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秘書實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)
模塊一 辦會(huì)案例一 會(huì)前準(zhǔn)備如何做
【職業(yè)情景】
波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開(kāi)大型的新產(chǎn)品定貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。租界放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映的時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。
9日上午，會(huì)議開(kāi)幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張到做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來(lái)賓以陸續(xù)進(jìn)廠，劉小姐心急如焚`````` 思考題：
1、 假如你是劉小姐，對(duì)節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？
2、 假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程？ 3、 向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么？
4、 召開(kāi)大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作，包括印象、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排？
案例二 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備要細(xì)致、周密
【職業(yè)情景】
一次某地當(dāng)代表大會(huì)的開(kāi)幕式上，會(huì)務(wù)人員未能按大會(huì)主持人宣布的程序播放國(guó)際歌，雖得到補(bǔ)救，但終是一件憾事，并受到批評(píng)。
事情發(fā)生的過(guò)程是，會(huì)務(wù)組會(huì)前起草的“大會(huì)開(kāi)幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國(guó)際歌”的一項(xiàng)。大會(huì)秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時(shí)，擬把此項(xiàng)放在大會(huì)閉幕式進(jìn)行，于是把此一項(xiàng)目在開(kāi)幕式的程序中刪掉了。后來(lái)大會(huì)秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時(shí)，又把該項(xiàng)圈了回來(lái)。會(huì)務(wù)組的同志憑印象只記住已刪掉奏國(guó)際歌此項(xiàng)程序，而對(duì)后來(lái)又被圈了回來(lái)一事，未家注意，因此對(duì)于在大會(huì)上宣布“奏國(guó)際歌”時(shí)無(wú)法奏出，一時(shí)形成了冷場(chǎng)。幸好會(huì)務(wù)組長(zhǎng)急中生智，立即上臺(tái)揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場(chǎng)。會(huì)后領(lǐng)導(dǎo)同志捉，這一事故該給予批評(píng)，吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時(shí)刻能得到即使不久，這是好的，這一點(diǎn)值得表?yè)P(yáng)。 思考題：
本案例中，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備方面存在哪些問(wèn)題？
案例三 “時(shí)裝秀”方案
【職業(yè)情景】
某服裝集團(tuán)為了開(kāi)拓夏季服裝市場(chǎng)，擬召開(kāi)一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下：
1．會(huì)議名稱：“XXxx服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。
2．參加會(huì)議人員：上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國(guó)大中型商場(chǎng)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請(qǐng)模特公司服裝表演隊(duì)若干人。
3．會(huì)議主持人： xx集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。 4．會(huì)議時(shí)間：XX年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。
5．會(huì)議程序：來(lái)賓簽到，發(fā)調(diào)查表。 展示會(huì)開(kāi)幕、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話。 時(shí)裝表演。展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。
6．會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬。 簽到表、產(chǎn)品意見(jiàn)調(diào)查表。 服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。 訂貨意向書、購(gòu)銷合同
7．會(huì) 址：服裝集團(tuán)小禮堂。
8．會(huì)場(chǎng)布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識(shí)， 上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。 搭設(shè)t型服裝表演臺(tái)，安排來(lái)賓圍繞 就座。 會(huì)場(chǎng)外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。
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