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高校外聯(lián)部的年度工作總結(jié)
經(jīng)過一年的努力，外聯(lián)部共為迎新晚會(huì)、班歌大賽、十佳歌手大賽、社團(tuán)文化節(jié)等多場(chǎng)活動(dòng)拉取了8握壽司、悅視眼鏡、琴韻藝術(shù)、恒安集團(tuán)、萬達(dá)百貨、影城等多家贊助。贊助金額累計(jì)xxxx元（其中不包括活動(dòng)的物料及獎(jiǎng)品）。一年之中，部門內(nèi)部，部員們和諧相處，互相學(xué)習(xí)與幫助。在眾多的拉贊助與活動(dòng)協(xié)助中發(fā)現(xiàn)了很多問題，不斷的改正自身存在問題，學(xué)習(xí)到很多知識(shí)，也在一定程度上提升了自己的能力與素養(yǎng)。與學(xué)生會(huì)其他部門之間關(guān)系融洽，與其他院校外聯(lián)也有著一定的支持與聯(lián)系。成為學(xué)院內(nèi)外部溝通交流的一道橋梁。縱觀這一年，外聯(lián)部有許多優(yōu)點(diǎn)，當(dāng)然也有很多的缺點(diǎn)。
在這一年的工作中，從多次的失誤與沒經(jīng)驗(yàn)中，我們總結(jié)出很多的部門問題：
一：與商家合作過程中
1.前期準(zhǔn)備時(shí)間不夠。一般我們是在活動(dòng)開始的提前兩到三周開始拉贊助，可經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的觀察發(fā)現(xiàn)一些大的公司通常都是年頭就確定好接下來一年的大體工作以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等等。與一些大公司合作，往往他們的經(jīng)費(fèi)申報(bào)需要比較復(fù)雜的流程，需要一定的時(shí)間，而我們?cè)诨顒?dòng)開始的兩到三周才開始談合作，一來有可能以被別的學(xué)院捷足先登，二來也因?yàn)闀r(shí)間比較倉促，而選擇物料合作方式，錢往往很難申請(qǐng)到。
——解決方案：希望之后的每一屆能夠在寒暑假就開始著手之后半學(xué)期的活動(dòng)贊助策劃修改與投遞，同時(shí)與商家能夠有長(zhǎng)期的聯(lián)系與合作，而不是臨時(shí)抱佛腳的形式。
2.贊助商的類型可多樣化，贊助物品多樣化。文院本身對(duì)口的商家不多，但經(jīng)過這一年，我發(fā)現(xiàn)其實(shí)我們不需要局限于對(duì)口，而可以把眼界大開，去尋找食品，用品，衣物，網(wǎng)絡(luò)虛擬產(chǎn)品，甚至網(wǎng)站及其虛擬產(chǎn)品。日常生活所需的就是我們可以去尋求合作機(jī)會(huì)的。贊助物品以往我們都是根據(jù)辦活動(dòng)的部門策劃上所寫的去拉，然而往往出現(xiàn)等到活動(dòng)辦的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)其實(shí)可以加個(gè)這個(gè)加個(gè)那個(gè)。而一些本身可以通過贊助解決的東西卻自己掏錢。
——解決方案：商家多樣化，可以拓寬眼界，從衣食住行多方面商家入手。根據(jù)其產(chǎn)品特點(diǎn)尋找其與校園，與我們學(xué)院的契合點(diǎn)。當(dāng)然與活動(dòng)結(jié)合更好，例如體育活動(dòng)拉功能性飲料等等。對(duì)于物料多樣性問題則可以加入主持人的化妝及服裝贊助，獎(jiǎng)杯的贊助，十佳音響的贊助，班歌大賽團(tuán)體獎(jiǎng)品（如團(tuán)體出游的票），十佳選手的攝影贊助等等。根據(jù)不同活動(dòng)能想得全一些，有針對(duì)性一些。
