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物業(yè)檔案管理制度

時間:2023-04-02 15:47:43 管理制度 我要投稿

物業(yè)檔案管理制度(合集15篇)

  在我們平凡的日常里,很多場合都離不了制度,制度是指在特定社會范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實施機制三個部分構(gòu)成。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢?下面是小編收集整理的物業(yè)檔案管理制度,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。

物業(yè)檔案管理制度(合集15篇)

物業(yè)檔案管理制度1

  一、檔案的建立。

  1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

  1.2明確建檔內(nèi)容,實行系統(tǒng)收集、集中管理。

  1.2.1房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

  1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

  1.2.3業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

  1.2.4文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

  1.2.5員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

  1.2.6財務(wù)檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。

  1.3建檔要求:制度化、標準化、電腦化。

  二、檔案管理

  2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對使用頻率較高的.檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理,并保存復(fù)印件。

  2.2檔案管理要求:

  2.2.1進行標準化的檔案管理。

  2.2.2采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當?shù)谋4娣椒ā?/p>

  2.2.3加強保密意識培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

  2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

  2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

  2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。

  2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng);C考径葘n案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

物業(yè)檔案管理制度2

  檔案室管理規(guī)定

  一、歸檔制度

  1、歸檔范圍

  公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。

  2、歸檔要求

  歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。

  3、歸檔時間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。

  4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。

  5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

  二、保管制度

  1、歸檔的文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進行科學分類、立卷和編目、編號。

  2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

  3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。

  4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。

  5、檔案室保持適當?shù)腵溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。

  6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。

  7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。

  三、檔案借閱、復(fù)印程序

  提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室

  具體要求:

  1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準,再辦理登記手續(xù);

  2、要愛護檔案,::不得丟失;

  3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;

  4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

  5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯,應(yīng)追究當事者責任;

  6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。

物業(yè)檔案管理制度3

  1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

  (1)函:與不相隸屬機關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復(fù)問題等用'函'。

  (2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。

  (3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

  (4)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級機關(guān)的詢問等用'報告'。

  (5)請示:請求上級機關(guān)對某項重要工作作出指示,答復(fù)和批準事項時用'請示'。

  2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

  (1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;

  (2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;

  (3)從物業(yè)管理協(xié)會會刊中收集;

  (4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;

  (5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;

  (6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的.聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);

  (7)可從報刊、雜志等資料中收集。

  3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

  (1)嚴格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;

  (2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

  (3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

  (4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

  (5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

  (6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;

  a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。

  b、檔案分類項目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。

  c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進行歸類。

  (7)檔案材料的卷宗的處理:

  a、對無主題的材料應(yīng)擬定確切的標題;

  b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;

  c、填寫材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號、發(fā)文部門、標題、文號和日期;

  (8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

  (9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點保存,并按類上架進柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對檔案材料進行檢查。

  4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些

  物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結(jié)、報告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財務(wù)憑證、帳冊、報表;財產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營證明、證件等。

物業(yè)檔案管理制度4

  1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);

  2、消防檔案包括:上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單,向上級呈送的各類消防請示和報告,各級消防組織、滅火力量,消防設(shè)施、設(shè)備的分布;

  3、內(nèi)保檔案包括:上級文件、公函,重點要害部位及人員政審,公安機關(guān)對案情案卷,保衛(wèi)部對案情的`調(diào)查案卷,公安機關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養(yǎng)通知書,司法機關(guān)送達的判決通知書,公安機關(guān)的外調(diào)介紹信,案情通報;

  4、其它檔案包括:上級文件、通知、會議紀要,向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度,對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書,整改措施、意見和建議,各項安全培訓(xùn)與考核記錄,有關(guān)安全會議紀要,交通事故、違紀開除、非正常死亡,工作計劃和總結(jié);

  5、檔案分類裝存,編排序號,建立目錄,嚴格履行借還登記手續(xù)。

  6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理,撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會確定,報上級批準。

物業(yè)檔案管理制度5

  為了加強物業(yè)檔案科學化、規(guī)范化、標準化的管理,充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用,更好地為物業(yè)管理服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。

  1、公司應(yīng)加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。

  2、設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門,配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設(shè)備等,對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理。

  3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料,并做好提供利用。

  4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的'有機聯(lián)系,并做到完整、準確、系統(tǒng)。

  5、歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主,復(fù)制的文件必須注明來源單位及時間,字跡工整,圖表圖像清晰。

