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建立人事檔案的實(shí)際意義
人事檔案有狹義和廣義之分，狹義的人事檔案僅限于指員工檔案，而廣義的除此之外，還包含其它人事管理制度、流程、文檔、表格和規(guī)范等，
建立人事檔案的實(shí)際意義
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HR在日常工作中提及更多的往往是指以員工為單位(為中心)的相關(guān)檔案，俗稱員工檔案。烤魚今天問的這個(gè)話題指的也是員工檔案吧!~~ 我們公司管理相對(duì)比較成熟規(guī)范，除了這常規(guī)的5項(xiàng)之外，員工檔案還包含以下內(nèi)容，現(xiàn)從入職類、在職類和離職類三個(gè)方面去闡述檔案的明細(xì)：
一、入職類的：
6、員工入職體檢表或健康證明(入職前三個(gè)月內(nèi)的為有效)
7、社保、公積金、銀行卡、居住證及員工個(gè)人的畢業(yè)證、學(xué)位證及各類等級(jí)或職稱證書等的復(fù)印件(這些員工個(gè)人基本信息的作用就不多說了)
8、員工上家單位的離職證明(規(guī)避用人及法律責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，如我們不會(huì)用那些“無法提供離職證明或被上家單位辭退的”員工，也不會(huì)用還“未與上家單位解約或兼職”的員工，尤其是與競(jìng)爭(zhēng)手有簽訂保密協(xié)議或競(jìng)業(yè)避止協(xié)議的人)
9、入職承諾書(承諾與上家單位解除勞動(dòng)關(guān)系，發(fā)生糾紛與公司無關(guān);承諾工作履歷和所提供資料真實(shí)可查;承諾已閱讀員工手冊(cè)或公司相關(guān)規(guī)章制度并愿意遵照?qǐng)?zhí)行等)
10、薪資核定表(入職時(shí)核定新員工薪資、為了保密一般是單位專人存放管理，我們公司是財(cái)務(wù)保存原件)
11、保密協(xié)議或競(jìng)業(yè)避止協(xié)議(不是所有人簽，我們公司是研發(fā)人員、公司部門經(jīng)理及以上人員、人資、財(cái)務(wù)等掌握公司重要經(jīng)營(yíng)信息的員工，并有選擇性的簽訂)
二、在職類的：
12、員工試用期考評(píng)記錄(試用期工作總結(jié)報(bào)告、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正評(píng)估審批表)
13、人事異動(dòng)審批表單(調(diào)崗、升遷、降職、調(diào)薪等)
14、考勤記錄(如請(qǐng)假申請(qǐng)審批表、考勤統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、加班申請(qǐng)單等)
15、培訓(xùn)記錄(培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)總結(jié)與心得體會(huì)、培訓(xùn)考核試卷及結(jié)果分?jǐn)?shù)、培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議等)
16、獎(jiǎng)懲記錄(榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)懲申請(qǐng)審批表、處罰通告/處罰單等)
17、考核記錄(目標(biāo)責(zé)任狀、有員工簽名的考核方案、考核統(tǒng)計(jì)結(jié)果等)
18、核心骨干員工/關(guān)鍵人才HR臺(tái)帳(這是我們的特色哦，主要從態(tài)度、能力、業(yè)績(jī)和關(guān)鍵事件等4個(gè)維度，一個(gè)季度評(píng)估一次)
三、離職類的：
19、員工離職申請(qǐng)表/員工離職申批表(先申請(qǐng)后審批，我們是分開的兩張表)
20、員工離職交接表或交接清單
21、員工離職訪談表
22、開給員工的離職證明或解除勞動(dòng)合同通知書
23、員工競(jìng)業(yè)避止期限會(huì)議紀(jì)要(明確離職員工的具體競(jìng)業(yè)避止期限)
員工檔案并不是越多越好，合適就行，
資料共享平臺(tái)
《建立人事檔案的實(shí)際意義》(http://m.msguai.com)。越多對(duì)管理的要求就越高，越仔細(xì)，管理成本也就更高，如一般的中小企業(yè)做好很難做到有考核記錄或保密協(xié)議，甚至連離職訪談表都沒有，只要不影響企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)和運(yùn)轉(zhuǎn)，抓大放小、不拿來主義，也不面面俱到，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況有選擇性的選取以上檔案內(nèi)容，就可以了。建立這些人事檔案的作用和意義何在?
1、首先可以防范和規(guī)避不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。
2、其次可以更好地盤點(diǎn)公司人力狀況和全方位的評(píng)估人才。
3、還可以發(fā)現(xiàn)員工的整體素質(zhì)規(guī)律，有助于更好地做好人力規(guī)劃、人員配置和補(bǔ)充優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)人才使用的合理化和最大化。
4、另外，也可以從研究員工檔案中的員工知識(shí)素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)和工作技能等詳細(xì)信息來制定激勵(lì)措施和績(jī)效考核，規(guī)劃員工職業(yè)生涯發(fā)展，實(shí)現(xiàn)員工晉升渠道暢通，讓檔案真正為人才服務(wù)。
5、可據(jù)此制定和安排員工培訓(xùn)計(jì)劃，制定員工培訓(xùn)發(fā)展戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)員工素質(zhì)與能力的提升。
6、可據(jù)此深入了解員工需求，制定員工輔導(dǎo)和關(guān)愛方案，為員工排憂解難，做到更好關(guān)懷員工，尤其是關(guān)鍵人才。
7、利用檔案中員工薪酬的記錄和分析，能把握住員工薪酬晉升方向，按步驟合理制定出薪酬方案，這樣不僅有利于實(shí)現(xiàn)薪酬增長(zhǎng)的可持續(xù)性，合理利用好薪酬，更能在每一個(gè)階段都激發(fā)出員工的內(nèi)在潛能，提高員工工作效率。
8、總之，建立員工檔案是做好人力資源其它工作的基礎(chǔ)，身為HR，如何選用育留，都得時(shí)不時(shí)查閱和關(guān)注一下員工的檔案。當(dāng)你一籌莫展之時(shí)，看完員工檔案之后，說不定會(huì)“柳暗花明又一村”哦，不妨，你試試?
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