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新手必學(xué)選擇性粘貼功能的入門介紹 -電腦資料

電腦資料 時(shí)間:2019-01-01 我要投稿
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  一、 初識(shí)選擇性粘貼

  選是擇性粘貼EXCEL強(qiáng)大的功能之一,

新手必學(xué)選擇性粘貼功能的入門介紹

。EXCEL選擇性粘貼的對(duì)話框如下,我們可以把它劃成四個(gè)區(qū)域,即【粘貼方式區(qū)域】、【運(yùn)算方式區(qū)域】、【特殊處理設(shè)置區(qū)域】、【按鈕區(qū)域】。其中,粘貼方式、運(yùn)算方式、特殊處理設(shè)置相互之間,可以同時(shí)使用,比如,你在粘貼方式里選擇公式、然后在運(yùn)算區(qū)域內(nèi)選擇加、同時(shí)還可以在特殊設(shè)置區(qū)域內(nèi)選擇跳過(guò)空單元格和轉(zhuǎn)置,確定后,所有選擇的項(xiàng)目都會(huì)粘貼上。

  二、 各項(xiàng)功能介紹

  粘貼方式區(qū)域各項(xiàng)功能介紹:

  【全部】:包括內(nèi)容、和格式等,其效果等于直接粘貼;

  【公式】:只粘帖文本和公式,不粘帖字體、格式(字體、對(duì)齊、文字方向、數(shù)字格式、底紋等)、邊框、注釋、內(nèi)容校驗(yàn)等;(當(dāng)復(fù)制公式時(shí),單元格引用將根據(jù)所用引用類型而變化。如要使單元格引用保證不變,請(qǐng)使用絕對(duì)引用。)

  【數(shù)值】:只粘帖文本,單元格的內(nèi)容是計(jì)算公式的話只粘帖計(jì)算結(jié)果,這兩項(xiàng)不改變目標(biāo)單元格的格式;

  【格式】:僅粘貼源單元格格式,但不能粘貼單元格的有效性,粘帖格式,包括字體,對(duì)齊,文字方向,邊框,底紋等,不改變目標(biāo)單元格的文字內(nèi)容。(功能相當(dāng)于格式刷);

  【批注】:把源單元格的批注內(nèi)容拷貝過(guò)來(lái),不改變目標(biāo)單元格的內(nèi)容和格式;

  【有效性驗(yàn)證】:將復(fù)制單元格的數(shù)據(jù)有效性規(guī)則粘貼到粘貼區(qū)域,只粘帖有效性驗(yàn)證內(nèi)容,其他的保持不變;

  【除邊框外的所有內(nèi)容和格式】:粘帖除邊框外的所有內(nèi)容和格式,保持目標(biāo)單元格和源單元格相同的內(nèi)容和格式;

  【列寬】:將某個(gè)列寬或列的區(qū)域粘貼到另一個(gè)列或列的區(qū)域,使目標(biāo)單元格和源單元格擁有同樣的列寬,不改變內(nèi)容和格式;

  【公式和數(shù)字格式】:僅從選中的單元格粘貼公式和所有數(shù)字格式選項(xiàng);

  【值和數(shù)字格式】:僅從選中的單元格粘貼值和所有數(shù)字格式選項(xiàng);

  運(yùn)算方式區(qū)域各項(xiàng)功能介紹:

  【無(wú)】:對(duì)源區(qū)域,不參與運(yùn)算,按所選擇的粘貼方式粘貼;

  【加】:把源區(qū)域內(nèi)的值,與新區(qū)域相加,得到相加后的結(jié)果;

  【減】:把源區(qū)域內(nèi)的值,與新區(qū)域相減,得到相減后的結(jié)果;

  【乘】:把源區(qū)域內(nèi)的值,與新區(qū)域相乘,得到相加乘的結(jié)果;

  【除】:把源區(qū)域內(nèi)的值,與新區(qū)域相除,得到相除后的結(jié)果(此時(shí)如果源區(qū)域是0,那么結(jié)果就會(huì)顯示#DIV/0!錯(cuò)誤);

  特殊處理設(shè)置區(qū)域各項(xiàng)功能介紹:

  【跳過(guò)空白單元格】:當(dāng)復(fù)制的源數(shù)據(jù)區(qū)域中有空單元格時(shí),粘貼時(shí)空單元格不會(huì)替換粘貼區(qū)域?qū)?yīng)單元格中的值;

  【轉(zhuǎn)置】:將被復(fù)制數(shù)據(jù)的列變成行,將行變成列。源數(shù)據(jù)區(qū)域的頂行將位于目標(biāo)區(qū)域的最左列,而源數(shù)據(jù)區(qū)域的最左列將顯示于目標(biāo)區(qū)域的頂行;

  按鈕區(qū)域各項(xiàng)功能介紹:

