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新時期人事檔案管理與利用論文
一、新時期下人事檔案管理應因時而變
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值。在計劃經(jīng)濟時期，人事檔案是國家機關和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調(diào)動、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考，人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價值作用曾被扭曲和過分地夸大，重檔案記載輕現(xiàn)實表現(xiàn)成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現(xiàn)象，更是讓不少人一度對人事檔案談虎色變。在市場經(jīng)濟條件下，隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰(zhàn)略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。人力資源的合理配置、單位和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、單位自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運轉(zhuǎn)。因此，既要正確認識人事檔案的社會價值，充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，又要根據(jù)時代的變化，賦予檔案管理和檔案開發(fā)新的內(nèi)涵。
二、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的弊端
1.人事檔案管理目前缺乏現(xiàn)代化管理設備和模式，管理水平較低。目前，我國大部分地區(qū)人事檔案的收集和管理仍處于手工、半手工的方式，沒有實現(xiàn)人事檔案的自助化服務，有的地方雖然建立了人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，仍未能全面開發(fā)和利用。本人了解，大部分機關和企事業(yè)單位仍處于手工操作階段，對信息的查詢依舊是翻閱檔案實體，落后的管理方式使得檔案材料歸檔過程中出錯率很高。這種落后的管理模式，嚴重影響了人事檔案提供利用的速度和效率。對于已建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的單位，多數(shù)停留在簡單的利用計算機進行對材料的記錄登記、利用統(tǒng)計、辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)等，而未曾利用人事檔案信息數(shù)據(jù)庫對人事檔案信息資源進行深層次的開發(fā)利用，檔案信息資源的價值無法充分發(fā)揮。
2.對檔案管理的重視程度不夠。人事檔案工作人員兼職過多，常常被其它工作所牽扯，用于人事檔案工作的時間有限，使得無法集中精力來搞好檔案管理工作，只好將檔案資料安全保密存放，分類整理多、統(tǒng)計分析少，把主要的時間和精力都用于收集、整理，對檔案利用工作的設想、規(guī)劃考慮得不夠。
3.人事檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。而且收集歸檔的材料不全面，有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。
4.人檔分離的情況愈加嚴重。隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕保瞬诺牧鲃釉斐扇藱n分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。
5.缺乏對人事檔案信息資源的開發(fā)，影響了檔案服務利用的質(zhì)量提高。在信息時代下信息爆炸的今天，人事檔案的利用已不能局限于人事檔案的查考、憑證作用，而更多的需要對人事檔案信息的整合利用，需要對檔案信息資源進行深層次開發(fā)、挖掘。然而，現(xiàn)在的人事檔案管理工作，依然是重管理、輕服務，重保存、輕利用的模式，人事檔案信息資源的開發(fā)挖掘仍然沒有付諸實際工作之中，無法滿足當今時代檔案利用者的利用需求。同時，我國各級各類人事檔案管理機構(gòu)，缺乏人事檔案信息資源開發(fā)的專門性人才，也是制約人事檔案信息資源的深層次開發(fā)利用的很重要的一個原因。
三、關于做好人事檔案管理工作的對策建議
1.健立健全科學合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整。在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”，檔案的整理歸檔要嚴謹、科學。檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全。檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。
2.進一步樹立“藏”“用”并舉、“用”重于“藏”的人事檔案管理理念。更新觀念是做好人事檔案開發(fā)利用工作的前提。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，經(jīng)常深入各科室之中，主動了解情況，收集檔案資料，并要求員工如實填寫干部履歷表，客觀、準確地撰寫自我鑒定、自傳和個人業(yè)績材料，積極主動地為人力資源管理提供信息服務。
3.提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平是改善其對人力資源開發(fā)作用的有效途徑。人事檔案以其材料越集越多為特點。隨著我國企事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)的多樣化，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，勢必會給查找檔案材料帶來不方便，容易貽誤時機，而且出錯率較高。人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)是非�，F(xiàn)實的要求，所以必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)個人基本信息的微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，不斷擴大人事檔案信息的內(nèi)涵，實現(xiàn)用現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，使之為選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。
4.改善人事檔案管理設施，提高檔案管理人員素質(zhì)�，F(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護還是開展檔案業(yè)務工作，對所需的設施都提出了更高的要求。現(xiàn)代化的設備和技術手段是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎。合理配置計算機、復印機、掃描儀、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化設備。這些現(xiàn)代化設備的使用，尤其是人事檔案的計算機信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為其他工作開展提供及時、準確、詳細的人員信息。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強業(yè)務培訓，系統(tǒng)地學習有關人事工作的政策、法規(guī)和現(xiàn)代化的檔案管理知識。
5.正確處理檔案信息管理與保密的關系。人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要特征在于它是一個人一生歷史的縮寫，對個人隱私都享有保密權。但為了讓人事檔案更能夠在人力資源管理中發(fā)揮其重要作用，就需要檔案管理人員在系統(tǒng)地了解庫藏檔案的情況，全面客觀地把握人事檔案內(nèi)容的基礎上，正確處理好保密與利用的關系，準確把握保密與開放的分寸和尺度，做到不要因為利用檔案而泄密，同時也不能因為過分保密而影響檔案的利用。
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