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ERP系統(tǒng)在會(huì)計(jì)核算中的作用的論文
摘要:會(huì)計(jì)核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變動(dòng)過程及其結(jié)果,為政府部門、投資者、債權(quán)人以及企業(yè)管理層提供有關(guān)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的重要信息。隨著ERP技術(shù)的發(fā)展,以及更多的企業(yè)集團(tuán)成功實(shí)施和運(yùn)用ERP系統(tǒng),會(huì)計(jì)核算組織形式,會(huì)計(jì)核算人員的身份,核算的工具、方法、程序以及成果等均發(fā)生了巨大變化。
關(guān)鍵詞:ERP;會(huì)計(jì)核算;業(yè)務(wù)流程
在信息技術(shù)高速發(fā)展、信息化程度越來越高的今天,利用信息化改造和推動(dòng)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè),信息化提升企業(yè)整體管理水平一個(gè)重要手段就是實(shí)施應(yīng)用ERP(Enterprise Resources Planning,即企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)作為一種管理工具,在滿足企業(yè)發(fā)展需求的同時(shí)也對企業(yè)原有傳統(tǒng)管理模式展開了挑戰(zhàn),ERP系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用對企業(yè)包括業(yè)務(wù)流程、管理理念及行為模式等方面帶來巨大的沖擊,本文探討了ERP實(shí)施對會(huì)計(jì)核算的一些作用。
一、ERP系統(tǒng)為會(huì)計(jì)核算提供了技術(shù)支撐
1.通過ERP項(xiàng)目實(shí)施,計(jì)算機(jī)的全面配置和網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)作,為企業(yè)會(huì)計(jì)核算提供了先進(jìn)的生產(chǎn)工具。隨著計(jì)算機(jī)在企業(yè)里的普及,我單位財(cái)務(wù)部從2004年開始推行ERP系統(tǒng),逐步建立起了信息化管理平臺,系統(tǒng)平臺的搭建為會(huì)計(jì)核算提供了先進(jìn)的生產(chǎn)線。
2.通過ERP實(shí)施,管理流程的重組與優(yōu)化為會(huì)計(jì)核算生產(chǎn)線打通了“瓶頸”。經(jīng)過業(yè)務(wù)流程重組,企業(yè)整合了采購職能,集中了物資管理,整合了銷售管理,集中了成品管理,更重要的整合了財(cái)務(wù)管理,系統(tǒng)平臺使原來分散辦公變成了零距離,全廠不同地域會(huì)計(jì)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)在一個(gè)平臺上進(jìn)行核算,運(yùn)行了幾十年的兩級核算改成了一級核算,打通了核算生產(chǎn)線的“瓶頸”。
3.基于ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化及自動(dòng)會(huì)計(jì)核算方法,為會(huì)計(jì)核算人員身份轉(zhuǎn)化提供了技術(shù)支撐。實(shí)施ERP后,實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)處理與財(cái)務(wù)核算同步,因此會(huì)計(jì)核算人員其職能進(jìn)行了分化,其中很少一部分人負(fù)責(zé)對系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)會(huì)計(jì)處理設(shè)置,以及系統(tǒng)出現(xiàn)異常時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行分析,這部分人可以理解為“技術(shù)員”,除此之外,采購、庫存、生產(chǎn),銷售等主體流程相關(guān)的主要經(jīng)濟(jì)事項(xiàng),其會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的核算全部是通過自動(dòng)會(huì)計(jì)進(jìn)行處理,其工作主要成了對收付款業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入,對完成后業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的原始憑證進(jìn)行規(guī)集、審核和整理歸檔。因此,這部分會(huì)計(jì)核算人員的身份已經(jīng)轉(zhuǎn)化成了會(huì)計(jì)核算生產(chǎn)線上的“操作工人”。
二、ERP應(yīng)用對企業(yè)會(huì)計(jì)核算的作用
1.ERP對會(huì)計(jì)核算形式和方法產(chǎn)生的作用
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算形式和某些核算方法并不是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理本身所要求的,而是為減少或簡化計(jì)算工作量所致。實(shí)施ERP系統(tǒng)管理,在符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定的前提下,可以從所要達(dá)到的目標(biāo)出發(fā),設(shè)計(jì)出業(yè)務(wù)流程更加合理、效率更高、計(jì)算更精確的會(huì)計(jì)核算形式和核算方法。在使用時(shí),會(huì)計(jì)人員不必再考慮具體的核算方法,只要財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)所提供的核算是正確的,在操作時(shí)執(zhí)行指定的功能,計(jì)算機(jī)就可以高速、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確地完成相應(yīng)的工作。