3.策劃有待加強(qiáng)。雖說這一年我們?cè)诓邉澤舷铝撕芏嗟墓Ψ蛞灿幸欢ǖ倪M(jìn)步，但我個(gè)人認(rèn)為在策劃上還存在一些問題。例如沒有完整的合作方式設(shè)計(jì)，可行性計(jì)劃分析，以往合作商家展示，廣告位的陳列，照片的直觀反映等等。
——解決方案：我會(huì)和下一屆的交代清楚同時(shí)也會(huì)和他們一起去做一份完整的，更接近大型商家商談時(shí)的直觀有效的策劃。
4.立場(chǎng)不夠強(qiáng)大，過于退讓。在多次的拉贊助過程中，我發(fā)現(xiàn)商家總把學(xué)生當(dāng)做是好宰割的羊與弱勢(shì)的一方，我們的態(tài)度過于謙讓與退步，往往使得我們的正當(dāng)利益在談判中一減再減，往往出現(xiàn)賣苦力，吃大虧等情況。
——解決方案：有機(jī)會(huì)我會(huì)和下一屆進(jìn)行一次交流，將這個(gè)問題好好討論下，同時(shí)讓大家學(xué)會(huì)換角度思考與適當(dāng)?shù)膽B(tài)度強(qiáng)硬。
5.物料跟進(jìn)不及時(shí)。幾場(chǎng)活動(dòng)都出現(xiàn)物料最后才到的問題。雖然中間參雜著幾個(gè)部門的聯(lián)系與圖案的修改，但問題總是出現(xiàn)則不免思考是不是我們聯(lián)系的不夠。
——解決方案：提前與幾個(gè)部門聯(lián)系溝通好，定下物料的具體交圖和收貨的時(shí)間和專門的負(fù)責(zé)人。
6.長(zhǎng)期合作的困難性。很多商家都是合作一次后就不愿意再合作，問題通常是沒有達(dá)到宣傳效果。長(zhǎng)期合作雖然我們一直都在努力，仍有一些沒有留住。這就很需要我們?nèi)ニ伎己透倪M(jìn)。
——解決方案：不斷創(chuàng)新，尋找新的合作方式，根據(jù)不同的商家設(shè)計(jì)不同的宣傳方案。如會(huì)員卡制度，試吃試用，游戲互動(dòng)等等
7.錢及商家要求的合理性。一般我們都是秉持著長(zhǎng)期合作的想法，沒有敢大開口要錢，也使得我們往往出了很多力氣去幫忙商家宣傳。然而商家的要求往往我們都是去答應(yīng)，怕商家跑掉。但經(jīng)過幾次吃虧，我發(fā)現(xiàn)我們應(yīng)該更強(qiáng)硬與聰明。對(duì)于商家的要求適當(dāng)答應(yīng)與搖頭。更要把其要求與實(shí)際相結(jié)合。
——解決方案：根據(jù)商家的大小，制定不一樣的策劃，要不一樣的金額。才比較好調(diào)整狀況。對(duì)于商家的要求合理的答應(yīng)，不合理的也要有底氣拒絕與調(diào)整。
8.物品的接收與歸還。商家的宣傳物品出現(xiàn)丟失等情況。這就會(huì)極大的影響到之后的合作。
這是一個(gè)很嚴(yán)重的問題。在吃過幾次虧后我們也意識(shí)到這是我們需要改進(jìn)的地方�！鉀Q方案：列寫清單。每次接受商家的宣傳物料后續(xù)有專人負(fù)責(zé)列寫清單和簽字和專門看管。
9.預(yù)備方案的設(shè)計(jì)。外聯(lián)最害怕出現(xiàn)的情況就是商家半路掉鏈子跑票。那就需要我們有兩手的準(zhǔn)備，不一下子否認(rèn)商家，而是留兩手準(zhǔn)備，防止出現(xiàn)空窗現(xiàn)象。同時(shí)，我們需要反饋給商家的資料與照片也在一次活動(dòng)中出現(xiàn)燒卡全沒的問題，這也十分影響到之后的合作。
——解決方案：預(yù)備方案的準(zhǔn)備，包括第二大商家的準(zhǔn)備和照片的自行拍攝與備份。對(duì)其余事情也都需要有著一套較為完整的預(yù)備方案。
二．部門內(nèi)部溝通及其與各部門聯(lián)系過程中
