辦公室檔案管理辦法

辦公室檔案管理辦法1

　　第一章　總則

　　第一條為加強(qiáng)檔案管理，保護(hù)和利用檔案信息資源，為本所各項事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財富，必須集中統(tǒng)一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。

　　第四條本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個人均應(yīng)遵守本辦法。

　　第二章　管理體制

　　第五條本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。

　　檔案室隸屬所辦公室，檔案室負(fù)責(zé)對全所檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。

　　本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計劃基建財務(wù)處為基本立卷部門。

　　檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設(shè)兼職檔案員1名。

　　第六條檔案室工作列入年度工作計劃和總結(jié)，由行政副所長分管。

　　第七條檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。

　　第八條專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識，并接受檔案管理培訓(xùn)。

　　第三章檔案管理

　　第九條各部門應(yīng)遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。

　　第十條各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業(yè)務(wù)部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。

　　第十一條檔案立卷工作應(yīng)列入各部門職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé)，各部門檔案管理員負(fù)責(zé)對本部門的.檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　第十二條各部門應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷，保證案卷質(zhì)量。

　　（一）歸檔的文件材料齊全完整。

　�。ǘ�）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進(jìn)行分類。

　�。ㄈ�）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用，確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。

　�。ㄋ模┌妇順�(biāo)題簡明扼要，準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份，并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。

　　（五）卷內(nèi)文件排列有序，按文件形成的時間或重要程度排列，卷內(nèi)目錄填寫正確，編寫頁號無誤。

　　（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。

　　（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。

　　第十三條按照規(guī)定要求和時間，將檔案編錄入庫。

　　（一）各部門應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。 [1]

　�。ǘ�）保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應(yīng)將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經(jīng)檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認(rèn)真填寫移交清冊。

　　第四章檔案保護(hù)

　　第十四條檔案室對接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善保管。

　　第十五條所辦公室負(fù)責(zé)對檔案室進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。

　　第十六條維護(hù)檔案安全，保證檔案庫房堅固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時修補、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

　　第十七條保證檔案庫房內(nèi)清潔，無非檔案用品；檔案排列科學(xué)，整齊美觀，便于查找。

　　第五章檔案的統(tǒng)計和利用

　　第十八條檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項工作服務(wù)，為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。

　　第十九條檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計薄冊，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計表填報任務(wù)，向農(nóng)業(yè)部檔案部門報送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計表》。

　　第二十條檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。

　　本所各部門和職工個人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫借閱申請表經(jīng)所辦公室主任同意，基建財務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計劃基建財務(wù)處處長同意，科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。

　　外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。

　　借出的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管，不準(zhǔn)攜帶檔案離開檔案室，復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。

　　第二十一條職工調(diào)動工作，必須在歸還所借檔案后，方可調(diào)離；檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項制度。

　　第六章檔案的鑒定、銷毀和移交

　　第二十二條檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　第二十三條銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人，以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。

　　第二十四條機(jī)構(gòu)變動時，應(yīng)對檔案做出妥善處理。

　　（一）機(jī)構(gòu)撤銷或合并時，其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應(yīng)移交相應(yīng)部門繼續(xù)處理。

　　（二）批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu)，應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨立卷、歸檔。

　　（三）各種臨時工作機(jī)構(gòu)撤銷時，其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門或檔案室移交。

　　第七章獎勵與處罰

　　第二十五條檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進(jìn)行考核，并實行獎懲。

　�。ㄒ唬�對遵守本辦法，認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績突出，或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門或個人，給予表彰。

　�。ǘ�）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案的部門或個人，視情節(jié)給予處罰。

　�。ㄈ�）違反本辦法的部門，年度不能評為先進(jìn)集體；違反本辦法的個人不能評為先進(jìn)個人，年度考核不能評為優(yōu)秀或甲等。

　　第八章附則

　　第二十六條本辦法由所辦公室負(fù)責(zé)解釋。

辦公室檔案管理辦法2

　　1、目的:

　　會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強(qiáng)會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，現(xiàn)根據(jù)<中華人民共和國會計法>和<中華人民共和國檔案法>的規(guī)定，制定本辦法。

　　2、適用范圍:

　　本規(guī)定適用于公司及分子公司。

　　3、會計檔案管理體系

　　3、1公司檔案室、財務(wù)部及各獨立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。

　　3、2公司總經(jīng)辦、財務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　3、3各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　4、會計檔案范圍

　　4、1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　4、2會計憑證類:原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　4、3會計帳薄類:總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。

　　4、4財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告。

　　4、5財會電算化檔案:主要是存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。

　　4、6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。

　　5、各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　5、1當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　5、2移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　6、會計檔案不得自行借出。

　　6、1如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供會計資料的查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財會資料時，應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。

　　6、2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。

　　7、會計檔案的保管期

　　7、1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5類(會計檔案保管期限表附后)。

　　7、2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　7、3本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

　　7、4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

　　8、會計檔案的銷毀

　　8、1保管期滿的會計檔案，除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀:

　　8、1、1由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;

　　8、1、2單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

　　8、1、3銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;

　　8、1、4監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

　　8、2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　8、3正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　9、會計檔案的管理

　　9、1采用電子計算機(jī)進(jìn)行核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

　　9、2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　9、3單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立后原機(jī)構(gòu)代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　9、4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　9、5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

　　9、6在建設(shè)項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　9、7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

　　9、7、1移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的`會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容;

　　9、7、2交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　9、8預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

　　10、附則:

　　10、1本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

　　10、2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

　　10、3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

　　辦公室檔案管理辦法2

　　1.文書檔案管理。文書檔案包括上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來文、學(xué)校發(fā)文，包括各種通知、決定、批復(fù)、下達(dá)的計劃等;本館制定的規(guī)章制度、規(guī)則、細(xì)則、辦法、公約等，對此類檔案資料的管理做到：

　　1)凡應(yīng)歸檔的資料、文件，應(yīng)在工作告一段落后，及時整理原始資料分類歸檔。

　　2)對上級下發(fā)的有關(guān)文件，館領(lǐng)導(dǎo)閱后，及時收回歸檔并做好登記，存放辦公室備查。

　　3)對所保管的文件，應(yīng)定期清點，凡與本館有關(guān)的備查文件原件歸檔，副件保留。

　　4)年底按檔案類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

　　2.業(yè)務(wù)檔案的管理。業(yè)務(wù)檔案包括日常業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計、工作計劃、專題規(guī)劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)報表、文獻(xiàn)采購留存、館長辦公會及館務(wù)會議紀(jì)要、圖書館大事等。對此類檔案資料的管理應(yīng)做到：

　　1)各部室做好工作統(tǒng)計，每月上報辦公室歸檔。

　　2)業(yè)務(wù)報表，要留底歸檔存查。

　　3)工作計劃、專題規(guī)劃、工作總結(jié)、采購留存、館長辦公會議紀(jì)要等，要及時分類歸檔。

　　4)年底按業(yè)務(wù)類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

　　3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考核、獎勵情況、先進(jìn)模范典型材料等。對此類檔案的管理做到：

　　1)掌握本館職工的學(xué)歷、專業(yè)、年齡、業(yè)務(wù)、職稱、工作履歷等基本情況，對調(diào)入、調(diào)出及離退休人員及時填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。

　　2)及時準(zhǔn)確記錄本館各業(yè)務(wù)部門人員的調(diào)動情況及知識結(jié)構(gòu)，年齡層次、職稱結(jié)構(gòu)情況。

　　3)及時做好職工的考勤、考核、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。

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