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公文寫作基本要求之材料可靠情況確實(shí)

時(shí)間:2021-10-24 15:46:22 秘書工作 我要投稿

公文寫作基本要求之材料可靠情況確實(shí)

公文的材料包括形成公文主旨和表達(dá)主旨所依據(jù)的事實(shí)現(xiàn)象、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、政策法規(guī)、上級(jí)精神等等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材和題材,也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實(shí)用文章不同,它的范圍要廣泛一些。概而言之,公文材料的范圍主要包括兩個(gè)方面:精神依據(jù)和事實(shí)情況。

精神依據(jù)是指黨和國(guó)家的路線、方針,國(guó)家的法律、法規(guī),上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。

公文寫作基本要求之材料可靠情況確實(shí)

事實(shí)情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結(jié)概括的事實(shí)情況,即本地區(qū)、本部門、本單位遇到的問題、發(fā)生的事情(過程、動(dòng)向)、工作的進(jìn)程(作法、經(jīng)驗(yàn))種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等形式。這種直接發(fā)生的.事實(shí)情況,是第一手材料。此外,公文的事實(shí)情況里也包括間接轉(zhuǎn)引來的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗(yàn)、成果等。

無論哪一類材料,都要求做到真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠!扒闆r確實(shí)”,是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個(gè)《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實(shí),我們?cè)诓牧蠝?zhǔn)備上一般要抓好四個(gè)環(huán)節(jié)的工作:占有、篩選、核實(shí)、加工。

(一)詳盡占有材料

寫好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點(diǎn)的基礎(chǔ),事實(shí)、數(shù)字,這都是公文表達(dá)出來的“干貨”,當(dāng)然十分重要。“譬如大匠操斤,無土木材料,縱有成風(fēng)盡堊手段,何處設(shè)施?”(清·劉大:《論文偶記》)寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達(dá)兩方面說的。

所謂詳盡地占有材料,一是要“盡”,就是盡可能廣泛地占有材料,“貪多務(wù)得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵,多多益善”;二是要“詳”,就是詳細(xì)具體。一件事情的起因、過程、結(jié)果、多種因素的干擾、正反影響效果;一件工作的動(dòng)因、背景;一個(gè)問題的正反觀點(diǎn)、來龍去脈,都要盡可能詳細(xì)具體地占有,寫出來的才有說服力。

占有材料,就公文寫作而言,有三條途徑:

1.平時(shí)積累,就是積學(xué)儲(chǔ)材。平素注意學(xué)習(xí)、觀察積累,用時(shí)才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學(xué)”,指的就是這個(gè)道理!暗弥诙眄,積之在平日”(清·袁守定:《占畢叢談》;“占”,看;“畢”,簡(jiǎn)冊(cè)),說的是一個(gè)道理。平時(shí)學(xué)習(xí)、觀察積累豐富,知識(shí)面廣,寫作時(shí)其構(gòu)思就容易觸類旁通、思路開闊,擇優(yōu)而用,妙緒泉涌。

2.受領(lǐng)任務(wù)后,查閱文件,搜集資料。這樣得來的材料,就是間接材料。搜集資料時(shí)應(yīng)注意與撰寫任務(wù)、與公文主旨的相關(guān)性,也就是說,要有一定的方向、范圍。操作方法是首先學(xué)習(xí)相關(guān)的中央文件,進(jìn)一步領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì),然后查閱上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定,最后翻閱手冊(cè)、年鑒等工具書及報(bào)刊、雜志上相關(guān)的情況報(bào)道和國(guó)內(nèi)外研究成果。這一過程中,始終應(yīng)注意查閱、收集圍繞本單位工作的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及信息、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料,做到:上下通達(dá),全局了然于胸,命筆瞻前顧后。

「 1」 「 2」 「 3」

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(三)認(rèn)真核實(shí)材料

對(duì)于材料的核實(shí)工作,貫穿于材料準(zhǔn)備過程中的占有、篩選、加工等各個(gè)環(huán)節(jié)。這里集中研究一下是必要的。

一切虛構(gòu)的、生編亂造的、未經(jīng)核實(shí)的材料,包括情況、數(shù)字、引文等都不能用于公文。新《辦法》特別提出,材料中的人名、地名、數(shù)字、引文等一定要準(zhǔn)確。一旦發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)就要更正或刪除,這是件嚴(yán)肅的工作。否則一字之差,后果不堪設(shè)想。惟其如此,才能保證做到材料可靠,情況確實(shí)。

聯(lián)系近年來一些公文中出現(xiàn)的差錯(cuò),更會(huì)使我們認(rèn)識(shí)到核實(shí)材料的重要意義,體會(huì)到核實(shí)工作要由始至終,要全方位,無論反復(fù)幾遍但都須態(tài)度認(rèn)真,抱著強(qiáng)烈的責(zé)任心,這一要求是非常重要的。此外,我們還要掌握一些行之有效的操作方法和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)分析方法。例如,一件事情的發(fā)生,有其起因、背景、過程與影響,有多種因素與內(nèi)在聯(lián)系,這都要核實(shí);一件工作的動(dòng)因、作法、進(jìn)程與效果,有其主觀與客觀因素,有其遠(yuǎn)因和近因,這在核實(shí)中也必須予以注意。再如,一個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)字,不能僅僅停留在它的計(jì)算是否準(zhǔn)確、精確度是否一致、是否能在公文中起到證明觀點(diǎn)的作用,而且還要核實(shí)一下真假與誤差:它的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系是否科學(xué)合理,是否合乎中國(guó)的當(dāng)代的現(xiàn)實(shí),用在某一地區(qū)、某一專業(yè)或行業(yè)是否適合,等等;它的統(tǒng)計(jì)口徑是否恰當(dāng),是否能夠涵蓋該種類對(duì)象特征,是否與實(shí)際情況不符,是否有所遺漏或隱瞞,等等;它的計(jì)算方法,特別是經(jīng)常采用的“算術(shù)平均加權(quán)系數(shù)”的界定,是否準(zhǔn)確合理,在反映差別上是否科學(xué)恰當(dāng),是否符合實(shí)際,是否能夠反映現(xiàn)實(shí)中的差異和問題,等等。無差異即無信息,信息量當(dāng)然與信息價(jià)值成正比。一個(gè)材料無信息、無價(jià)值,用它干什么!而且,在數(shù)字的運(yùn)用上,能否使定性分析與定量分析的方法有機(jī)地結(jié)合起來,起到證明觀點(diǎn)的作用,則是比較復(fù)雜的核實(shí)工作了,那需要在審

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