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費(fèi)用預(yù)算管理辦法的探討
費(fèi)用預(yù)算管理辦法的探討
預(yù)算管理是公司經(jīng)營過程中最重要和有效的內(nèi)部控制機(jī)制。費(fèi)用單位自04年實行預(yù)算管理以來，已初步步入規(guī)范化管理的軌道，但沒有發(fā)揮出有效的控制作用，預(yù)算的全面性、全員性問題還沒有得到根本解決，隨著改革的深化以及05年總經(jīng)理工作報告中提出的：2005年是公司的管理年，企業(yè)重點(diǎn)工作之一是“財務(wù)管理和資金管理”必須起到“中心”的作用，實施全面預(yù)算管理。這就要求加快改革和完善預(yù)算管理體系，一要推行全員參與、全過程管理、全方位監(jiān)控的全面預(yù)算管理體系，將預(yù)算管理的思想納入整個經(jīng)營管理過程中，堅持量入為出的原則，認(rèn)真落實，責(zé)任到人；二要建立健全預(yù)算管理的組織結(jié)構(gòu)和制度體系，以保證預(yù)算的有效實施。
一、組織結(jié)構(gòu)是至上而下保證預(yù)算有效實施的基礎(chǔ)
財務(wù)預(yù)算管理是聯(lián)結(jié)企業(yè)各項經(jīng)濟(jì)管理活動的主線，對企業(yè)各方面、各部門的經(jīng)濟(jì)行為都具有約束力。企業(yè)全員的廣泛參與，是提高預(yù)算編制質(zhì)量和執(zhí)行效果的基本保證。為扭轉(zhuǎn)財務(wù)預(yù)算管理只是財務(wù)部門獨(dú)立的工作、財務(wù)部門對財務(wù)管理只是應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)和其他部門急需的臨時安排的被動局面，公司決策層應(yīng)設(shè)立由經(jīng)營管理各方面人員組成的預(yù)算管理工作組，成員有公司分管領(lǐng)導(dǎo)、各單位、部室負(fù)責(zé)人及相關(guān)主要管理人員組成，形成一個組織管理體系即：預(yù)算管理決策層、預(yù)算管理職能層、預(yù)算管理執(zhí)行層。決策層由公司領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部負(fù)責(zé)人組成，充分行使其財務(wù)預(yù)算編制與實施的組織、指導(dǎo)、審核、調(diào)配、批復(fù)等方面的職權(quán)；職能層由公司財務(wù)部三科室負(fù)責(zé)人及主要管理人員全面負(fù)責(zé)，其他人員積極配合。
財務(wù)管理科應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)財務(wù)預(yù)算管理工作，進(jìn)行全部費(fèi)用預(yù)算的審查、編制、匯總、上報、下達(dá)和監(jiān)督控制。資金調(diào)度中心綜合平衡資金調(diào)配、嚴(yán)格控制計劃外資金使用；機(jī)關(guān)財務(wù)的費(fèi)用管理是機(jī)關(guān)各部室費(fèi)用集中管理的重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)對機(jī)關(guān)各部室費(fèi)用的測算、發(fā)生、審核、監(jiān)督與控制；執(zhí)行層由各單位、各部室負(fù)責(zé)人及主要管理人員組成，負(fù)責(zé)費(fèi)用的預(yù)測和基礎(chǔ)預(yù)算的草編，并對完善財務(wù)預(yù)算具有提出有效建議的職責(zé)。這樣形成一個完整的財務(wù)預(yù)算組織體系，預(yù)算的可行性得到了保證。
二、組織結(jié)構(gòu)人員的綜合知識素質(zhì)和敬業(yè)精神是編制、實施預(yù)算效益性、科學(xué)性、合理性的保證
財務(wù)預(yù)算從測算、編制到實施、監(jiān)控和評價是一個系統(tǒng)工程，即要講求科學(xué)性、合理性，又要符合本企業(yè)的實際情況，更主要的是給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。要求預(yù)算組成員必須具備熟悉經(jīng)濟(jì)管理的相關(guān)知識和技術(shù)水平，尤其是財務(wù)人員首先要轉(zhuǎn)換管理意識。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，財務(wù)軟件不斷完善，機(jī)械地處理常規(guī)業(yè)務(wù)已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的需要，況且強(qiáng)大的軟件操作功能已完全代替手工勞動。當(dāng)務(wù)之急，我們財務(wù)人員的主要精力應(yīng)轉(zhuǎn)向怎樣適應(yīng)企業(yè)管理者的管理要求，有效利用所擁有的資源來管理財務(wù)；怎樣能及時甚至預(yù)期為企業(yè)管理者提供經(jīng)營管理信息。另外，主編和草編財務(wù)預(yù)算的成員還必須熟悉計算機(jī)應(yīng)用軟件，尤其是EXCEL的基本知識和強(qiáng)大操作技能。在有，我公司的現(xiàn)狀財務(wù)預(yù)算工作量大、涉及面廣，預(yù)算管理工作需要深入實地，而我們每個工作組成員都有自己的本職工作。所以，有了工作熱情還不夠，還須具備愛廠、敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神。
