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配件計劃與管理制度

時間:2023-04-27 09:37:02 管理制度 我要投稿
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配件計劃與管理制度

配件管理的目的/目標

配件需求的滿足是配件管理的主要目標。原裝純正配件的保證、規(guī)范及先進的配件運作管理,科學(xué)的倉儲管理及其IT技術(shù)的運用等,也都是必不可少的條件。這樣可以促使特約服務(wù)中心的配件計劃及訂購工作能符合上汽通用五菱的要求和規(guī)范,并順利地進行,及時、正確地滿足自身和顧客的配件需求。提高客戶滿意,盡量減少因配件短缺造成的用戶等待,及由此引發(fā)的用戶抱怨,并對配件進行有效的管控.

配件計劃與管理制度

定義

配件管理、計劃人員作業(yè)過程有所依據(jù);積極配合機修、客服、結(jié)算。做好配件的收,存,發(fā)及帳目管理。為服務(wù)中心應(yīng)依照廠商的管理規(guī)定進行配件的采購和儲存。

范圍

所有采購配件,庫存配件,三包替換配件,廠家財產(chǎn)品及使用工具。

相關(guān)職責(zé)

服務(wù)顧問:接待、開具修理工單,修理所需零配件。

修配車間:依據(jù)修理工單到倉庫領(lǐng)料。

配件管理員:配件的收,存,發(fā)。

配件計劃員:與廠家協(xié)調(diào)零配件的采購。

配件經(jīng)理:配件倉庫的整體管理與協(xié)調(diào)。

三包索賠員:索賠配件的發(fā)運

庫房管理細則

庫房管理是配件管理的重要環(huán)節(jié),有效的配件庫房管理包括:

²庫房的標準操作程序

²庫房/庫存的安全管理

²庫房設(shè)計標準

一、庫房的標準操作程序

庫房的標準操作程序主要包括一下四個環(huán)節(jié),這些也是你每天在操作和執(zhí)行的工作流程:

²配件訂購;

²配件接收;

²配件儲存;

²配件發(fā)售;

1.配件訂購

配件訂購是指服務(wù)中心為了滿足經(jīng)營運作的需要,從廠商訂購和購買配件的行為。

1.1.緊急訂購

服務(wù)顧問接待車輛后,依據(jù)故障維修所需配件查庫存,如是急需配件,將配件明細報配件計劃員,做緊急訂購,并告知客戶配件到達時間。

1.2.常規(guī)訂購

每周將所需配件按訂單要求以郵件方式發(fā)給對應(yīng)的廠家配件銷售員,并做好跟蹤

2.配件接收

配件接收是指服務(wù)中心接收從廠商發(fā)送來的配件的過程。

(1)檢查配件的質(zhì)量和數(shù)量并與你的訂單對比。

(2)準備工作:人員、場地、貨位、工具、單據(jù)、時間

…;

(3)裝箱單&回執(zhí)的訂單:對比到貨裝箱單與回執(zhí)的訂單的差異;

(4)檢查數(shù)量:檢查到貨數(shù)量與裝箱單數(shù)量的差別;

(5)核查質(zhì)量:檢查到貨的質(zhì)量&損毀情況;

通知同事:通知全部的相關(guān)同事

配件儲存

配件接收是指服務(wù)中心對從廠商接收來的配件進行儲存、管理,直至配件被發(fā)售出去。

將核對無誤的配件儲存到相應(yīng)的貨架上,并盡快登記入帳。

再次檢查(登記入帳前):檢查!核對配件編碼;

禁止發(fā)售(登記入帳前):登記入帳前的發(fā)售會造成物理庫存與賬面庫存的差異;

選用適合的貨位系統(tǒng):配件編碼貨位系統(tǒng)&貨位編碼貨位系統(tǒng);

單一貨位原則:盡可能地將一種零件存放于同一貨位,將一類配件存放于同一區(qū)域;

保質(zhì)期(Best-before day):注意配件的使用壽命,如蓄電池、油品、化學(xué)品等。

配件發(fā)售

配件發(fā)售是指服務(wù)中心的配件部門將庫存的配件發(fā)送給服務(wù)部門。

要讓你的團隊都銘記,保證配件被正確、完好地發(fā)售。

核對配件編碼:保證發(fā)售出正確配件的最有效、最直接的手段;

