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如何成為一個(gè)優(yōu)秀的管理者
一、謹(jǐn)記“于、用、完、達(dá)”四字訣，清晰明確地下達(dá)工作指令
下達(dá)工作指令，是基層管理者最常用的“管理動(dòng)作”，要想讓工作指令得到有效的執(zhí)行，首先必須讓對(duì)方明確要做什么、做到什么程度，也就是要說(shuō)明工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)要求，
如何成為一個(gè)優(yōu)秀的管理者
。有一本書(shū)上寫(xiě)道：“指令下達(dá)人必須對(duì)指令有全面、準(zhǔn)確的界定。其內(nèi)容包括：指令的具體內(nèi)涵是什么?為什么下達(dá)這一指令?指令的具體要求是什么?由誰(shuí)監(jiān)督指令的實(shí)施?什么時(shí)候?qū)χ噶畹穆鋵?shí)情況進(jìn)行檢查?在什么時(shí)間和什么地點(diǎn)驗(yàn)收結(jié)果?對(duì)指令的實(shí)施有什么方向性的思路?”但是，看了這么多，你一定沒(méi)有記住應(yīng)該怎么做?其實(shí)，只要簡(jiǎn)單的按照“于、用、完、達(dá)”四字訣去做，就可以清楚明白的下達(dá)工作指令了。這個(gè)“于、用、完、達(dá)”四字訣，是從績(jī)效管理理論中演繹出來(lái)的通俗說(shuō)法，原來(lái)叫做“格里波特四分法”，即從時(shí)間、成本、數(shù)量、質(zhì)量四個(gè)方面去提煉崗位績(jī)效指標(biāo)。被通俗的表達(dá)為“于、用、完、達(dá)”，就是“于什么時(shí)間期限，用多少成本資源，完成多少數(shù)額或數(shù)量，達(dá)成何種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”。也被借用來(lái)描述崗位職責(zé)。我們現(xiàn)在借用這四個(gè)字并稍作改造，來(lái)幫助清晰明確的下達(dá)工作指令。
我們嘗試用這個(gè)方法下達(dá)一條工作指令：
“請(qǐng)小郭在這個(gè)月15日下班之前，用《業(yè)務(wù)預(yù)算分解表》，編制完成我們部門(mén)的業(yè)務(wù)預(yù)算，要達(dá)到公司下達(dá)的預(yù)算編制辦法中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到一次報(bào)批通過(guò)。”
這里的“于”，就是一項(xiàng)工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，必要時(shí)分解為開(kāi)始時(shí)間、中間階段“里程碑”時(shí)間節(jié)點(diǎn)和完成時(shí)間，有時(shí)也需要交代清楚工作地點(diǎn)。
這里的“用”，就是一項(xiàng)工作的方式、方法、工具、材料、依據(jù)、支持條件等等。
這里的“完”，就是具體完成什么任務(wù)。
這里的“達(dá)”，就是達(dá)到什么具體工作目標(biāo)。
這樣的工作指令是不是就簡(jiǎn)明了?
