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公文的催辦

時間:2024-08-29 03:19:01 秘書工作 我要投稿
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公文的催辦

 

     催辦,指對公文承辦過程所實施的督促與檢查的活動,即對公文辦理決策執(zhí)行情況的反饋信息,防止辦文的遲緩與延誤,促進公文效用盡快而有效地實現(xiàn)。

公文的催辦

    催辦工作通常是由本機關(guān)的文秘部門(人員)負(fù)責(zé)催辦,此部門負(fù)責(zé)一個機關(guān)文書工作的組織與運轉(zhuǎn),是各種信息的樞紐,能從整體上全面系統(tǒng)地把握機關(guān)各項管理活動,有助于發(fā)揮公文催辦工作的作用。針對特別重要公文,也可由各級領(lǐng)導(dǎo)人親自負(fù)責(zé)。

    1.催辦不僅僅指公文承辦環(huán)節(jié)的催辦,作為一項監(jiān)督檢查機制而設(shè)立的控制環(huán)節(jié),催辦工作應(yīng)包括對收文擬辦、批辦及承辦等各個環(huán)節(jié)的督促檢查。只是承辦工作一個環(huán)節(jié)高效完成,擬辦、批辦等環(huán)節(jié)卻延誤、拖拉,仍然無法確保整個公文辦理的及時、高效;只有公文辦理的所有環(huán)節(jié)都作到科學(xué)、合理、及時、準(zhǔn)確,才能保證整體高效、經(jīng)濟。因為公文辦理是一個完整的有機系統(tǒng),是各個環(huán)節(jié)之間彼此關(guān)照、相互聯(lián)系的統(tǒng)一體。

    2.催辦工作是有特定的對象的,并不是所有的公文都需要催辦,需要催辦的公文有:上級領(lǐng)導(dǎo)、本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項或需要辦復(fù)的公文;同級或其他不相隸屬機關(guān)要求答復(fù)與辦理的事項;下級機關(guān)的請示;會議決議中需要辦理落實的重要事項;人大代表的議案和政協(xié)委員的提案;重要事故、事件、人物等專案的處理;人民群眾來信來訪要求答復(fù)與處理的重要事項。針對這些不同種類的公文可以采取不同的方式方法。

    根據(jù)其內(nèi)容、對象、手段的不同,催辦的形式可以多種多樣:

    1.就催辦對象而言,催辦的形式可分為以下兩種:對內(nèi)催辦,是指針對收文,對本機關(guān)各承辦部門的公文辦理工作進行督促與檢查;對外催辦,是指針對本機關(guān)的發(fā)文,是對本機關(guān)的發(fā)文在受文機關(guān)進行辦理情況所進行的催詢或檢查和督促。

    2.就催辦手段而言,催辦的形式可分為以下幾種:文字催辦,即以發(fā)催辦單或便函的形式進行催辦;登門催辦,指催辦人員登門走訪口頭催詢,會議催詢;通訊催辦,利用電話、電報、電傳、電子郵件等手段進行催辦。

    3.依據(jù)公文緊急和重要程度,可將催辦形式劃分為:跟蹤催辦,對緊急公文緊隨其后督促辦理;重點催辦,    對重要公文應(yīng)將其放在突出位置重點催促辦理;定期催辦,對一般公文設(shè)定固定的時限(如規(guī)定每5天催辦一次)按時督促辦理。

    催辦的具體方法:

    1.選擇催辦方式。根據(jù)公文的實際情況選用如口頭催辦。電話催辦、電子郵件等經(jīng)濟、高效的催辦形式,切忌事無大小、不分緩急一律選用文字催辦方式。通常應(yīng)至少提前一、二天查詢、督促有關(guān)承辦部門,保證公文在有效時限內(nèi)辦畢。催辦中,及時督查、及時反饋,無論是成績與經(jīng)驗,還是失誤與教訓(xùn),均應(yīng)如實反饋。催辦人發(fā)現(xiàn)自身確實無法解決的問題,應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,請求指示,以便及時、準(zhǔn)確、有效的辦理公文。

    2.填寫《催辦登記表(單)》。為了備查,催辦應(yīng)予登記,其登記方法有:簿式登記,即文秘人員分送公文時,同時填寫一張催辦單,注明承辦要求(如“請于×月×日辦畢),隨公文一起交給承辦人;催辦卡登記,即填寫一式二聯(lián)的催辦卡,一聯(lián)附在公文前發(fā)給承辦單位,另一聯(lián)催辦部門(人)留存?zhèn)洳;電腦登記,即將催辦事項輸入電腦,同時填寫一份催辦單,隨公文發(fā)給承辦單位,催辦時限一到,電腦會自動顯示當(dāng)天需催辦的公文。

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