檢查外觀毀損:發(fā)售前進行外觀檢查,確保你發(fā)售的配件沒有任何的外觀損傷,這樣會減少客戶抱怨的可能,也會提高工作效率;

檢查數(shù)量:多發(fā)售、少發(fā)售同樣會影響到工作效率、客戶滿意和庫存;

出庫登記(發(fā)售前):避免丟失("我只是借用一下"、"我只是測試一下"、"我馬上就拿回來")。

二、庫房/庫存的安全管理

安全對于庫房/庫存是非常重要的事情。你可以同過少安裝幾盞燈、少設(shè)置幾個滅火器來達到省錢的目的,但是只要一次意外事故就會讓你損失更多的錢。

安全職責(zé)

每個人都期望一個安全的工作環(huán)境。但是誰對此負者呢?

服務(wù)中心總經(jīng)理的職責(zé)

服務(wù)中心總經(jīng)理全面負責(zé)安全工作,必須保證全部技術(shù)層面、管理層面的安全措施足夠避免意外事故的發(fā)生,如果發(fā)生了安全事故,服務(wù)中心總經(jīng)理是主要責(zé)任人。

配件部門主管的職責(zé)

配件主管的安全職責(zé)目標是部門員工。配件主管必須向部門員工解釋安全須知和如何在日常工作中執(zhí)行。此外,還要確保每個部門員工在安全方面都在不斷進步。

安全專員的職責(zé)

安全專員是一名被指定的工作人員,是接受過相關(guān)安全培訓(xùn)的專業(yè)人員。他負責(zé)檢查安全事項的執(zhí)行和改善情況,并將結(jié)果匯報給服務(wù)中心總經(jīng)理。

其他人的職責(zé)

每一名員工都首先要對他/她個人的安全負責(zé)。安全操作應(yīng)該每天都被認真地貫徹執(zhí)行,而且員工之間有相互提醒安全操作的職責(zé)。

安全設(shè)施

一些必要的安全設(shè)施是有可能避免安全事故的。

充足的光線與通風(fēng)

安全鞋和防噪音耳罩

合適的儲存架(含油零件專用)

滅火器/消防栓

只使用合格、合適的工具

管理措施

這里有一些管理上的方法可以被用來避免意外事故。它們是:

動機--主動的安全意識

主動的安全意識是最重要的安全措施之一。主動的安全意識應(yīng)該獲得配件主管的鼓勵,安全開始于對安全重要性的理解。

禁止吸煙

對廠房、貨架和電器等設(shè)備的日常安全檢查

定期向員工公布安全公告

危險品的儲存

下面這些配件如果儲存方法不當(dāng),會造成安全事故:

機油和汽油

機油和汽油是對熱極為敏感的配件,應(yīng)該被儲存在單獨的庫房中。它們的運輸應(yīng)選用專用的容器,并避免蒸汽的揮發(fā)。這些液體都是有毒的!

易爆配件

根據(jù)國家的相關(guān)法律,選擇科學(xué)的方法儲存帶火藥的配件(如安全氣囊)。

油漆和溶媒/溶劑

油漆和溶媒/溶劑的儲存方法與機油和汽油類似,應(yīng)該被儲存在通風(fēng)良好的庫房中

庫存管理細則

服務(wù)中心的配件部門不僅僅是支持性部門,是一個可靠的、堅固的利潤貢獻者。配件部門的成功是依靠他的主要資源-庫存的有效使用和管理。庫存管理的原理是:好的購買、好的銷售、有效的庫存控制和管理。庫存管理的主要內(nèi)容則包括:

配件滿足率與客戶滿意度

庫存的資產(chǎn)角色

庫存水平的控制與管理

庫存盤點

一、配件滿足率與客戶滿意度

配件滿足率是需求獲得滿足的量與總需求量的比例。

沒有合理的滿足率,客戶會更多地等待,車間的工作效率也會大大降低,無論是配件還是服務(wù)都不會被售出,但是你的企業(yè)的日常費用卻沒有絲毫減少,這意味著:

