制定合理的工作計(jì)劃

第二章 做最有效率的工作者 制定合理的工作計(jì)劃 　　要充分利用時(shí)間，就要制定時(shí)間計(jì)劃。 　　只要你有時(shí)間計(jì)劃， 　　就可以按照計(jì)劃順利進(jìn)行，做事到位。 　　工作必須要有計(jì)劃。無論是對(duì)于自己未來的整體計(jì)劃，還是處理每一天的工作的計(jì)劃，都是你充分利用有限的時(shí)間和精力，為自己的事業(yè)大廈不斷夯實(shí)基礎(chǔ)所必不可少的。 　　對(duì)于職場(chǎng)中人來說，如果預(yù)先沒有周詳?shù)挠?jì)劃，沒有想好自己將要走的每一步，即使有再多么宏偉的目標(biāo)也只能是望洋興嘆。有限的時(shí)間和精力都被所走的彎路消耗掉了，當(dāng)他們好不容易回到正軌上來時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)沒有力氣走下去了。所以，必須從一開始就在每一次行動(dòng)之前定好計(jì)劃，盡可能做到在最短的時(shí)間內(nèi)，花費(fèi)最少的精力能夠取得有效的成果。 　　現(xiàn)在，讓我們一起分享一個(gè)小故事，或許它比一板一眼的說教更能使你領(lǐng)會(huì)到計(jì)劃的重要性。 　　1976年的冬天，當(dāng)時(shí)的邁克爾19歲，在休斯頓大學(xué)主修電腦。他是一個(gè)狂熱的音樂愛好者，同時(shí)也具有一副天生的好嗓子，對(duì)于他來說，成為一個(gè)音樂家是他一生中最大的目標(biāo)。因此，只要有多余的一分鐘，他也要把它用在音樂創(chuàng)作上。 　　邁克爾知道寫歌詞不是自己的專長(zhǎng)，所以又找了一個(gè)名叫凡內(nèi)芮的年輕人來合作。凡內(nèi)芮了解邁克爾對(duì)音樂的執(zhí)著。然而，面對(duì)那遙遠(yuǎn)的音樂界及整個(gè)美國(guó)陌生的唱片市場(chǎng)，他們一點(diǎn)渠道都沒有。 　　在一次閑聊中，凡內(nèi)芮突然從嘴里冒出了一句話： 　　“What you are doing in 5 years？”（想象你五年后在做什么） 　　邁克爾還來不及回答，他又搶著說：“別急，你先仔細(xì)想想，完全想好，確定了再告訴我�！边~克爾沉思了幾分鐘，開始說：“第一，五年后，我希望能有一張唱片在市場(chǎng)上，而這張唱片很受歡迎，可以得到大家的肯定；第二，五年后，我要住在一個(gè)有很多很多音樂的地方，能天天與一些世界一流的音樂家一起工作。” 　　凡內(nèi)芮聽完后說：“好，既然你已經(jīng)確定了，我們就把這個(gè)目標(biāo)倒過來看。如果第五年，你有一張唱片在市場(chǎng)上，那么你的第四年一定是要跟一家唱片公司簽上合約。 　　“那么你的第三年一定是要有一個(gè)完整的作品，可以拿給很多很多的唱片公司聽，對(duì)不對(duì)？ 　　“那么你的第二年，一定要有很棒的作品開始錄音了。 　　“那么你的第一年，就一定要把你所有要準(zhǔn)備錄音的作品全部編曲，排練好。 　　“那么你的第六個(gè)月，就是要把那些沒有完成的作品修飾好，然后讓你自己可以一一篩選。 　　“那么你的第一個(gè)月，就是要把目前這幾首曲子完工。 　　“那么你的第一個(gè)禮拜，就是要先列出一個(gè)清單，排出哪些曲子需要修改，哪些需要完工�！� 　　凡內(nèi)芮一口氣說完了上述的這些話，停頓了一下，然后接著說：“你看，一個(gè)完整的計(jì)劃已經(jīng)有了，現(xiàn)在你所要做的，就是按照這個(gè)計(jì)劃去認(rèn)真的準(zhǔn)備每一步，一項(xiàng)一項(xiàng)地去完成，這樣到了第五年，你的目標(biāo)就實(shí)現(xiàn)了�！