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檔案管理制度

時(shí)間:2023-07-21 09:43:02 管理制度 我要投稿

檔案管理制度優(yōu)秀[15篇]

  在當(dāng)下社會(huì),制度的使用頻率逐漸增多,制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則,也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢?以下是小編為大家收集的檔案管理制度,歡迎閱讀與收藏。

檔案管理制度優(yōu)秀[15篇]

檔案管理制度1

  1、加強(qiáng)檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案。健康檔案要采用統(tǒng)一表格,在內(nèi)容上要具備完整性、邏輯性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性和規(guī)范化。

  2、中心要建立專人、專室、專柜保存居民健康檔案,居民健康檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,確保居民健康檔案安全。居民健康檔案要按編號(hào)順序擺放,指定專人保管,轉(zhuǎn)診、借用必須登記,用后及時(shí)收回放于原處,逐步實(shí)現(xiàn)檔案微機(jī)化管理。

  3、為保證居民的隱私權(quán),未經(jīng)準(zhǔn)許不得隨意查閱和外借。在病人轉(zhuǎn)診時(shí),只寫轉(zhuǎn)診單,提供有關(guān)數(shù)據(jù)資料,只有在十分必要時(shí),才把原始的健康檔案轉(zhuǎn)交給會(huì)診醫(yī)生。

  4、健康檔案要求定期整理,動(dòng)態(tài)管理,不得有死檔、空檔出現(xiàn),要科學(xué)地運(yùn)用健康檔案,每月進(jìn)行一次更新、增補(bǔ)內(nèi)容及檔案分析,對(duì)轄區(qū)衛(wèi)生狀況進(jìn)行全面評(píng)估,并總結(jié)報(bào)告保存。

  5、居民健康檔案存放處要做到“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作。

  6、達(dá)到保管期限的`居民健康檔案,銷毀時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)程序和辦法,禁止擅自銷毀。

檔案管理制度2

  物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案,無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn),物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。

  物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。

  一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)

  1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

  2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則,根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料的來源渠道。

  二、資料分類整理

  收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的'重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類合理。

  三、檔案內(nèi)容

  范圍分類資料內(nèi)容

  房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證

  技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料

  管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂設(shè)施資料、路標(biāo)、門牌、室號(hào)配置圖

  業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單

  日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案

  四、資料歸檔整理

  1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。

  2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯,分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。

  3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。

  4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。

檔案管理制度3

  為規(guī)范學(xué)校的檔案管理和有效地使用檔案,特制定本檔案管理制度:

  1、辦公室在學(xué)年之后裝訂好文件、通知檔案;年度考核之后的資料存檔;其它資料的存檔。

  2、教導(dǎo)處每期工作計(jì)劃和總結(jié)存檔;“六認(rèn)真”檢查資料的歸檔;普九資料的歸檔;教研活動(dòng)資料的歸檔;其它有關(guān)資料的歸檔;

  3、德育處每期的'紀(jì)律衛(wèi)生檢查資料歸檔;班級(jí)評(píng)比、評(píng)優(yōu)選好的資料歸檔;德育活動(dòng)歸檔;班主任工作筆記、計(jì)劃的歸檔;其它相關(guān)資料的歸檔。

  4、后勤處相關(guān)資料按時(shí)分類存檔。

  5、團(tuán)總支每期的活動(dòng)資料歸檔;組織學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的資料歸檔;組織建設(shè)歸檔;其它相關(guān)資料的歸檔。

  6、每部門的檔案應(yīng)做到條理清晰、分類明確、裝訂規(guī)范。

  7、各類通知、文件應(yīng)先送到辦公室,然后分發(fā)到各部門。

  8、部門的各種資料聘及時(shí)歸類裝訂存檔。

檔案管理制度4

  一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

  (一)工程檔案的歸檔范圍

  對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)

  (二)歸檔文件的要求

  1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

  2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

  3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

  4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。

  二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)

  各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。

  三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)

  (一)工程檔案的收集

  文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。

  (二)工程檔案的整理

  按照單位工程分部.com、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類排列。

  (三)工程檔案的`立卷

  1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。

  2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

  3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

  4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

  5、竣工圖按專業(yè)組卷。

  6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。

  (四)工程檔案的編目

  1、每卷單獨(dú)編號(hào),

  頁號(hào)從"1"開始,案卷不宜超過 30MM;頁號(hào)編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。