減少工人等待的時間:如果配件隨時可以獲得,技工可以更好地計劃和準備工作,從管理的角度上看,這可以降低差錯率、節(jié)省時間;

增加車間的產(chǎn)量:維修站的產(chǎn)量最少要達到60%;

提高車間的工作效率:高薪的技師、昂貴的工具設(shè)備可以被更好的利用。

配件滿足率極大地影響著客戶滿意度。如果客戶總是知道在你的維修站總是可以買到所需的配件,那么他們就會經(jīng)常關(guān)顧,并且把你推薦個其它的客戶。這意味著:

重復(fù)購買(回頭客):常規(guī)的配件滿足可以使你的客戶在需要的時候首先想到你,而不會選擇別人;

增加配件與附件的銷量:許多客戶喜歡"自發(fā)的"消費,他們希望盡快地修好自己的愛車,這樣看來,唯一的辦法就是擁有他們需要的配件。客戶總是隨機的選擇一些附件/汽車精品,可以讓他們馬上付款消費的辦法就是擁有他們需要的那些附件/汽車精品;

推薦(免費、直接的活廣告):你的客戶會非常滿意,如果他們能夠馬上得到他們渴望的配件。當(dāng)然,你的每位這樣的客戶還會最少為你推薦7位潛在客戶,這難道不是增大你的庫存周轉(zhuǎn)率的好辦法嗎?

二、庫存的資產(chǎn)角色

較好的配件滿足率不僅可以為服務(wù)中心帶來較好的收益,還可獲得較高的客戶滿意度。

信譽

庫存的分類和數(shù)量影響著你的服務(wù)中心的信譽。良好的信譽會給你帶來更多的收益。

庫存產(chǎn)生效益

服務(wù)中心所使用的所有場地都應(yīng)該為你帶來利潤,你的配件部門也應(yīng)該這樣,你的庫存是你獲得利潤的重要工具。

資金流動

服務(wù)中心的投資并不是一個小的數(shù)目,而配件庫存在其中占了很大的比例。雖然我們知道配件滿足率、客戶滿意度對于我們的重要性,但是過高的庫存同樣也會減少你的流動資金,你需要在配件滿足率和流動資金兩者之間找到一個平衡點。

庫存周轉(zhuǎn)率,是衡量庫存是否合理的,周轉(zhuǎn)率是表示庫存資金的周轉(zhuǎn)速度,

庫存周轉(zhuǎn)率=庫存配件金額(A價)/月銷售配件總額(A價)

三、庫存水平的控制與管理

庫存水平的控制與管理里就是庫存成本與配件滿足率的控制與管理,就是較低的庫存成本與較高配件滿足率的平衡點的控制與管理。理想的平衡點提供了理想的利益率。

ABC監(jiān)測法

介紹ABC監(jiān)測法"重要的少數(shù)"就可以把物料的成本控制得最理想。對重點商品或項目的管理手段。

ABC分析的具體做法是:首先將商品依暢銷度排行,計算出每一項商品銷售額比及累計構(gòu)成比,以累計構(gòu)成比為衡量標準,即:

80%的銷售額約由20%的商品創(chuàng)造,此類商品為A類商品;

15%的銷售額約由40%的商品創(chuàng)造,此類商品為B類商品;

5%的銷售額約由40%的商品創(chuàng)造,此類商品為C類商品

安全庫存

良好的配件滿足率是商業(yè)成功的重要標志。庫存訂貨和安全庫存,以及其他影響因素:

訂貨庫存和安全庫存

維修站定購政策;

供貨商的供貨能力;

供貨商的供貨時間。

四、庫存盤點

庫存盤點是配件庫存管理中的一項重要工作:

庫存盤點的計劃

良好的準備是工作的一半,這意味著你必須做好以下工作:

確定庫存盤點工作的組織者;

確定庫存盤點的方法與時間;

作好庫房準備;

確定庫存盤點人員并解釋/培訓(xùn)相關(guān)事宜;

打印庫存盤點單。

庫存盤點的種類

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