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檔案管理制度

時間:2023-06-20 16:04:34 管理制度 我要投稿

檔案管理制度(精選15篇)

  在我們平凡的日常里,我們每個人都可能會接觸到制度,制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。擬定制度的注意事項有許多,你確定會寫嗎?下面是小編幫大家整理的檔案管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

檔案管理制度(精選15篇)

檔案管理制度1

  案資料管理是學校常規(guī)管理的一個重要主成部分。它既是學校管理和教育教學、財務工作的歷史紀錄,又是全校教職工工作成績的客觀見證,是教學常規(guī)管理的重要基礎工程。為此,制訂制度如下:

  1、成立檔案資料室,由校辦負責,校辦干事(檔案資料員)具體負責,其它各職能部門相關負責人協(xié)助工作。

  2、健全文書檔案,堅持專人收拆,及時登記、簽批、承辦,保證文件資料齊全完整,及時辦理。

  3、學校行政人事檔案包括行政會議紀錄、文書檔案、人事檔案各種計劃與安排、各種學習記錄。群團教代會材料等分別由相關部門干事負責收集整理交檔案室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  4、學校教務檔案包括會議記錄、教師業(yè)務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛(wèi)生檔案、由相關部門干事負責收集整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  5、學?倓詹繖n案包括會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等由相關負責人收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  6、學校的常規(guī)管理資料和財會檔案注重平時收集,一般每學期或每學年整理歸檔,。由職能部門交檔案資料室,由檔案資料員負責歸檔立卷。

  7、積極做好檔案資料的(收集、整理、鑒定、立卷)工作,按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

  8、積極提供利用,嚴格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù),查閱檔案不得隨意借出、不得涂改、抽換和拆散,不得損壞。

  9、加強檔案的嚴禁保密,不得泄露。

  案資料管理是學校常規(guī)管理的.一個重要主成部分。它既是學校管理和教育教學、財務工作的歷史紀錄,又是全校教職工工作成績的客觀見證,是教學常規(guī)管理的重要基礎工程。為此,制訂制度如下:

  1、成立檔案資料室,由校辦負責,校辦干事(檔案資料員)具體負責,其它各職能部門相關負責人協(xié)助工作。

  2、健全文書檔案,堅持專人收拆,及時登記、簽批、承辦,保證文件資料齊全完整,及時辦理。

  3、學校行政人事檔案包括行政會議紀錄、文書檔案、人事檔案各種計劃與安排、各種學習記錄。群團教代會材料等分別由相關部門干事負責收集整理交檔案室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  4、學校教務檔案包括會議記錄、教師業(yè)務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛(wèi)生檔案、由相關部門干事負責收集整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  5、學校總務部檔案包括會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等由相關負責人收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  6、學校的常規(guī)管理資料和財會檔案注重平時收集,一般每學期或每學年整理歸檔,。由職能部門交檔案資料室,由檔案資料員負責歸檔立卷。

  7、積極做好檔案資料的(收集、整理、鑒定、立卷)工作,按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

  8、積極提供利用,嚴格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù),查閱檔案不得隨意借出、不得涂改、抽換和拆散,不得損壞。

  9、加強檔案的嚴禁保密,不得泄露。

檔案管理制度2

  1 公司安環(huán)部對每位職工要建立“職工安全教育培訓檔案”,檔案要詳細記錄每位職工所接受的教育培訓情況,職工檔案和考試成績試卷應保存完好。

  2 檔案記錄要實事求是,不得造假。公司安環(huán)部要對各車間的`檔案及記錄情況不定期進行檢查,對發(fā)現(xiàn)的問題要及時糾正。

  3 “職工安全教育培訓檔案”由安環(huán)部和車間各執(zhí)一份,并妥善保管,工作調動要及時將檔案轉存。

  4 職工調動填寫“職工調動記錄表”(附表一)隨職工安全教育檔案一并轉入相應車間。

  5 職工各種考試試卷力求內容相對豐富,禁止內容過少或長期使用同一份試卷。

檔案管理制度3

  (一)檔案工作制度

  1、檔案工作是測繪管理工作的一部分,須有一名領導分管。

  2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報,以便及時了解檔案工作動向,掌握房產(chǎn)測繪檔案工作。

  3、檔案工作由分管領導負責,對檔案員進行業(yè)務指導,在檔案移交時檢驗案卷質量。

  4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,測繪檔案應集中存放在測繪檔案室,實行統(tǒng)一管理。

  5、根據(jù)國家有關檔案管理的規(guī)定,結合單位檔案工作的實際適用測繪實際的保管期限表、歸檔范圍等。

  6、建立以檔案員為骨干的檔案工作網(wǎng)絡,定期檢查。

  7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為測繪管理提供便利,及時做好登記和統(tǒng)計工作。

  8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務知識,使測繪檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。

  (二)檔案工作人員崗位責任制

  1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國的檔案法》和《保密法》規(guī)定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。

