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論數(shù)字化檔案管理的新思路
論數(shù)字化檔案管理的新思路
李瑋
�。ê邶埥⊥顿Y總公司，黑龍江哈爾濱150090）
摘要：當(dāng)前，檔案管理工作步入了數(shù)字化時(shí)代，利用現(xiàn)代化技術(shù)有效管理各種信息資源，已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。結(jié)合前沿技術(shù)，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理勢在必行。關(guān)鍵詞：數(shù)字化；信息；檔案；新思路
一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵
所謂數(shù)字化檔案管理是指對(duì)具有高度價(jià)值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集、加工、整理和保管并實(shí)施電子存取服務(wù)。數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)，是檔案館建設(shè)在信息時(shí)代的必然要求。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新—代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。
二、數(shù)字化檔案管理的重要性
檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。計(jì)算機(jī)的廣泛使用，使大量的數(shù)字檔案信息形成，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化檔案管理還能使資料能及時(shí)歸檔，盡快提供利用。同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。從而提高了辦公效率。
數(shù)字化檔案管理的落實(shí)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。
檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工后，社會(huì)公眾（開放檔案）和各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統(tǒng)檔案利用方式對(duì)檔案實(shí)體多次輾轉(zhuǎn)造成的時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率
檔案因經(jīng)常外借翻閱易產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護(hù)檔案實(shí)體的安全。
三、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路
�。ㄒ唬┕芾砣藛T的素質(zhì)需提高
隊(duì)伍素質(zhì)的提高是有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要準(zhǔn)備。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一
項(xiàng)非常重要的工作。沒有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，就不可能實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，更要努力學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。堅(jiān)持用新思路、新體制、新機(jī)制、新方式進(jìn)行培訓(xùn)，在短時(shí)間內(nèi)走出加快檔案數(shù)字化建設(shè)的新路子，不斷推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，同時(shí)，堅(jiān)持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。有針對(duì)性地對(duì)廣大檔案工作者進(jìn)行檔案知識(shí)的再培訓(xùn)、再教育，使廣大檔案工作者加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)的更新，樹立檔案數(shù)字化工作是第一要?jiǎng)?wù)的思想。從基本知識(shí)人手，全面細(xì)致掌握檔案工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)和知識(shí)點(diǎn)，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室。
�。ǘ⿺�(shù)字化管理中需要個(gè)性化服務(wù)
數(shù)字化管理不能局限于單個(gè)檔案館管理系統(tǒng)，而是要集成全社會(huì)的資源構(gòu)成
強(qiáng)大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動(dòng)態(tài)性檔案管理服務(wù)。檔案管理要求根據(jù)用戶的實(shí)際任務(wù)搜集選擇各種信息，檔案管理強(qiáng)調(diào)利用自己獨(dú)特的檔案信息和能力為用戶創(chuàng)造價(jià)值，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實(shí)現(xiàn)價(jià)值；通過直接介入用戶課題的最關(guān)鍵部分來提高服務(wù)價(jià)值。檔案工作人員通過發(fā)揮自主的管理能力、研究能力和創(chuàng)新精神為用戶提供創(chuàng)新性的服務(wù)，做好個(gè)性化服。
�。ㄈ⿲�(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息相聯(lián)結(jié)
要建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息的聯(lián)結(jié)，這既是提高數(shù)字化檔案利用率的要求，也是加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理軟件發(fā)展自身的要求。在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點(diǎn)或網(wǎng)頁，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
同一種檔案在數(shù)字化后可以生成不同的格式，在實(shí)際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲(chǔ)生產(chǎn)圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲(chǔ)輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內(nèi)容較多的文件。
采用服務(wù)器、磁盤陣列、光盤等多種存儲(chǔ)方式對(duì)數(shù)字化后的文件進(jìn)行安全存儲(chǔ)，依據(jù)檔案的類別建好相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，以文件的檔號(hào)為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲(chǔ)到對(duì)應(yīng)的目錄下。規(guī)范文件名稱及存儲(chǔ)邏輯結(jié)構(gòu)，便于對(duì)加工好的文件進(jìn)行組織和掛接利用。
《論數(shù)字化檔案管理的新思路》
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