《流金歲月-時間管理藝術》 讀書筆記2

《流金歲月——時間管理藝術》 讀書筆記2 （中國大學網 unjs.com）　　縱橫無盡地運籌時間 　　世界上只有時間利用家，沒有時間收藏家 　　 一、時間管理誤區(qū)種種 　　 探索時間管理的誤區(qū) 　　管理者克服時間浪費的途徑，管理問題便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能”。各種時間誤區(qū)，大致上可以區(qū)分為外生誤區(qū)與內生誤區(qū)兩類。所謂外生，即指由他人所引起的時間浪費因素；至于內生誤區(qū)，則指由自己所引起的時間浪費因素。在初次落入誤區(qū)時，一般管理者所列舉的多半是外生誤區(qū)。這種“先求諸人，后求諸已”的態(tài)度雖然是人之常情，但卻有害于時間管理效能的提高。 　　某專家曾針對參與某次時間管理研討會的.. 40位高層管理者進行實驗。在研討會之前，他要他們列舉自己參考的時間誤區(qū)，結果獲得下列的外生誤區(qū)： 　　②作解決問題的資料不齊全； 　�、趩T工問題； 　　③電話； 　�、芾�行性工作； 　�、輹�議； 　�、墼L客； 　�、咄饨缁顒�； 　�、辔�機的應付； 　　⑨溝通欠佳。 　　緊接著，讓這些高層管理者觀看一部由彼得·杜拉克現(xiàn)身說法制作的有關時間管理的影片�？催^影片后，他再讓他們列舉他們在看影片之前未曾列舉的時間誤區(qū)，結果進一步獲得下列的內生誤區(qū)： 　�、� 同一時間想做太多的事； 　�、诓磺袑嶋H的時間估計； 　�、弁涎�； 　　④不注意聆聽； 　�、莶缓靡馑季芙^他人的請托； 　　⑥事必躬親； 　　⑦辦公桌零亂不堪； 　�、嘀皇谂c下屬責任，但不授與權力； 　�、釠Q策倉促。 　　由此看來、因此在時間的有效運用上，管理者的敵人原來是自己！因此，時間管理就是自我管理。 　　 為了確切地證實“在時間的有效運用上，管理者的敵人原來是自己”，管理者應先客觀地衡量自己運用時間的方式——自己的時間使用狀況。許多管理者一聽到要他們記錄自己的時間使用狀況，都保持反對的態(tài)度。原因是：第一、他們以為十分清楚自己的時間使用狀況；第二、記錄時間使用狀況是種費時的工作。這兩種反對的理由都難以成立。先就第一個理由來說，人們的記憶力并不像自己想象中那樣正確。有許多人甚至連前一天所經歷的事都無從追憶，更不用說了解自己過去時間的使用狀況！時間管理專家一再指出，幾乎所有記錄時間使用狀況的人對自己的時間使用方式都會有驚奇的發(fā)現(xiàn)，這種記錄工作對他們稗益甚大；再就第二個理由來說，為了節(jié)省時間而花費時間，這是明智的。你可自制一張時間記錄表，記載每15分鐘的活動。為避免記憶力不可靠，你最好每隔.. 15分鐘或半個小時即在表中記載進行過的各種活動。其次，按每一活動的重要性的大小在表中圈出適當?shù)臄?shù)字。所謂重要性，指對實現(xiàn)目標的貢獻的大小。對實現(xiàn)目標的貢獻愈大者，其重要性愈大；反之亦然。你可以事先假定“1”代表重要性極大，“5”代表毫無重要性，“2”、“3”、“4”則代表介乎“1”與“5”之間重要性的不同程度。 　　最后，在進行每一種活動時，倘若遭遇干擾，則在表中最后一欄注明干擾的類別。 　　1.今天有哪些事情是在適當時間內完成的？ 　　2. 今天有哪些事情是在不適當?shù)臅r間內做的？為什么要在不適當?shù)臅r間內完成這些事情？ 　　3.今天在哪一段時間著手進行最重要的工作？為何在這段時間進行這種工作？這種工作有無可能提早一些進行？ 　　4. 今天最具工作效率的是哪一段時間？為什么在這段時間最有工作效率？ 　　5.今天最不具工作效率的是哪一段時間？為什么在這段時間最無工作效率？ 　　6.今天工作過程中最大的干擾是什么？ 　　7.今天最嚴重的三個時間使用誤區(qū)是什么？以后有沒有可能克服這些誤區(qū)？如何克服它們？ 　　8.今天做了哪些不必要做的事？ 　　9.今天做了哪些不需要親自動手的事？這些事可以授權給誰去做？ 　　10. 今天花費了多少時間做重要的事？ 　　11.今天花費了多少時間做不重要的事？ 　　12. 今天有哪些事情本來應花費更多的時間去做？ 　　13.今天有哪些事情本來可以花費較少的時間去做？ 　　14. 從明天開始。應該怎樣做才能改進時間的使用？ 　　有些管理者只記錄了兩三天的時間使用狀況，即能發(fā)現(xiàn)自己的時間誤區(qū)，甚至還能找出若干克服的途徑。有一些管理者則需要一兩個星期的時間才能獲得類似的效果。不過，最好至少記錄一個星期的時間使用狀況，以便切實了解自己的時間使用方式及時間誤區(qū)。 　　就一般管理者來說，最典型的時間使用誤區(qū)包括： 　　①因欠缺計劃而導致時間浪費； 　　②因不好意思拒絕他人付托而導致時間浪費； 　�、垡蛲涎佣鴮е聲r間浪費； 　　④因不速之客的干擾而導致時間浪費； 　�、菀螂娫挼母蓴_而導致時間浪費； 　�、抟驎�議過多與過長而導致時間浪費； 　�、咭蛭募�滿桌而導致時間浪費； 　�、嘤缮舷掳嘟煌�及商務旅行而導致的時間浪費； 　�、嵊芍胁退鶎е碌臅r間浪費； 　�、庖颉笆卤毓�親”而導致時間浪費； 　�。�11）與秘書之間因欠缺協(xié)調而導致時間浪費； 　�。�12）由上司所導致的時間浪費。 誤區(qū)之一：工作無計劃 　　“先做重要的事” 　　查爾斯·史瓦在半世紀前擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時間內做妥更多的事，我將支付給你合理的顧問費�！