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構(gòu)建企業(yè)全面預(yù)算管理體系七步法
作者：李薇
國(guó)際商務(wù)財(cái)會(huì) 2015年07期
一、企業(yè)全面預(yù)算管理存在的問(wèn)題
(一)沒(méi)有很好地支持企業(yè)戰(zhàn)略
全面預(yù)算管理是集團(tuán)型企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃落地的主要手段之一。全面預(yù)算管理的源頭是戰(zhàn)略規(guī)劃，以戰(zhàn)略目標(biāo)為基礎(chǔ)，全面預(yù)算來(lái)自于企業(yè)的長(zhǎng)期目標(biāo)。如果預(yù)算沒(méi)有與公司的戰(zhàn)略結(jié)合，預(yù)算管理所體現(xiàn)的問(wèn)題就只是短期的、暫時(shí)的，預(yù)算不能夠有效地執(zhí)行下去，往往只能針對(duì)當(dāng)期的問(wèn)題，出現(xiàn)“頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳”的情況。
(二)預(yù)算編制的過(guò)程過(guò)于耗時(shí)，成本太高
企業(yè)編制預(yù)算通常是在四季度啟動(dòng)，到下一年的一季度或者1、2月份預(yù)算目標(biāo)制定才會(huì)完成。同時(shí)每季或每月都有預(yù)算分析，半年可能還會(huì)出現(xiàn)預(yù)算調(diào)整。部分集團(tuán)企業(yè)還采用滾動(dòng)預(yù)算，整個(gè)預(yù)算編制時(shí)間非常漫長(zhǎng)。如何判斷企業(yè)預(yù)算編制過(guò)程是否耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)?成本是否過(guò)高?根據(jù)筆者對(duì)幾十家大型集團(tuán)企業(yè)進(jìn)行的預(yù)算最佳實(shí)踐調(diào)研，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)制定是在9月份開(kāi)始，12月初完成。評(píng)價(jià)預(yù)算管理成本是否有效時(shí)，可以從投入產(chǎn)出比的角度來(lái)分析，如果投入大量精力但在使用預(yù)算管理時(shí)沒(méi)有取得任何的效果，甚至影響企業(yè)的發(fā)展，那么預(yù)算管理的成本、時(shí)間應(yīng)評(píng)價(jià)為過(guò)高。
(三)預(yù)算管理缺乏彈性，對(duì)市場(chǎng)的變化反應(yīng)遲鈍
預(yù)算管理的主要目的之一就是對(duì)未來(lái)發(fā)生的情況進(jìn)行一個(gè)預(yù)測(cè)，有些企業(yè)的預(yù)算管理已經(jīng)是形同虛設(shè)，不能夠很好的反應(yīng)市場(chǎng)變化，主要由以下兩方面原因?qū)е拢阂皇穷A(yù)算剛剛編制的時(shí)候是能夠反應(yīng)市場(chǎng)情況的，但當(dāng)市場(chǎng)情況發(fā)生變化，企業(yè)的預(yù)算管理沒(méi)有做出相應(yīng)的反映，即沒(méi)有一種有效的預(yù)算調(diào)整機(jī)制，使得企業(yè)的預(yù)算管理很剛性，靈活性相對(duì)較差。二是有些企業(yè)目前使用的預(yù)算方法以前是可行的，但是現(xiàn)在的市場(chǎng)環(huán)境發(fā)生變化了，現(xiàn)在不可行了，應(yīng)及時(shí)調(diào)整預(yù)算假設(shè)及預(yù)算方法。因此預(yù)算管理缺乏彈性，不能夠很好的反映市場(chǎng)的變化。
企業(yè)預(yù)算管理需要有一個(gè)完善的調(diào)整機(jī)制。如果企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)不能夠隨著市場(chǎng)情況進(jìn)行更新，預(yù)算也失去了對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況預(yù)計(jì)的作用，同時(shí)預(yù)算目標(biāo)和實(shí)際完成結(jié)果相差比較大的話，對(duì)下級(jí)企業(yè)的積極性打擊是比較大的。
