總結會會務操作要點

    1．確定會議的規(guī)模

    1)效率

    會議的規(guī)模直接制約會議的效率。也就是說，會議人數越少，會議所花的時間就越少，會議效率就越高；反之，會議人數越多，意見越不容易集中，會議時間也越長，效率就越低。所以必須注意一點，人數越多就可能出現懶于思維者。因此，除了發(fā)布性會議和必須舉行的大規(guī)模會議之外，要盡可能地控制與會人數。

    2)成本

    會議規(guī)模與會議成本兩者構成正比關系，規(guī)模越大，動用的人力、物力、財力就越多，會議成本也就越高。在確定會議規(guī)模時，先要考慮清楚預計的會議成本，做到量力而行。除了考慮會議的顯性成本外，還要預算一下隱性成本。

    3)效果

    會議的規(guī)模與會議的效果密切相關。有的會議保密性較強，必須嚴格控制與會人數和會務人員，以防會議內容的擴散。有的會議要求造成聲勢，擴大影響，需要達到一定的規(guī)

    模才能產生效果。需要加強注意的是，盲目追求規(guī)模定會產生不良影響和效果。

    4)場地

    一般來說，規(guī)模決定場地，但由于場地的限制，規(guī)模必然受到相應的限制。因此，決定會議規(guī)模之前應當先考察場地條件。

    2．確定會議的時間

    1)需要把握的原則

    會議的時間問題首先是一個準確把握會議召開時機的問題，具體包含3方面含義。

    (1)時機必須成熟。如果說會議的目的是為了解決問題，那么解決這些問題的時機成熟與否，則是會議的組織者在確定會議時間時，不得不首先考慮的因素。只有當解決問題的條件充分具備，時機完全成熟時，適時召開會議，才能水到渠成，瓜熟蒂落。時機未到，條件不具備，寧可推遲會議，否則，會議的效果就得不到保證，甚至還會適得其反。

    (2)及時召開。當問題迫切需要解決，條件也已具備，時機已經成熟時，會議應及時召開。拖而不議，則會錯失良機，貽誤工作。

    (3)會議時間要合理。合適的會議時間一是指會議召開的時間富有意義，能烘托會議的主題。例如，紀念性會議放在紀念日舉行最能突出其主題；慶祝性、招待性會議安排在相關節(jié)日前夕召開效果最佳。二是指會議召開的時間有利于推動工作。例如，總結工作、安排計劃的會議應當在工作完成之后、計劃開始之前舉行；工作性例會，如黨委、廠長經理辦公會等，一般安排在周一或周五。三是指舉行會議的具體時間應當符合人的生理和心理規(guī)律，注意勞逸結合。

    2)需要注意的問題

    (1)會議的主要領導人、嘉賓、報告人是否能在這一時間參加會議。

    (2)會議的各項組織和準備工作是否能夠完成。

    (3)學術性會議、招標性會議、論證會、聽證會等與會者是否有足夠的時間準備提交相關文件或發(fā)言材料。

    (4)會議的具體日期一定要考慮周到，是否同與會者的民族風俗不符或有可能傷害與會者的宗教感情。由法律法規(guī)、組織章程或議事規(guī)則明確規(guī)定會期的，應當嚴格按規(guī)定的會期召開，非特殊情況不得提前或推遲。

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