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中小型企業(yè)檔案管理制度
在不斷進(jìn)步的社會(huì)中，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？以下是小編幫大家整理的中小型企業(yè)檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。
一、總則
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。
二、文件材料的收集
第一條收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集起來(lái)。其中應(yīng)以公司產(chǎn)生的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)或重要參考價(jià)值的文件材料作為保存的重點(diǎn)，具體包括以下各項(xiàng)：
�。ㄒ唬┥霞�(jí)來(lái)文
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；
2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。
（二）公司文件材料
1、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等；
2、公司頒發(fā)（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)搞、印制稿、重要
文件的修改稿；
3、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要往來(lái)函件、談判記錄、會(huì)議記錄、協(xié)議等文件；
4、公司與各級(jí)行政部門往來(lái)公文，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件；
5、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；
6、反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；
7、公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；
8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬薄、審計(jì)等文件材料；
9、公司黨委、團(tuán)委、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；從外單位帶回的與公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、圖紙文件、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；
12、公司成立、合并、撤銷、更改、注冊(cè)登記資料、人員編制等文件材料；
13、公司制訂的工作條例、章程、制度等文件材料；
14、公司的歷史沿革、大事紀(jì)、年鑒，反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、干部、工人名冊(cè)以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、調(diào)動(dòng)等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；
16、公司員工調(diào)動(dòng)、行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根；
17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；
18、公司訴訟的各類證據(jù)、記錄、協(xié)議、判決等文件。
19、公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；
20、公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考查總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；
21、各種普查工作中形成的文件材料；
22、公司訴訟的各類證據(jù)、記錄、協(xié)議、裁決等文件。
第二條收集應(yīng)注意的問題
�。ㄒ唬┪募暮透郊瑫r(shí)收集。
（二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
�。ㄈ┳髡�、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。
�。ㄋ模┯蓄I(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。
（五）有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)或有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。
�。┯勉U筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
（七）經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
三、立卷歸檔
公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
第三條文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。
第四條立卷分工
�。ㄒ唬└鲉挝恍纬傻奈募孕辛⒕�；
�。ǘ┥霞�(jí)黨委文件，由黨委辦公室立卷；
�。ㄈ┫录�(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件，由承辦部門立卷；
�。ㄋ模┥霞�(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦部門立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷；
第五條歸檔
�。ㄒ唬└鲉挝挥�4月底前將上年度文件材料立卷完畢，整理存檔，特別重要的檔案材料等，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理）。
�。ǘ└鞣N文件、資料，按性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，必須層次分明、編寫頁(yè)碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
�。ㄈ┚哂胁煌瑑r(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷注明。
�。ㄋ模┌妇肀仨氄R排序，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
四、檔案保管
第六條檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
第七條膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片的拷貝要分別存放，必要時(shí)采用專用廚具進(jìn)行保存。
第八條底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
第九條庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
五、檔案借閱
第十條借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
第十一條借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
第十二條借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月，確因工作需要不能到期歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
第十三條歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面清點(diǎn)清楚，并在借閱登記薄上及時(shí)注銷。
第十四條凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
第十五條底圖一般不予外借。
六、檔案銷毀
第十六條對(duì)已過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，派專人進(jìn)行銷毀。
七、檔案統(tǒng)計(jì)
第十七條銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。
第十八條要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第十九條除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。
第二十條統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。
第二十一條對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。
八、檔案保密
第二十二條檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
第二十三條不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。第二十四條檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
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