  2、卷內(nèi)目錄:"序號(hào)"以一份文件為單位,"責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人,

  有多個(gè)責(zé)任者的,選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用"等"代替。"文件編號(hào)"填寫工程文件原 有的文號(hào)或圖號(hào);"文件題名"填寫文件標(biāo)題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。

  未按要求編目的,每項(xiàng)扣罰部門資料員 5 元。

  (五)工程檔案的裝訂

  案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。

  (六)工程檔案的歸檔

  單位工程竣工驗(yàn)收完成后 30 日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門資料員 5 元。

  (七)工程竣工檔案移交

  工程竣工驗(yàn)收完成后 60 日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門資料員 5元。

  (八)工程檔案的索引(待討論工程代號(hào)、檔號(hào))

  工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫。

  案卷號(hào) 如:第 1 卷 1.1.1-1

  專業(yè)號(hào) 如:基建類 1 為 1.1.1

  工程代號(hào) 如XX花園首期為 1.1

  樓盤代號(hào) 如XX花園代號(hào)為 1

  (九)工程檔案的保管

  工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。

  (十)工程檔案的統(tǒng)計(jì)

  工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。

  四、工程檔案保管期限

  保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期(具體詳附件一)

  1、永久:是指工程檔案需永久保存。

  2、長(zhǎng)期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

  3、短期:是指工程檔案保存 20 年以下。

  同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

  五、工程檔案密級(jí)

  密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件,應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

  工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí),

  監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。

  六、工程檔案的借閱及銷毀

  按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

  本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

  七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)

檔案管理制度5

  一、檔案建立

  (一)建立健全學(xué)校各類檔案,目的主要在于為學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo),上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學(xué)校工作和對(duì)學(xué)校工作作出決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此應(yīng)高度重視,并確定一名副職校領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。

  (二)學(xué)校建立檔案資料室,由專職(或兼職)管理,按《小學(xué)檔案資料收集范圍細(xì)目》建立檔案。

  (三)全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案,學(xué)校檔案按類以時(shí)間為序建立,教師的一般人事檔案,一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立,學(xué)生學(xué)籍檔案按屆,按班分類建立。

  二、檔案立卷

  (一)檔案人員應(yīng)按資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄,進(jìn)袋入檔。檔案袋,檔案卷的規(guī)格要符合上級(jí)有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。

  (二)卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為期限;注明“短期”的一般以五年為期限;注明“長(zhǎng)期”的由學(xué)校根據(jù)實(shí)際需要決定保存期限。

  (三)凡檔案資料收集范圍細(xì)目中未編入,但確有使用、保存價(jià)值的其它資料,學(xué)校可根據(jù)需要自行決定是否保留。

  三、檔案補(bǔ)充

  (一)教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)資、入黨、入團(tuán)、獎(jiǎng)懲等

  材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。

  (二)外來文件、函件由收文員(或人事秘書)統(tǒng)一分類編號(hào)登記,交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后,即立卷歸檔。

  (三)校內(nèi)印發(fā)的`文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn),平時(shí)校長(zhǎng)室、教導(dǎo)處、教科室、總務(wù)處、團(tuán)支部、少先隊(duì)大隊(duì)部應(yīng)將此類文件分類保存,每學(xué)期結(jié)束時(shí),集中交檔案人員立卷歸檔。

  四、檔案轉(zhuǎn)遞

  教職工因工作調(diào)動(dòng),需要轉(zhuǎn)遞檔案,必須安上級(jí)有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項(xiàng)目逐項(xiàng)登記,嚴(yán)密包封,并加蓋密封章,通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞,不得公開郵寄或交本人自帶。

  五、檔案查閱

  (一)校外人員來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務(wù)檔案;未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細(xì)核對(duì)并簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出資料室。

  (二)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

  六、檔案安全保密

  (一)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔、干燥,自然通風(fēng),嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

  (二)檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室,不得外泄檔案中的機(jī)密,檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等,不得亂仍亂拋,應(yīng)將保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

檔案管理制度6

  第一條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)檔案是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)歷史延革、工作開展情況的真實(shí)記錄,是社團(tuán)聯(lián)合會(huì)決策、開展工作的重要參考。

  第二條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)檔案由相應(yīng)部門管理,實(shí)施檔案登記管理制度,定期進(jìn)行整理、歸檔和編目。