  2、指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質量。

  3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。

  4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料做到調卷及時迅速、準確無誤。

  5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全防護工作,維護國家的檔案不受損失。

  6、刻苦學習檔案業(yè)務知識,提高業(yè)務能力和學術水平,努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。

  7、遵守保密制度。未經(jīng)批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得泄露檔案的機密和內容,確保檔案機密的安全。

  (三)檔案資料歸檔制度

  1、凡是委托測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔范疇。

  2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務之一,應列檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。

  3、在工作中形成的具有保存價值的.文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個人手中。

  4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將其檔案材料存放檔案室。

  5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。

  6、部門移交案卷時應經(jīng)檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續(xù),填寫移交清冊。

  (四)檔案庫房管理制度

  1、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學化。

  2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關情況。

  3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

  4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。

  5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。

  6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內進行。

  7、庫房內不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。

  (五)檔案保密保衛(wèi)制度

  1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。

  2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。

  3、檔案室內應設置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。

  4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調動時,必須辦理交接手續(xù)。

  5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。

  6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

  7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。

  (六)檔案資料借閱制度

  根據(jù)《檔案法》和有關規(guī)定,特制定本制度。

  1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信。

  2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經(jīng)同意,不準私自帶走。

  3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內控制使用的檔案,應經(jīng)單位領導同意。

  4、檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經(jīng)本單位領導批準,借出時間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。

  5、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。

  6、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責任。

  7、對利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。

  (七)檔案銷毀制度

  1、檔案銷毀必須經(jīng)校領導和上級主管部門負責人審核同意。

  2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告。

  3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。

  (八)檔案保管制度

  1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,

  重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。

  2、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內嚴禁吸煙和存放易

  燃品,庫房內外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衛(wèi)生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。

  3、對檔櫥、架要經(jīng)常進行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。

  4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。

  (九)檔案統(tǒng)計與匯報制度

  檔案統(tǒng)計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。為進一步加強檔案統(tǒng)計工作,特制度如下統(tǒng)計制度。

  1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。

  2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

  3、建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各種情況數(shù)據(jù),按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。

  4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。

  5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。

檔案管理制度4

  物業(yè)公司員工培訓檔案管理

  員工培訓是一項繁雜、艱巨、長期的工作,這就要求我們負責培訓工作的各級干部員工,必須認真負責地做好員工培訓檔案的歸檔和管理工作。

  1.0由各部門(各子公司、各管理處)建立員工個人《員工培訓檔案》(表格or-004),將該員工參加的所有培訓,按《員工培訓簽到表》(表格or-005)所列內容,詳細填寫,作為員工晉升、調薪、年度考評的.條件之一。

  2.0除非該員工離職(或被辭退、除名),否則該員工的培訓檔案將長期保存,并隨該員工在本公司內部工作單位的調動而調轉。

  3.0無論那一種類培訓,從培訓申請到考核結束,各部門(各子公司、各管理處)培訓負責人每次都應認真做好培訓記錄,按規(guī)要求填寫相應記錄表格,在培訓結束后歸檔備查。

  4.0培訓記錄至少保存一年(員工個人員工培訓檔案除外)。

  5.0教育培訓部負責建立各部門(各子公司、各管理處)負責人的培訓檔案。

檔案管理制度5

  為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全,特制定本制度。

  一、公司設立文件檔案管理專員,切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質量,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求,并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

  二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

  三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

  四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關文件資料專門建檔。進行管理。

  五、立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

  六、文件資料檔案的.保管、查閱。

  1、所有檔案必須入框上架,科學排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,認真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

  七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司分管領導批準,外單位人員要查閱、復印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領導批準后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案,公司檔案管理員都必須如實進行登記,注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。

  八、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨設鎖,無關人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。

檔案管理制度6

  1、為了更好的建立安全生產(chǎn)記錄,確保安全數(shù)據(jù)的完整性和連續(xù)性,特制定此制度。

  2、公司的安全生產(chǎn)制度根據(jù)液態(tài)奶事業(yè)部安全生產(chǎn)管理要求。制定了五個安全生產(chǎn)管理臺帳,五個管理臺帳主要包括:安全生產(chǎn)檢查臺帳、安全生產(chǎn)教育臺帳、安全生產(chǎn)獎罰臺帳、安全技術措施臺帳和安全事故臺帳。

  3、生產(chǎn)檢查臺帳中記錄了三個方面的內容:日常性安全檢查記錄、季節(jié)性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。

  4、生產(chǎn)教育臺帳包括:事業(yè)部級安全生產(chǎn)教育臺帳、工廠二三級安全生產(chǎn)教育臺帳和安全活動臺帳。

  5、獎罰臺帳包括:安全生產(chǎn)獎勵臺帳和安全生產(chǎn)處罰臺帳。

  安全生產(chǎn)技術臺帳包括:安全技術措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。

  6、生產(chǎn)事故臺帳應記載事故類別:人身傷害事故臺帳、設備事故臺帳和其他的`事故臺帳。

  7、生產(chǎn)的檔案由公司安全員根據(jù)日常的檢查以及各科室安全員上報的相關數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理記錄。

