稅收征管檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了進一步加強稅收征管數(shù)據(jù)管理，規(guī)范稅收征管工作，明確數(shù)據(jù)管理的職責，保證征管數(shù)據(jù)的真實和有效性，根據(jù)《中華人民共和國稅收征收管理法》及其實施細則、《稅務稽查工作規(guī)程》，結合我縣征管工作實際，制定本辦法。

　　第二條稅收征管檔案是指稅務機關在稅收征收管理活動中所形成的與稅收征管有關的各種有利用和保存價值的文件、憑證、報表、帳冊、文書、案卷、資料等不同形式或載體的歷史記錄，包括電子檔案和紙質(zhì)檔案。

　　第三條征管檔案的采集由各業(yè)務股（所）根據(jù)業(yè)務分工負責；稅收征管檔案采集內(nèi)容：稅收征管業(yè)務表、證、單、書目錄所列的有關資料；采集方式為人工采集（紙質(zhì)文件）和計算機采集。

　　第四條稅收征管檔案按分戶和分項保管。

　　分戶保管即以一戶一檔的方式保管，適用于：稅務登記、申報、核稅、減免稅、退稅、委托代征、發(fā)票、檢查等資料的保管。

　　分項保管即根據(jù)錄入人或錄入微機日期的順序，以發(fā)生量的大小按日、月、年的發(fā)生量裝訂成冊進行保管。適用于：欠稅、延期申報、外出經(jīng)營管理證明、注銷登記等資料的保管。

　　第二章檔案的歸集與管理

　　第五條各業(yè)務股（所）對已辦理完畢的稅收征管文書，必須在下年度的1季度內(nèi)將上年度各類稅收征管資料檔案整理歸檔完畢。

　　第六條在整理裝訂稅收征管資料檔案時，應按案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)稅務文書、備考表、封底順序整理裝訂。

　�。ㄒ唬┌妇矸饷姘�括目錄號、檔案卷號、分冊號、納稅人名稱、保管期限、形成年度、形成單位。在歸檔時應逐項按規(guī)定填寫清楚。

　�。ǘ�）卷內(nèi)目錄包括順序號、資料名稱、頁號、備注，歸檔時要按順序填寫。

　�。ㄈ�）卷內(nèi)稅務文書應按《稅收征管資料歸檔內(nèi)容及保管年限》中的排列順序進行科學排列，并依次編寫頁碼。對密不可分的稅務文書要排在一起，即批復在前，請示在后；正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后。

　�。ㄋ模┚韮�(nèi)備考表包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。有關備考表中的內(nèi)容，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上，明確責任。

　　第七條各基層局業(yè)務股（所）在采集稅收征管資料時，必須仔細審核，對不符合審核要求的資料要及時補正。

　　審核要求為：

　�。ㄒ唬┵Y料報送時限要符合規(guī)定；

　�。ǘ�）應申報資料種類要齊全；

　�。ㄈ�）資料憑證適用格式要正確；

　�。ㄋ模┍砀裰刑顚懙挠嘘P代碼字段要正確；

　�。ㄎ澹┍砀駜�(nèi)應填項目、印鑒要完整；

　�。�六）表格項目間邏輯關系要平衡。

　　對符合要求的資料必須加蓋受理戳記，受理人員和受理股（所）要簽章，受理時間要標明，以便明確責任。

　　第八條稅收征管檔案資料分為：稅務征管檔案（包括戶籍管理檔案、稅款征收檔案）、稅務稽（檢）查卷宗、稅收法制卷宗。

　　第三章征管檔案的移交、歸檔、移送

　　第九條稅收征管檔案的移交。

　�。ㄒ唬└鳂I(yè)務股（所）對使用“稅收信息系統(tǒng)”中形成的各類原始稅收征管數(shù)據(jù)，由計算機管理環(huán)節(jié)或相關環(huán)節(jié)在年度終了后三十日內(nèi)，按類分別備份到軟盤、磁帶、光盤或膠片上，移交到征管檔案室。

　　（二）各業(yè)務股（所）應在保證案卷質(zhì)量的前提下進行移交，移交時，要填寫《稅收征管檔案資料移交清冊》，雙方簽字蓋章。

　　第十條稅收征管檔案的歸檔

　�。ㄒ唬└鳂I(yè)務股（所）移送的征管資料進行季度內(nèi)整理歸檔，即后一個季度對前一個季度的資料整理歸檔完畢，跨年度的在一季度內(nèi)對上年資料整理歸檔完畢，檢查案卷年度終了后三十日內(nèi)一次歸檔。

