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接待工作管理辦法

時間:2023-12-06 17:10:34 管理辦法 我要投稿
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接待工作管理辦法

接待工作管理辦法1

  一、總則

  第一條為進一步提高公司的接待管理水平,促進接待工作的規(guī)范化,更好地反映我公司精神面貌,增進各級領(lǐng)導(dǎo)和兄弟單位的支持和合作,達到增進友誼、交流信息、有效改善企業(yè)外部環(huán)境,樹立良好企業(yè)形象的目的,特制定本管理辦法。

  二、接待工作的主要任務(wù)

  第二條安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領(lǐng)導(dǎo)來公司人員的吃、注行。

  第三條安排重要來賓的檢查、考察、調(diào)研等活動。

  第四條協(xié)助辦理公司大型會議的會務(wù)工作。

  第五條協(xié)助開展公共關(guān)系工作,協(xié)調(diào)好公司的外部環(huán)境。

  三、接待工作的基本原則

  第六條堅持為提高企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟效益服務(wù)的原則,強化公關(guān)意識,增強接待工作深度,宣傳企業(yè)形象,提高公司聲譽,并廣泛獲取信息。

  第七條接待工作要堅持規(guī)范化、標準化,符合禮儀要求,按制度和程序辦事,克服隨意性;既要嚴格執(zhí)行黨和國家有關(guān)廉政建設(shè)的規(guī)定,又要增加兄弟單位之間的感情,同時也要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)。

  第八條接待安排應(yīng)根據(jù)來賓的身份和任務(wù),安排不同領(lǐng)導(dǎo)的接待,確定相應(yīng)人員的陪同;既要熱情周到、也要講節(jié)約,量力而出,反對鋪張浪費。

  第九條堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結(jié)合的原則。辦公室負責接待工作的統(tǒng)一管理,辦理重要接待事務(wù);對涉及較強業(yè)務(wù)性的接待事務(wù),應(yīng)由有關(guān)項目部牽頭對口接待,辦公室配合。

  第十條接待工作中應(yīng)自尊自重,本著尊敬來賓的原則,搞好服務(wù),不允許發(fā)生有損我所形象的事件。

  四、接待工作的的程序與規(guī)定:

  第十一條日常接待工作的規(guī)范:

  1、接打電話時,要使用文明語言如"您好"、"請問貴姓"、"您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等等之類的禮貌用語。

  2、在打電話前要準備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料,不能等電話接通后,去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。

  3、當客人來訪時,應(yīng)熱情迎接,主動引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時,應(yīng)將辦公桌上的文件、資料安放好,以免泄密或丟失。

  4、宴請客人時,應(yīng)根據(jù)宴請的`性質(zhì)和規(guī)模不同,分為工作餐、聚餐、宴會;根據(jù)來賓的身份,確定不同的人坐陪。

  第十二條一般性接待工作的程序:

  1、接待前的準備工作

  1)、對來賓的基本情況做到心中有數(shù)。

  2)、制定和落實接待計劃。

  3)、做好接待前的細節(jié)工作。

  2、接待中的服務(wù)工作

  1)、安排專人迎接來賓。

  2)、妥善安排來賓的生活。

  3)、商訂活動日程。

  4)、安排公司領(lǐng)導(dǎo)看望來賓。

  5)、精心組織好活動。

  6)、安排宴請和瀏覽。

  7)、為客人訂購返程車船或飛機票。

  3、接待后的工作

  1)誠懇地向來賓征求接待工作的意見,并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。

  2)把已經(jīng)訂好的返程車(船、飛機)票送到客人手中,并商量離開招待所或賓館的具體時間。

  3)安排送客車輛,如有必要還應(yīng)安排公司領(lǐng)導(dǎo)為客人送行。

  五、接待工作的有關(guān)要求

  每十三條根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖及客人的需求,掌握接待工作的規(guī)律,做到目標明確,思路清晰,計劃周密,主次分明,機動靈活,以高度的事業(yè)心和責任感,發(fā)揚嚴細作風,扎實做好工作。

