準(zhǔn)后進行更改、控版和回收。

  2.3全質(zhì)辦指定專人負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊》、《程序文件》按規(guī)定范圍進行發(fā)放、更改和因收,對其使用和保管進行監(jiān)控。

  2.4全質(zhì)辦受管理者代表委托解釋《質(zhì)量手冊》和《程序文件》的有關(guān)內(nèi)容。

  2.5技術(shù)科負(fù)責(zé)對《質(zhì)量手冊》、《程序文件》進行標(biāo)準(zhǔn)化審查。

  2.6《質(zhì)量手冊》、《程序文件》持有者要保證其有固定的存放位置,以便在任何情況下都能對其進行更改、回收等。

  2.7《質(zhì)量手冊》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丟失,不準(zhǔn)外借,更不準(zhǔn)私自提供他人轉(zhuǎn)抄或復(fù)印,若發(fā)現(xiàn)類似問題,應(yīng)予以追究責(zé)任。

  體系文件管理制度 9

  1、學(xué)校各類文件旨在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見,發(fā)布通知、決定和溝通信息,向上級部門請示、報告重要事項等。

  2、欲發(fā)文有關(guān)處室應(yīng)先起草文件草稿,起草完畢后交學(xué)校辦公室。

  3、辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真細(xì)致地做好文件草稿的核稿工作,再根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的`文件簽發(fā)單,并將文件按學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定編號、登記,之后提交校長簽發(fā)。

  4、辦公室應(yīng)建立學(xué)校發(fā)文登記簿,詳細(xì)地、分門別類地登記文件的具體信息(如文件名、文件編號、發(fā)文日期及主送、抄送、抄報單位等)。學(xué)校任何發(fā)文都必須登記在冊,該登記簿作為歸檔資料應(yīng)妥善保存不得遺失,并于下一年度初移交學(xué)校檔案室歸檔。

  5、文件簽發(fā)或會簽完畢交付打印室打印,文件稿的首頁需用統(tǒng)一的格式(學(xué)校紅頭文件紙)。

  6、文件打印完畢后加蓋學(xué)校公章。對于學(xué)校內(nèi)部發(fā)文,可以采用內(nèi)部電子郵件系統(tǒng),將文件分別發(fā)送至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各處室,并作好相關(guān)的發(fā)送記錄,作為檔案保存。

  7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發(fā)單、兩份文件原件及文件發(fā)送記錄,按照文件編號順序完整保存并定期整理(一學(xué)年)。

  8、學(xué)校辦公室及學(xué)校打印室工作人員有對學(xué)校有關(guān)文件保密的義務(wù)和職責(zé)。

  體系文件管理制度 10

  為規(guī)范文件傳閱程序,充分發(fā)揮文件指導(dǎo)基建與后勤管理工作功能,切實提高工作人員政策水平,特制定本制度。

  一、本部門收到各類文件后,由收發(fā)人員進行分類登記,處長根據(jù)文件精神及內(nèi)容,提出擬辦意見。

  二、文件由處長處理并提出批閱意見后,送主管副處長和相關(guān)工作人員傳閱。

  三、領(lǐng)導(dǎo)對傳閱件有批示意見的,要按領(lǐng)導(dǎo)批示意見及時辦理,不得拖延。

  四、傳閱文件不得漏傳、誤傳、延誤或擴大傳閱范圍,不得自行翻印,不得擅自借給非本部門人員或抽出、帶走自己保存。

  五、文件傳閱的時間,一般不得超過二天,閱辦后退回辦公室歸檔。

  六、需要借閱文件的,須向辦公室辦理借閱登記手續(xù),并認(rèn)真妥善保存,用后及時歸還。丟失追究責(zé)任。

  七、閱文后須簽字,閱件人在文件上的`批示或簽字應(yīng)用鋼筆,不要用鉛筆、圓珠筆或紅色、純藍(lán)色墨水筆批簽,并注意不過裝訂線,以便存檔。

  八、做好文件的清退工作,每日查對,每月清點,年終清查,發(fā)現(xiàn)缺少及時查找。

  體系文件管理制度 11

  酒店文件管理制度是確保酒店日常運營有序進行的重要組成部分,它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新和銷毀等多個環(huán)節(jié)。這一制度旨在規(guī)范文件管理流程,提高工作效率,保障信息安全,同時也為決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。

  內(nèi)容概述:

  1.文件分類與編碼:明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn),如財務(wù)文件、人事文件、運營文件等,并為每類文件設(shè)定獨特的編碼,方便查找。

  2.文件制作與審批:規(guī)定文件的起草、審閱、批準(zhǔn)和簽發(fā)流程,確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性與合法性。

  3.文件存檔與保管:設(shè)定文件的保存期限,選擇合適的物理或電子存儲方式,確保文件的安全和完整性。

  4.文件使用與借閱:建立文件的使用權(quán)限,規(guī)范借閱流程,防止信息泄露。

  5.文件更新與廢棄:規(guī)定文件修訂、替換和廢棄的.程序,保持信息的時效性。

  6.保密制度:對于敏感信息,制定嚴(yán)格的保密措施,保護酒店商業(yè)機密。

  7.訓(xùn)練與監(jiān)督:定期對員工進行文件管理培訓(xùn),強化合規(guī)意識,同時設(shè)置監(jiān)督機制,確保制度執(zhí)行。

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