　　（二）企業(yè)納稅檔案原則上按戶分冊立卷，個體戶納稅檔案可按行業(yè)分類按月立卷；局內(nèi)綜合征管檔案按表式、種類裝訂。

　�。ㄈ�）對稅收征管檔案的案卷，以主管稅務機關為單位編制案卷目錄，以歸檔范圍的排列順序編制流水號。

　�。ㄋ模�歸檔時間：

　　1、年度歸檔：稅務所負責稅務登記、稅款征收檔案的管理，每年一月份稅務所將征管檔案原始資料整理歸檔。

　　2、階段歸檔：凡專項工作，有關部門應在任務完成后，將歸檔材料整理移交檔案室歸檔。

　　3、隨時歸檔：代管（監(jiān)開）發(fā)票存根及附件、納稅人戶籍資料、已結案的人民來信來訪及其它稅務違章案件卷宗和各業(yè)務股（所）隨時形成的稅收征管資料，應及時歸檔。

　　第十一條稅收征管檔案的移送。下列情況，稅收征管檔案必須移送，并辦理交接手續(xù)。

　�。ㄒ唬┘{稅人改變主管稅務機關的，由原主管稅務機關向遷入稅務機關移送；移送前，要清理稅款及有關票證，移交歷年所有的檔案資料，并經(jīng)縣地稅局業(yè)務股辦理移交手續(xù)。

　　（二）國、地稅之間互相移送；

　�。ㄈ�）基層稅務機關向上級稅務機關移送；

　�。ㄋ模┗�查機構，向納稅人管轄地主管稅務機關的縣局業(yè)務股移送《稅務稽（檢）查案卷》復印件；

　�。ㄎ澹┢渌�環(huán)節(jié)移送的有關資料。

　　第四章稅收征管檔案的保管

　　第十二條稅收征管檔案的保管必須由業(yè)務股及稅務所綜合崗專門負責管理，稅務所可根據(jù)實際情況由專管員分別保管，統(tǒng)一存放。保管人員變動的，應對其保管的稅收征管檔案資料辦理移交手續(xù)。

　　第十三條稅收征管檔案歸檔保管期限分為永久、長期、短期三種期限保管。永久為無限期保存，長期為十五年，短期為十年，具體規(guī)定如下：

　　（一）永久卷宗。凡定性為偷稅、逃避追繳欠稅、騙取出口退稅、抗稅、偽造、倒賣、虛開、私印、偽造發(fā)票監(jiān)制章、發(fā)票防偽專用品等并進行了行政處罰的案件，其檔案保管期限為永久。

　�。ǘ�）長期卷宗。對一般性的稅務行政處罰（稅務管理方面）案件和納稅人基本檔案保存期限為十五年。

　�。ㄈ�）短期卷宗。稅務管理、稅款征收等其他檔案保存期限為十年。

　　以上稅收征管檔案的保管期限，從檔案所屬年度的次年1月1日起計算。

　　第五章稅收征管檔案的借閱

　　第十四條稅收征管檔案管理部門要建立健全稅收征管檔案登記制度，詳細記載稅收征管檔案的調(diào)閱、使用、清理、銷毀情況。

　　第十五條各業(yè)務股（所）采集或形成的稅收征管資料原則上只限本局、本系統(tǒng)內(nèi)調(diào)閱和使用，未經(jīng)檔案保管部門的主管領導批準不得對外提供。

　　系統(tǒng)內(nèi)各有關單位需調(diào)閱稅收征管檔案并需帶走的，須經(jīng)檔案保管部門的主管領導批準。

　　系統(tǒng)外其它單位（必須為執(zhí)法部門）需調(diào)閱或使用稅收征管檔案的，須兩人以上持本單位介紹信或證明信，經(jīng)檔案保管部門的主管局長批準，方可接待。

　　第十六條稅收征管檔案的調(diào)閱或使用人必須按批準的方式、場所查閱或使用稅收征管檔案，不得更改內(nèi)容、毀損資料，并負有保密義務。如發(fā)生泄密或其它損失，由調(diào)閱人負責或賠償損失。

　　第十七條調(diào)閱稅收征管檔案必須在5日內(nèi)歸還，歸還檔案時，檔案管理人員要進行查驗。

　�。ㄒ唬┙栝啓n案時，不得擅自摘抄、追記、劃線、涂抹等。財會檔案不準抽換會計憑證和帳頁等。聲像檔案不得隨意翻錄。違者將視情節(jié)輕重，按照《檔案法》有關條款進行嚴肅處理。