檔案管理制度7

  一、檔案是國家的寶貴財富,企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質,因此,檔案部門和工作人員,務必遵守保密制度,履行保密手續(xù),嚴格遵守保密十條原則,確保檔案的安全。

  二、凡是利用檔案,務必經(jīng)檔案人員帶給,任何人不得直接動用。

  三、借閱檔案務必嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),限期使用,按期返還,返還檔案要認真檢查核對,發(fā)現(xiàn)問題及時追查。

  四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術文件材料,須嚴格履行審批手續(xù),未經(jīng)批準的,嚴禁帶給利用。

  五、外單位查閱檔案,需持介紹信經(jīng)公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件,統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)帶給,任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、帶給圖紙資料和技術文件等檔案材料者,務必追查職責,對于嚴重損害國家和我公司利益者,要依法追查刑事職責。

  六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的.產(chǎn)品圖紙和技術文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料,統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收,統(tǒng)一銷毀,其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。

  七、發(fā)現(xiàn)有關泄密事件,應立即報告,及時追查。

  八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

  九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友,出入公共場所。

  十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作,總結經(jīng)驗,堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。

  檔案復制制度

  1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經(jīng)檔案室審批;本單位工復制本職工作范圍以外的檔案,需經(jīng)有關業(yè)務部門負責人同意;復制機密檔案材料(局會議記錄等)須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領導審批后方可復制。

  2、外單位一般不予復制,確因工作需要應持單位介紹信,經(jīng)檔案員同意方可復制。

  3、復制后要及時進行登記。

檔案管理制度8

  一、目的

  為了確保公司檔案的完整及安全,增強公司檔案的實用性和有效性,便于科學管理與開發(fā)利用,特制定本管理制度。

  二、適用范圍

  適用于公司檔案資料的管理。

  三、管理職能

 。ㄒ唬┕巨k公室負責公司檔案管理工作,設置專門的檔案室,負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發(fā)、利用、銷毀等各項工作。

 。ǘn案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作,具體職責如下:

  1、接收各部門上交的存檔資料,做好收件登記;

  2、定期清理,主動按時收回各部門使用完畢的應存檔資料,補齊缺失的檔案資料;

  3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷,分類規(guī)范存放;

  4、妥善保管檔案資料,做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作;

  5、建立檔案檢索索引;

  6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù),并做好登記,保證檔案資料安全無損;

  7、做好檔案室的日常清理、清潔工作,保持檔案室整潔有序;

  8、建立和維護電腦檔案管理系統(tǒng),實行數(shù)字化管理;

  9、遵守保密制度。

 。ㄈ└鞑块T管理職責

  1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料;

  2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔;

  3、妥善保管本部門借閱的檔案資料,不得泄露、遺失和損壞。

  四、資料歸檔管理

 。ㄒ唬w檔資料范圍

  1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復、認定、政策法規(guī)信息、標準、信函、法律文書、公示信息等資料;

  2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料;

  3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復等往來資料;

  4、公司內部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計劃、方案、報告、總結、簡訊等;

  5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責任制、責任書、經(jīng)濟或管理協(xié)議、標準手冊等內部管理資料;

  6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料;

  7、公司產(chǎn)品立項、設計、開發(fā)、工藝技術、產(chǎn)品說明、包裝、建設、評審、驗收等項目資料;

  8、公司各類設備在設計、制作、安裝、調試、技術改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設備資料;

  9、公司各類基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料;

  10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料;

  11、各類財務憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統(tǒng)計結算、投融資、資本股權等資料;

  12、人員招聘、培訓、調動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案;

  13、公司取得的各種證書、證件、獎牌;

  14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關資料;

  15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標簽、標記、說明書等資料;

  16、公司組織開展各類活動形成的相關資料;

  17、記錄有公司相關信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設備等資料;

  18、其他具有保存價值的資料。

 。ǘw檔資料收集

  1、結合公司具體情況,財務檔案由財務部管理,超過十年的可轉入檔案室;

  人事檔案由人事管理部門管理;

  生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案,在部門日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理;

  其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理,各部門應主動上交。

  2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的,經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室;

  如資料還須發(fā)出后由對方完善相關手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。

  3、各部門形成或接收的應存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔;

  4、公司有償取得的資料,在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣,方可報銷。部門如需使用,可從檔案室借出或復印。

  5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔,否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。

  6、在檔案資料歸檔期,公司內部使用的各類應存檔資料,由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應該歸檔的'原始資料,各主管部門兼職檔案人員應積極配合和支持。

 。ㄈ┵Y料歸檔要求

  1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準確,符合形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,便于查找利用。

  2、歸檔的文件資料應為原件,因故無原件的,可用具有憑證作用的替代資料或復印件歸檔,文件資料歸檔后不得更改。

  3、非紙質文件資料應與其文字說明一并歸檔;

