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大學(xué)生畢業(yè)后,檔案何去何從
大學(xué)生畢業(yè)后,檔案何去何從
。然而,想要完成從學(xué)校到職場的跨越,除了落實工作之外,就業(yè)部門提醒,作為承載著諸多畢業(yè)生重要信息及身份證明的檔案,其落地接收也是畢業(yè)季的重要工作之一。為什么要存檔?哪些人員需要存檔?存檔、轉(zhuǎn)接的流程是什么?私拆、個人保存、遺失檔案導(dǎo)致的死檔如何激活?帶著這些疑問,記者在山西省人力資源市場和太原人才市場進行了多日走訪。相關(guān)部門提示,檔案非常重要,畢業(yè)后首先對自己的檔案進行托管和保存,切不可拖延太久。
人力市場檔案落戶數(shù)量激增
7月24日12時30分左右,雖然下班時間已經(jīng)過了半小時,但山西省人力資源市場內(nèi)負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案落戶的7個窗口前,仍然擠滿了等待辦理落戶的畢業(yè)生。
“我是10點多來的,一直排隊等到現(xiàn)在了。”正在辦理落戶的楊志林告訴記者。
為什么要將檔案落戶呢?山西省人力資源市場代理部部長武子濱表示:“個人檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料,起憑證、依據(jù)和參考作用。個人檔案里一般有高校畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績表、在校獎罰材料、體檢表、畢業(yè)生報到證(存檔聯(lián))、高考試卷等。”
據(jù)武子濱介紹,目前,大學(xué)畢業(yè)生的個人檔案仍有多方面的作用:可以建立人事關(guān)系,進行連續(xù)工齡計算;辦理工作調(diào)動時還需要個人檔案;專業(yè)技術(shù)職稱晉升要檔案記錄作依據(jù);報考公務(wù)員政審、出國政審,公證時要查閱個人檔案;考研時需要檔案等。檔案一旦變死檔,將會在諸多方面造成不便,且補救起來時間長、程序繁瑣。
如今,檔案的重要性被越來越多的高校畢業(yè)生所認(rèn)可。自6月初到現(xiàn)在,省人力資源市場已經(jīng)接收高校畢業(yè)生檔案1萬多份。“平均每天接收數(shù)量有200多份,比去年同期增加了10倍。”武子濱說,“每天還不到8:00,市場門外就有不少高校畢業(yè)生在排隊等待了。為了方便畢業(yè)生們,盡快辦理檔案落戶,我們開了7個窗口,延長工作時間到中午1:00,晚上到8:00—9:00。”
8類人員需辦理存檔
哪些人員檔案要存放人才市場?存檔方式有哪些?針對檔案存放的相關(guān)問題,武子濱部長做了詳細(xì)解釋。“流動人員人事檔案具體由縣級以上(含縣級)公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)(比如人才市場)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理,其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案。”武子濱說,根據(jù)規(guī)定,嚴(yán)禁個人保管本人或他人檔案?绲貐^(qū)流動人員的人事檔案,可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)管理。
根據(jù)有關(guān)規(guī)定,流動人員人事檔案具體包括8類:非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案;辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案;與企事業(yè)單位解除或終止勞動(聘用)關(guān)系人員的檔案;未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案;自費出國留學(xué)及其他因私出國(境)人員的檔案;外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的檔案;自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案;其他實行社會管理人員的檔案。
