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文件收發(fā)管理制度
在充滿活力，日益開放的今天，大家逐漸認(rèn)識到制度的重要性，制度對社會經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編幫大家整理的文件收發(fā)管理制度，希望能夠幫助到大家。
文件收發(fā)管理制度1
第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我集團的實際情況，特制訂本制度。
第二條根據(jù)文件信息依賴存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度、事項決策、通知、會議紀(jì)要等〉，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營事項〉，人事類〈有關(guān)人員招聘、安排、獎懲等〉，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內(nèi)容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說明書、保修卡等。
第三條公文的簽收
1、公司所有文件（除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外）均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2、對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。
第四條公文的編號保管
辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。 2、本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理（或分管副總經(jīng)理）閱批后分送相關(guān)部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2、一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負(fù)責(zé)與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后，應(yīng)交辦公室文秘，切忌橫傳。
5、辦公室對文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔。
6、按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條發(fā)文的規(guī)定
1、單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2、部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應(yīng)分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。
3、對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第八條發(fā)文的范圍：
1、凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍。
2、集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：
�。�1）公布單位規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；
�。�3）公布單位組織機構(gòu)變動或人事任免事項；
�。�4）公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
�。�6）對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；
（7）其他有關(guān)重大事項；
3、集團各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
第九條發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；
2、集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；3、草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。
4、文稿擬好后，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請單，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。
5、辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容負(fù)責(zé)）；
7、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打��；
11、文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對，并簽名；
12、文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。
第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條辦公室主任對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十三條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負(fù)責(zé)歸檔：
�。�1）政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的.批復(fù)；（2）集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
（3）公司及部門各種會議記錄；
�。�4）公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報等；
�。�5）有保存價值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；
�。�7）政府領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
（9）工作日志和公司大事記；
（10）單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2、各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條文件的時效性
是指文件內(nèi)容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。第十六條文件銷毀流程
對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，認(rèn)真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。第十七條文件銷毀要求
經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負(fù)責(zé)，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。
文件收發(fā)管理制度2
一、收文處理
每次收文之后，首先要與發(fā)文通知單對照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數(shù)量相同，如有不符，應(yīng)及時向發(fā)文機關(guān)查詢。
二、發(fā)文處理
�。ㄒ唬┌l(fā)文范圍。文件的發(fā)放，要嚴(yán)格按文件特定的發(fā)放范圍和份數(shù)發(fā)放。主干線文件的發(fā)放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀(jì)檢委、市委各部辦委、各黨委。上級文件的發(fā)放范圍，主要是市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)檢委。
�。ǘ┌l(fā)文程序。凡經(jīng)市委辦公室下發(fā)的文件，都由通信員親自送到各單位。
三、文件日常管理
文件登記、分發(fā)、傳閱后，要實行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內(nèi)，以備查用；領(lǐng)導(dǎo)閱后文件要通過篩選，留有批示文件，其余銷毀。
四、文件的清繳與銷毀
文件清繳一年兩次。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的`二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時要下發(fā)文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結(jié)束后，對需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點銷毀。
五、文件借閱
（一）借閱文件要認(rèn)真登記。
（二）絕密級文件，僅在閱文室借閱。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)將文件帶出閱文室。
（三）文件借閱后三日內(nèi)要追回。
文件收發(fā)管理制度3
一、總則
1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。
2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。
3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
二、發(fā)文管理
1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。
3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應(yīng)及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。
4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。
5、發(fā)文辦理工作程序：
�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
�。�2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。
（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；
文種、公文格式是否正確等。