二、運(yùn)用“如果……就……”句式布置不確定性強(qiáng)的工作
有一些工作是需要根據(jù)不同情況做不同處理的，如果你只是簡(jiǎn)單的給一位員工下達(dá)了工作指令，這位員工很可能不知道在不同情況下如何處置而頻繁地向你請(qǐng)示。
譬如你讓員工小張去查問(wèn)公司一筆訂單是否到貨，你可能一會(huì)兒得到小張的回復(fù)“還沒(méi)有到貨”。你再次指示小張去聯(lián)系供應(yīng)商那邊的老王，小張又向你請(qǐng)教老王聯(lián)系方式。小張終于聯(lián)系到上了老王，老王卻告訴小張這張訂單還有一些不太清楚的地方，小張?jiān)俅伟亚闆r反饋給你。你又告訴小張去跟技術(shù)部李經(jīng)理溝通解決這個(gè)問(wèn)題……這樣你就不得不頻繁的過(guò)問(wèn)這一項(xiàng)工作，徒增你的工作量。
你也可以采取另一種方式，你給用OA給小張發(fā)一個(gè)工作指令郵件：
小張：請(qǐng)你于今天中午前查問(wèn)一下我們向中大公司訂的那批A02配件，看看是否到貨?如果已經(jīng)到貨，請(qǐng)你去聯(lián)系倉(cāng)庫(kù)部門(mén)驗(yàn)收入庫(kù)，并通知生產(chǎn)部門(mén)這批配件已經(jīng)到貨，可以到倉(cāng)庫(kù)提取使用了。如果還沒(méi)有到貨，請(qǐng)聯(lián)系中大公司的老王，老王的辦公室電話是……手機(jī)號(hào)碼是……如果關(guān)于這批貨有什么技術(shù)性問(wèn)題，你直接與公司技術(shù)部李經(jīng)理溝通，請(qǐng)他提出處理意見(jiàn)，你幫他反饋給供應(yīng)商接口人老王。這一批配件是生產(chǎn)部門(mén)急用的，如果再有我沒(méi)有想到情況，請(qǐng)及時(shí)向我反饋。請(qǐng)下班前將你處理這件事情的結(jié)果通報(bào)我。
你花5分鐘給小張寫(xiě)完這份郵件，接下來(lái)就沒(méi)你什么事了，你可以自由地安排自己的工作日程，不用總是惦記著這件事。
三、給周期性工作排“課程表”，讓時(shí)鐘替你下達(dá)工作指令
有一位叫做魏書(shū)生的初中教師，他擔(dān)任一所實(shí)驗(yàn)中學(xué)校長(zhǎng)與書(shū)記，兼任兩個(gè)班的班主任，承擔(dān)兩個(gè)班的語(yǔ)文教學(xué)工作，一年還要平均外出開(kāi)會(huì)達(dá)4個(gè)月之久，卻從不請(qǐng)人代上一節(jié)課，
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《如何成為一個(gè)優(yōu)秀的管理者》(http://m.msguai.com)。魏書(shū)生這么多工作是怎么完成的?其實(shí)他的訣竅很簡(jiǎn)單，就是充分利用學(xué)校里常見(jiàn)的“課程表”來(lái)替他“布置工作”。
魏書(shū)生發(fā)現(xiàn)，大部分工作跟課程一樣，總是周期性重復(fù)的，完全可以為這些工作排出一個(gè)“課程表”。譬如每個(gè)班級(jí)都要定期調(diào)整學(xué)生的座位，魏書(shū)生就把調(diào)整座位納入班級(jí)工作“課程表”中，規(guī)定每過(guò)幾周周一早上第一堂課上課之前調(diào)整全班的座位。有一天魏書(shū)生去給自己擔(dān)任班主任的班級(jí)上語(yǔ)文課，他站到講臺(tái)上，班長(zhǎng)喊起立之后，所有的同學(xué)都抬起自己的課桌，有次序的從教室的前門(mén)出去，再?gòu)暮箝T(mén)進(jìn)來(lái)，幾分鐘后，同學(xué)們已經(jīng)在新位置上坐下來(lái)聽(tīng)課了。魏書(shū)生這才想起來(lái)，是調(diào)整學(xué)生座位的時(shí)間到了。
大家看，魏書(shū)生提前做好了“功課”，規(guī)定了調(diào)整學(xué)生座位這個(gè)活動(dòng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、規(guī)則，并且讓學(xué)生熟練掌握，他自己反而可以“忘記”了。對(duì)全校的工作魏書(shū)生也是這樣一項(xiàng)一項(xiàng)的編制“課程表”，例如春秋兩次學(xué)校運(yùn)動(dòng)會(huì)，什么時(shí)間開(kāi)都是固定的，開(kāi)會(huì)之前什么時(shí)間做什么準(zhǔn)備，誰(shuí)來(lái)做，也是確定好了的，他這個(gè)校長(zhǎng)是否在學(xué)校里，沒(méi)有任何影響。到了規(guī)定好開(kāi)運(yùn)動(dòng)會(huì)的這一天，如果出現(xiàn)什么樣的天氣，運(yùn)動(dòng)會(huì)就順延一天……魏書(shū)生的工作方法實(shí)際上是把前面的“于、用、完、達(dá)”法、“如果……就……”法都吸收進(jìn)來(lái)了，在此基礎(chǔ)上編制了一個(gè)工作“課程表”，時(shí)間就成為觸發(fā)某項(xiàng)工作的“發(fā)令官”。當(dāng)魏書(shū)生把學(xué)校工作、班級(jí)工作、教學(xué)工作都進(jìn)行“課程表”化之后，就能夠在擔(dān)任多項(xiàng)職務(wù)的同時(shí)還有時(shí)間外出開(kāi)會(huì)、傳授自己的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。
這辦法不難學(xué)吧?