�。�.部門內(nèi)部的分工與聯(lián)系。部門內(nèi)部的和諧也是很重要的。因?yàn)槟苷叨鄤冢袝r(shí)候會(huì)出現(xiàn)部門內(nèi)部一個(gè)人干很多，一個(gè)人干很少的情況。這樣就容易影響到團(tuán)隊(duì)的協(xié)作與個(gè)人的存在感。同時(shí)常常事情會(huì)比較突發(fā)聯(lián)系人也不好聯(lián)系。
——解決方案：根據(jù)每個(gè)人的特點(diǎn)和有點(diǎn)有較明確的分工，同時(shí)每個(gè)人的工作需要定期輪換，使每個(gè)人都能得到不同的鍛煉與學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。也比較能加強(qiáng)每個(gè)人的存在感，容易調(diào)動(dòng)積極性。每個(gè)人的課表都有個(gè)備份方便聯(lián)系人。同時(shí)又固定的群或微信聯(lián)系。也方便加強(qiáng)情感。
�。�.與各部門聯(lián)系不足�；顒�(dòng)前期沒有了解好活動(dòng)的主要內(nèi)容和可宣傳點(diǎn)，沒有了解好所需的物料，這些都容易使贊助出現(xiàn)問題。對(duì)于幕布等物料設(shè)計(jì)也是，溝通不足則會(huì)出現(xiàn)物料拖延的問題。
——解決方案：拉贊助前期就開一個(gè)宣傳外聯(lián)與辦活動(dòng)部門的會(huì)議，把活動(dòng)流程，所需物料，設(shè)計(jì)稿的交稿日期等等問題一次性解決清楚。外聯(lián)不止負(fù)責(zé)外聯(lián)，也可以試著負(fù)責(zé)學(xué)生會(huì)內(nèi)部部門的聯(lián)系。同時(shí)也要注意和其他部門部長(zhǎng)聯(lián)系的時(shí)間與態(tài)度。
�。�.部門部員細(xì)心不足。因?yàn)槲覀円?fù)責(zé)的事情很多，一場(chǎng)活動(dòng)前中后期都有不同的工作，忙完一場(chǎng)又一場(chǎng)，所以很多細(xì)節(jié)問題都沒有很好的把握，例如晚會(huì)結(jié)束后物品的清點(diǎn)與會(huì)場(chǎng)的收拾。
——解決方案：提前讓他們完整的跟一場(chǎng)活動(dòng)，從失誤中吸取教訓(xùn)。細(xì)節(jié)處拿筆記下來，防止意外的發(fā)生。一場(chǎng)活動(dòng)一個(gè)主負(fù)責(zé)人，可以鍛煉他們每個(gè)人還能適當(dāng)分散壓力。
４.部門內(nèi)部的交流。每次會(huì)議幾乎都是部長(zhǎng)在開，組員只是聽很少有自己發(fā)言思考的機(jī)會(huì)。不利于他們的接任和部門內(nèi)部的氣氛。
——解決方案：可以以交流的形式展開，每個(gè)人可以提出自己的宣傳創(chuàng)意和建議，使會(huì)議成為一次交流的過程，思想碰撞的過程。
�。�.微博�，F(xiàn)如今微博已經(jīng)成為一個(gè)很具有時(shí)效性與大范圍宣傳性的工具。我們可以更好的把它利用起來。
——解決方案：擴(kuò)大微博的粉絲，多關(guān)注商家動(dòng)態(tài)。把微博打造成集吃喝玩樂信息為一體的宣傳工具，吸引粉絲，吸引商家。還可以利用微博展開轉(zhuǎn)發(fā)抽獎(jiǎng)的宣傳方式，更利于我們發(fā)展。
當(dāng)然，這一年外聯(lián)部也有著很多的改進(jìn)。包括與其他學(xué)院外聯(lián)的聯(lián)系加強(qiáng)，拉的贊助多樣化，組員積極性較高，宣傳方式的創(chuàng)新，長(zhǎng)期合作的留線等等。我希望之后外聯(lián)能一屆比一屆強(qiáng)。我也會(huì)在離任時(shí)找下一屆開一個(gè)長(zhǎng)的交流會(huì)，把該交代的事都交代清楚。
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