  第三條對(duì)于上級(jí)文件、外校來函及相關(guān)圖文資料等有保存價(jià)值的材料均作為檔案保存。

  第四條社團(tuán)聯(lián)各部的'部門工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)情況及時(shí)以書面形式上交辦公室,并由辦公室(社團(tuán)資料檔案由秘書處管理,下同)整理后存檔。辦公室作好每一次會(huì)議記錄,整理后存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)會(huì)議記錄。

  第五條加強(qiáng)與各社團(tuán)及其管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系,并對(duì)他們的工作計(jì)劃、活動(dòng)開展情況、任務(wù)執(zhí)行情況等建立專門檔案。

  第六條加強(qiáng)對(duì)各社團(tuán)的檔案管理,各社團(tuán)的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、活動(dòng)開展情況,以書面或表格形式及時(shí)上交各分管常任理事,并由各類別社團(tuán)工作委員會(huì)整理后交秘書處檔案人員存檔。

  第七條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)各部人事、各社團(tuán)人事及社團(tuán)負(fù)責(zé)人推薦表,社團(tuán)負(fù)責(zé)人任命表,社團(tuán)負(fù)責(zé)人檔案表,社團(tuán)干部考查表,社團(tuán)干部考查考核表,社團(tuán)干事考核表,社團(tuán)理事會(huì)登記表,社團(tuán)會(huì)員登記表等一并整理,單獨(dú)存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)系統(tǒng)人事檔案檔。

  第八條社團(tuán)聯(lián)合會(huì)各部、各社團(tuán)每月必須及時(shí)上交每月帳目開支表,由經(jīng)費(fèi)審查部核實(shí)并存檔作為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)系統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案。

  第九條各部門須認(rèn)真整理并妥善保管檔案,借用相關(guān)檔案的須經(jīng)得相應(yīng)部門同意,辦理手續(xù)后方可借用。

  第十條其它各部、社團(tuán)及個(gè)人必須妥善保管并及時(shí)歸還所借檔案資料,檔案借閱期不得超過一周。

  第十一條主席團(tuán)有權(quán)對(duì)檔案管理工作不定期進(jìn)行檢查。

  第十二條本制度解釋權(quán)歸xxx學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì),自通過之日起生效。

檔案管理制度7

  1.本局所有檔案由檔案室統(tǒng)一存檔管理,各股室每年所形成的各種文件、資料,由各科室按照歸檔要求,在次年4月底前送檔案室組卷保管。

  2.檔案室對(duì)各股、室移交的各種檔案、資料,要辦好移交、接收手續(xù)。

  3.檔案室對(duì)于集中保管的.檔案,要統(tǒng)一編制檢索目錄、案卷目錄等,做到科學(xué)保管、存放有序、查找方便。

  4.對(duì)存放的檔案,要做到“六防三無”,確保檔案的質(zhì)量和絕對(duì)安全。

  5.檔案管理要嚴(yán)格遵守保密守則,無關(guān)人員不得隨意進(jìn)出檔案室。查閱檔案資料,需按有關(guān)查閱規(guī)定辦理,并進(jìn)行登記。在查閱時(shí)必須有檔案管理人員在場(chǎng),并在檔案室內(nèi)查閱,不得翻閱無關(guān)資料。如確需把檔案帶離檔案室或復(fù)印的,應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,并辦理好借閱手續(xù)。

  6.檔案鑒定、銷毀按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。7.檔案室管理人員因故變動(dòng)或離職時(shí),應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下向新的檔案室管理人員辦理移交手續(xù)。

檔案管理制度8

  1.目的

  為加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理水平,規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作,提高財(cái)務(wù)部工作效率,配合公司整體經(jīng)營(yíng)運(yùn)作,特制定本制度。

  2.適用范圍本制度適用于公司總部。

  3.術(shù)語和定義

  3.1財(cái)務(wù)檔案:財(cái)務(wù)檔案是專業(yè)檔案的一種,它是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料。

  3.2原始憑證:原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制,用以表明某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑證。

  3.3記賬憑證;記賬憑證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類,確定會(huì)計(jì)分錄,并據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬薄的憑證。

  3.4會(huì)計(jì)賬簿:是指以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù),全面、連續(xù)地記錄一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對(duì)大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理,逐步加工成有用會(huì)計(jì)信息的簿籍。

  3.5財(cái)務(wù)報(bào)告:指用來反映會(huì)計(jì)實(shí)體的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書面文件。

