公司檔案管理制度
在日常生活和工作中,很多地方都會使用到制度,制度泛指以規(guī)則或運作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結構。這些規(guī)則蘊含著社會的價值,其運行表彰著一個社會的秩序。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度,希望能夠幫助到大家。
一、文件材料的歸檔要求:
1、公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4、歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
5、歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
6、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7、歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
9、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
10、外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標題后歸檔。
11、為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
三、歸檔時間:
1、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調試后歸檔。
4、工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
5、每年形成的會計檔案,由財務部及有關部門保存一年,在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。
6、電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
7、榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8、聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
9、相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議),在會議結束后歸檔。
10、外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12、公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
四、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:
1、凡本公司有關人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據(jù)檔案密級程度,取得相關領導簽字,同時做登記。
2、本公司有關人員如有實際情況必須借出者,須辦理相關手續(xù),超過兩天以上歸還者,須經(jīng)領導批準簽字。但要如期歸還。
3、借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應及時反映給主管領導。
4、外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術資料及保密文件一律不外借。
五、檔案的保密制度
1、凡屬密級檔案,必須正確地標明密級,并妥善存放。
2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房,庫房門窗及箱柜應隨關鎖。
3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應追究責任。
4、凡查閱密級檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復制,確屬需要者須辦理相關手續(xù)。
5、查閱人員對檔案內容承擔保密義務,違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
6、檔案人員要忠于職守,認真執(zhí)行各項保密制度。
7、定期對保密檔案保管情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
六、檔案庫房管理制度
。ㄒ唬n案入庫檢查:
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對,做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案,及時進行修補和復制。
2、入庫底圖應批邊分類裝袋,照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內。
3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。
。ǘn案庫房管理:
1、檔案庫房未經(jīng)許可,外來人員不得擅自進入。
2、檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀,便于調卷。
3、庫房門窗須安裝窗簾,庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4、避免光線直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5、庫房內應有空氣調節(jié)和溫濕度計等設施,及時做好溫濕度記錄,溫度應控制在14度24度,相對濕度控制在4560%。
6、庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表,庫房應專門安裝空調設備。
7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8、檔案庫房要做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9、對庫藏檔案應經(jīng)常進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告并采取措施予以處理。
10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查,掌握檔案管理情況,為科學管理積累資料。
六、檔案鑒定、銷毀制度
1、根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長。
3、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4、檔案通過鑒定,要求保管期準確,案卷質量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確,不完整,應及時責成有關部門修改、補充。
5、銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷,防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字
七、檔案保管統(tǒng)計制度
。ㄒ唬n案庫房須與辦公室、閱檔室分開,并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等八防設施,以確保檔案的安全與完整。
。ǘn案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物,嚴禁吸煙和使用明火。
(三)建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
(四)做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
八、綜合檔案室主任職責
(一)認真學習《檔案法》,深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策,不斷提高自身的業(yè)務水平和管理水平。
。ǘ┡W習業(yè)務,鉆研各類檔案理論基礎知識,充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況,做到心中有數(shù),操作自如。
。ㄈz查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作,對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應嚴格把關。
。ㄋ模┙M織檔案網(wǎng)絡成員進行業(yè)務學習,交流檔案管理經(jīng)驗與體會,開展檔案工作的檢查評比,不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
。ㄎ澹┒ㄆ谙蚍止茴I導匯報檔案工作,爭取領導支持,做好檔案工作計劃的制訂和落實。
(六)組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。
。ㄆ撸┴撠熅C合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調。
九、檔案工作人員崗位職責
(一)認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門各項工作做好服務。
。ǘ┴撠煿芾肀静块T的檔案,做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
。ㄈ┓e極做好檔案的服務利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時準確地提供利用。
(四)做好檔案的八防工作,確保檔案的完整與安全。
。ㄎ澹﹪栏褡袷乇C苤贫裙ぷ鳎唇(jīng)批準,不得擅自擴大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內容。
。┴撠煂Ρ静块T檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
【公司檔案管理制度】相關文章:
公司檔案管理制度07-19
(精選)公司檔案管理制度07-25
【精選】公司檔案管理制度07-19
公司檔案及文件管理制度02-16
公司檔案管理制度【熱】07-22
公司文件檔案管理制度09-03
公司檔案管理制度匯編04-26
公司檔案管理制度【精】04-26
公司檔案管理制度參考04-26