  每十四條嚴格執(zhí)行規(guī)定和標準,堅持請示報告制度,在授權(quán)范圍以外個人不得擅自作任何決定和承諾。未經(jīng)同意私自安排的宴請等接待費用,一律不予簽字報銷。

  每十五條著裝整潔大方,舉止談吐文明禮貌,服務(wù)熱情、周到、耐心,保持良好的精神風貌,從各方面體現(xiàn)恩湃公司的良好形象。

  每十六條辦公室接待管理人員要不斷加強學習和培訓(xùn),熟悉接待服務(wù)管理知識,掌握公共禮儀規(guī)范,了解公司的基本情況以及本省的政治、經(jīng)濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識,并具備必需的應(yīng)變能力和語言表達能力。

  六、附則

  第十七條本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過,自頒布之日起開始實施。

  第十八條本辦法由辦公室負責解釋。

接待工作管理辦法2

  為嚴格接待工作管理,規(guī)范接待程序,本著熱情接待、促進工作、控制費用、維護形象的原則,結(jié)合我局的具體情況,制定本辦法。

  一、接待范圍

  國家局、省局、市局領(lǐng)導(dǎo),兄弟局領(lǐng)導(dǎo),本縣四大班子及相關(guān)委局領(lǐng)導(dǎo),各類業(yè)務(wù)檢查人員。

  二、接待程序

  1、對外接待工作堅持“統(tǒng)一受理安排,分口落實接待”的原則,由綜合辦公室負責,相關(guān)部室具體落實。

  2、上級領(lǐng)導(dǎo)來局由辦公室負責接待,局領(lǐng)導(dǎo)坐陪。

  3、各股室單位接到來客通知后,須將載明來客人數(shù)、性別、民族、職務(wù)、工作內(nèi)容、到局日期、擬停留天數(shù)等的書面請示(有股室負責人簽字)呈局長批準后,交綜合辦公室安排。

  4、綜合辦公室接到通知后,按照接待標準安排食宿,相關(guān)股室應(yīng)有專人接待。客人離局,按規(guī)定結(jié)算費用,并通知綜合辦公室。

  5、嚴格控制陪餐人數(shù),各股室可視情況通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)坐陪。

  三、接待標準

  1、來客一律在局指定飯店用餐,用餐標準分工作餐(每人每天60元、接待餐(300元/席)、特殊接待餐三種。

  各支局所來局開會,需就餐的,根據(jù)會議安排,由辦公室安排工作餐。

  科級以下領(lǐng)導(dǎo)或一般檢查人員按工作餐標準安排,每人每天標準60元,可安排一次接待餐,標準300元(含煙酒)。

  科級領(lǐng)導(dǎo)或重要檢查組按接待餐標準安排,每桌400元(不含煙酒),并且原則上只安排一次接待餐(局領(lǐng)導(dǎo)陪餐),其余為工作餐。

  處級以上領(lǐng)導(dǎo)或局長臨時交辦的'接待任務(wù)按特殊接待餐標準安排,標準由局領(lǐng)導(dǎo)視情況而定。

  2、來客一律在局指定的賓館住宿,住宿標準按職務(wù)區(qū)別安排?萍壱陨项I(lǐng)導(dǎo)住宿費按出差報銷標準向賓館支付,科級以下領(lǐng)導(dǎo)住宿費用自理。

  3、在對外接待中,沒有特殊情況,一律使用洛煙、物流酒。

  4、客人在本地的參觀旅游活動,由接待單位書面請示主管領(lǐng)導(dǎo)批準后,由綜合辦公室統(tǒng)一安排,憑辦公室簽發(fā)的《接待登記表》,統(tǒng)一安排。

  四、禮品購買、管理及請領(lǐng)