  4.職責(zé)無

  5.工作要求

  5.1財(cái)務(wù)檔案的分類。分為會(huì)計(jì)核算檔案、財(cái)務(wù)管理檔案及其他檔案資料。

  5.1.1會(huì)計(jì)核算檔案

  5.1.1.1會(huì)計(jì)憑證:包括原始憑證、記賬憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

  5.1.1.2會(huì)計(jì)帳簿:包括日記帳、明細(xì)帳、總帳、各種輔助帳。

  5.1.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告:包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表以及財(cái)務(wù)情況說明書等,會(huì)計(jì)報(bào)表包括月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表及附注。

  5.1.1.4會(huì)計(jì)電算化資料:包括歷年財(cái)務(wù)帳簿的刻錄光盤和磁帶等。 5.1.2財(cái)務(wù)管理檔案

  5.1.2.1預(yù)算資料:包括公司總部及下屬公司編制和上報(bào)的季度、半年度、年度預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行情況表以及公司各職能部門年度費(fèi)用預(yù)算表。

  5.1.2.2財(cái)務(wù)分析報(bào)告:包括公司總部及下屬公司編制和上報(bào)的季度、半年度、年度財(cái)務(wù)分析報(bào)告。

  5.1.2.3投資分析報(bào)告:是指由公司財(cái)務(wù)部編制并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核認(rèn)可的項(xiàng)目投資分析報(bào)告。

  5.1.2.4財(cái)務(wù)制度文本:包括由公司財(cái)務(wù)部制訂并經(jīng)由公司董事會(huì)或行政辦公會(huì)議通過的各類財(cái)務(wù)制度文本以及由下屬公司根據(jù)公司財(cái)務(wù)部指導(dǎo)要求制訂并經(jīng)由下屬公司董事會(huì)通過的各類財(cái)務(wù)制度文本。

  5.1.2.5會(huì)議紀(jì)要:包括經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽字認(rèn)定的財(cái)務(wù)例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、稅收籌劃小組會(huì)議紀(jì)要以及其他各類專題會(huì)議紀(jì)要。

  5.1.3其他檔案資料

  5.1.3.1合同文件:包括銀行貸款合同及相關(guān)董事會(huì)決議、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的各類經(jīng)濟(jì)合同。

  5.1.3.2下屬公司上報(bào)的報(bào)告:包括資金申請(qǐng)報(bào)告、調(diào)整預(yù)算報(bào)告等各類相關(guān)報(bào)告。

  5.1.3.3其他:包括查帳報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、利潤(rùn)分配方案、董事會(huì)決議、章程、公司基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)部發(fā)文等與公司財(cái)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的各類檔案資料。 5.2檔案管理工作5.2.1檔案的收集、歸檔

  5.2.1.1財(cái)務(wù)檔案要分類進(jìn)行收集、歸檔,并對(duì)歸檔檔案進(jìn)行編號(hào),填制“財(cái)務(wù)檔案保管清冊(cè)”,由財(cái)務(wù)檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。

  5.2.1.2會(huì)計(jì)核算檔案嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的定期收集、整理歸檔,做到資料完整、安全保密、入檔及時(shí)、存入有序。

  5.2.1.3部門及各下屬公司編制和上報(bào)的預(yù)算資料、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及各下屬公

  司提交財(cái)務(wù)部的各類請(qǐng)示報(bào)告應(yīng)在確認(rèn)加蓋相關(guān)公司公章及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后進(jìn)行歸檔。

  5.2.1.4投資分析報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等由財(cái)務(wù)人員編制的文件須在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽字后進(jìn)行歸檔。

  5.2.1.5銀行借款合同、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同等與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的.經(jīng)濟(jì)合同須確認(rèn)合同雙方法人代表在合同上簽字并加蓋公章,并貼加足額印花稅后進(jìn)行歸檔,須董事會(huì)通過的重大合同還需附加相關(guān)董事會(huì)決議。

  5.2.1.6財(cái)務(wù)制度文本、公司章程文本以及財(cái)務(wù)部下發(fā)各類文件應(yīng)該在加蓋公司公章或財(cái)務(wù)部門印章后歸檔,并附加相關(guān)文件流轉(zhuǎn)單及領(lǐng)導(dǎo)審批意見和相關(guān)董事會(huì)決議。