（4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。
（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復(fù)核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。
�。�6）用印：用印是指辦公室對已印制好的公文進行蓋章。
�。�7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件（含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務(wù)往來文件等），由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。
2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。
4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
6、個人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程序：
（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進行收文登記。
�。�2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關(guān)或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項進行登記。
�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。
�。�4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。
�。�5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的.文件，主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。
（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。
�。�7）注結(jié)：文件辦理完畢，應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。
�。�8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。
四、保密文件管理
1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。
2、制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。
3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印。
4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。
五、文件的銷毀
1、對于多余、重復(fù)、過期和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經(jīng)理批示。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
2、本制度自發(fā)文之日起實施。
文件收發(fā)管理制度4
一、編制目的
為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關(guān)職責(zé)
1、公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2、綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1、凡上級和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件，均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。
2、收到文件要及時拆封，及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次，對需送閱的文件應(yīng)登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等，應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。
3、各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦，并提出擬辦意見。
4、經(jīng)總經(jīng)理批辦的`文件，由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件，則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5、各職能部門需要發(fā)文件，先由各職能部門自行擬稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿，交辦公室負(fù)責(zé)人核稿，再交分管副總經(jīng)理審核，最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6、收到已簽發(fā)的文件后，辦公室專門人員應(yīng)及時編好文號，確定印制份數(shù)，并逐項將文件標(biāo)題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時，留二份與底稿一并歸檔。
7、文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā)，送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明，由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1、文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的，應(yīng)將文件送回，待后補閱。
2、輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，辦理有關(guān)登記手續(xù)，借閱時間一般不超過五天，復(fù)印件應(yīng)妥善保管。
3、文件輪閱完畢，辦公室專門人員應(yīng)及時收集、整理，分類存查，并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1、本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2、本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。
文件收發(fā)管理制度5
1、總經(jīng)辦設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進行送閱，嚴(yán)禁個人、部門之間自行橫傳。
3、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照上級有關(guān)公文處理的`辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規(guī)范，嚴(yán)禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進行登記編號。
4、部門或個人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
5、嚴(yán)格遵守保密制度，對有密級的文件應(yīng)嚴(yán)加管理，辦理完畢后應(yīng)立即退回，并核點份數(shù)，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。
6、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。
文件收發(fā)管理制度6
1、目的：為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。
2、適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。
3、職責(zé)
3.1董事長負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊。
3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊。
3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對本系統(tǒng)文件進行審批，管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。
3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對公司紅頭文件和上級來文的管理，負(fù)責(zé)對集團公司及各單位文件的.收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細(xì)則等管理性文件的適用性，負(fù)責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負(fù)責(zé)本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設(shè)專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理；
3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。
文件收發(fā)管理制度7
第一章總則
第一條為使機關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定和工作需要，特制定本制度。
第二條辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書長的領(lǐng)導(dǎo)下進行，由秘書科承擔(dān)，各專委會和辦公室其他科室配合。
第三條辦公室秘書科確定專職人員負(fù)責(zé)文件收發(fā)、管理工作。
第四條辦公室設(shè)立文件收發(fā)和保管的檔案室。檔案室按有關(guān)要求配置相應(yīng)設(shè)備。
第五條文件收發(fā)、管理工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行《國家保密法》及相關(guān)法律、法規(guī)。
第二章收文處理
第六條簽收。外單位送交的公文，統(tǒng)一由辦公室秘書科負(fù)責(zé)簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)。簽收公文要認(rèn)真檢查包裝是否完整，核對投遞單上收文單位和編號與文件袋上的收文單位和編號是否一致，逐件清點，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取處理措施。