會(huì)計(jì)核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變動(dòng)過程及其結(jié)果,由總賬、應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構(gòu)成。因此,從物理層面看,ERP的會(huì)計(jì)核算模塊涉及總賬模塊、應(yīng)收賬模塊、應(yīng)付賬模塊、現(xiàn)金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、多幣制模塊和工資核算模塊等等。以現(xiàn)金管理模塊為例,它主要是對現(xiàn)金流入流出的控制以及零用現(xiàn)金及銀行存款的核算。它包括對現(xiàn)金、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟件中,一般都具有票據(jù)維護(hù)、票據(jù)打印、付款維護(hù)、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢、和支票查詢等和現(xiàn)金有關(guān)的功能。此外,它還和應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、總賬等模塊集成,自動(dòng)產(chǎn)生憑證,過入總賬。ERP的應(yīng)用將手工模式下繁重的成本計(jì)算工作量大大簡化了。在ERP標(biāo)準(zhǔn)成本體系中,在產(chǎn)品、產(chǎn)成品和銷售成本均以標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)價(jià)并同時(shí)記錄成本差異,可以大大減少期末成本計(jì)算的工作量,簡化日常賬務(wù)處理。同時(shí),采用ERP進(jìn)行成本管理,通過庫存系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定、資產(chǎn)系統(tǒng)等取出相關(guān)成本數(shù)據(jù)或手工錄入數(shù)據(jù)后,系統(tǒng)就可以自動(dòng)進(jìn)行成本計(jì)算、生成完工產(chǎn)品成本報(bào)表、在產(chǎn)品成本報(bào)表、成本差異分析表等報(bào)表,并保證各種數(shù)據(jù)來源的唯一性,確保數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系正確性,從而避免了手工編制報(bào)表的繁重工作量。
2.ERP對會(huì)計(jì)人員角色轉(zhuǎn)變的作用
實(shí)施ERP系統(tǒng)管理,對會(huì)計(jì)人員角色的影響是顯而易見的。其中,最突出的是,當(dāng)企業(yè)應(yīng)用了ERP系統(tǒng)后,許多資料直接由資料產(chǎn)生處的人員來輸入,會(huì)計(jì)信息會(huì)在交易完成后,自動(dòng)入賬,同時(shí)進(jìn)入相關(guān)分類賬,并自動(dòng)產(chǎn)生報(bào)表,且許多資料直接從系統(tǒng)中即時(shí)存取。這樣,許多原本由會(huì)計(jì)人員來完成的基礎(chǔ)工作已被取代,使財(cái)會(huì)人員從繁重勞動(dòng)中得到解放,工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向信息的深加工。一個(gè)角色可以擁有多個(gè)用戶,而一個(gè)用戶也可以分屬于多個(gè)不同的角色。未來財(cái)會(huì)人員將以企業(yè)診斷者和咨詢者的角色出現(xiàn),但要做好這些工作不僅要求財(cái)務(wù)人員要從單一的財(cái)務(wù)知識結(jié)構(gòu)向復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變,還要求其提高預(yù)測、分析、控制、決策方面的能力。 3.ERP對賬表存儲(chǔ)方式和輸出過程的作用
在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理過程中,總賬、明細(xì)賬、日記賬都有嚴(yán)格區(qū)分,并有其特定的格式,而且存儲(chǔ)介質(zhì)是摸得著、看得見的紙張。在ERP財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)中,賬簿、報(bào)表所需的數(shù)據(jù)是以數(shù)據(jù)庫文件的形式保存在光、電、磁介質(zhì)上的,當(dāng)需要查看這些賬簿或報(bào)表時(shí),只要執(zhí)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息生成和輸出功能,系統(tǒng)會(huì)按事先設(shè)計(jì)的程序自動(dòng)從數(shù)據(jù)庫文件中取得數(shù)據(jù)并進(jìn)行篩選、分類、計(jì)算、匯總,然后按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定的格式,將指定的憑證或賬簿或報(bào)表在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示或送到打印機(jī)打印出來。
4.ERP對財(cái)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)從“核算型向管理型”轉(zhuǎn)變的作用