  5.2.1.7其他檔案的歸檔參照《檔案管理辦法》,達(dá)到歸檔條件后歸檔。 5.2.1.8應(yīng)移交檔案室歸檔的檔案文件在留存副本或復(fù)印件歸檔后移交檔案室。 5.2.2財(cái)務(wù)檔案的保管

  5.2.2.1加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保管,建立財(cái)務(wù)(會(huì)計(jì))檔案柜,檔案柜必須經(jīng)久耐用,牢固安全。

  5.2.2.2財(cái)務(wù)檔案應(yīng)設(shè)立專門地點(diǎn)保管,并按其種類、歸檔時(shí)間、編號(hào)等要素分柜存放。

  5.2.2.3對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保管實(shí)施統(tǒng)一管理,財(cái)務(wù)部設(shè)置兼職檔案管理員崗位,負(fù)責(zé)已立卷登記的財(cái)務(wù)檔案的保管工作。

  5.2.2.4檔案存放地點(diǎn)應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀。

  5.2.2.5會(huì)計(jì)核算檔案嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的期限保存,其他財(cái)務(wù)檔案都為永久性保存檔案。

  5.2.2.6會(huì)計(jì)檔案的清點(diǎn)和檢查要每年進(jìn)行一次,檢查檔案完整、借閱情況及安排情況,以及保管期滿應(yīng)處理的檔案,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。 5.2.3財(cái)務(wù)檔案的調(diào)閱

  5.2.3.1財(cái)務(wù)人員因工作需要調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案時(shí),必須按順序及時(shí)歸還原處。 5.2.3.2本公司其他人員調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案,要經(jīng)財(cái)務(wù)部總經(jīng)理同意;外單位人員調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案要有加蓋單位公章的申請(qǐng)書,經(jīng)財(cái)務(wù)部總經(jīng)理審核后報(bào)公司總裁批準(zhǔn)。

  5.2.3.3會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得外借,若有特殊情況需要外借,則外借最長(zhǎng)期限不得超過三天。

  5.2.3.4調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案須填寫“財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱登記簿”,需要復(fù)印的要經(jīng)財(cái)務(wù)部總經(jīng)理同意并進(jìn)行登記,查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場(chǎng)。

  5.2.3.4調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹,不得抄錄與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。

  5.2.4財(cái)務(wù)檔案的銷毀

  5.2.4.1對(duì)保管期滿的財(cái)務(wù)檔案,應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見會(huì)同檔案管理部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,對(duì)按規(guī)定可以銷毀的檔案,應(yīng)編造“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后銷毀,檔案銷毀時(shí)應(yīng)由財(cái)會(huì)部門和檔案部門共同派員監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀檔案之前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì),并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,銷毀清冊(cè)一式二份,分別由檔案、財(cái)會(huì)部門保留。

  5.3附則

  5.3.1下屬公司可根據(jù)本制度和其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合各自具體情況,制定相應(yīng)財(cái)務(wù)檔案管理制度;

  5.3.2本制度由財(cái)務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋;

  5.3.3本制度經(jīng)行政辦公會(huì)審議通過后實(shí)施。

  6.支持性文件

  6.1《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

  7.相關(guān)記錄及表格無

檔案管理制度9

  1 公司安環(huán)部對(duì)每位職工要建立“職工安全教育培訓(xùn)檔案”,檔案要詳細(xì)記錄每位職工所接受的教育培訓(xùn)情況,職工檔案和考試成績(jī)?cè)嚲響?yīng)保存完好。

  2 檔案記錄要實(shí)事求是,不得造假。公司安環(huán)部要對(duì)各車間的檔案及記錄情況不定期進(jìn)行檢查,對(duì)發(fā)現(xiàn)的.問題要及時(shí)糾正。

  3 “職工安全教育培訓(xùn)檔案”由安環(huán)部和車間各執(zhí)一份,并妥善保管,工作調(diào)動(dòng)要及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)存。

  4 職工調(diào)動(dòng)填寫“職工調(diào)動(dòng)記錄表”(附表一)隨職工安全教育檔案一并轉(zhuǎn)入相應(yīng)車間。

  5 職工各種考試試卷力求內(nèi)容相對(duì)豐富,禁止內(nèi)容過少或長(zhǎng)期使用同一份試卷。

檔案管理制度10

  一、設(shè)立健康檔案資料室,以個(gè)人為單位,一人一檔的原則為學(xué)生建立健康檔案。

  二、健康檔案要集中檔案室保管,按行政村名和編號(hào)順序存放,檔案專柜存放,保持整潔、美觀和規(guī)范有序,逐漸實(shí)行計(jì)算機(jī)化管理。

