做個高效工作的秘書(二)

秘書工作人員的工作效率高不高，與事先又沒有計劃關(guān)系密切。所謂計劃，就是什么時間干什么、怎么干、達(dá)到什么結(jié)果。計劃，有心里想的，有見諸于文字的。在執(zhí)行過程中可能會有變化，但事先計劃不計劃，效果是不一樣的。工作中往往臨時性、被動性的工作多，要列出詳細(xì)計劃很難做到，但大體上有個安排是可以辦到的。一些年來頗為流行的目標(biāo)管理實(shí)際上就是一種計劃管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序圖，什么時間干什么，一目了然。出了常計劃意外，還有短安排。短到小時、分鐘。但是一般來說，以天為單位進(jìn)行計劃比較合適。

秘書人員應(yīng)該把“寧可用不上，也不能不準(zhǔn)備”作為座右銘。確實(shí)，秘書工作繁雜瑣碎，要想不出大錯，事先一定要多做準(zhǔn)備。寬打窄用，辦事才能從容。

計劃中要注意幾點(diǎn)：

運(yùn)籌要有備份計劃；撰文要有充足材料；遇到事情多想幾套方案；辦事要多準(zhǔn)備幾手。

秘書人員也要學(xué)會臨陣磨槍的準(zhǔn)備方法。因?yàn)榫唧w人具體事不同，很難說到底怎么個臨陣磨槍法，有幾個原則可以供參考：

1、求精：有些事情已經(jīng)有所準(zhǔn)備，但到了關(guān)鍵時刻，仍然需要自己出難題，以便精益求精。

2、挖潛：當(dāng)遇到突如其來的事情時，抓緊點(diǎn)滴時間進(jìn)行準(zhǔn)備，從時間上挖潛。更重要的是要充分相信自己的潛力，如同運(yùn)動員那樣，發(fā)揮自己身體的每一個機(jī)能，找到解決問題的方法，切記不要妄自菲薄，認(rèn)為自己不行，錯過了時機(jī)。

3、韌性:

有的事情盡管事先已經(jīng)準(zhǔn)備好了，但事到臨頭，又有了一些變化，此時千萬不可氣餒、煩躁、聽之任之。

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