  【粘帖鏈接】:將被粘貼數(shù)據(jù)鏈接到活動(dòng)工作表。粘貼后的單元格將顯示公式。如將A1單元格復(fù)制后,通過(guò)“粘貼鏈接”粘貼到D8單元格,則D8單元格的公式為“=$A$1”。(插入的是“=源單元格”這樣的公式,不是值)。如果更新源單元格的值,目標(biāo)單元格的內(nèi)容也會(huì)同時(shí)更新。(如果復(fù)制單個(gè)單元格,粘貼鏈接到目標(biāo)單元格,則目標(biāo)單元格公式中的引用為絕對(duì)引用,如果復(fù)制單元格區(qū)域,則為相對(duì)引用。)

  【確定】:選擇好要粘貼的項(xiàng)目后,左鍵單擊,執(zhí)行操作;

  【取消】:放棄所選擇的操作。

  三、 使用技巧舉例

  1、將報(bào)表數(shù)據(jù)由元轉(zhuǎn)換成萬(wàn)元

  要求:將現(xiàn)有的表格數(shù)據(jù)由元轉(zhuǎn)換成萬(wàn)元

  一般做法:建立一個(gè)新表,設(shè)置公式等于原表數(shù)據(jù)除以1萬(wàn)。

  使用選擇性粘貼處理:

 、、在任意空白單元格中輸入10000,再選擇這個(gè)單元格,復(fù)制(這個(gè)很重要);

 、、選擇表格中的數(shù)據(jù),可以使用多重選區(qū),但要特別注意的是,只選擇純數(shù)據(jù)單元格,不要把帶公式的單元格選進(jìn)去了;

 、邸Ⅻc(diǎn)擊“編輯” →“選擇性粘貼”,選擇運(yùn)算區(qū)域的“除”,點(diǎn)擊“確定”按鈕,則完成了數(shù)據(jù)處理。

  特別提示:其余幾種運(yùn)算方式與此相似。多個(gè)相同結(jié)構(gòu)的表格合并數(shù)據(jù),也可以使用這種辦法,只是先前選擇復(fù)制的是整個(gè)表,在做選擇性貼粘時(shí)選擇的是“加”。

  2、數(shù)據(jù)合并粘貼

  要求:將列A的數(shù)據(jù)并入列B,若列A的單元格為空,則保留列B對(duì)應(yīng)單元格的原始數(shù)據(jù),若列A的單元格中有數(shù)據(jù),則將列B對(duì)應(yīng)單元格的數(shù)值替換成A列單元格的數(shù)據(jù)。

  處理步驟:

 、、選擇A1:A8,復(fù)制(若使用剪切,則不能使用選擇性粘貼);

  ②、選擇B1:B8,點(diǎn)擊“編輯” → “選擇性粘貼”,在對(duì)話框中勾選“跳過(guò)空單元”,確定,則得到想要的效果,

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  3、將表格的行列互換

  如果一張Excel表格,列數(shù)太多,行數(shù)太少。利用選擇性粘貼實(shí)現(xiàn)行列轉(zhuǎn)置,即列變?yōu)樾校凶優(yōu)榱。具體過(guò)程是:選中需要進(jìn)行行列轉(zhuǎn)置的單元格區(qū)域,如 A1:M5;復(fù)制;單擊要存放轉(zhuǎn)置表區(qū)域的左上角單元格,如E1單元格;單擊菜單“編輯” → “選擇性粘貼”命令;選中“轉(zhuǎn)置”命令,“確定”,就可以看到行列轉(zhuǎn)置后的結(jié)果。

  4、實(shí)現(xiàn)表格同步更新

  使用粘貼鏈接的好處就是復(fù)制后的數(shù)據(jù)能隨原數(shù)據(jù)自動(dòng)更新。粘貼鏈接其實(shí)就是指粘貼原數(shù)據(jù)地址到Excel中,當(dāng)原數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí),Excel中的數(shù)據(jù)也會(huì)隨之發(fā)生變化,這時(shí)候就會(huì)自動(dòng)更新。

  粘貼鏈接和粘貼-數(shù)值的區(qū)別就是:粘貼-數(shù)值,是粘貼入Excel中的數(shù)值與數(shù)值源的數(shù)據(jù)沒(méi)有任何關(guān)系;而粘貼鏈接是保持?jǐn)?shù)據(jù)的同步更新。

  5、去掉表格中的公式僅保留數(shù)值

  一個(gè)excel表格在制作時(shí),單元格中使用了許多函數(shù)和公式,文檔傳送給他人時(shí),出于保密的考慮,我們不希望別人看到相應(yīng)的公式結(jié)構(gòu),怎么辦呢?通過(guò)選擇性粘貼就可以快速將公式結(jié)果轉(zhuǎn)換為固定的數(shù)值。