崩類鄯朴谑沁f了一張紙給他，并向他說：“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，并按重要性的次序加以編排。明早當你走進辦公室后，先從最重要的那一項工作做起，井持續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整大的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，則就是運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們…………”。這件軼事給日理萬機的管理者所帶來的啟示便是：應重視計劃的擬定以避免徒勞無功。所謂計劃，即指未來行動綱領的先期決策。 　　計劃的擬定大致上包括下列六個步驟： 　�、俅_立目標； 　�、谔綄ね瓿赡繕说母鞣N途徑； 　�、圻x定最佳的途徑； 　�、軐⒆罴训耐緩睫D化為每周或每日的工作事項； 　　⑤編排每周或每日的行事次序并加以執(zhí)行； 　　⑥定期檢查目標的現(xiàn)實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。 　　這六個步驟所指出的是：“你要往哪里去？”以及“你要怎么去？”這是實際采取行動之前的一種思考模式。 　　對于不從事目標制定的人的時間使用方式，管理者可以采取兩種看法： 　　第一、既然他們的所作所為不以目標的實現(xiàn)為導向，則不論他們的時間使用方式怎樣，都不構成浪費。 　　第二、不從事目標的制定與追求的人通常都是渾渾噩噩而難有所成的。對這種人的任何時間花費，管理者都可看作是浪費。在以上兩種看法之中，管理者相信大多數(shù)人都會偏向第二種看法。 　　盡管有許多的管理者都能重視計劃的擬定與執(zhí)行，但仍有一些管理者卻從來不做計劃。究其原因： 　�、僖蜻^分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多作思考； 　�、诓蛔鲇媱澮材塬@得實效； 　�、鄄涣私庾鲇媱澋暮锰帲� 　　④計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 　�、莶恢�如何做計劃。 　　就講求實效的管理者來說，這些原因根本不應存在�，F(xiàn)剖析如下： 　　第一、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。在這種心理之下，“計劃”將不受重視。試問房子正開始燃燒的緊要關頭，消防隊員是應立刻拿起水龍頭或滅火器進行搶救？還是應先花費少許時間判別風向、尋找火源、分派工作，然后再予搶救？ 　　第二、在某些情況下，雖然不做計劃確實能夠獲得實效，但是這種實效的獲得，完全是靠運氣，而非來自良好的管理。企業(yè)的經營不能只靠運氣而不講求管理。 　　第三、不做計劃的人只是消極地應付工作，在心理上他將處于受擺布的地位；做計劃的人則有意識地支配工作，在心理上他將居于支配者的地位。這顯然是做計劃的意義所在。做計劃的另一種好處是，計劃足以縮短工作的執(zhí)行時間并提高工作的效率。 　　美國一位教授曾經針對某公司的兩個工作性質相近似的工作組就其計劃時間、執(zhí)行時間、以及所獲的成效進行比較。結果發(fā)現(xiàn)： 　　①計劃時間較長的那一組工作所需的執(zhí)行時間較短，而計劃時間較短的那一組工作所需的執(zhí)行時間則較長： 　　②計劃時間較長的那一組工作所花費的計劃時間與執(zhí)行時間的總和要少于計劃時間較短的那一組工作所花費的計劃時間與執(zhí)行時間的總和； 　　③計劃時間較長的那一組工作的成果在效率上要高于計劃時間較短的那一組工作的成果。許多管理者常常以“沒有時間”作為不做計劃的借口。這種借口是難以成立的，因為根據(jù)上述的道理可知，越不做計劃的人將越無時間，更何況花時間做計劃無異于“投資時間以節(jié)省時間”，這本來就是一種明智的舉措。 　　第四、由于目標中擬定所假設的客觀環(huán)境時時發(fā)生變動，所以計劃與事實常常難以趨于一致。但是，在計劃執(zhí)行過程中，管理者必須定期審查目標的實現(xiàn)進程與完成目標的最佳途徑。這樣，管理者將能針對目標本身及完成目標的最佳途徑作必要的修正，以期符合實際。如果無計劃地引導，則一切行動將雜亂無章，雜亂無章的舉措不僅導致時間的浪費，而且遲早將把企業(yè)帶向失敗的死胡同。 　　第五、在管理教育包括學校教育及管理顧問機構所提供的訓練及管理學文獻極為普遍的今天，“不懂如何做計劃”已不能成為不做計劃的借口。從上面的分析可知，計劃的擬定是任何管理者責無旁貸的任務。 　　目標不但提供行動的方向， 甚至能穩(wěn)定個人身心穩(wěn)定。 太空人巴茲為例。 　　管理者應如何確立良好的目標呢？ 　　（一）目標必須是你自己的。假定目標是由你自己所制定的，則你本身將成為實現(xiàn)目標的原動力。當你所參與的成分愈高，則你對它的實現(xiàn)所賦予的承諾將愈大。 　�。ǘ�） 目標需要“切合實際”。 過高，過低都不利于執(zhí)行。 　　（三）目標必須用書面形式列明。四種好處： 　�、儆兄�于目標內容的清晰； 　�、谡�式地寫下目標，表示個人在決心上的一種投資

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