企業(yè)的發(fā)展,要求各部門及所有員工都必須能為企業(yè)創(chuàng)效創(chuàng)收,ERP實(shí)施后,財(cái)務(wù)部門的工作重點(diǎn)發(fā)生了變化,要求實(shí)現(xiàn)從“核算型向管理型”轉(zhuǎn)變,但核算、服務(wù)是管理的基礎(chǔ),近兩年,財(cái)務(wù)部組織了全體人員進(jìn)行流程培訓(xùn),特別是今年開展一帶一學(xué)習(xí)和成立專題學(xué)習(xí)小組,通過不斷學(xué)習(xí)的形式來提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)。本人還建議,財(cái)務(wù)部也應(yīng)該像生產(chǎn)廠一樣,對各流程應(yīng)該培養(yǎng)和授予專業(yè)技術(shù)尖子,給予其相應(yīng)的待遇,并且要求其能像生產(chǎn)工程師一樣來確保系統(tǒng)和流程的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。
5.ERP對優(yōu)化核算過程的作用
核算過程要求按照“流程負(fù)責(zé)、流程服從、流程支持”的管理新思想來組織會(huì)計(jì)核算。原有的科層職能式會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)由于機(jī)構(gòu)復(fù)雜、層次多,信息傳遞慢,無法滿足企業(yè)快速反映和市場競爭的要求,因此,在核算組織方面設(shè)立了總賬報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷、應(yīng)付核算、庫存核算、應(yīng)收核算、固定資產(chǎn)及其他資產(chǎn)核算等主要核算流程、各個(gè)流程就相當(dāng)于一個(gè)生產(chǎn)車間,會(huì)計(jì)核算應(yīng)基本上是按車間的生產(chǎn)來組織。如應(yīng)收流程主要負(fù)責(zé)對企業(yè)主要產(chǎn)品的銷售結(jié)算、貨款收回及應(yīng)收賬款的管理,在這條生產(chǎn)線上客戶檔案的維護(hù),貨款的收取、錄入與復(fù)核,運(yùn)費(fèi)單據(jù)的分配、結(jié)算單據(jù)的導(dǎo)出,銷售價(jià)格的調(diào)整及銷售折扣的計(jì)算,各個(gè)崗位之間相互制約相互配合,另外,通過對流程關(guān)鍵點(diǎn)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)(如收付款崗位)設(shè)置復(fù)核崗位,來增強(qiáng)對關(guān)鍵環(huán)節(jié)事后檢查監(jiān)督,即加強(qiáng)對會(huì)計(jì)信息產(chǎn)品的質(zhì)檢。再是由對主要流程設(shè)立主管和總監(jiān)職位,實(shí)行經(jīng)辦——主管審批——總監(jiān)監(jiān)督三權(quán)分離,減少事前的審批手續(xù),提高辦事效率,增強(qiáng)事后檢查監(jiān)督,提高核算質(zhì)量,使會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)能高效運(yùn)作。
6.ERP對提高核算人員工作理念的作用
要樹立“日事日畢”的觀念,一方面,會(huì)計(jì)核算從接收、接受入庫至付款結(jié)算、生產(chǎn)消耗至工單完工、收款至銷售出庫,在建工程發(fā)生、固定資產(chǎn)增加、減少至折舊提取,以及各模塊導(dǎo)入總賬、總賬過賬直至報(bào)表編制,從核算流程來說是一環(huán)套一環(huán),尤其是一級核算后,幾個(gè)法人在結(jié)算中心所開內(nèi)部存款賬戶的收付款每月達(dá)上千筆,牽涉幾個(gè)模塊,如果收付款不及時(shí)入賬,內(nèi)部銀行集中月初對賬,則財(cái)務(wù)部關(guān)于5號出報(bào)表的要求只能是一句空話。另外,企業(yè)決策層及其他管理部門不再單單需要傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)告,更需要的是能提供個(gè)性化的動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)報(bào)告,因此,“日事日結(jié)”是核算生產(chǎn)的基本要求,不能像以前一樣將事情集中到一起處理,甚至集中到月末處理,要做到“日事日畢”。
7.ERP對優(yōu)化會(huì)計(jì)核算相關(guān)業(yè)務(wù)流程的作用
傳統(tǒng)的管理流程只要求業(yè)務(wù)流程中涉及財(cái)務(wù)部分的資料送到財(cái)務(wù)部門去處理,導(dǎo)致了財(cái)務(wù)系統(tǒng)對其他同樣重要的管理信息的遺漏。而企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程很多,如以供應(yīng)鏈為主的物流,以生產(chǎn)管理為主的生產(chǎn)流等。在這些業(yè)務(wù)流程中,產(chǎn)生的信息需要和資金流管理相協(xié)調(diào),一旦產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息,要并行送入財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)進(jìn)行加工、存儲(chǔ)和處理,財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)同樣會(huì)及時(shí)將產(chǎn)生的有關(guān)數(shù)據(jù)送給業(yè)務(wù)系統(tǒng),從而保證財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)步調(diào)一致、協(xié)同前進(jìn)。
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