  操作:選擇要轉(zhuǎn)移的部分?jǐn)?shù)據(jù),再點(diǎn)擊“編輯”→ “選擇性粘貼”,點(diǎn)選“數(shù)據(jù)”,再確定,則完成操作。

  小提示:這一操作主要是用在大量的公式影響表格打開(kāi)、刷新速度時(shí)用。當(dāng)然,為了防止別人看到公式,或者修改公式導(dǎo)致數(shù)據(jù)問(wèn)題,也應(yīng)該做這一操作。

  6、套用其他表格的格式(效果同格式刷)

  如果原單元格數(shù)據(jù)已經(jīng)有一些格式,比如設(shè)置了字體、字號(hào)、顏色等值,如果需要將這些格式應(yīng)用到目標(biāo)單元格,就可以使用選擇性粘貼中粘貼-格式。粘貼-格式就是復(fù)制原單元格數(shù)據(jù)的格式,而不是復(fù)制數(shù)據(jù)內(nèi)容。

  例如:假定一個(gè)學(xué)校有一到六年級(jí)的六張成績(jī)表要填,其中一年級(jí)的成績(jī)表的字體、字號(hào)、邊線都做了設(shè)置,而其他五張表可套用一年級(jí)的樣式。一般來(lái)說(shuō),我們可以復(fù)制一年級(jí)的表,再填數(shù)據(jù)。但如果其他幾張表的數(shù)據(jù)已填,要如何做呢?

  操作:

 、、全選一年級(jí)的表,復(fù)制;

 、凇⑦x擇其他年級(jí)的表(可以一次選擇多個(gè)表),點(diǎn)擊“編輯”——“選擇性粘貼”,再點(diǎn)選“格式”,確定;

 、邸⑷缓笥忠淮吸c(diǎn)擊“編輯”——“選擇性粘貼”,點(diǎn)選“列寬”,確定;

 、、如果要把批注也照樣做出來(lái),則要點(diǎn)選“批注”,確定;如果有效性設(shè)置也要處理,則相應(yīng)要點(diǎn)擊“有效性驗(yàn)證”。

  7、把公式粘貼到合并大小不一致的區(qū)域

  在粘貼公式時(shí),遇到合并大小不一致的區(qū)域時(shí),會(huì)提示【此操作要求合并的單元格具有相同的大小】,所以無(wú)法粘貼。此時(shí)就可以采用選擇性粘貼→ 公式來(lái)實(shí)現(xiàn)。

  使用普通的粘貼,盡管可將源單元格的數(shù)值粘貼到合并單元格,但若區(qū)域大小不一致,就會(huì)改變區(qū)域的格式。“選擇性粘貼——數(shù)值”功能不能將數(shù)值功能粘貼到合并單元格。利用“選擇性粘貼——公式”可以將數(shù)值粘貼到合并單元格,可保留合并格式不變,且合并單元格中的每個(gè)單元格都有數(shù)值。當(dāng)然也可直接使用“選擇性粘貼——值和數(shù)字格式”來(lái)實(shí)現(xiàn)上述功能。

  【提示】:此功能不能將數(shù)值粘貼到合并單元格。

  8、使用選擇性粘貼100%原樣復(fù)制單元格區(qū)域

  工作中經(jīng)常要將工作表中的某張表格復(fù)制到其它工作表,但是復(fù)制過(guò)去后表格的行高、列寬已經(jīng)發(fā)生改變,需要重新設(shè)置,很浪費(fèi)時(shí)間。下面介紹一個(gè)技巧,可以將表格復(fù)制粘貼后保持單元格格式及行高列寬不變。

 、伲哼x定要復(fù)制的表格區(qū)域所在的整行,復(fù)制;

 、冢呵袚Q到目標(biāo)工作表,選定目標(biāo)區(qū)域的第一行整行,粘貼;

 、郏赫迟N后保持各行的選中狀態(tài),點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵→“選擇性粘貼”命令,在對(duì)話框中選擇“列寬”。

  9、使用選擇性粘貼將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換成數(shù)值型

  如果某單元格區(qū)域的數(shù)字為文本格式,無(wú)法對(duì)其進(jìn)行加減,可在某空白單元格輸入數(shù)值1,復(fù)制數(shù)值為1的單元格,再選定目標(biāo)區(qū)域,選擇性粘貼→乘/除,即可將文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式。也可以使用選擇性粘貼對(duì)目標(biāo)單元格進(jìn)行加或減零值的方法進(jìn)行可轉(zhuǎn)換。

  使用此方法將以元為單位的報(bào)表轉(zhuǎn)換為以千元或萬(wàn)元為單位是非常方便的!同理,使用“選擇性粘貼→乘”的功能將單元格區(qū)域的數(shù)字轉(zhuǎn)換正負(fù)號(hào)。

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