文件管理制度
在社會發(fā)展不斷提速的今天，制度起到的作用越來越大，制度是指在特定社會范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認(rèn)可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實(shí)施機(jī)制三個部分構(gòu)成。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編為大家收集的文件管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
文件管理制度1
一、文件管理內(nèi)容
第一條
為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的引導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特訂立本制度。
第二條文件管理內(nèi)容緊要包含：上級函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號保管：
1、辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應(yīng)適時(shí)附上外來文件流單，并分類登記編號、保管。
2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)適時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號保管，不得個人保管。
第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
1、凡正式文件均需由辦公室主任依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，緊要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特別情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦看法，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)依照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)適時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。
第八條發(fā)文的范圍：
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決議、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件緊要用于：（1）公布規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或依據(jù)上級文件精神訂立的工廠文件；
（3）公布體制機(jī)構(gòu)變更或干部任免事項(xiàng)；（4）公布重點(diǎn)經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的.決議；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決議和通報(bào)；
�。�6）其他有關(guān)重點(diǎn)事項(xiàng)；
3、上行文件緊要用于：（1）對上級呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決議；
外發(fā)文緊要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重點(diǎn)經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。
4、在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、布置部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決議，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并認(rèn)真寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；
2、草擬文稿必需從公司角度啟程，做到情況的確、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。
3、辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容欠妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿；
4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
5、對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽； 7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打��；
8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； 9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。
m.第十一條
借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，定時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。 第十二條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)依照內(nèi)容、名稱、時(shí)間次序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平常立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。緊要工作、緊要會議形成的文件材料，要適時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保管價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。
文件管理制度2
為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的引導(dǎo)作用，特訂立本制度。
一、文件管理內(nèi)容緊要包含：
上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。依照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
二、公文的簽收
1、凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室登記簽收。
2、公文的編號保管
（1）、辦公室對上級來文拆封后應(yīng)適時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。
（2）、公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)適時(shí)送交辦公室進(jìn)行登記編號保管，不得個人保管。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
�。�1）、凡正式文件均需由辦公室依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，緊要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要立刻辦。
�。�2）、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。
（3）、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特別情況例外）。
4、文件的傳閱與催辦
�。�1）、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級的.文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
（2）、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”，“擬辦看法”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
（3）、文件閱完后，應(yīng)送交辦公室，切忌橫傳。
�。�4）、辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)依照公司有關(guān)規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)適時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
文件管理制度3
一、目的
為規(guī)范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特訂立本規(guī)定。
二、適用范圍
本企業(yè)個部門文件柜、資料柜、墻柜等。
三、細(xì)則
1、各部門辦公室必需按規(guī)定的流程申請、購買文件柜。 2、各部門辦公室必需充分利用文件柜的空間，現(xiàn)場不的.擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強(qiáng)制收回。
3、文件柜必需定置擺放，文件柜內(nèi)的物品也必需分類并定置擺放。 4、做好文件柜的標(biāo)識，實(shí)在做到以下兩點(diǎn)。 （1）文件柜表面貼上標(biāo)簽，且一律貼在門的右上角。
�。�2）文件柜內(nèi)貼有“物品清單”，（）且一律貼在右門的左上角。 5、文件柜物品必需按“物品清單”擺放整齊。 6、文件柜內(nèi)資料必需編號，分類擺放。
7、文件必需裝在文件夾內(nèi)，文件夾必需有文件目錄及編號。 8、文件柜表面及柜內(nèi)保持干凈，無油污、無贓物、無垃圾等。 9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規(guī)定的程序申報(bào)維護(hù)和修理，不得擅自撬文件柜。有意損壞者，照價(jià)賠償。
10、各部門辦公室必需建立文件柜管理臺賬。
11、各部門辦公室必需于每月月末自查文件柜，將自查結(jié)果報(bào)有關(guān)部門。
12、本規(guī)定由7S活動推行委員會辦公室起草。 13、本規(guī)定接受權(quán)屬于“7S檢查小組”
文件管理制度4
一、文件管理內(nèi)容緊要包含：上級函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件，實(shí)在由辦公室負(fù)責(zé)。
二、對上級部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號、機(jī)要編號的。核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的.文件及資料應(yīng)適時(shí)送交收進(jìn)行登記編號保管，不得個人保管，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，緊要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
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