� 　　說來也奇怪，恰好是在第五年，1982年時(shí)，邁克爾的唱片開始在北美暢銷起來，他一天二十四小時(shí)幾乎全都忙著與一些頂尖的音樂高手在一起工作。 　　看完這個(gè)故事，這中間的道理大家應(yīng)該都明白了：不管做什么事情，僅僅低頭努力去做是不夠的，必須有一個(gè)詳細(xì)的計(jì)劃，然后把計(jì)劃中的每一步的準(zhǔn)備好，接下來的事情就很簡(jiǎn)單了，只要一步一步地去完成就行了，當(dāng)你把最后一步完成的時(shí)候，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，目標(biāo)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了。 　　譬如你準(zhǔn)備建造一棟房子，那你首先得有一張?jiān)敿?xì)的設(shè)計(jì)圖紙，能夠讓人一眼就看清楚房子的結(jié)構(gòu)、外觀，房間的規(guī)格多少，窗戶如何安置等等。而為了將這棟房子建好，你就必須得反復(fù)思考，再三斟酌，認(rèn)真制定行動(dòng)的步驟。然后，依照設(shè)計(jì)圖紙，從打地基開始，一步步地進(jìn)行下去。 　　這和我們每天的工作也是如此的相似。如果從早上一上班就毫無頭緒，抓起那個(gè)做那個(gè)，那結(jié)果不是完不成工作，就是有的工作忘了做。精心安排好的計(jì)劃尚且有意外的出現(xiàn)，更何況本就沒有預(yù)先的設(shè)想呢？所以，每次開始工作前必須想好要走的每一步。 　　事情是如此的多，而工作又千頭萬緒。不少人抱怨：每天總是忙碌而凌亂，有時(shí)候累得暈頭轉(zhuǎn)向，卻又常常將一些重要的事遺忘，真不知道該怎么辦才好？ 　　其實(shí)，在工作中，如果你準(zhǔn)備制定計(jì)劃，把自己的時(shí)間合理地安排好，請(qǐng)記住下列這些成功的要訣： 　　1．時(shí)間計(jì)劃要詳盡而且實(shí)際。 　　制定計(jì)劃時(shí)不要超過你的實(shí)際能力范圍，而且內(nèi)容一定要詳盡。比方說，如果你想學(xué)習(xí)西班牙語，那么你不妨制定一個(gè)學(xué)習(xí)計(jì)劃，安排星期一、星期三和星期五下午5：30開始聽20分鐘的西班牙語錄音磁帶，星期二和星期四學(xué)習(xí)語法。這樣一來，你每個(gè)星期都能更實(shí)在地接近、實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)。 　　2.設(shè)定起始日期。 　　強(qiáng)制自己按時(shí)完成工作任務(wù)是讓時(shí)間增值的有效方法。有些意志不堅(jiān)定的人，也許會(huì)不自覺地寬容自己，少做一天也無所謂，推遲一天也不要緊。要知道，任何事都有期限，有時(shí)候往往是由于設(shè)定期限的觀念不強(qiáng)，而壞了大事。 　　3．負(fù)責(zé)任地制定計(jì)劃。 　　不要為自己的間題去埋怨別人，而應(yīng)該設(shè)法解決這些問題，并且防止它們?cè)俣劝l(fā)生。有效地管理好自己的時(shí)間，并把它們用在最有意義的事情上。如果你從來沒有過屬于自己的時(shí)間，那么停下來，不要再去埋怨或責(zé)怪外部因素，間題可能出在你自己的身上。 　　4．平衡分配時(shí)間。 　　在你每個(gè)星期的時(shí)間規(guī)劃中，不要忘記了平衡分配時(shí)間的重要性。時(shí)間規(guī)劃的內(nèi)容應(yīng)該包括工作、娛樂、家人相聚、朋友相會(huì)以及精神領(lǐng)域的追求。