企業(yè)可以根據(jù)自己的管理顆粒度適度地進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，如果是進(jìn)行精細(xì)化管理或管理基礎(chǔ)好的企業(yè)，進(jìn)行預(yù)算管理可以相對(duì)剛性一些，但如果是粗放式管理的企業(yè)，進(jìn)行預(yù)算管理時(shí)必須要有一套靈活的預(yù)算調(diào)整機(jī)制。
(四)預(yù)算管理更多注重的是成本的減少，而不注重價(jià)值的增加
目前大多數(shù)企業(yè)的預(yù)算管理基本上由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。從部門(mén)職能上講，財(cái)務(wù)部更關(guān)注成本的減少。成本的控制的確是很重要的預(yù)算內(nèi)容，但是成本有效利用才是最重要的。成本不能無(wú)限制的減少，企業(yè)既要關(guān)注節(jié)流更要關(guān)注開(kāi)源。如果企業(yè)無(wú)限制的壓縮成本會(huì)影響到員工工作積極性，部分情況下一個(gè)部門(mén)的成本減少是以下一個(gè)部門(mén)的成本超支為代價(jià)的。
如何把錢(qián)用在刀刃上?這是預(yù)算管理部應(yīng)該思考的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)更多的從業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行梳理，找出增值和非增值的環(huán)節(jié)，讓有限的資金用在最增值的環(huán)節(jié)。
(五)預(yù)算管理只是強(qiáng)調(diào)上級(jí)下級(jí)的命令與控制
有些集團(tuán)型企業(yè)預(yù)算管理流程是自上而下的，這種自上而下的權(quán)威式預(yù)算管理模式是上級(jí)把預(yù)算目標(biāo)直接下達(dá)給下級(jí)，這種方法適合于小企業(yè)管理。如果企業(yè)規(guī)模比較大，上級(jí)已經(jīng)不能及時(shí)準(zhǔn)確地了解情況或者脫離了基層實(shí)際情況，這種自上而下的目標(biāo)下達(dá)方式就可能會(huì)導(dǎo)致預(yù)算目標(biāo)不切實(shí)際并且影響到下級(jí)企業(yè)的積極性。在預(yù)算管理中員工的參與度不夠，預(yù)算管理執(zhí)行不會(huì)到位。這種缺乏參與活動(dòng)的預(yù)算管理不可能很好的反映企業(yè)實(shí)際情況。雖然管理層在把握企業(yè)宏觀發(fā)展和目標(biāo)方面要比下級(jí)員工更精準(zhǔn)，但是各層的員工對(duì)于具體工作事項(xiàng)方面的了解程度比管理層要更深入，有一些信息的優(yōu)勢(shì)是管理層所不能知道的。因此，應(yīng)采用上下結(jié)合的預(yù)算管理方式。
二、構(gòu)建適合本企業(yè)預(yù)算管理體系的七步法
企業(yè)如何能通過(guò)一些自我診斷的方法確立自己的預(yù)算框架?下面筆者將介紹預(yù)算管理七步法。
(一)圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略確定企業(yè)全面預(yù)算管理目標(biāo)
全面預(yù)算應(yīng)從企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃開(kāi)始，分解為支撐年度目標(biāo)的戰(zhàn)略舉措，以企業(yè)全面預(yù)算模型為依托，用以實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制、執(zhí)行、分析、考核評(píng)價(jià)并最終反饋到下一預(yù)算年度目標(biāo)的閉環(huán)管理。將公司決策層的戰(zhàn)略規(guī)劃、公司經(jīng)營(yíng)層的業(yè)務(wù)計(jì)劃、公司財(cái)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)預(yù)算和公司考核部門(mén)的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估融合一體。所以預(yù)算管理過(guò)程必須是圍繞企業(yè)戰(zhàn)略的制定、實(shí)施、控制而采取的一系列措施的全過(guò)程。企業(yè)的戰(zhàn)略導(dǎo)向、戰(zhàn)略目標(biāo)將直接決定預(yù)算模式的選擇、預(yù)算重點(diǎn)和預(yù)算目標(biāo)如何具體確定。
