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校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析論文
高校校園辦公系統(tǒng)涉及多個部門，如總務(wù)處、財(cái)務(wù)處、教務(wù)處與招生辦等。傳統(tǒng)校園辦公系統(tǒng)下，各部門主管負(fù)責(zé)分配任務(wù)，明確各個部門應(yīng)負(fù)責(zé)的事項(xiàng)和應(yīng)統(tǒng)籌的數(shù)據(jù)。由于學(xué)生人數(shù)多，人工核對數(shù)據(jù)難免出錯，且效率相對較低下，由此一來，數(shù)據(jù)使用方便可能做出錯誤決策，對校園辦公產(chǎn)生沖擊。因此，有必要充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)力量，構(gòu)建以B/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)。之所以創(chuàng)建這個系統(tǒng)，主要在于該系統(tǒng)具有以下完善的功能：工作流應(yīng)用。該功能有利于一組人員合理地進(jìn)行工作交互，使學(xué)生、教職工數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)有序化處理；異地辦公。以B/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)能支持用戶隨時隨地訪問并進(jìn)行數(shù)據(jù)管理；信息錄入。學(xué)生和教職工的姓名、電話、錄取專業(yè)等多種信息只需要輸入，便能實(shí)現(xiàn)多級權(quán)限自動分配，使不同用戶了解自身權(quán)限范圍內(nèi)的學(xué)生和教職工情況，加之該系統(tǒng)具有信息查詢與打印功能，便于用戶及時調(diào)取數(shù)據(jù)或者對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改；數(shù)據(jù)共享。系統(tǒng)內(nèi)部同一權(quán)限的用戶能夠查詢并打印所需要的數(shù)據(jù)，或?qū)?shù)據(jù)導(dǎo)出成電子表格，抑或是對其進(jìn)行二次編輯并歸檔；用戶內(nèi)部溝通。系統(tǒng)支持不同用戶通過系統(tǒng)內(nèi)部信息交流平臺及時發(fā)送互動信息，全面提升工作效率，減少電話溝通。然而，以B/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的以上功能還有待進(jìn)一步完善，或做進(jìn)一步設(shè)計(jì)與開發(fā)，這也是本篇文章探討的重點(diǎn)。
一、設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能模塊，明確校園辦公系統(tǒng)的整體架構(gòu)
以B/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)應(yīng)細(xì)化成五大模塊，一是信息錄入模塊，二是信息管理模塊，三是信息查詢模塊，四是信息打印模塊，五是內(nèi)部留言模塊。其中最關(guān)鍵的是信息管理模塊。為了提高用戶處理數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)的效率，設(shè)計(jì)時針對部門差異設(shè)置相應(yīng)的用戶權(quán)限。不同權(quán)限下能看到的數(shù)據(jù)不同，但僅有符合用戶權(quán)限范圍時，用戶才能對其數(shù)據(jù)進(jìn)行更改與調(diào)整。
二、設(shè)計(jì)各部門的權(quán)利權(quán)限，做好相應(yīng)的權(quán)限分配
不同部門具有的系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)完成后，還應(yīng)做好獨(dú)立權(quán)限設(shè)計(jì)。此設(shè)計(jì)應(yīng)根據(jù)各部門的具體工作職能來明確。其中，招生辦主要負(fù)責(zé)輸入新生的基本信息；教務(wù)處負(fù)責(zé)核對、調(diào)整、確認(rèn)學(xué)生和教職工的信息，應(yīng)具有一定的數(shù)據(jù)修改權(quán)限；學(xué)工處負(fù)責(zé)學(xué)生與教職工的宿舍安排與住宿狀況更改；各系部對本系學(xué)生的各項(xiàng)信息進(jìn)行輸入，并做好專業(yè)分配；財(cái)務(wù)處需統(tǒng)籌學(xué)生住宿、系部學(xué)生登記情況，制作相關(guān)收費(fèi)表格，并落實(shí)相關(guān)收費(fèi)工作；總務(wù)處重在發(fā)放各種用品，每種用品都要有財(cái)務(wù)收據(jù)才可操作，且數(shù)據(jù)應(yīng)掃描并輸入到辦公系統(tǒng)內(nèi)，以防止紙質(zhì)數(shù)據(jù)丟失無法找回。
三、設(shè)計(jì)簡化的業(yè)務(wù)流程，提高數(shù)據(jù)等管理效率