  具有永久長期保存價值的電子文件,必須形成一份紙質文件歸檔。

  4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。

 。ㄋ模w檔時間

  1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外,其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。

  2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料,于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。

  3、報刊于次月初從各部門收回歸檔;

  雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。

  4、工程項目建設資料在竣工驗收后三個月內歸檔。

 。ㄎ澹w檔移交

  1、各部門的兼職檔案管理人員(部門核算員)應檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況,整理完畢并編制移交清冊,由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應編寫歸檔說明。

  2、檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔文件資料的質量。

  3、交接雙方應認真核對移交清冊,并履行簽字手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。

  五、檔案保管

 。ㄒ唬┦占怯

  1、檔案室應建立收件登記簿,收到新歸檔資料時,須逐件分類登記,詳細記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人,以便追溯。

  2、檔案管理人員收件后應按資料類別存放到相應地點,將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表,然后將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中,同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。

  (二)檔案分類

  1、公司檔案一般按年度收集整理,按如下規(guī)則分類:

  A——股權類:公司股東會、董事會、監(jiān)事會所有資料,包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監(jiān)事名冊、股權變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等,按屆次立卷。

  B——綜合管理類:

  01——公司內部文書資料,包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、決議、決定、意見、簡訊,公司制訂的各類規(guī)劃、計劃、方案、決策、工作總結,公司組織開展各類活動形成的相關文字資料,黨團工青婦資料等。按時間先后順序立卷。

  02——管理制度,包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標準手冊、經(jīng)濟責任制、責任書等;

  按小類立卷。

  03——外聯(lián)資料,包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料,上級部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復、政策法規(guī)信息、標準、信函、公示信息等,公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。

  04——統(tǒng)計資料,包括統(tǒng)計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。

  05——其他資料,不能歸集到以上類別中的資料,可以暫空,以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。

  C——經(jīng)營類01——合同,公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時間先后順序立卷。

  02——客戶資料,包括市場調查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。

  03——廣告宣傳資料,公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。

  D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料,包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評價驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。

  02——質量計量資料,包括執(zhí)行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。

  03——設備管理資料,包括操作規(guī)程、設備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。

  04——生產(chǎn)記錄資料,包括工藝流程,指標、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。

  E——技術類01——項目資料,包括可研報告、市場調研報告、研發(fā)報告、工藝包、實驗記錄、設計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。

  02——基建資料,包括設計圖紙、預決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設項目立卷。

  03——設備資料,包括圖紙、設計說明、技術規(guī)程、使用操作說明等。按使用部門和設備名稱立卷。

  F——人事檔案01——個人檔案,記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況(入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等)。按個人立卷。

  02——工資結算資料,包括工資表和責任制結算資料。按月立卷。

  03——考勤考核資料,包括考勤表、考核表。按月立卷。

  04——招聘培訓資料,包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。

  05——社會保險資料,包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。

  G——財務檔案,包括財務憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務規(guī)范立卷。

  H——證照類,包括公司獲得的各種證件、證書、營業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。

  I——影像電子類,包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。

  J——圖書類,包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書、工具書、重要報刊等。

  2、檔案資料分類后,方便集中裝訂的要建立卷宗,不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數(shù)字化管理,統(tǒng)一按分類規(guī)則編號,編號規(guī)范如下:

  X-XX-XX-XX卷宗序號(同一類卷宗超過一本時的排序號)小類序號,用01、02、03……代表各小類二級分類編號,即分類規(guī)定中01、02、03…序號一級分類代碼,即分類規(guī)定中A--J 3、無具體二級及以下分類規(guī)定的,由檔案室自行分類編號,但必須將分類規(guī)則明確標注于檢索簿上,以保持延續(xù)性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。

  4、卷宗按年裝訂,年號和編號應標注于卷宗存放時封面可直視處,卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明;

  單體存放的檔案資料應用標簽將編號貼在資料表面可直視處,不宜貼標簽的(如證照)在反面標注。

  5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案;

  按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案;

  按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應根據(jù)情況分立卷宗,卷宗并在卷宗上予以注明。

 。ㄈn案保管

  1、所有卷宗資料應按類別分柜分區(qū)存放,整齊有序排列。存放柜應編號并標注存放類別。

  2、整理裝訂時,永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物,文件裝訂結實、整齊、美觀。

  3、卷宗封面標注和編號書寫應規(guī)范,具有耐久性。

  4、卷宗內的資料應按序編號,表面應設卷內目錄,以便查找。

  5、檔案室要做好檔案存放的空間布置,做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋,保持室內清潔衛(wèi)生。

  6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號保管。

  7、重要和涉密檔案應設專柜存放,以免遺失或泄露。

  六、檔案的借閱和利用

  1、檔案室應設置借閱登記簿,逐筆登記檔案借閱記錄,包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字,如所借資料用于交上級部門,不能歸還,借閱人應在登記簿上注明不能歸還的原因。

  2、借閱檔案資料應填寫《檔案借閱申請單》,經(jīng)相關領導簽字批準后方能借閱。批準權限如下:普通檔案由借閱部門負責人簽字認可,檔案室主管部門負責人批準;

