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如何成功舉辦商務洽談會

時間:2024-10-04 10:18:50 秘書工作 我要投稿
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如何成功舉辦商務洽談會

    根據(jù)商務洽談舉行的地點的不同,可以將它分為客座洽談、主座洽談、客主座輪流洽談以及第三地點洽談?妥⒄,即在洽談對手所在地進行的洽談。主座洽談,即在我方所在地進行的洽談。客主座輪流洽談,即在洽談雙方所在地輪流進行的洽談。第三地點洽談,即在不屬于洽談雙方任何一方的地點所進行的洽談。

如何成功舉辦商務洽談會

    以上四種洽談會地點的確定,應通過各方協(xié)商而定。倘若我方擔任東道主,出面安排洽談,一定要在各方面打好禮儀這張“王牌”。人們常說:“禮多人不怪”,其實在洽談會中,又何嘗不是如此呢?!在洽談會的臺前幕后,恰如其分地運用禮儀,迎送、款等、照顧對手,都可以贏得信賴,獲得理解與尊重。在這個意義上,完全可以說在洽談會上主隨客便,主應客求,與以“禮”服務實際上是一回事。

    在洽談會上,如果我方身為東道主,那么不僅應當布置好洽談廳的環(huán)境,預備好相關的用品,而且應當特別重視禮儀性很強的座次問題。

    只有在某些小規(guī)模洽談會或預備性洽談會的進行過程中,座次問題才可以不必拘泥。在舉行正式洽談會時,則對它不能不予以重視。因為它既是洽談者對規(guī)范的尊重,也是洽談者給予對手的禮遇。

    舉行雙邊洽談時,應使用長桌子或橢圓形桌子。賓主應分坐于桌子兩側。若桌子橫放,則面對正門的一方為上,應屬于客方;肯對正門的一方為下,應屬主方。若桌子豎放,則應以進門的方向為準,右側為上,屬于客方;左側為下,屬于主方。

    在進行洽談時,各方的主談人員應在自己的一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則,依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側變坐。假如需要譯員,則應安排其就座于僅次主談人員的位置,即主談人員之右。

    舉行多邊洽談時,為了避免失禮,按照國際慣例,一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。這樣一來,尊卑的界限就被淡化了。即便如此,在具體就座時,依舊講究有關各方的與會人員盡量同時入場,同時就座。至少,主方人員也不應在客方人員之前就座。

    在洽談的一般過程中,雙方人員的態(tài)度、心理、方式、手法等等,無不對洽談構成重大的影響。

    商務禮儀規(guī)定,商界人士在參加洽談會時,首先要更新意識,樹立正確的指導思想,并且以此來指導自己的洽談表現(xiàn)。這就是所謂洽談的方針。談判方針的核心,依舊是一如既往地要求洽談者在莊嚴肅穆、劍拔弩張地洽談會上,以禮待人,尊重別人,理解別人。具體來說,它又分為以下六點:

    洽談的第一點方針,是要禮敬對手。禮敬對手,就是要求洽談者在洽談會的整個過程中,要排除一切干擾,始終如一地對自己的洽談對手講究禮貌,時時、處處、事事表現(xiàn)得對對方不失真誠的敬意。

    在洽談過程上,不管發(fā)生了什么情況,都始終堅持禮敬對手,無疑能給對方留下良好的印象,而且在今后的進一步商務交往中,還能發(fā)揮潛移默化的功效,即所謂“你敬我一尺,我敬你一丈”。

    調查結果表明,在洽談會中,能夠面帶微笑、態(tài)度友好、語言文明禮貌、舉止彬彬有禮的人,有助于消除對手的反感、漠視和抵觸心理。在洽談桌上,保持“紳士風度”或“淑女風范”,有助于贏得對手的尊重與好感。

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