“就是說,這8類人員需要在人才市場辦理人事代理業(yè)務(wù)。”
對于辦理存檔的方式及類別,大致分為三類:
離校未就業(yè)的:可存放到學(xué)校,學(xué)校存放期為兩年,自畢業(yè)之日算起,兩年后,若還未將檔案轉(zhuǎn)走,學(xué)校會將檔案打回學(xué)生原籍;也可以存放至正規(guī)的人才市場,就業(yè)后及時辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)。
離校就業(yè)的:可寄送至就業(yè)單位。具有檔案管理權(quán)限的機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè),由單位接收、管理檔案。無權(quán)限的單位,可由當(dāng)?shù)毓簿蜆I(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)負(fù)責(zé)提供檔案管理服務(wù)。
主動調(diào)回原籍的:無論是否參加工作,都可將檔案放回原戶籍所在地的人事部門或人才市場。若找到工作想返回原籍的,單位可發(fā)函(調(diào)檔函)將檔案調(diào)出。
此外,需要注意的是,雖然今年起不收取檔案管理費,但是存在一些補交費用的情況:2012年12月31日前,按照相關(guān)規(guī)定,每月收取25元管理費;2013年 1月 1日到 2014年 12月 31日之間的,按照相關(guān)規(guī)定,每月收取10元管理費;從今年起,應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案和流動人員免去管理費等費用,
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《大學(xué)生畢業(yè)后,檔案何去何從》(http://m.msguai.com)。其中,落戶掛靠需要收取費用,并不與檔案費用一致。存檔和調(diào)出有固定流程
“檔案和戶口不讓長時間留在學(xué)校,單位沒辦法接收,又不想將其辦回大同老家,想落戶到太原,但對具體的操作流程實在是一頭霧水。”7月初,23歲的秦瑋從太原理工大學(xué)畢業(yè)后,幾經(jīng)周折,最后在南內(nèi)環(huán)一家私企落實了工作。工作雖落實了,但是辦理存檔和落戶再次讓他糾結(jié)起來。
“像秦瑋這樣的流動人員,可以選擇太原任何一個人才市場,就近辦理存檔。”太原人才市場人事代理部部長郝并壽表示,自去年年末我省實行“取消高校畢業(yè)生落戶限制”政策以后,來太原人才市場辦理存檔的外地畢業(yè)生數(shù)量也多了起來,增長幅度在兩倍左右。
接著,郝并壽部長以太原為例,對存檔和落戶流程進行了解釋。
“辦理存檔落戶手續(xù),須先簽訂一式三份的就業(yè)協(xié)議。簽訂的就業(yè)協(xié)議需蓋 3個公章:用人單位公章、太原人才市場公章、太原市大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心公章。”郝并壽介紹說。
蓋公章的就業(yè)協(xié)議是辦理就業(yè)報到證的重要依據(jù),具體辦理和領(lǐng)取就業(yè)報到證的時間可咨詢學(xué)校。同時,到學(xué)校派出所辦理戶口遷移證,遷入地為太原人才市場,具體為太原高新區(qū)中環(huán)派出所。
走完上述流程后,畢業(yè)生便可憑本人檔案、就業(yè)報到證、戶口遷移證到太原人才市場,辦理存檔、落戶手續(xù)。需要注意的是,畢業(yè)生本人檔案須由學(xué)校通過專門途徑或者通過畢業(yè)生本人送達(dá)太原人才市場。
郝并壽部長告訴記者:“人事代理可由單位集體委托代理,也可由個人委托代理。完成人事代理并辦理存檔后,便可享受相應(yīng)服務(wù),如接收、轉(zhuǎn)遞、查閱、證明、政審、黨組關(guān)系接轉(zhuǎn)等。”
辦理存檔落戶后,又要在太原市換工作或者離開太原工作,如何辦理調(diào)出檔案?郝并壽介紹,調(diào)出檔案,即檔案傳遞,首先要有商調(diào)函。