  重要檔案由借閱部門負責人和分管副總簽字認可,分管檔案的副總批準,特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準;

  涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規(guī)定權限批準。

  3、借出用于職能部門辦事的檔案,借出時間不得超過3天;

  在公司內使用的普通檔案,借出時間不得超過1個月。因故需要繼續(xù)使用,可以續(xù)借,須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者,檔案管理員負責催還。

  4、涉密檔案原則上不外借,只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出,當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《保密工作安全管理辦法》相關規(guī)定。

  5、檔案歸還時應在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時記錄以備查。

  6、檔案借閱者必須愛護檔案,保持整潔、嚴禁涂改;

  注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、損壞、遺失;

  損壞者按重新備置費用賠償,故意損毀者予以辭退。

  七、檔案的銷毀

  1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

  2、當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《文件/紀錄銷毀呈報表》經(jīng)批準后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準。

  3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《文件/紀錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔,登記表永久保存。

  4、在銷毀公司檔案資料時,由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。

  八、本制度自頒布之日起施行,原《檔案管理制度》同時廢止。

檔案管理制度9

  一、檔案管理

  (一)凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表,都務必及時歸檔,確保完整無缺。

  (二)文檔管理員務必堅持文書隨時立卷的歸檔制度,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

  (三)檔案資料包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中構成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。

  二、文書檔案管理

  (一)歸檔范圍

  1、行政綜合類:包括重要的會議材料;制定的`內部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結匯報;政府機關頒發(fā)的重要文件。

  2、組織人事教育培訓類:員工變動表、花名冊、教育培訓卡。

  3、會計統(tǒng)計類:年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關文件材料。

  4、質量管理類:質量管理方面的制度。

  5、技術類:產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術文檔。

  6、銷售紀事類:公司大規(guī)模的銷售活動紀事。

  (二)文書的檔案立卷

  1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù),均應齊全完整。

  2、在歸檔的文件材料中,應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復,分類一齊排列,不得分開。

  3、不一樣年度的文件一般不得在一齊立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃,歸在文件所針對的第一年立卷;跨年度的總結,放在所針對的最后一年立卷,跨年度的會議文件,歸在會議召開的年度立卷。

  三、歸檔時光

  公司經(jīng)營管理活動中的各種合同及常規(guī)性報表,根據(jù)各自不一樣的時限要求及時上繳總經(jīng)理和人力資源部;其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管,月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。

  四、檔案的借閱及銷毀

  (一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、撕毀,并應及時歸還。

  (二)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經(jīng)財務負責人同意。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經(jīng)公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經(jīng)財務負責人同意方可辦理。

  (三)定期對檔案進行鑒定,準確地制定檔案銷毀清單,對失去保存價值的檔案,登記造冊,經(jīng)人力資源部負責人審核,報公司領導批準后方可銷毀,銷毀時需有兩人以上參加,并在銷毀清冊上簽字。

檔案管理制度10

  1 財務檔案包括:原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據(jù)領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經(jīng)濟合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據(jù)、已使用完的各種票據(jù)存根、各項內部審計報告等。

  3 每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納稅申報后,由會計人員協(xié)同會計主管人員整理、裝訂,并登記編號入庫管理。對于財務報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務完后整理裝訂入庫;對于計算機拷貝磁盤或光盤在拷貝后即刻納入檔案管理;對于其他財務資料應該入庫保管的,但根據(jù)工作需要暫時保管在不同會計人員手中,但對于十分重要的資料也應先辦理入庫手續(xù),然后由相關財務人員按照正常借閱手續(xù)借出,以明確責任,保證財務資料的安全。

  4 建立“財務檔案登記薄”,每項財務檔案歸檔前,由主管人員確定檔案的分類,按照不同的檔案類別分別編號登記管理,由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。

  5 建立“財務檔案調閱、借閱登記薄”,財務部門內部需要查閱檔案的,需由檔案管理人員陪同查閱;需要復印財務資料的.,必須由財務負責人批準,由檔案管理人員負責復印;財務部門以外的人員原則上不能直接查閱財務檔案資料,如有特殊需要,確需查閱、復印財務資料的,必須經(jīng)財務負責人批準,并且在“財務檔案調閱、借閱登記薄”上登記

  6 財務資料只能保留在公司范圍內,不能帶出公司。除了財務部門內部工作需要以外,不能借閱給其他人員。如有司法機關工作人員因執(zhí)法需要調閱或借閱公司財務資料的,按照國家法律規(guī)定,必須出具正式的“協(xié)助執(zhí)行通知書”或“判決書”等法律文件以及工作證件,

  并由財務負責人批準后,按照以上手續(xù)辦理借閱、調閱。

  7 財務檔案的保管按照《檔案法》及《會計基礎工作規(guī)范》的規(guī)定執(zhí)行。如果超過規(guī)定的保管時間需要銷毀的,應上報財務中心并建立“財務檔案銷毀清冊”,在保管人員、主辦會計及財務負責人共同監(jiān)督下銷毀,“銷毀清冊”作為財務檔案保管;其中未清債權債務雖超過期限也不得銷毀。