第七條登記。秘書科對當(dāng)日收到的公文要及時逐件進行分類、登記。登記應(yīng)將公文標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、密級、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項填寫清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的文件目錄應(yīng)視同機要件保存。
第八條分送。秘書科對當(dāng)日收到的公文登記后，送分管領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見。凡涉及到安排市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會議、重要活動，送秘書長閱批協(xié)調(diào)。
第九條擬辦。辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容，提出公文辦理意見。需提出辦理意見的文件主要是：（1）上級機關(guān)主送本機關(guān)、并需要貫徹落實的文件；（2）本機關(guān)所屬部門主送本機關(guān)的請示件；（3）平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件。有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發(fā)意見。做好擬辦工作，要認(rèn)真研究來文的內(nèi)容和發(fā)文機關(guān)的要求，周密考慮適宜的處理方案，擬辦意見應(yīng)簡明扼要。
第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長閱批的公文及信件，由秘書科及時送交主席、副主席、秘書長閱批，領(lǐng)導(dǎo)閱批后，秘書科及時取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)，再送其他領(lǐng)導(dǎo)。對需要辦理的文件，則先送主管領(lǐng)導(dǎo)，再送主要領(lǐng)導(dǎo)和其他領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況下，也可按實際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。對領(lǐng)導(dǎo)閱文時作的批示，要及時落實或交辦。
第十一條批辦。政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)、秘書長對公文進行批示，提出辦理意見。辦理意見應(yīng)當(dāng)簡明，并指明承辦部門或承辦人，緊急公文應(yīng)注明辦理時限。
第十二條承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文，由辦公室或?qū)Ｎ瘯修k。
（一）承辦公文應(yīng)按照即來即辦的原則，正確區(qū)分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結(jié)果要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報反饋。
�。ǘ⿲π枰D(zhuǎn)發(fā)貫徹執(zhí)行的公文，辦公室要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示草擬轉(zhuǎn)發(fā)文件，并按照發(fā)文程序?qū)徟?/p>
�。ㄈ⿲χ恍枰獣詢�(nèi)容、了解情況的公文，在公文處理單上簽名即可。
�。ㄋ模┕某修k完畢，承辦人要在來文處理單上注明承辦結(jié)果、承辦人和完成時間。
第十三條催辦。辦公室秘書科對領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。對逾期未辦的公文，要查明情況和責(zé)任。需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答復(fù)的上級機關(guān)對市政協(xié)的公文；二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)的公文；三是各縣（市）區(qū)政協(xié)向市政協(xié)的請示、報告類公文；四是市政協(xié)轉(zhuǎn)交辦理，需要對方回復(fù)的公文。
第十四條立卷。公文辦結(jié)后應(yīng)及時將公文底稿、文印件和有關(guān)材料整理立卷。
第十五條歸檔。公文歸檔應(yīng)根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關(guān)的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應(yīng)設(shè)立兩套案卷、及時移交檔案室。
第三章發(fā)文處理
第十六條對以辦公室名義制發(fā)的文件，要認(rèn)真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。
第十七條公文簽發(fā)
�。ㄒ唬墩䥇f(xié)株洲市委員會文件》、《中共政協(xié)株洲市委員會黨組文件》，經(jīng)秘書長審核并簽署意見后，由主席、黨組書記或其授權(quán)的常務(wù)副主席、黨組副書記簽發(fā)。涉及其他副主席分管的工作，須經(jīng)分管副主席審閱后，再簽發(fā)。
�。ǘ┙�(jīng)常委會議和主席會議通過的向市委、市政府提出的建議案，經(jīng)秘書長或分管副秘書長審核后，由主席或其授權(quán)的常務(wù)副主席簽發(fā)；轉(zhuǎn)送有關(guān)部門的調(diào)查、視察報告，經(jīng)分管副秘書長審核，分管副主席審閱后，由秘書長簽發(fā)。
�。ㄈ墩䥇f(xié)株洲市委員會辦公室文件》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室便函》、《政協(xié)株洲市委員會辦公室專報》，經(jīng)分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。
（四）市政協(xié)與市委、市人大、市政府聯(lián)合發(fā)文，經(jīng)分管副主席或秘書長審核并簽署意見后，由主席簽發(fā)；市政協(xié)辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯(lián)合行文，由分管副秘書長審核并簽署意見后，由秘書長簽發(fā)。
�。ㄎ澹└鲗Ｎ瘯枰赞k公室名義發(fā)的文件，應(yīng)送辦公室按程序簽發(fā)。
�。┖灠l(fā)文件或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆，要簽署本人的姓名、意見和時間。文件起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對人員也要在文件底稿上簽名。
第十八條登記。秘書科要設(shè)立專門的發(fā)文登記本，對已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文稿進行登記。登記的.項目有：發(fā)文字號、文件標(biāo)題、秘密等級、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前，應(yīng)仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式格式標(biāo)注的項目有無遺漏和差錯，附件是否齊全，辦文程序是否正確。
第十九條送印。對擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時送文印室，付印時要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對工作，由文件起草單位負(fù)責(zé)。
第二十條施印。除會議紀(jì)要和有特定版頭的普發(fā)性文件以及鉛印的文件外；其他文件都應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。
第二十一條傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況，分別采用內(nèi)送和外投的方式，發(fā)辦公室領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部單位的文件一般采用內(nèi)送方式；受文單位較遠的采用外投方式，一般通過郵政部門投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專車、專人直接送達。
第二十二條歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時收集整理，定期歸檔。
第四章文件管理
第二十三條文件的閱讀傳達。文件的閱讀傳達應(yīng)嚴(yán)格按發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行。如需擴大閱讀傳達范圍，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。
第二十四條文件的復(fù)制。因工作需要翻印或復(fù)制上級機關(guān)發(fā)給的文件，須經(jīng)文件制發(fā)機關(guān)同意，并請示保密機關(guān)。經(jīng)批準(zhǔn)同意翻印或復(fù)制的文件，翻印件和復(fù)制件上要標(biāo)明翻印、復(fù)制機關(guān)的名稱。翻印，復(fù)印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴大閱讀范圍。
第二十五條文件的匯編。匯編上級機關(guān)的秘密以上文件需向上級機關(guān)寫出書面請示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機關(guān)批復(fù)授權(quán)后方可匯編。經(jīng)批準(zhǔn)匯編的文件，匯編本應(yīng)按編入文件的最高密級標(biāo)注密級，并按機要文件進行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個人。
第二十六條文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對上年度的文件進行清理，要按要求清退并寫出書面報告。對上交、歸檔以后余留的文件，要進行登記整理，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到保密部門指定的地方銷毀。
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