在規(guī)劃每周的時(shí)間時(shí)，一定要給自己留出一點(diǎn)時(shí)間，并且像做其他事情那樣把要點(diǎn)記在你的記事本上。 　　比如說你在記事本上注明了星期三的晚上21：00至23：00閱讀書籍，那么除非在那個(gè)時(shí)間里發(fā)生了特別緊急的事情，否則不要因?yàn)槭橇艚o自己的時(shí)間而掉以輕心，隨便改變計(jì)劃。這樣做不但能保證你得到屬于自己的時(shí)間，還能讓你每個(gè)星期都有一個(gè)愉快的期盼。這兩個(gè)小時(shí)是你送給自己的札物，要由此開始，慢慢地增加留給自己的時(shí)間。 　　隨著時(shí)間的推移，你會(huì)漸漸地對(duì)在掛歷或記事本上計(jì)劃時(shí)間的做法習(xí)以為常，養(yǎng)成合理使用時(shí)間的好習(xí)慣。反過來，這個(gè)良好的習(xí)慣又有助于你更好地計(jì)劃時(shí)間和決定優(yōu)先順序。 　　每隔幾周安排一天作為“預(yù)備時(shí)間”，在這一天里不要安排任何活動(dòng)，也用不著規(guī)劃它。這一天只用于去完成前面未完成的工作。 　　5.講求效率與效果 　　效率和效果永遠(yuǎn)是衡量做事程度的標(biāo)準(zhǔn)。要想講求效率與可從以下4點(diǎn)來做： 　�。�1）采取快捷的工作方式。 　　完成一項(xiàng)工作有多種方式去工作，將不知節(jié)省多少時(shí)間如果一生都能采取快捷的方式比如通知各個(gè)部門召開一個(gè)會(huì)議，你是一個(gè)個(gè)打電話通知，還是寫信或發(fā)傳真？顯然寫信的方式最慢，傳真和打電話同樣快。如果打電話，受話人不在辦公室，你還需要再聯(lián)系，半天后才能找到受話人，還是沒達(dá)到快捷的目的。而如果發(fā)傳真，無論受話人在不在辦公室，他回到寫字臺(tái)時(shí)都會(huì)看到，可以節(jié)省再次打電話找受話人所浪費(fèi)的時(shí)間。對(duì)于完成同樣的工作而言，高效工作者總是善于動(dòng)腦子，能比別人更加快捷迅速地完成任務(wù)。 　�。�2）只做自己該做的事。 　　一個(gè)人的精力是有限的，所以做事首先要考慮自己的身份，該你做的事要努力去做，不該你做的事就不要多管，除非有特別的原因。 　�。�3）激勵(lì)自我。 　　為了達(dá)到工作目標(biāo)，你可以事先給自己制定一個(gè)獎(jiǎng)懲措施。例如，每完成一項(xiàng)工作任務(wù)，為自己記上一筆，等到完成若干項(xiàng)時(shí)，允許自己去游玩一番，或者獎(jiǎng)勵(lì)自己和同事、朋友到大飯店吃一頓。如果工作完成不了，你必須受到懲罰。 　�。�4）全力以赴沖刺。 　　做事情全力以赴，任何困難都可以迎刃而解。所以，善用時(shí)間者在任何時(shí)候都在向時(shí)間的終點(diǎn)全力沖刺。你若決定幾點(diǎn)鐘之前做什么，就要在這個(gè)時(shí)間到來之前毫不松懈地干到最后。以工作時(shí)間為例：如果5點(diǎn)鐘下班，那么在表的指針完全指內(nèi)5點(diǎn)以前對(duì)工作要全力以赴，5點(diǎn)以后再做回家的準(zhǔn)備，才是正確的態(tài)度。 　　一個(gè)最有效率的工作者要想在工作取得豐碩成果，不能只是盲目地去“奮斗”、“拼搏”，你必須先對(duì)自己的行動(dòng)做一個(gè)周詳?shù)挠?jì)劃。要具體到每一次的行動(dòng)都這樣做，才能確保每一次行動(dòng)的有效成果最后累積成為事業(yè)的成功。 　　

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