  8 財務檔案管理人員及其他財務人員不得擅自公布財務資料;不得擅自銷毀、涂改、偽造財務檔案;不得擅自提供、抄寫、復制財務檔案;不得損毀、分散、丟失財務檔案;如發(fā)生以上情況,應對當事人進行嚴肅處理,對公司造成損失的,應承擔經(jīng)濟賠償責任;情章嚴重,違反國家法律的,依法移送檢查機關追究法律責任。

  9 行政部門應為財務檔案的管理提供必需的條件。

  10 財務負責人應定期或不定期檢查財務檔案管理情況;集團財務中心定期對分支機構的財務檔案管理情況進行檢查;內部審計財務檔案管理情況作為審計重點,確保財務檔案的科學管理。

檔案管理制度11

  為加強公司檔案業(yè)務管理,進一步提高檔案管理水平,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,完善檔案借閱手續(xù),使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化,更好地為公司各項工作服務,結合實際情況,特制定本制度,具體內容如下:

  1.檔案管理的范圍

  本公司所有需要歸檔的文件資料,包括:對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料,在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務管理、生產(chǎn)調度、設備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

  2.檔案的管理部門

  公司綜合事務部為檔案管理的職能部門,負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收,并辦理交接手續(xù),維護檔案的完整與安全,使檔案更好地為公司各項工作服務。

  3.檔案的分類

  在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:

 。ˋ)行政管理、

 。˙)人事管理、

 。–)財會檔案、

 。―)生產(chǎn)經(jīng)營管理、

 。‥)技術質量安全管理、

 。‵)基建檔案、

 。℅)外來文件、

 。℉)聲像檔案、

 。↖)實物檔案、

 。↗)其他檔案。

  財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

  實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。

  以上十類檔案中,每一大類檔案內容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

  4.歸檔要求

  4.1歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

  4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應留復印件,并將復印件與原件一起存檔,并加以說明。

  4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

  4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確,文字簡練通順,結構完整,必須揭示卷內文件的內容和成份,并區(qū)分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列,按順序編號,填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚(一律使用用黑色中性筆填寫),字跡工整、清晰,裝訂整齊。

  4.5檔案盒(袋)內文件的.排列:檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計劃、總結在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

  4.6文件歸檔份數(shù):一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件,需要辦理銷毀手續(xù)。

  4.7歸檔時間:部門或責任人應于相關工作結束后立即(最遲一周內)將應立卷歸檔的文件整理立卷,向公司檔案管理部門移交歸檔。

  5.檔案的查閱和借閱

  5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表,寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料,閱后及時歸還。

  5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的,應填寫檔案資料復制申請單,經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復制。

  5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱,但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點:

  5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案,嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找;

  5.3.2按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還,確因工作需要不能按時返還的,需辦理續(xù)借手續(xù),否則按管理規(guī)定停止借閱;5.3.3要愛護檔案,不得丟失,并注意保密,不得擅自轉借他人;

  5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫;

  5.3.5借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;

  5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事人責任;

  5.3.7調離本單位的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。

  6.檔案的移交

  檔案移交必須辦理移交手續(xù),填寫移交清單,經(jīng)移交人簽字,接收方核對簽收。

  7.檔案的保管

  要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導報告,并采取補救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應及時予以復制;對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應按照其分類組卷,并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

  檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

  8.檔案的銷毀

  公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見,報總經(jīng)理批準后予以銷毀

檔案管理制度12

  一、司法所檔案管理工作由指定人員負責,包括接收、收集、整理、保管。

  二、各類檔案的組卷要準確。卷內目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀,裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。

  三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規(guī)定要求。

  四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的'公文,可報主管領導批準,可定期清退和銷毀。對縣(區(qū)、市)司法局的文件、簡報等資料,要做好歸檔工作,無須存檔要統(tǒng)一銷毀。

  五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設備要整齊,做到不同規(guī)格分類排列。

  六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生,落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。

  七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴格遵守崗位紀律,嚴格執(zhí)行檔案保密制度,嚴守國家機密

檔案管理制度13

  一、文書檔案歸檔制度

  1、各部門在各項活動中構成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

  2、各部門構成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

  3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。

  4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應留有書面材料存檔。

  5、凡歸檔的文件務必留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不貼合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

  6、重要文件如部門需用可進行復印,但原件務必歸檔。

  7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

  二、專職檔案工作人員崗位職責制

  1、認真學習專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實施辦法>,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

  2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量貼合“規(guī)范”要求。

  3、負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。

  4、負責檔案庫房各項制度的落實。

  5、用心帶給檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結經(jīng)驗,為領導決策和機關各項工作帶給優(yōu)質服務。

  三、兼職檔案工作人員崗位職責制

  1、各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

  2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務,工作認真負責,把好案卷質量關,按時完成兼管檔案的'任務。