企業(yè)的戰(zhàn)略來(lái)自于平衡計(jì)分卡，平衡計(jì)分卡簡(jiǎn)稱(chēng)“BSC”(Balanced Score Card)于1992年由哈佛大學(xué)名師羅伯·卡普蘭及大衛(wèi)·諾頓(David Norton)首度提出。平衡計(jì)分卡是從財(cái)務(wù)、客戶、內(nèi)部運(yùn)營(yíng)、學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)四個(gè)維度，將組織的戰(zhàn)略落實(shí)為可操作的衡量指標(biāo)。企業(yè)可以將平衡計(jì)分卡四個(gè)維度的戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)化為指標(biāo)，再制定相關(guān)的行動(dòng)計(jì)劃，最后行動(dòng)計(jì)劃與具體預(yù)算項(xiàng)目相結(jié)合，形成企業(yè)具有戰(zhàn)略意義的預(yù)算目標(biāo)。
(二)從企業(yè)的性質(zhì)和管理要求出發(fā)，確定預(yù)算的范圍
在企業(yè)實(shí)施預(yù)算管理時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)具體的情況選擇不同的責(zé)任中心進(jìn)行預(yù)算管理，實(shí)現(xiàn)分步實(shí)施并降低風(fēng)險(xiǎn)。哪些企業(yè)要納入預(yù)算管理范圍之內(nèi)?編制的內(nèi)容有哪些?哪些企業(yè)要編制所有的收入成本資本預(yù)算?哪些單位只編制收入預(yù)算?哪些單位只編制成本預(yù)算?這一系列問(wèn)題需要企業(yè)有一個(gè)相對(duì)完整的預(yù)算編制模型(見(jiàn)圖1)。
圖1 企業(yè)預(yù)算編制模型圖
通常企業(yè)的預(yù)算管理路徑有兩條線：
1.從總預(yù)算出發(fā)的營(yíng)運(yùn)線路
(1)銷(xiāo)售預(yù)算：是企業(yè)預(yù)算管理的起點(diǎn)，企業(yè)要根據(jù)自己的戰(zhàn)略進(jìn)行銷(xiāo)售價(jià)格和銷(xiāo)售量的預(yù)算。
(2)生產(chǎn)預(yù)算：根據(jù)銷(xiāo)售預(yù)算的數(shù)量，結(jié)合企業(yè)的安全庫(kù)存量進(jìn)行生產(chǎn)量的預(yù)算。
(3)直接材料預(yù)算、直接人工預(yù)算、間接費(fèi)用預(yù)算、銷(xiāo)貨成本預(yù)算：通過(guò)這四個(gè)預(yù)算來(lái)了解我們企業(yè)為了完成生產(chǎn)預(yù)算的生產(chǎn)量，而需要多少的生產(chǎn)成本以及銷(xiāo)售的成本。
(4)銷(xiāo)管費(fèi)用預(yù)算：銷(xiāo)售費(fèi)用以及管理費(fèi)用預(yù)算是企業(yè)比較關(guān)鍵的預(yù)算，需要企業(yè)制定的越細(xì)越好，而且更需要將預(yù)算假設(shè)論證清楚。
(5)模擬損益表：編制模擬損益表的主要目的就是評(píng)估企業(yè)的銷(xiāo)售活動(dòng)所引發(fā)的一系列成本活動(dòng)，導(dǎo)致最終的業(yè)績(jī)情況如何?是否達(dá)到股東的滿意程度。
2.從總預(yù)算出發(fā)的財(cái)務(wù)線路
(1)資本預(yù)算：來(lái)自于企業(yè)的戰(zhàn)略，評(píng)估企業(yè)所需要進(jìn)行的資本投資情況。
(2)現(xiàn)金預(yù)算：通過(guò)預(yù)測(cè)企業(yè)的現(xiàn)金流入、現(xiàn)金流出、投融資情況�，F(xiàn)金預(yù)算格式并不復(fù)雜，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要，很多企業(yè)有美好的規(guī)劃、利潤(rùn)指標(biāo)非常好，但沒(méi)有關(guān)注現(xiàn)金流而導(dǎo)致技術(shù)性破產(chǎn)。