  6、形成物業(yè)檔案的部門負責整理,經(jīng)檢查合格后,雙方在移交清單上簽字,雙方各保留一份。

  7、物業(yè)檔案管理人員,應(yīng)建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

  8、物業(yè)檔案管理部門要進行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。

  9、凡需銷毀的檔案,必須經(jīng)過物業(yè)檔案所有權(quán)人,物業(yè)檔案管理人員的鑒定,編制銷毀清冊,提出銷毀報告,經(jīng)相關(guān)部門批準,在指定地點銷毀。

  10、物業(yè)管理的保管要有專用庫房,符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求,并定期檢查檔案的保管情況,對破損和褪變的檔案要及時修復(fù),確保物業(yè)檔案的完整與安全。

  11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案,不得私自涂改、偽造、銷毀物業(yè)檔案。

  12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準并填寫借還檔案清單,用完后及時歸還入檔。

物業(yè)檔案管理制度6

  1目的

  為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的`完善建立物業(yè)檔案。

  2適用范圍

  適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。

  3職責

  3.1檔案管理員直接向行政主管負責。

  3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。

  3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。

  3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

  4檔案存放位置

  4.1電腦保存一份電子文檔。

  4.2xx四樓資料室。

  5檔案管理員

  5.1行政人事部

  6檔案編號規(guī)則(見附件1)

  7部門檔案內(nèi)容

  7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

  7.2財務(wù)部:財務(wù)資料、合同。

  7.3保安部:警戒器材、合同。

  7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。

  7.5工程部:設(shè)備、合同、證書、圖紙、工具儀表。

  7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。

  8檔案管理制度

  8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內(nèi)資料。

  8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。

  8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。

  8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準同意。

  8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

  8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料,必須做好登記。

  8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。

  8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。

  8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。

  8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

  9相關(guān)文檔

  9.1《檔案編號規(guī)則》

  10修訂及實施

  10.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進行監(jiān)督。

  10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

  10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實行。

物業(yè)檔案管理制度7

  1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負責。

  2.客戶資料按單元號一戶一檔建立,按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

  3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成,退租客戶的資料須及時裝訂另存。

  4.每個客戶檔案均按日期順序排列,將最新的文件擺在最前面。

  5.客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

  6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案,對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

  7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出,經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。

  8.原始客戶檔案一般不可修改,客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

  9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計算機管理,由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng),將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。

  物業(yè)客戶檔案管理制度

  一。制度內(nèi)容

  為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度。

  二。管理目標

  客戶檔案資料全面、準確、有效。

  三。適用范圍

  客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

  一般客戶檔案包括以下的資料:

  1. 收集客戶單位資料

  2. 客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金

  3. 客戶裝修工程文件

  4. 客戶遷入時填具之資料

  5. 客戶資料補充

  6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料

  7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

  8. 客戶與管理處往來文件

  9. 客戶違規(guī)事項與欠費記錄

  10. 客戶維修記錄

  11. 客戶投訴記錄

  12. 客戶單位有關(guān)的'工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

  四。注意事項

  1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

  2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;

  3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

  4. 接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

  5. 接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù)。

物業(yè)檔案管理制度8

  為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

  一、檔案管理機構(gòu)及其職責

  1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

  2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。

  3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

  4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

  二、歸檔制度

  1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

  2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。

  3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。

  4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

  5、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的資料,應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報綜合辦公室備案。

  6、由公司對外簽訂的合同,至少應(yīng)保留一份原件,交由綜合管理部保存。

  7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

  三、檔案保管制度

  1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

  2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。

  3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

  4、檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學。

  5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

  6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

  7、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的'檔案清單由檔案員永久保存。

  8、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

  9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

  三、檔案借閱制度

  1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。

  2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。

  3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

  4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。

  5、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

  6、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意,必須外借的,由經(jīng)理審批。

  四、二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

物業(yè)檔案管理制度9

  為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便,特制訂本制度。

  一、檔案的分類:

  1、一般保密文件:公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。

  2、專業(yè)技術(shù)文件:專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

  3、機密文件:上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。

  4、公司對外簽訂的重要合約,須交一份給總公司備案。

  5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等,均屬檔案保管范圍。

  6、除有特別規(guī)定外,檔案資料由行政部負責管理。

  二、存檔:

  1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管,其他檔案由行政部指定專人保管。

  2、檔案管理員須按照第一條的分類情況,將文件資料分類存檔保管。

 。1)如存檔文件資料為傳真件時,必須復(fù)印一份存檔。

 。2)凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料,原則上應(yīng)長期保存;其他文件視其價值確定保存期限。