以B/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)使用前必須要求用戶登錄，且每個用戶權(quán)限均由超級管理員進(jìn)行分配。其具體設(shè)置如下：首先是信息錄入，主要指錄入本校學(xué)生的各項(xiàng)基本信息。這些信息只有招生辦用戶有權(quán)登錄操作，其他部門的用戶不得登錄該模塊錄入或修改學(xué)生基本信息；其次是信息管理。不同部門根據(jù)超級管理員分配中俄權(quán)限管理操作學(xué)生信息與數(shù)據(jù)；再者，設(shè)置每個已登錄用戶都能應(yīng)用的信息查詢、打印、內(nèi)部留言板塊。因?yàn)樾畔⒐芾硎且訠/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的關(guān)鍵，所以應(yīng)適當(dāng)?shù)叵拗破渲幸恍┝鞒�。如�?cái)務(wù)處在宿舍登記部門、系部暫未確定學(xué)生數(shù)據(jù)情況時，無法跨越以上兩個流程對下達(dá)收費(fèi)要求，并進(jìn)行收費(fèi)登記；同理，在財(cái)務(wù)部未對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)點(diǎn)擊確定時，總務(wù)部不能發(fā)放相關(guān)用品。
四、設(shè)計(jì)系統(tǒng)各項(xiàng)細(xì)化數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)專項(xiàng)管理效率
一般而言，以B/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)應(yīng)包括六個細(xì)化的數(shù)據(jù)庫，每個細(xì)化數(shù)據(jù)庫有一個對應(yīng)的表格。具體來看，一是由Admin超級管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌各個用戶及其權(quán)限的數(shù)據(jù)表；二是與專門分配、落實(shí)等有關(guān)的Class專業(yè)設(shè)置表；三是用戶互動溝通的Gbook留言簿表；四是防止下載的NoDownload數(shù)據(jù)表，該數(shù)據(jù)內(nèi)含長二進(jìn)制的文件；五是User部門用戶表；六是針對學(xué)生的StudentInfo學(xué)生信息表。
五、設(shè)計(jì)錄入信息的具體項(xiàng)目，增強(qiáng)信息的完整性
以B/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)在信息錄入方面應(yīng)盡可能分配好以下細(xì)項(xiàng)：學(xué)生的姓名與性別、政治面貌、家庭地址、畢業(yè)學(xué)校、家長姓名、聯(lián)系電話、學(xué)制、錄取專業(yè)、錄取狀態(tài)、郵政編碼、備注等。同時設(shè)置該模塊僅由招生辦用戶可登錄錄入、修改和刪除，從而提高信息管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。
六、設(shè)計(jì)信息管理、查詢與打印
以B/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置信息管理、查詢與錄入功能，其中信息管理模塊上，使用戶登錄后能對相應(yīng)權(quán)限下的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括對學(xué)生信息進(jìn)行管理、對繳費(fèi)信息進(jìn)行確認(rèn)等；信息查詢設(shè)置兩種查詢方式，一是編號查詢，二是姓名查詢，同時，支持模糊查詢。如嵌入關(guān)鍵詞“陳”，便能查詢到歷來與“陳”有關(guān)的學(xué)生、教職工的信息與數(shù)據(jù)；信息打印設(shè)計(jì)與上相似，既可準(zhǔn)確查詢，又支持模糊查詢。系統(tǒng)設(shè)計(jì)時，要盡可能細(xì)分打印模塊，如將繳費(fèi)金額分一打印模塊、用品發(fā)放情況分一打印模塊。
總而言之，以B/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的校園協(xié)同辦公管理系統(tǒng)應(yīng)盡可能發(fā)揮自身功能，將數(shù)據(jù)資源、人工操作、校園辦公事務(wù)相互聯(lián)合起來，形成協(xié)同辦公系統(tǒng)，從而極大程度地提高校園協(xié)同辦公效率，增強(qiáng)校園辦公系統(tǒng)用戶的高效工作體驗(yàn)。
參考文獻(xiàn):
[1]趙宇星.基于B/S架構(gòu)的智能協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].《吉林大學(xué)》,2014.
[2]胡雯.基于B/S架構(gòu)的辦公自動化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].北京郵電大學(xué),2014
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