  3、兼職檔案員應于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

  4、嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

  5、理解本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識,不斷提高業(yè)務水平。

  四、部門立卷制度

  1、凡本部門在各項活動中構成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

  2、各部門兼職檔案員,負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

  3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質量。

  五、檔案保管制度

  1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。

  2、按照檔案管理有關規(guī)定,對各類檔案應做到存放合理,排列有序,查找方便。

  3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

  4、庫房要持續(xù)清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常持續(xù)在14—24℃,相對濕度要持續(xù)在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

  5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

  6、庫房內嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

  7、與檔案庫房無關人員一律不得進入,隨時關好庫房門窗,確保安全。

  六、檔案保密規(guī)則

  1、檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。

  2、凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領導批準并在指定時光內歸還檔案室。

  3、查閱檔案時,不得翻閱與查閱資料無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

  4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

  5、對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定,嚴肅處理并追究其職責。

  七、檔案借閱制度

  1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應自覺履行借閱手續(xù)。

  2、凡借閱檔案,需經(jīng)主管領導批準。外單位人員借閱檔案,應持單位介紹信,經(jīng)主管領導同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內按時歸還。

  3、借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉借他人。

  4、借閱人員未經(jīng)領導批準,不得復印、抄寫檔案資料。

  5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。

  6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領導匯報,并追究有關人員的職責。

  八、其他

  解釋權歸公司行政人事部。

檔案管理制度14

  1目的

  為規(guī)范和加強燒結廠安全生產(chǎn)檔案(臺賬)管理工作,確保各項安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的準確和完善,通過安全生產(chǎn)檔案(臺帳)的記錄、整理和歸檔,不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性,提高我廠安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平,特制定本制度。

  2適用范圍

  本制度適用于燒結廠所屬各部門。

  3管理內容和要求

  3.1執(zhí)行原則

  本制度所稱的安全生產(chǎn)檔案(臺帳),是指各部門安全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價值的各種文字資料、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

  3.2管理職責

  3.2.1安全科

  3.2.1.1負責燒結廠安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的綜合管理工作,對各車間、科室的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。

  3.2.1.2負責貫徹執(zhí)行《安全生產(chǎn)法》、《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,組織制定燒結廠安全記錄使用、保管、統(tǒng)計等有關規(guī)章制度。

  3.2.2各專業(yè)職能部門

  3.2.2.1負責本專業(yè)內安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的歸口管理工作,明確本專業(yè)所涉及安全記錄的編制、填寫、保存等具體要求。

  3.2.2.2負責對涉及本專業(yè)內安全生產(chǎn)檔案管理要求的相關作業(yè)區(qū)進行監(jiān)督、檢查和提供業(yè)務指導。

  3.2.3各車間

  3.2.3.1負責貫徹執(zhí)行公司及燒結廠下達的各項安全規(guī)章制度及管理標準。落實燒結廠下達的檔案工作要求和有關部署,在業(yè)務上接受燒結廠專業(yè)職能部室的指導和檢查。

  3.2.3.2負責填寫、收集、整理、保存、利用本車間在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。

  3.3管理規(guī)定

  生產(chǎn)經(jīng)營單位安全生產(chǎn)檔案(臺帳)資料分為以下類別:

  3.3.1安全管理綜合臺帳

  包括以下方面內容:

  3.3.1.1安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領導小組人員名單及變動記錄;

  3.3.1.2安全生產(chǎn)組織機構、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡圖等;

  3.3.1.3安全生產(chǎn)責任制度、安全生產(chǎn)管理制度等文件;

  3.3.1.4與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程;

  3.3.1.5上級有關安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等;

  3.3.1.6安全管理人員花名冊、注冊安全工程師花名冊及相關身份證明、資格證書;

  3.3.1.7年(季)度安全生產(chǎn)工作總結和計劃、階段性安全生產(chǎn)工作總結和計劃;

  3.3.1.8與主管單位及內部各部門、車間、班組簽訂的安全生產(chǎn)目標管理責任書,安全生產(chǎn)責任目標分解、執(zhí)行、驗收、考核記錄;

  3.3.1.9安全生產(chǎn)競賽、活動記錄;

  3.3.1.10其它與安全工作有關的.記錄。

  3.3.2安全教育培訓臺帳

  包括以下方面內容:

  3.3.2.1安全宣傳教育培訓計劃、學習、活動資料;

  3.3.2.2三級安全教育資料、試卷;

  3.3.2.3全員教育、專項教育記錄;

  3.3.2.4特種作業(yè)人員教育培訓計劃、資料,特種作業(yè)人員登記管理臺帳;

  3.3.2.5其它安全教育工作記錄。

  3.3.3安全會議臺帳

  包括以下方面內容:

  3.3.3.1安全生產(chǎn)委員會會議記錄、紀要;

  3.3.3.2安全生產(chǎn)工作例會會議記錄、紀要;