  (3)檔案的歸檔要及時,除特殊情況外,要求一項工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整,如有短缺應(yīng)立即追查歸入;文檔的'處理手續(xù)要完備,如有遺漏立即補辦。

 。4)文件的電腦存檔。

 。5)公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本,并按文本文件歸檔方式命名保存。

  (6)電腦文檔信息要按年度進行存盤處理,將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤,并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。

  三、借閱:

  1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料,如借閱機密資料,須經(jīng)經(jīng)理批準。

  2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時,可直接借閱;如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機密資料,須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意,必要時,需請主管副經(jīng)理批準。

  3、借閱時,原則上只允許在公司內(nèi)使用,并辦理借閱手續(xù),當天借閱當天歸還;機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱,不予借出;如特殊情況確需借出時,須由經(jīng)理簽字后方能借閱。

  4、借閱的'資料必須妥善保管,不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制,一般資料,須經(jīng)部門主管批準;機密資料,須經(jīng)公司經(jīng)理批準。

  5、機密資料,必須注意保密,不得隨意擺放;如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的,其后果由責任人承擔,必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。

  四、專業(yè)技術(shù)資料的管理

  1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外,公司指定技術(shù)部門專人管理。

  2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料,在領(lǐng)用時必須辦理登記手續(xù),實行“誰領(lǐng)用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。

  3、長期領(lǐng)用的文件資料,責任人必須妥善保管,不使用時要及時歸還。同時,技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失,必須書面通知行政部,并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的,視情況扣罰¥200元及以上,具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。

  五、文檔的銷毀

  1、除物業(yè)公司經(jīng)理外,任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。

  2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價值的文件銷毀,銷毀時應(yīng)先報請公司經(jīng)理批準,登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀;銷毀時,應(yīng)焚燒或使用碎紙機,不得隨意丟放。

  3、經(jīng)批準銷毀的檔案資料,檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單,經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后,由專人負責辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。

  六、檔案立卷

  每年年底清理公司所有文檔,將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷;立案時應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等,并附立卷登記表一份。

  七、附則

  1、員工離職時,必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還,由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失,則按7、3條的規(guī)定扣罰責任人。

  2、檔案資料轉(zhuǎn)移時,必須報請主管副經(jīng)理以上批準,并辦理交接手續(xù)。

  3、凡違反本規(guī)定的,除已有規(guī)定外,每次給予¥50元以上的罰款。情節(jié)嚴重者,加重處罰。

  4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

物業(yè)檔案管理制度10

  物業(yè)管理公司檔案管理制度提要:

  一、公司工作人員需要借閱檔案,須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的,要堅持勤借勤還,防止丟失、泄密。

  二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

  第一章、總則

  檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作,為規(guī)范公司的檔案管理,特制訂本制度。

  第二章、檔案分類

  一、綜合類

 。ㄒ唬┕景l(fā)起人協(xié)議書、批準公司設(shè)立的政府批文、驗資報告、可行性報告,各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等;

 。ǘ┕揪幬奶柕娜课募

 。ㄈ┕竟蓶|會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務(wù)聯(lián)席會等會議文件;

 。ㄋ模┕敬笮突顒硬邉澐桨讣坝嘘P(guān)資料,制訂實施的規(guī)章制度、機構(gòu)設(shè)置改變,啟用新印章的通知批復(fù);

 。ㄎ澹┕镜母鞣N請示報告及上級部門的批復(fù);

  (六)集團內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件;

  (七)政府各級部門發(fā)送的文件;

  (八)公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議紀錄,辦公會議記錄,黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄;

  (九)介紹信、信函存根、電報底稿;

  (十)公司檔案的交接清冊和銷毀清冊;

 。ㄊ唬└髀毮懿块T、綜合類檔案目錄。

  二、經(jīng)營管理類

 。ㄒ唬└髀毮懿块T管理文件、重要資料目錄;

  (二)公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況;

  (三)公司各部經(jīng)濟考核指標;

  (四)公司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議、合同;

  (五)上級部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。

  三、財務(wù)類

 。ㄒ唬┠甓葘徲媹蟾妫

 。ǘ┠瓿躅A(yù)算報告;

 。ㄈ┴攧(wù)分析報告;

 。ㄋ模┴攧(wù)存檔資料、文件目錄。

  四、人事類

 。ㄒ唬┕绢I(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報及上級批復(fù);

 。ǘ┕局袑痈刹康娜蚊、部室人員編制及花名冊

 。ㄈ┞毠お剳颓闆r記錄;

  (四)職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料;

 。ㄎ澹﹦趧庸べY報表(年報);

 。┯嘘P(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料

  五、行政類

 。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記,產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料;