  三、責(zé)任醫(yī)生要對(duì)健康檔案進(jìn)行分類專冊(cè)登記,檔案盒要目錄和分類信息登記。

  四、定期開展隨訪工作,每年免費(fèi)隨訪4次,體檢和健康隨訪服務(wù)等資料內(nèi)容及時(shí)記錄在健康檔案中,對(duì)體檢和隨訪發(fā)現(xiàn)的健康問題,進(jìn)行有針對(duì)性的以健康教育為重點(diǎn)的.健康干預(yù)。

  五、資料管理人員應(yīng)及時(shí)登記已經(jīng)獲取的各種信息,并進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì),及時(shí)反饋。

  六、非衛(wèi)生服務(wù)資料管理人員,不得隨意翻閱已經(jīng)建檔的各種資料。未經(jīng)資料管理人員同意,任何人不得調(diào)出、轉(zhuǎn)借各種檔案資料。

檔案管理制度11

  一、學(xué)員學(xué)籍檔案是參加汽車駕駛培訓(xùn)的學(xué)員信息,主要包括《教學(xué)日志》、《培訓(xùn)記錄》《學(xué)員登記表》、《結(jié)業(yè)證書》復(fù)印件等。

  二、公司員工檔案主要:身份證、駕駛證、教練證、  三、車輛檔案:行駛證、車輛登記證、車輛保險(xiǎn)單、二保單、教練車標(biāo)識(shí)牌、車輛綜合性能檢測(cè)評(píng)定報(bào)告等。

  四、上級(jí)有關(guān)文件登記歸案。

  檔案管理職責(zé)

  1、檔案管理接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的.監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

  2、檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,認(rèn)真貫徹黨和國(guó)家的方針政策,熱愛檔案事業(yè),忠于職守、遵守紀(jì)律、嚴(yán)守秘密,努力提高自身政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,提高檔案管理水平,積極為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

  3、負(fù)責(zé)公司各種文件材料的收集、整理,分類、歸檔。

  4、檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)做好檔案的移交工作,并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意履行交接手續(xù)。

  5、檔案的保存應(yīng)做到防火、防光、防高溫、防塵、防潮等,定期檢查、打掃、通風(fēng)。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查處理。

  6、檔案工作人員應(yīng)根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件精神,認(rèn)真做好檔案的管理工作,對(duì)超過保管期限而失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見,填寫銷毀清單,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后銷毀,并登記銷毀日期。

檔案管理制度12

  第一章總 則

  第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一,是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄,是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。

  第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管,其任務(wù)是:收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料,辦理檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞,建立科學(xué)的檔案檢索工具。調(diào)查研究檔案工作情況,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

  第三條貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定,結(jié)合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度,并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。

  第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,同時(shí)確保檔案的安全。

  第二章 人事檔案歸檔范圍和要求

  第五條歸檔范圍

  (一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

  (二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評(píng)議干部的綜合材料,組織審定的考察材料等。

  (三)審計(jì)工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。

  (四)成人教育(大中專)、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、學(xué)習(xí)鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。

  (五)評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料:專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。

  (六)政審工作中形成的材料:調(diào)查報(bào)告,審查報(bào)告,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)結(jié)論的意見,檢查交代或情況說明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料:甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

  (七)更改姓名、民族、出生日期、國(guó)籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料,上級(jí)批復(fù)等材料。

  (八)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料:

  1、中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請(qǐng)書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評(píng)議黨員中認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實(shí)的依據(jù)材料;取消預(yù)備黨員資格的組織意見,退黨材料。

  2、中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。

  3、加入民主黨派的有關(guān)材料。

  (九)表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料:

  勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批表,立功、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表揚(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。

  (十)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料;處分決定,免予處分的意見,上級(jí)批復(fù),核實(shí)(調(diào)查)報(bào)告,本人檢查、交待、對(duì)處分決定的意見;撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書;復(fù)查甄別報(bào)告,決定(結(jié)論)、上級(jí)批復(fù)等。

  (十一)任免、調(diào)動(dòng)、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料:任免審批表;考察材料;軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級(jí)材料;離退休審批表等材料。