  3.3.3.3根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要,臨時組織的各類會議,包括傳達貫徹上級文件,收看收聽電視電話會議等記錄、紀要;

  3.3.3.4其它安全會議記錄。

  3.3.4重大危險源管理檔案

  包括以下方面內容:

  3.3.4.1重大危險源監(jiān)督管理:名稱、負責人、地點(部位)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;

  3.3.4.2重大危險源的種類及基本特征、相關圖紙和圖片;

  3.3.4.3重大危險源監(jiān)測及監(jiān)控措施;

  3.3.4.4重大危險源生產(chǎn)安全事故專項應急預案,包括危險性分析、可能發(fā)生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容;

  3.3.4.5重大危險源的管理、檢查、監(jiān)控(考核)記錄;

  3.3.4.6其它危險源管理工作記錄。

  3.3.5職業(yè)健康管理臺帳

  3.3.5.1職業(yè)健康目標管理和責任制,單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓證明(復印件);

  3.3.5.2職業(yè)衛(wèi)生管理制度,職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件;

  3.3.5.3年度職業(yè)病防治計劃與實施方案,包括個人防護用品發(fā)放使用記錄,放射源管理登記表,檢測用具、工具登記、校驗等管理記錄,劑量筆發(fā)放登記管理記錄,職業(yè)衛(wèi)生宣傳教育培訓記錄(培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝錄像資料)等;

  3.3.5.4職業(yè)病危害因素(崗位)監(jiān)測點分布明細表;

  3.3.5.5職工職業(yè)健康監(jiān)護檔案,職工職業(yè)健康體檢記錄(崗前、崗中、離崗、退休),職業(yè)病人登記表,職業(yè)病人診斷證明書等;

  3.3.5.6其它職業(yè)健康管理工作記錄。

  3.3.6相關方管理檔案

  3.3.6.1相關方單位資質及簽訂的安全協(xié)議、安全告知等;

  3.3.6.2相關方特種作業(yè)人員資質證明(復印件);

  3.3.6.3外委、保駕、實習等人員的安全教育記錄;

  3.3.6.4相關方安全績效考核記錄;

  3.3.6.5其他有關記錄。

  3.3.7安全生產(chǎn)檢查、隱患排查治理臺帳

  3.3.7.1專業(yè)安全檢查、季節(jié)性安全檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄(或安全檢查表);

  3.3.7.2專項安全檢查及考核記錄(或安全檢查表);

  3.3.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄(或安全檢查表);

  3.3.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理(計劃)登記表;

  3.3.7.5隱患整改通知書、指令書、整改記錄;

  3.3.7.6重大事故隱患治理方案,包括以下內容:安全事故隱患的類別,所屬工藝、地點,影響范圍及程度,治理的目標和任務,采取的方法及措施,經(jīng)費和物資的落實,負責治理的責任人和部門(或單位),治理的時限和要求,安全措施和應急預案,本單位專業(yè)技術人員(或專家)對重大事故隱患治理情況的評估報告;

  3.3.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。

  3.3.8事故應急預案管理臺帳

  3.3.8.1應急救援機構(隊伍);

  3.3.8.2應急預案及目錄清單;

  3.3.8.3應急預案評估報告;

  3.3.8.4應急物資裝備清單;

  3.3.8.5應急預案演練記錄;

  3.3.8.6其它與事故應急有關的記錄。

  3.3.9生產(chǎn)安全事故管理檔案

  包括以下方面內容:

  3.3.9.1職工傷亡事故登記表;

  3.3.9.2職工傷亡事故、事故調查報告;

  3.3.9.3事故調查分析會議記要;

  3.3.9.4工傷認定批復書;

  3.3.9.5其他有關記錄。

  3.4安全生產(chǎn)檔案(臺帳)管理要求

  3.4.1安全生產(chǎn)檔案(臺帳)紙質文件材料應齊全完整,字跡清晰,日期明確,簽認手續(xù)完備。

  3.4.2各部門要確定專人負責安全生產(chǎn)檔案(臺帳)的記錄、收集和整理。

  3.4.3安全生產(chǎn)檔案(臺帳)應分類存檔,按時間順行(以年度為界),每年年終將安全生產(chǎn)檔案(臺帳)裝訂成冊。

  3.4.4安全生產(chǎn)檔案的保存期限和本規(guī)定未涉及的其它安全生產(chǎn)檔案(臺帳)執(zhí)行公司相關文件管理規(guī)定。

  3.4.5本制度由安全科負責解釋。

  3.4.6本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

檔案管理制度15

  一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

  二、 歸檔范圍

  公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

  三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

  四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  五、 資料的收集與整理

  1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

  2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的`原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

  3. 凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

  4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

  5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

  六、 資料的分類與歸檔

  1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

  2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。

  七、 檔案的借閱

  1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

  3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?偨(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執(zhí)行。

  4. 檔案借閱者必須做到:

 、 愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

 、 注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

  八、 檔案的銷毀

  1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

  2. 當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

  3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

  4. 經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

  5. 在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

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