  1、禮品統(tǒng)一由綜合辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求負責購買。

  2、其它縣局來我局參觀學習,原則上不送禮品,確有必要時,由相關(guān)部門書面請示,由主管局長批準后,到辦公室簽字請領(lǐng)。

接待工作管理辦法3

  一、總則

 。ㄒ唬槭构窘哟ぷ饔兴裱,特制定本制度。

 。ǘ┍局贫冗m用于公司基地接待工作。外駐機構(gòu)及總部接待工作另作規(guī)定。

 。ㄈ┬姓k公室負責制度解釋。

  二、接待事務(wù)分類

  a類:貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的'接待。

  b類:業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待。

  c類:普通接待。指一般來客的接待。

  三、接待場所管理

 。ㄒ唬┕净卦O(shè)三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待,休閑廳用于普通接待。

  (二)其它場所除總經(jīng)理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進行。

  四、接待職責分工

  (一)接待工作是公司窗口式工作,對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)“先賣企業(yè)后賣產(chǎn)品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。

 。ǘ┙哟齼(nèi)容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下:

  1、接待中心:提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備,協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時進行“一般”清掃工作。

  2、警衛(wèi)值班:提供安全保障及來客導(dǎo)入。

  3、總臺文員:提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄,安排來客食宿。

  4、經(jīng)辦部門:負責接待洽談并陪同始終。

  5、秘書:管理貴賓室、商務(wù)室、負責招待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹

 。ㄈ┺k公室主任對接待工作負有全面責任。

  五、接待方式

 。ㄒ唬┵F賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領(lǐng)導(dǎo)陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時安排北京市里酒店就餐。

 。ǘI(yè)務(wù)接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談,文秘員陪同并服務(wù),以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務(wù)、營銷經(jīng)辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。

  (三)普通接待:業(yè)務(wù)部門接待并服務(wù),以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。

  六、接待規(guī)則

 。ㄒ唬┙哟话愠绦

  警衛(wèi)值班詢清來由后指導(dǎo)路線并通報總臺

  總臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務(wù)人員

  接待經(jīng)辦人員請來客到專門接待室

  接待洽談,總臺安排食宿

  相關(guān)人員禮貌送客

 。ǘ┙哟Y儀要點

  1、接待人員須嚴格遵守公司相關(guān)規(guī)定,不準有任何越格行為發(fā)生。

  2、總臺文員于接待進行時,須密切注視接待動態(tài),做好控制指揮工作,保證規(guī)范進行。

  3、接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。

 。ㄈ┙哟闷窚蕚

  1、通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。

  2、特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務(wù)室夏季飲料及糖果。

  3、備品采購:依物資管理制度進行,秘書辦理采購。

 。ㄋ模┉h(huán)境標準

  1、物品擺放整齊,且表面無灰塵;

  2、地面干凈無臟物,空氣流通清新;

  3、室溫適度,燈光合適,電視調(diào)好;

  4、備品齊全。

 。ㄎ澹﹨⒂^規(guī)定

  1、決定參觀須請示辦公室主任批準。

  2、參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。

  3、非經(jīng)總值班批準不準入室參觀和拍照生產(chǎn)場所。

  4、參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經(jīng)辦在后。

  5、參觀所到之處,作業(yè)人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。

接待工作管理辦法4

  一、首訪客戶

  1、電話來訪客戶

  按輪接順序接待客戶(安排由行政人員負責接聽電話)。

  2、房展會客戶

  房展會每天結(jié)束后各自劃出最有希望的客戶,并確定客戶的負責人(須闡明客戶情況),余下客戶則由銷售經(jīng)理平均分配。

  3、自來客戶

 。1)、以登記輪接表為準,(與登記的質(zhì)量無關(guān),留姓名者就算接待客戶,若成交客戶沒有出現(xiàn)在“輪接表”上則傭金作為公共基金)。

  (2)、不愿意登記輪接表的客戶,(包括只拿單片、隨便看看、市調(diào)中介者)都不算作輪接。

  二、再訪客戶

  1、本人在現(xiàn)場則由本人接待,但不計作輪接,結(jié)束后仍回輪接位。

  2、若客戶先后來訪時間相隔超過一個月以上,并且業(yè)務(wù)員在訪客登記表上不列為意向客戶,由其它業(yè)務(wù)員接待并下定的.,傭金全部算后一位業(yè)務(wù)員的。

