委派工作的技巧

身居管理者位置并不一定會自然產(chǎn)生正確委派工作給別人的能力。事實上，許多管理者常常是非常拙劣的委派者。

現(xiàn)代管理者的一個非常重要的職責(zé)就是要把工作委派給別人去做。怎樣做到有效的委派呢﹖美國作者J·W·李、M·皮爾斯提出了有效委派系統(tǒng)的七個步驟。

第一步 選定需要委派他人去做的工作

切記不要把“熱土豆”式的工作委派出去。所謂“熱土豆”式工作，是指那些處于最優(yōu)先地位并要求你馬上親自處理的特殊工作。例如，你的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是“熱土豆”式工作。這種工作要你親自去做。

第二步 選定能夠勝任工作的人

建議你對下屬進(jìn)行完整的評價。你可以花幾天時間讓每個下屬用書面形式寫出他們對自己職責(zé)的評論。你可以召開一個會議，讓每個職員介紹自己的看法，并請其他人給予評論。要特別注意兩個職員互相交叉的一些工作。

第三步 確定委派工作的時間、條件和方法

委派工作的最好時間是在下午。你要把委派工作作為一天里的最后一件事來做。這樣，有利于下屬為明天的工作做準(zhǔn)備，為如何完成明天的工作做具體安排。還有一個好處，就是職員可以帶著新任務(wù)回家睡覺，第二天一到辦公室便集中精力處理工作。

面對面地委派工作是最好的一種委派方法。這樣委派工作便于回答下屬提出的問題。獲得及時的信息反潰

第四步 制定一個確切的委派計劃

有了確定的目標(biāo)才能開始委派工作。誰負(fù)責(zé)這項工作﹖為什么選某人做這項工作﹖完成這項工作要花多長時間﹖預(yù)期結(jié)果是什么﹖完成工作需要的材料在什么地方﹖下屬怎樣向你報告工作進(jìn)展?委派工作之前，必須對這些問題有個明確的答案。你還要把計劃達(dá)到的目標(biāo)寫出來，給職員一份，自己留下一份備查。這樣做可以使上下雙方都了解工作的要求和特點，不留下錯誤理解工作要求的余地。應(yīng)該讓這種委派計劃指導(dǎo)有效委派工作的全過程。

第五步 委派工作

在委派工作之前，需要把為什么選他完成某項工作的原因講清楚。關(guān)鍵是要強調(diào)積極的一面。向他指出，他的特殊才能是適合完成此項工作的;還必須強調(diào)你對他的信任。

第六步 檢查下屬的工作進(jìn)展情況

一般地講，你既然把某項工作交給了下屬，就要相信他能勝任這項工作。因此，每周檢查一次工作也就足夠了，但要鼓勵下屬在有問題時隨時來找你，另外還要讓他們懂得你不鼓勵不必要的打擾。

第七步 檢查和評價委派工作系統(tǒng)

當(dāng)委派出去的工作完成以后，你要在適當(dāng)?shù)臅r候?qū)ψ约旱奈�派工作系統(tǒng)進(jìn)行評價，以求改進(jìn)�？梢越M織一個小組，小組中的每個成員都可以評價和批評他們在完成委派工作中的表現(xiàn)。最好是要求大家用書面形式把意見寫出來，然后召開一個短會對這些書面意見進(jìn)行討論。

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