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擬寫(xiě)案卷題名
案卷題名,即案卷標(biāo)題,用以概括揭示卷內(nèi)公文的主要內(nèi)容與成分的詞組。其作用是:有助于文書(shū)部門(mén)快速的處理公文;作為公文檢索的重要標(biāo)識(shí);也是案卷編目和編制各種檢索工具的主要依據(jù)。
擬寫(xiě)案卷題名要求文字簡(jiǎn)練,表達(dá)準(zhǔn)確,基本結(jié)構(gòu)力求完整。其基本結(jié)構(gòu)包括公文的責(zé)任者(作者)、內(nèi)容(問(wèn)題)、名稱(chēng)(文種)三部分。必要時(shí),應(yīng)適當(dāng)標(biāo)明公文的時(shí)間、地區(qū)、通訊者;同時(shí)應(yīng)恰當(dāng)?shù)氖褂谩肮摹、“材料”、“案卷”、“?lái)往文書(shū)”等表示文種統(tǒng)稱(chēng)的名詞。案卷題名基本格式是:
(地區(qū))責(zé)任者(通訊者)——(時(shí)間)——(地區(qū))內(nèi)容——名稱(chēng)
責(zé)任者
必須用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng),不得簡(jiǎn)稱(chēng)為“本部”“本局”等;l個(gè)或2個(gè)責(zé)任者應(yīng)直接列出,2個(gè)以上責(zé)任者可適當(dāng)概括,羅列2~3個(gè)常用責(zé)任者,其后加上“等”字;或者使用統(tǒng)稱(chēng);如責(zé)任者是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人,應(yīng)標(biāo)明其職務(wù)、機(jī)關(guān)。責(zé)任者一般位于題名的開(kāi)首。
內(nèi)容
是卷內(nèi)文件內(nèi)容的集中概括,是案卷題名的主體部分。對(duì)卷內(nèi)文件內(nèi)容的概括要全面、恰當(dāng)、確切清楚,使人能夠一目了然地判斷出卷內(nèi)文件內(nèi)容中是否有自己要找的文件。內(nèi)容結(jié)構(gòu)的表達(dá),往往借助于“有關(guān)”、“關(guān)于”、“對(duì)”和助詞“的”構(gòu)成一個(gè)偏正詞組“關(guān)于(對(duì))……的……”來(lái)表述,但不是所有案卷題名都必須用這種結(jié)構(gòu),應(yīng)根據(jù)內(nèi)容情況而定。
名稱(chēng)
文件名稱(chēng)反映了文件的性質(zhì)和查考價(jià)值,也應(yīng)在案卷題名中予以揭示。一般案卷題名應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)主要文種2至3個(gè),其后加上“等”字,文件名稱(chēng)之間可按重要程度排列,并兼顧不同性質(zhì)的文種。必要時(shí),部分案卷題名的名稱(chēng)部分可按規(guī)定使用“文件”、“材料”、“來(lái)往文書(shū)”、“案卷”等專(zhuān)用術(shù)語(yǔ) 表示,但應(yīng)注意使用的條件!拔募边m用于會(huì)議活動(dòng)中形成 的一系列文件;“材料”適用于正式文件以外的一些輔助性、 原始性、參考性材料;“來(lái)往文書(shū)”只適用于機(jī)關(guān)之間商洽某項(xiàng)工作形成的問(wèn)文和復(fù)文,這類(lèi)案卷往往都是按通訊者特征立卷;“案卷”適用于圍繞某一案件、事件或某人的某方面問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查處理過(guò)程中形成的所有文件材料。
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