(3)模擬資產(chǎn)負(fù)債表和現(xiàn)金流量表：與營(yíng)運(yùn)線路中的模擬損益表的作用類(lèi)似，通過(guò)資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和現(xiàn)金流量表三大報(bào)表來(lái)綜合評(píng)估企業(yè)預(yù)算行動(dòng)是否達(dá)到績(jī)效要求。
(三)根據(jù)預(yù)算期的焦點(diǎn)矛盾，規(guī)劃預(yù)算編制的起點(diǎn)
企業(yè)進(jìn)行全面預(yù)算管理之前，企業(yè)應(yīng)先診斷自身所處的生命周期階段，再選擇不同的發(fā)展模式。通常企業(yè)生命周期分成四個(gè)階段：初創(chuàng)期、成長(zhǎng)期、成熟期和轉(zhuǎn)型期。處于不同的生命周期階段，企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)、管理模式、風(fēng)險(xiǎn)都是不同的。針對(duì)這三個(gè)不同點(diǎn)，我們要制定不同的預(yù)算管理方法。
1.初創(chuàng)期
發(fā)展目標(biāo)就是生存。這時(shí)候企業(yè)的規(guī)模比較小而且結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，管理的權(quán)利集中，人員也不是很完整。對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)是資本開(kāi)支和新產(chǎn)品對(duì)企業(yè)現(xiàn)金流的影響。在初創(chuàng)期，企業(yè)的資本投入、新產(chǎn)品的市場(chǎng)接受程度都對(duì)企業(yè)未來(lái)的生存會(huì)產(chǎn)生重大影響，這時(shí)候企業(yè)的預(yù)算管理應(yīng)以資本預(yù)算為起點(diǎn)，要把企業(yè)可供支配的長(zhǎng)期性的資金做最優(yōu)規(guī)劃。
2.成長(zhǎng)期
此時(shí)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)就是擴(kuò)大市場(chǎng)份額。因?yàn)槠髽I(yè)研發(fā)的產(chǎn)品已經(jīng)被市場(chǎng)所接受，下一個(gè)目標(biāo)就是如何迅速擴(kuò)大收入。隨著企業(yè)規(guī)模越來(lái)越大，企業(yè)慢慢開(kāi)始重視制度的建設(shè)，成長(zhǎng)期預(yù)算管理模式主要以銷(xiāo)售收入為起點(diǎn)，由銷(xiāo)售收入決定生產(chǎn)規(guī)模，決定到底要不要擴(kuò)大生產(chǎn)。如果銷(xiāo)售目標(biāo)超過(guò)企業(yè)的生產(chǎn)能力，在做預(yù)算的時(shí)候要做相應(yīng)的調(diào)整。通過(guò)以收入為起點(diǎn)的預(yù)算管理，企業(yè)同時(shí)也會(huì)發(fā)現(xiàn)在采購(gòu)方面、資金方面有哪些不足，其他一切目標(biāo)都是為了保證銷(xiāo)售收入，繼而達(dá)到企業(yè)的績(jī)效目標(biāo)。成長(zhǎng)期的預(yù)算管理模式是以銷(xiāo)售收入為起點(diǎn)。
3.成熟期
此時(shí)企業(yè)的目標(biāo)就是追求利潤(rùn)。進(jìn)入成熟期的產(chǎn)品已經(jīng)在市場(chǎng)上飽和，企業(yè)的銷(xiāo)售收入增長(zhǎng)非常有限。當(dāng)沒(méi)有明顯的替代品出現(xiàn)時(shí)，銷(xiāo)售收入會(huì)處于一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定時(shí)期，企業(yè)將更多精力投入到規(guī)范管理上，開(kāi)始重視預(yù)算管理、成本管理和績(jī)效管理。成熟期還會(huì)面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)就是價(jià)格的下降對(duì)成本的壓力。企業(yè)的規(guī)模越來(lái)越大，更多的機(jī)器設(shè)備造成固定成本比較多，一旦產(chǎn)品價(jià)格下降導(dǎo)致收入和利潤(rùn)下降。企業(yè)固定成本高時(shí)對(duì)成本的可控性就差。成熟期的企業(yè)由于收入的增長(zhǎng)相對(duì)穩(wěn)定，他的預(yù)算管理的目標(biāo)就是以成本控制為中心，預(yù)算管理模式以成本控制為起點(diǎn)。