四、運(yùn)用“工作訂單”讓流程上的工作自動(dòng)進(jìn)行
還有一些工作屬于一個(gè)工作流程鏈條上的不同環(huán)節(jié)。這時(shí)候，上下游之間就是“供應(yīng)商-客戶”的關(guān)系，因此可以模仿企業(yè)之間的訂單機(jī)制，建立上下游之間的工作訂單機(jī)制。
這是溫州一位叫朱先明的生產(chǎn)經(jīng)理創(chuàng)造的工作方法。他認(rèn)為：
1.做好一件工作后，要主動(dòng)向“顧客”交付成果。只有當(dāng)顧客(可能是上級(jí)、下級(jí)、相關(guān)部門(mén)、公司的客戶)檢查驗(yàn)收了你的工作，確認(rèn)并接受了你的工作成果，才算盡到了責(zé)任。例如，機(jī)修部門(mén)修好了機(jī)器，就要向生產(chǎn)部門(mén)交接，經(jīng)過(guò)生產(chǎn)部門(mén)檢查驗(yàn)收，才算盡到了責(zé)任。如果機(jī)修工沒(méi)有向生產(chǎn)部門(mén)交接，到了開(kāi)機(jī)時(shí)才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致停機(jī)，就是機(jī)修人員的責(zé)任。假如經(jīng)過(guò)交接驗(yàn)收，生產(chǎn)部門(mén)沒(méi)有發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題導(dǎo)致停機(jī)，就是生產(chǎn)部門(mén)的責(zé)任。
2.向另一個(gè)部門(mén)、崗位“請(qǐng)求”一項(xiàng)工作成果，如同向供應(yīng)商下了一個(gè)“訂單”，作為客戶，自己要完成“跟單”工作，要想盡一切辦法去確保自己“買(mǎi)到”合格的“產(chǎn)品”。不能因?yàn)樨?zé)任是別人的，就高枕無(wú)憂，必須確保得到的成果是自己需要的、質(zhì)量合格的、及時(shí)的，沒(méi)有能力獲得自己需要的成果，不關(guān)心“供應(yīng)商”的成果交付時(shí)間、質(zhì)量，不認(rèn)真進(jìn)行驗(yàn)收，就沒(méi)有盡到作為“客戶”的責(zé)任。
3.每個(gè)部門(mén)和崗位必須對(duì)自己本職工作的結(jié)果負(fù)責(zé)。無(wú)論你的“供應(yīng)商”給你造成了多大的困難，你的首先要想法設(shè)法克服困難，把你的工作做到位，讓你自己保質(zhì)、保量、按時(shí)交付工作成果，才算盡到了你的責(zé)任。這時(shí)候，才有資格追究“供應(yīng)商”的責(zé)任，不能因?yàn)?ldquo;供應(yīng)商”失職你就可以不對(duì)自己的成果負(fù)責(zé)。
這樣一來(lái)管理者就輕松多了。
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