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進出口貿易作業(yè)標準化手冊范例
□ 組織系統(tǒng)?
詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。??
圖18.2.1 組織系統(tǒng)圖
□ 業(yè)務流程?
1.新產品開發(fā)(樣品收集)。?
2.客戶開發(fā)。?
3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。?
4.報價。?
5.訂單確認。?
6.開立境內訂單。?
7.生產督促及l(fā)/c催開。?
8.出貨。?
9.押匯(出貨通知)。?
10.付款。
□ 業(yè)務處理細則?
1.新產品開發(fā)(樣品收集)?
(1)業(yè)務科取得新樣品后，應填寫產品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：?
①臨時編號。?
②品名、規(guī)格、包裝。?
③制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯(lián)絡人、工廠產量規(guī)模。?
④開發(fā)成本。?
⑤預估生產成本。?
⑥制造商報價。?
⑦可能銷售對象及地區(qū)。?
⑧預估售價。?
⑨預估毛利。?
(2)業(yè)務科于每周業(yè)務匯報時，就前項新產品提出討論，經逐項評估，按開發(fā)價值分為a、b、c三類，a類為極具開發(fā)價值，b類為有開發(fā)價值，c類為無開發(fā)價值。?
(3)經評估列為a、b類之產品，賦予正式產品編號，列入產品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產品卡上寫明存放位置。經評估列為c類之產品，產品卡列入次品檔，樣品存放次品室。?
(4)業(yè)務科每月就現有產品，選擇過時產品，于每月第一周業(yè)務匯報時，提出檢查，經評定已無開發(fā)價值者，產品卡列入次品檔，樣品移入次品室。?
(5)新產品臨時編號共六位數字，分別代表填寫產品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發(fā)的產品，臨時編號為950610。若同一日開發(fā)數種新產品，則于第七位數，按英文字母順序編號。舊產品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產品之臨時編號相同。?
(6)①產品檔正式編號共七位數字，第一位數代表……，第二位數代表……，第三、四、五、六位數代表序號，第七位數填a、b分別代表a類產品或b類產品。?
②第一位數填1代表 第一位數填6代表?
〃 2 〃 〃 7 〃?
〃 3 〃 〃 8 〃?
〃 4 〃 〃 9 〃?
〃 5 〃 ?
③第二位數填1代表?
〃 2 〃?
〃 3 〃?
〃 4 〃?
〃 5 〃?
〃 6 〃?
〃 7 〃?
〃 8 〃?
〃 9 〃?
2?客戶開發(fā)：?
(1)業(yè)務科于每月最后一周業(yè)務匯報時，提報下個月的客戶開發(fā)計劃，計劃內容包括：?
①制作公司簡介，產品目錄(注明交貨期限及付款條件)。?
②產品市場研究、分析、及客戶資料之收集。?
③介紹新產品(郵寄新產品目錄)。?
④刊登廣告、郵寄開發(fā)信。?
⑤其他。?
(2)客戶開發(fā)應選擇a類產品，并配合季節(jié)性需求。?
(3)經研討定案之客戶開發(fā)計劃，應由業(yè)務科列入下個月的營業(yè)計劃(附表18.2.3)，并按職責列入個人工作計劃(附表18.2.4)。?
3.客戶詢價(電報、信件、電話處理)?
(1)業(yè)務科收到客戶詢價的電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或來信內容，于文件空欄填具處理意見后，將來文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經理核閱后，依經理批示內容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。
(2)處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經處理的電報或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。?
(1)(2) (3)客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經理指示期限外，限三日內回函。?(4)接到客戶電話，應將通話內容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報、信件。處理完成后，第一聯(lián)依順序歸入電話記錄檔，第二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。?
4.報價：?
(1)業(yè)務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產品item，呈經理核可后，打報價單(附表18.2.9)，必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。?
(2)報價單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。?
5.訂單確認：?
(1)業(yè)務科接到客戶訂單，即依訂單內容，填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員，讓廠商確認買價及交貨期后，打sales confirmation(s/c)(附表18.2.11)，s/c一式五聯(lián)，第一、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購品名、數量、單價、金額、交貨期、生產廠商填入客戶檔。?
6.開立境內訂單：?
(1) 業(yè)務科依據s/c及成交卡開立境內訂貨單(附表18.2.12)。?
(2) 訂貨單一式四聯(lián)，第一聯(lián)交售方存查，第二聯(lián)存業(yè)務科待辦卷，第三聯(lián)交專專業(yè)
人員，據以協(xié)調廠商填寫生產及驗貨進度表，第四聯(lián)交售方簽認后存廠商檔，并將訂購品名、數量廠價、交貨期等，記入廠商檔。?
(3)業(yè)務科依據s/c及訂貨單填寫產品表。?
7.生產督促及催開l/c：?
(1)業(yè)務科專業(yè)人員依據生產及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產進度，于每周業(yè)務會報時提出報告，必要時現場取樣攜回核驗。?
(2)業(yè)務科依每筆s/c所訂l/c開立日期，催開l/c。?
(3)收到客戶開來之l/c，應立即核對交易內容是否相符，若與原來的s/c內容不符，應即要求客戶修改l/c，或協(xié)調廠商修改訂貨單內容，修改訂貨單處理程序與開立境內訂單相同。?
8.出貨：?
(1)出貨前，業(yè)務科聯(lián)絡船公司確定船期，填寫裝船預計表，同時聯(lián)絡專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。?
(2)裝船預計表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報關行簽shipping order(s/o)，第二聯(lián)業(yè)務科存查，第三聯(lián)交專業(yè)人員據以驗貨。?
(3)裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報每一種貨品實際出貨數量、箱號、凈重、毛重、材數、及退稅方式，由業(yè)務科通知報關行修改，并通知報關行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結關前一日寄達本公司，匯送報關行。退稅清表上須用中文謄寫。?
9.押匯(出貨通知)：?
(1)結關后三日內，業(yè)務科自報關行取得提單及押匯文件，經與l/c條款核對相符，呈經理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經撥款后，通知銀行取回結匯證實書。海關簽放的輸出許可證(cbc)第六聯(lián)交會計，影本存待辦卷。?
(2)每筆貨品出口后，業(yè)務科依出口內容，套打出貨通知單(shipping advice letter)，一式三聯(lián)，第一聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián)(副本)及一份完整出口文件副本(包括l/c，cbc第六聯(lián)，裝船預計表第二聯(lián))存入出貨文件檔，第三聯(lián)(副本)存入客戶檔。?
(3)業(yè)務科依據實際出口內容，分別填入客戶檔、產品檔及廠商檔。?
1.?付款：?
(1)每筆貨品出口后，業(yè)務科于結關后三日內收集廠商寄來的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗收記錄之裝船預計表第三聯(lián)，核對無誤后送會計。?
(2)會計復核業(yè)務科轉來的付款憑證，確定該筆出口已經押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經理核示后，開立結關后11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。
（1）（2）
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