　　（二）對有關檔案進行復制時，必須經(jīng)檔案管理人員審查后方可進行，對需要保密的檔案原則上不許復制，如有特殊需要，要經(jīng)有關領導批準后方可復制。

　　第十八條稅收征管檔案的保密制度

　�。ㄒ唬┍締挝蝗�體員工要認真貫徹執(zhí)行有關條款及規(guī)定，嚴守保密紀律。

　�。ǘ�）非檔案工作人員，不得隨意進入檔案室，不得隨便翻閱存檔材料和各種檔案。

　　（三）檔案工作人員要做到不該說的不說，不該傳的不傳，嚴格執(zhí)行保密制度。

　�。ㄋ模�檔案保管人員離開辦公室時，要認真檢查門窗、卷柜，防止丟失、泄密事件發(fā)生。

　�。ㄎ澹╊I導開會或外出，不得隨意攜帶各種檔案。嚴禁把檔案帶到公共場所或家中，以防丟失或泄密。

　　第十九條稅收征管檔案的庫房管理

　�。ㄒ唬└黝悪n案要實行統(tǒng)一保管，設有專用庫房。

　�。ǘ�）檔案庫房要根據(jù)檔案保護有關規(guī)定和要求，落實“七防”到位，措施得力。

　�。ㄈ�）做好檔案庫房保密和安全工作。非本室人員不得入內(nèi)，需查找檔案時，由檔案工作人員提供。

　�。ㄋ模�庫房內(nèi)各項檢查記錄齊全完整，登記及時，數(shù)字準確。

　�。ㄎ澹┍３謳旆績�(nèi)的清潔衛(wèi)生，柜架擺放整齊合理，對查找利用后的檔案要及時整理歸位。

　　第六章稅收征管檔案的銷毀

　　第二十條稅收征管檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限，定期進行鑒定工作。對保管期滿或失去保存價值的稅收征管檔案可進行銷毀。

　�。ㄒ唬┓膊恍枰�立卷和超過保管期限的檔案，經(jīng)檔案室和有關業(yè)務股室鑒定后，檔案管理人員應在每年第一季度對應銷毀的檔案，登記造冊，寫出銷毀檔案報告及銷毀清冊，報局長審核批準后，方可銷毀。

　�。ǘ�）銷毀應在指定地點，由專人負責，二人以上監(jiān)銷，銷毀后在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。

　　（三）銷毀時要注意保密，嚴禁把文件當作廢紙賣出。

　�。ㄋ模�對已按規(guī)定辦理完注銷手續(xù)或非正常戶認定手續(xù)的稅收征管檔案，應專門存放保管，登記造冊，其保存、移交，仍按正常戶另冊管理，到期后可按銷毀制度銷毀。

　�。ㄎ澹�對生成在計算機硬盤中有關征管內(nèi)容，保存期滿需要進行刪除的，應列出清冊，由征管科和信息中心共同審核，報經(jīng)主管領導批準后，由信息中心負責刪除。

　　第七章稅收征管檔案的微機管理

　　第二十一條為了加強檔案管理，提高稅收檔案的使用價值及工作效率，全面推進檔案管理的信息化、科學化、規(guī)范化，各分局應積極探索研制開發(fā)稅收征管檔案管理軟件，實現(xiàn)以下功能：

　�。ㄒ唬�檔案信息錄入。這是檔案管理的最基本要求，包括錄入企業(yè)名稱、企業(yè)編號及登記年份、稅務所等信息，并可以自動生成檔案序號。

　�。ǘ�）檔案信息修改。對各年新增的檔案，通過稅務所、企業(yè)序號或企業(yè)編號來確定需要增加的檔案，系統(tǒng)應自動給出企業(yè)名稱，提示企業(yè)的更名、轉入、轉出等情況，同時可對檔案信息進行修改，但轉出及廢業(yè)企業(yè)的檔案不能修改。

　�。ㄈ�）檔案信息查詢。這是檔案管理系統(tǒng)最主要的功能。利用稅務所、企業(yè)序號、企業(yè)編號及企業(yè)名稱（只需輸入關鍵字）等一個或多個條件來查詢，還可以通過轉入、轉出、廢業(yè)、待廢、更名、借閱等管理狀態(tài)進行查詢，同時對選定企業(yè)需顯示的檔案信息可用全部、有檔、無檔和登記年份進行限定。

　　（四）檔案銷毀。對達到保管年限需作廢的檔案，通過搜索，系統(tǒng)可提示過期應銷毀檔案數(shù)，并將過期檔案詳細情況列表，通過授權確認即可銷毀檔案。

　　（五）檔案借閱。借閱時，輸入借閱人的姓名及所借閱的檔案，系統(tǒng)會自動記載；當借閱期滿時，系統(tǒng)自動提示管理人員應將借出的檔案歸還。

　　第二十二條本規(guī)定自20xx年1月1日起實施。

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