具體辦理流程是:若新單位是太原市的,且有人事權(quán),那么提供新單位出具的商調(diào)函(提檔函);新單位若是本地的且沒有人事權(quán),或者是外地的單位,那么都要求當(dāng)?shù)乜h級以上(含縣級)公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)出具商調(diào)函 (提檔函)。隨后,本人提供存檔合同書 (代理單位還需提供單位同意調(diào)出函),到太原人才市場檔案部提檔,人事代理部窗口辦理傳遞手續(xù)。
此外,郝并壽提示廣大畢業(yè)生,檔案關(guān)乎存檔和落戶兩個方面,與參加工作后參保等事項都有關(guān)系。不要讓檔案長期處于過渡狀態(tài),保證檔案處于完整的狀態(tài)。切勿將檔案存放到不正規(guī)的人事代理機構(gòu),避免丟失、損壞。
私拆、個人保存、遺失檔案導(dǎo)致的死檔須激活
長期個人保存檔案、遺失檔案、私自拆封檔案等,都會導(dǎo)致死檔。但是,死檔并非無可救藥,可通過三種方式激活。
長期個人保存檔案導(dǎo)致死檔應(yīng)盡快辦理改派手續(xù)
“我的檔案在自己手里,從畢業(yè)時算起,都快5年了,最近聽說個人長期保存原來會導(dǎo)致死檔。”王志新焦急地說:“有沒有什么辦法讓它起死回生?”“一般個人保存檔案超過兩年就會變成死檔。”郝并壽介紹說,針對自己長期保管檔案造成的檔案變死檔問題,郝并壽提醒,應(yīng)盡快到教育部門下屬的大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心咨詢,通過辦理改派手續(xù),將檔案存放在當(dāng)?shù)厝松绮块T下屬的人才交流中心(人才市場)來激活。辦理改派手續(xù)時,在私企工作的,應(yīng)提供本人在私企工作的勞動合同,并在一式三份就業(yè)協(xié)議上蓋上單位章,再到人才市場蓋章,最后到大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心蓋章。辦完手續(xù)后,將檔案存放人才市場。
私拆檔案導(dǎo)致死檔可聯(lián)系學(xué)校重新審核封簽
去年畢業(yè)的 90后女生李琳,不僅沒有及時把檔案存放在人才市場,還將檔案私自拆了封。咨詢過人才市場后,對方統(tǒng)一答復(fù):“只接受沒有開封過的檔案。”現(xiàn)在,她非常想知道,拆封的死檔,該如何激活。
為此,郝并壽表示,按照國家、省、市人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定,任何人不得私自保管他人或本人檔案,也不能私自拆閱。因為一旦拆封,就可能意味著,檔案內(nèi)材料被隨意更改。一旦被隨意更改,檔案的真實性便存疑了。
對于私自拆封的檔案,郝并壽介紹說,根據(jù)國家規(guī)定,人才市場不予接受。檔案持有者應(yīng)當(dāng)及時聯(lián)系原畢業(yè)院校審查檔案,確認(rèn)未經(jīng)涂改變更后,重新封簽加蓋騎縫章,方為有效。
檔案遺失導(dǎo)致死檔應(yīng)尋找原始檔案重新建檔
“我的檔案在畢業(yè)當(dāng)年郵寄過程中弄丟了,肯定成了死檔,F(xiàn)在換工作,新單位要求辦理檔案手續(xù)。這可怎么辦?”畢業(yè)于太原師范學(xué)院的馬皓月同樣面臨死檔問題。
針對檔案遺失造成的死檔、無檔問題,郝并壽提醒,首先應(yīng)當(dāng)聯(lián)系家人、同學(xué)、舍友等人員,盡一切可能找回檔案。因為人事檔案最為注重的就是它的原始性,在證明某一事項時,檔案記錄的證明效力要高于現(xiàn)單位出具的證明效力。
經(jīng)過努力后,仍未找到檔案,就只能通過畢業(yè)院校、所在黨組織等單位,查詢補辦有關(guān)檔案材料,比如,入學(xué)登記表、大學(xué)成績單,黨團組織關(guān)系等,形成檔案。補辦檔案前,最好和檔案存放地(人才市場或者機關(guān)事業(yè)單位國有企業(yè)人事部門)咨詢清楚,補辦檔案后,還要經(jīng)檔案存放地審核有效后,才算最終完成。
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