  (十二)考試錄用形成的有關(guān)材料:錄用審批表,聘用審批表和合同書,政審結(jié)論和有關(guān)證明材料,辭退材料,辭職審批材料等。

  (十三)辦理工資、待遇等工作中形成的'材料:轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種工資變動(dòng)審批表,提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報(bào)表;解決各種待遇問題的審批表,批復(fù)材料等。

  (十四)辦理出國(guó)(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料:因公出國(guó)(出境)審批表、備案表;因私出國(guó)(出境)審批表等材料。

  (十五)參加區(qū)縣級(jí)以上(包括區(qū)縣級(jí))黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì),以及民主黨派代表會(huì)議的代表登記表等。

  (十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料:有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表,工傷致殘?jiān)\斷書,確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料,新錄用人員體檢表等。

  (十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。

  第六條收集方法

  (一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要,要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jī)、廉的材料,充實(shí)檔案的內(nèi)容。

  (二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度,及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

  (三)有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等,并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。

  (四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定,主動(dòng)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序,以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。

檔案管理制度13

  本局所有檔案由檔案室統(tǒng)一存檔管理,各股室每年所形成的各種文件、資料,由各科室按照歸檔要求,在次年4月底前送檔案室組卷保管。

  1.檔案室對(duì)各股、室移交的各種檔案、資料,要辦好移交、接收手續(xù)。

  2.檔案室對(duì)于集中保管的檔案,要統(tǒng)一編制檢索目錄、案卷目錄等,做到科學(xué)保管、存放有序、查找方便。

  3.對(duì)存放的檔案,要做到“六防三無”,確保檔案的質(zhì)量和絕對(duì)安全。

  4.檔案管理要嚴(yán)格遵守保密守則,無關(guān)人員不得隨意進(jìn)出檔案室。查閱檔案資料,需按有關(guān)查閱規(guī)定辦理,并進(jìn)行登記。在查閱時(shí)必須有檔案管理人員在場(chǎng),并在檔案室內(nèi)查閱,不得翻閱無關(guān)資料。如確需把檔案帶離檔案室或復(fù)印的,應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,并辦理好借閱手續(xù)。

  5.檔案鑒定、銷毀按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  6.檔案室管理人員因故變動(dòng)或離職時(shí),應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的.監(jiān)督下向新的檔案室管理人員辦理移交手續(xù)。

檔案管理制度14

  搞好檔案管理,充分發(fā)揮檔案的作用,為各項(xiàng)工作服務(wù),是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,也是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

 。ㄒ唬┙逃龑W(xué)會(huì)的檔案由學(xué)會(huì)指定專人保管。除此之外的檔案,如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等,由檔案室統(tǒng)一歸檔保存。

 。ǘ┓彩潜締挝还ぷ骰顒(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種材料均應(yīng)歸檔。第一次歸檔時(shí)間為6月底7月初,第二次為12月至次年1月。

 。ㄈn案室保存的主要檔案目錄:

  1、單位的工作計(jì)劃、工作總結(jié)。

  2、單位的'重要會(huì)議記錄。

  3、重點(diǎn)調(diào)研活動(dòng)的總結(jié)或調(diào)研報(bào)告。

  4、綜合性教研活動(dòng)、教改實(shí)驗(yàn)、課題研究的材料。

  5、各類培訓(xùn)方案。

  6、較重要的評(píng)選活動(dòng)材料。

  7、學(xué)期、學(xué)年個(gè)人總結(jié)考核表。

  8、各類獲獎(jiǎng)資料。

  9、本單位人員情況資料。

  10、各校和全縣學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)統(tǒng)計(jì)資料。

  11、上級(jí)指導(dǎo)性公文。

  12、本單位其它重要公文。

  (四)、借閱檔案時(shí),不得在案卷上涂劃、刪改、剪插;外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導(dǎo)同意。案卷一般不得帶出查案室。

檔案管理制度15

  一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

  二、 歸檔范圍

  公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

  三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

  四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  五、 資料的收集與整理

  1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

  2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

  3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

  4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

  5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

  六、 資料的分類與歸檔

  1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

  七、 檔案的借閱

  1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

  3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?偨(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的.內(nèi)容執(zhí)行。

  4. 檔案借閱者必須做到:

 、 愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

 、 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

  八、 檔案的銷毀

  1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

  2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

  4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

  5. 在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

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