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通知的格式
在當(dāng)今社會生活中,用到通知的地方越來越多,下達(dá)指示、布置工作、傳達(dá)有關(guān)事項、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見、任免干部、決定具體問題,都可以用通知。通知的注意事項有許多,你確定會寫嗎?下面是小編整理的通知的格式,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
①標(biāo)題:寫在第一行正中。可只寫“通知”二字,如果事情重要或緊急,也可寫“重要通知 ”或“緊急通知”,以引起注意。有的在“通知”前面寫上發(fā)通知的單位名稱,還有的寫上通知的主要內(nèi)容。
、诜Q呼:寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。(有時,因通知事項簡短 ,內(nèi)容單一,書寫時略去稱呼,直起正文。)?
、壅模毫砥鹨恍校諆筛駥懻。正文因內(nèi)容而異。開會的通知要寫清開會的時間、地點(diǎn) 、參加會議的對象以及開什么會,還要寫清要求。布置工作的通知,要寫清所通知事件的目 的、意義以及具體要求和作法。
④落款:分兩行寫在正文右下方,一行署名,一行寫日期。
寫通知一般采用條款式行文,可以簡明扼要,使被通知者能一目了然,便于遵照執(zhí)行。
怎樣寫通知
通知一般用于上級對下級組織對成員布置工作傳達(dá)事情及召集會議等。通知就其形式而言,可分為書面通知和口頭通知兩種形式.對通知的考查側(cè)重于對通知格式及通知正文時態(tài)的應(yīng)用等方面。寫好一份通知,需要掌握下面三點(diǎn):
一、通知的形式
通知有多種分類。從形式上可分為書面通知(written notice)和口頭通知(an nouncement)。書面通知強(qiáng)調(diào)語句簡練,用詞貼切,用語書面化;而口頭通知比較靈活簡練,用詞表達(dá)可隨便些,較為口語化。
二、通知的結(jié)構(gòu)
通知一般由標(biāo)題、正文和結(jié)尾三部分組成。標(biāo)題部分包括常用標(biāo)題語和發(fā)出通知的單位名稱;正文包括事情、通知對象、要求、時間(有時還包括地點(diǎn))等;結(jié)尾部分主要包括發(fā)通知的具體日期。英文通知的格式一般是將NOTICE(每個字母都大寫)寫在通知正文上面一行的正中間。發(fā)出通知的單位名稱可以寫在NOTICE上面,也可以寫在通知正文的右下角;發(fā)通知的日期一般寫在通知正文的左下角。書面通知的格式如圖所示:
三、通知的書寫
1.發(fā)出通知的單位和對象在一般情況下用第三人稱,如要求同學(xué)們按時到會,不說“We must to…”或“You should…”,而應(yīng)寫成:All the students are requested to be there on time.
2.在語言上,口頭通知的句型應(yīng)該做到口語化,多用簡單句和祈使句,語言上盡可能用精煉的文字表達(dá)明確的信息,通知中提及的事情都是計劃要做的,時態(tài)多用將來時,語態(tài)多用被動式。
在句式上,常以“Boys and girls/Ladies and gentlemen”等作為稱呼語。開頭常用句式是“May I have your attention,please?/Attention,please./I've got some- thing important to say./I'm very glad to tell you that.../Please be quiet,everyone! I have something to say./I have some good news for you!/There will be a talk tomor row./The sports meeting will be held.../It has been decided that we'll pay a visit to…”,在通知結(jié)尾處常用句式“Please be there on time”并以“That's all. Thank you”作為客套結(jié)束語。
3.書面通知常以布告形式張貼或?qū)懺诓几媾啤⒑诎迳,把事情通知到有關(guān)人員等。為醒目起見,標(biāo)題的每個字母可以用大寫(如NOTICE)。一開頭需要交代說明何事(what)、何地(where)、何時(when)、何人(who)。
4.在句式寫法上必須注意以下幾點(diǎn):
、俦M可能用精煉的文字表達(dá)明確的信息,多用簡單句或短句、單句,以避免繁雜;
、谕ㄖ貙顒觾(nèi)容、對象進(jìn)行說明,多用被動語態(tài),如“The class meeting will be held…”(班會將舉行……)等等;
、弁ㄖ且笙录壋蓡T該做什么或注意什么,多用祈使句;
、芡ㄖ兴娴氖虑榇蟛糠质俏催M(jìn)行的,故多用將來時態(tài)。
簡而言之,一份好的書面通知應(yīng)具備以下三點(diǎn):
1.四多一少。四多:被動語態(tài)多,將來時態(tài)多,簡單句多,祈使句多。一少:修飾性詞語少。
2.通知的開頭要交代清楚活動的內(nèi)容、對象、時間和地點(diǎn)。我們稱之為四
“W”。即:what,who,when,where.
3.層次清晰。一個層次表達(dá)一件事,切忌在一個句子中表達(dá)多件事情。
各種通知寫作格式
1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法
標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成,也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文須把握三點(diǎn):對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見,表明態(tài)度,如"同意"、"原則同意"、"要認(rèn)真貫徹執(zhí)行"、"望遵照執(zhí)行"、"參照執(zhí)行"等;寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義;提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。
2、批示性通知的寫法
標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成,也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了,說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng),充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實(shí)可行,便于受文單位具體操作。
3、知照性通知的寫法
這種通知使用廣泛,體式多樣,主要是根據(jù)通知的內(nèi)容,交代清楚知照事項。
4、事務(wù)性通知的寫法
通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務(wù)性通知的一種,但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱,通知對象,會議的時間、地點(diǎn),需準(zhǔn)確的材料等。
5、任免、聘用通知的寫法
一般只寫決定任免、聘用的機(jī)關(guān)、依據(jù),以及任免、聘用人員的具體職務(wù)即可。
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