4.衰退期(轉(zhuǎn)型期)
本階段企業(yè)產(chǎn)品慢慢出現(xiàn)了替代品，銷(xiāo)量也開(kāi)始逐漸的下滑，對(duì)于企業(yè)而言急需確定一個(gè)新的發(fā)展方向和新的商業(yè)模式，此時(shí)的企業(yè)處于轉(zhuǎn)型期比較動(dòng)蕩，保持良好的現(xiàn)金流是最關(guān)鍵的，此時(shí)預(yù)算管理模式也是以現(xiàn)金流量為起點(diǎn)。
(四)根據(jù)企業(yè)的管理環(huán)境，設(shè)計(jì)預(yù)算編制的流程
企業(yè)的預(yù)算管理到底是自上而下，還是自下而上?還是上下結(jié)合(混合式)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的管理環(huán)境和規(guī)模進(jìn)行選擇。通常企業(yè)預(yù)算編制流程分為三種類(lèi)型：權(quán)威式，參與式、混合式(見(jiàn)表1)。權(quán)威式即自上而下的方式，上級(jí)將預(yù)算目標(biāo)或指標(biāo)直接分配給下級(jí)執(zhí)行；參與式即自下而上的方式，上級(jí)更多的聽(tīng)取下級(jí)的意見(jiàn)共同制定預(yù)算目標(biāo)；混合式即前兩種方式的結(jié)合，上級(jí)自上而下的溝通戰(zhàn)略目標(biāo)，下級(jí)自下而上的實(shí)施和執(zhí)行目標(biāo)。
(五)按有效使用的原則建立預(yù)算管理體系，選擇不同的組織模式
預(yù)算組織是財(cái)務(wù)預(yù)算機(jī)制運(yùn)行的基本保證。預(yù)算管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)必須建立在完善的預(yù)算管理組織機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上。管理的層級(jí)有不同的要求，但都要遵循有效使用的原則。企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)立財(cái)務(wù)預(yù)算委員會(huì)或預(yù)算管理辦公室，在企業(yè)起到制定預(yù)算管理制度，幫助預(yù)算有效執(zhí)行的目的。
(六)根據(jù)不同的項(xiàng)目預(yù)算，選擇不同的預(yù)算編制方法
預(yù)算編制方法有很多，通常有增量預(yù)算、零基預(yù)算、彈性預(yù)算、滾動(dòng)預(yù)算、項(xiàng)目預(yù)算等，企業(yè)不是只能用一種方法編制預(yù)算。企業(yè)應(yīng)要根據(jù)不同的項(xiàng)目、不同的成本費(fèi)用特點(diǎn)，選定不同的方法。有些企業(yè)成本項(xiàng)目比較簡(jiǎn)單且數(shù)額較大，可以使用零基預(yù)算；有些企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境比較平穩(wěn)，歷史數(shù)據(jù)可借鑒，企業(yè)可以使用增量預(yù)算；有些企業(yè)可以彈性預(yù)算進(jìn)行預(yù)算結(jié)果的差異分析，找到績(jī)效管理的真實(shí)動(dòng)因。
(七)建立預(yù)算管理保障制度
建立本企業(yè)的預(yù)算制度要圍繞預(yù)算的控制力和約束力，建立完善預(yù)算的保障制度。要想預(yù)算在企業(yè)真正發(fā)揮作用，就依靠保障制度，企業(yè)應(yīng)在設(shè)定預(yù)算目標(biāo)的同時(shí)完善預(yù)算管理的制度保障。
作者介紹：李薇，用友軟件股份公司
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