  3、本人在接待老客戶的同時,有新客戶來訪,則由下一位當職輪接業(yè)務(wù)員接待,結(jié)束后仍回輪接位。

  4、本人不在現(xiàn)場(向銷售經(jīng)理交待過),則由當職輪接業(yè)務(wù)員接待,該業(yè)務(wù)員不算接待過客戶,結(jié)束后仍回輪接位。

  5、本人不在現(xiàn)場,向銷售經(jīng)理指定業(yè)務(wù)員接待的,銷售經(jīng)理當盡量讓被委托業(yè)務(wù)員接待,若被委托業(yè)務(wù)員無法操作時,由銷售經(jīng)理委派。

  6、老客戶來訪提及業(yè)務(wù)員姓名,但其本人不在,其它業(yè)務(wù)員有義務(wù)協(xié)助該業(yè)務(wù)員完成當天的業(yè)務(wù)辦理。

  7、業(yè)務(wù)員在接待客戶的同時老客戶來訪,由下一位業(yè)務(wù)員協(xié)助安排老客戶的接待,并設(shè)法通知該業(yè)務(wù)員。

  三、家人再訪

 。1)、若告之已來過或提及業(yè)務(wù)員,原先業(yè)務(wù)員在現(xiàn)場,則由本人接待。

 。2)、若告之已來過或提及業(yè)務(wù)員,原先業(yè)務(wù)員不在現(xiàn)場。(參見第二條第6款)。

  四、代客再訪

 。1)、代客來訪者提及原先業(yè)務(wù)員,則由原先業(yè)務(wù)員接待,該客戶算作老客戶,該業(yè)務(wù)員不算接待客戶,結(jié)束后仍回輪接位。

 。2)、代客來訪者沒提及原先業(yè)務(wù)員,則算作新客戶,按論接順序接待。

  (3)、原先業(yè)務(wù)員已了解代客來訪者的姓名,但來訪者并未找其本人,仍算作新客戶,按輪接順序接待。

  五、客帶客來訪

 。1)、獨自來訪,并沒有提及原先業(yè)務(wù)員的姓名,則算作新客戶,按輪接順序接待。

  (2)、獨自來訪,提及業(yè)務(wù)員姓名,但業(yè)務(wù)員不在,參照第八條。

 。3)、原先業(yè)務(wù)員已獲知客戶介紹的新客戶的姓名及聯(lián)系方法,并與新客戶取得聯(lián)系。則該客戶作為老客戶,接待結(jié)束后仍回輪接位。

  六、開發(fā)商內(nèi)部人員來訪

  若開發(fā)商內(nèi)部人員來訪,已事先預(yù)約的,由行政人員接待。

  七、關(guān)系戶

  (1)、在不知情的狀況下,按輪接順序接待。

 。2)、在知情的狀況下,由行政人員接待。

  八、業(yè)務(wù)員自身客戶資源

  無論該業(yè)務(wù)員在與不在,即使其它業(yè)務(wù)員已接待,仍算該業(yè)務(wù)員的客戶,業(yè)績算給該業(yè)務(wù)員。

  九、注意:

  若當職業(yè)務(wù)員隱瞞客戶曾經(jīng)來訪事實,則返還績效獎金于前一位業(yè)務(wù)員,并另罰現(xiàn)金800元。

 。1)、客戶若要求更換業(yè)務(wù)員,需告知銷售經(jīng)理,由銷售經(jīng)理安排。

 。2)、若由業(yè)務(wù)員過失造成以上狀況的,則記業(yè)務(wù)員過失一次(其考評結(jié)果直接影響傭金)。

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