 。ǘ┗üこ痰纳陥蟆⑴鷱(fù),以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內(nèi));

 。ㄈ┵徺I固定資產(chǎn)計劃、資料。

  六、工程類

  接管物業(yè)的'工程資料,在退出時交還下個物業(yè)公司。

  備注:保管期限中:指XX年以上,指5—XX年,指5年以下。

  第三章、檔案保管

  一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上,按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

  二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引,以便于查找和利用。

  三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

  四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求,檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放易燃易爆物品,保持整潔、衛(wèi)生。

  五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況,如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象,應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報,采取有效措施進行處理。

  六、建立健全檔案進、出登記制度,對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計。

  第四章、檔案借閱

  一、公司工作人員需要借閱檔案,須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的,要堅持勤借勤還,防止丟失、泄密。

  二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

  三、查閱和借閱檔案的人員,必須對檔案的安全負責,不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者,公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準,外單位由分管副總裁批準。

  四、查閱檔案的人員,必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度,自覺辦理借閱手續(xù),認真填寫檔案使用登記表。

  第五章、立卷歸檔

  一、公司實行部門立卷,各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱,將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。

  二、歸檔時間:各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄(包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件),于次年三月底以前移交公司檔案室,在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務(wù)部存檔。

  三、歸檔的文件、資料,必須完整、規(guī)范,符合耐久要求。

  第六章、其他

  一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守,如未按要求辦理,造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰,造成重大損失者予以除名,直至追究刑事責任。

  二、檔案管理責任人必須嚴格執(zhí)行制度,造成管理混亂,檔案丟失,檔案管理部門和責任人要受到經(jīng)濟和行政處罰,造成重大損失的對直接責任者予以除名,直至追究刑事責任。

物業(yè)檔案管理制度11

  1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。

  2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動用。

  3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

  4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

  5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。

  6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

  7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的`,需經(jīng)主管書面確認,如有違反的作泄密處理。

  8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。

  9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權(quán)利。

物業(yè)檔案管理制度12

  1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

  2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統(tǒng)一目錄,同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列,以便查閱;

  3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

  4、專管人員須認真填寫各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的'變更,保證信息的準確性;

  5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴格管理,注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱,以保護業(yè)主的隱私,維護公司良好形象;

  6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

  7、業(yè)主檔案永久保存,及時與業(yè)主溝通,及時變更業(yè)主信息,保證其準確性。

物業(yè)檔案管理制度13

  物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后,幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案,無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展,無論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標邁進,物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。

  物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的'各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。

  一、檔案管理運作環(huán)節(jié)

  1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學化、現(xiàn)代化的先進手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

  2、資料的收集堅持內(nèi)容真實的原則,根據(jù)實際資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料的來源渠道。

  二、資料分類整理

  收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。

  三、檔案內(nèi)容

  范圍分類資料內(nèi)容

  房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證

  技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報告、工程預(yù)決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料

  管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設(shè)施資料、路標、門牌、室號配置圖

  業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

  日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案

  四、資料歸檔整理

  1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學地分類與保存。

  2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。

  3、檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

  4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。

物業(yè)檔案管理制度14

  加強檔案資料管理,有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料,維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化,便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

  (一)管理內(nèi)容:

  1、工程檔案:從接管開始的'所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;

  2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購、租房合同(復(fù)印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;

  3、財務(wù)檔案:逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

  4、文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

  5、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

  (二)管理措施:

  1、制定檔案制度,并嚴格執(zhí)行;

  2、專人管理(由負責內(nèi)勤的管理員擔任),專室專柜,編目造冊,存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;

  3、科學管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達100%;

  4、逐步實現(xiàn)智能化管理,計時可靠的掌握相關(guān)信息,提高管理水平。

物業(yè)檔案管理制度15

  (1)維修檔案屬工程檔案的一部份,由工程部文員統(tǒng)一管理。

  (2)設(shè)備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調(diào)、裝修、用戶單元內(nèi)設(shè)施分類。

  (3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開,其他檔案按類別存放,在相應(yīng)的檔案盒上貼上標簽。

  (4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表,并錄入電腦中已設(shè)置密碼的'“維修管理”項目。

  (5)文員每天核對發(fā)出和返回的維修單,將有關(guān)內(nèi)容如實錄入維修檔案記錄表,如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。

  (6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理,并分類歸檔。

  (7)維修檔案為評估大廈設(shè)備運行情況和用戶室內(nèi)設(shè)備狀況的根據(jù),應(yīng)妥善保存。保存期限一般為一年,重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。

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