三、財務(wù)信息的及時、準(zhǔn)確、明晰是預(yù)算有效控制的依據(jù)
首先要從財務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)的設(shè)臵入手，用友財務(wù)軟件不僅能提供財務(wù)日常業(yè)務(wù)處理程序，更重要的是它在財務(wù)管理方面有廣闊的資源。目前，我公司財務(wù)電算化管理的重點(diǎn)還停留在常規(guī)業(yè)務(wù)操作上，沒有完全利用軟件資源在財務(wù)管理和領(lǐng)導(dǎo)需求方面上來設(shè)臵賬務(wù)系統(tǒng)，有的已設(shè)臵但在操作時沒有很好運(yùn)用。往往是需要時措手不及、加班加點(diǎn)，搞得財務(wù)人員疲憊不堪。所以，電算化管理師一定是預(yù)算管理成員之一，隨時了解領(lǐng)導(dǎo)層對財務(wù)信息的要求、及時掌握財務(wù)費(fèi)用發(fā)生動態(tài)，將預(yù)算管理融于日常業(yè)務(wù)程序當(dāng)中，從不同方位設(shè)臵與記載費(fèi)用的流向。一是從現(xiàn)金流量上，只要現(xiàn)金一流出就應(yīng)按費(fèi)用單位、部門形成或日后將要形成費(fèi)用的明細(xì)進(jìn)行歸集。二是從每一費(fèi)用科目上，無論現(xiàn)金流出否均應(yīng)按費(fèi)用單位、部門形成費(fèi)用的明細(xì)進(jìn)行歸集。這里的“明細(xì)”不是常規(guī)業(yè)務(wù)要求的級別科目，而是利用軟件的輔助核算在常規(guī)業(yè)務(wù)核算的基礎(chǔ)上，完全按照領(lǐng)導(dǎo)的需要和預(yù)算管理的控制目標(biāo)設(shè)臵，定時公布預(yù)算批準(zhǔn)、執(zhí)行、考核信息，使預(yù)算管理充分體現(xiàn)公開公正、公平的原則，便于公司上下及時了解預(yù)算實施情況，對預(yù)算執(zhí)行的全過程進(jìn)行監(jiān)督，能隨時提出改進(jìn)控制措施。
四、通暢便捷的預(yù)算流程是全面預(yù)算管理順利進(jìn)行的基本條件
在企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理的整個流程中，預(yù)算是計劃工作的成果，是控制生產(chǎn)經(jīng)營活動的依據(jù)。因此，下達(dá)的預(yù)算方案必須具有實際的可操作性，才能成為各級、各部門的協(xié)調(diào)工
具、控制標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)算管理工作才能順利進(jìn)行，質(zhì)量才能得到保證。下面是具體財務(wù)預(yù)算編制方法及實施。
（一）預(yù)算的編制管理流程
1、預(yù)算決策層在12月初召開預(yù)算管理工作會議，傳達(dá)下一年預(yù)算編制的總體方針政策。
2、編報全年費(fèi)用草算
（1）開展費(fèi)用預(yù)測，編報費(fèi)用基礎(chǔ)草算。在四季度末各費(fèi)用單位、機(jī)關(guān)各部室就應(yīng)根據(jù)財務(wù)部門提供的財務(wù)活動的歷史資料，考慮現(xiàn)實的工作要求和條件，對下一年的財務(wù)活動做出全面測算，在12月末至預(yù)算年份的1月初，按照預(yù)算管理工作組的要求編制費(fèi)用基礎(chǔ)草算報財務(wù)部管理科。
（2）編制費(fèi)用草算。財務(wù)管理科根據(jù)各單位、部室預(yù)測費(fèi)用草算，以零基預(yù)算和彈性預(yù)算相結(jié)合的編制方法為基本原則，從實際需要與可能出發(fā)，逐項認(rèn)真、嚴(yán)格審核，將審定的費(fèi)用劃分成可控費(fèi)用與不可控費(fèi)用，以文字加表格的形式編制全部、全年的費(fèi)用草算，在預(yù)算年份的1月末報預(yù)算管理工作組討論。
3、編制費(fèi)用預(yù)算。遵照討論批準(zhǔn)的費(fèi)用草算結(jié)果，進(jìn)行編制匯總費(fèi)用預(yù)算報告，反饋預(yù)算決策層批復(fù)，以文件的形式于工作會后3日內(nèi)下發(fā)至各費(fèi)用執(zhí)行單位與部門，各單位必須遵照執(zhí)行。
4、編制季度費(fèi)用預(yù)算及費(fèi)用執(zhí)行情況表。以年度預(yù)算為依據(jù)，結(jié)合本單位、本部門費(fèi)用發(fā)生時間、期限和會計報告期間，編制季度費(fèi)用預(yù)算以及季度費(fèi)用執(zhí)行情況表，在下季度初的第2日內(nèi)報財務(wù)管理科，格式見表一和表二。財務(wù)管理科審核、匯總3日內(nèi)報預(yù)算管理工作組審查、批復(fù)，5日內(nèi)下達(dá)各費(fèi)用單位。
5、編制月度資金預(yù)算。在月度預(yù)算的編制中要突出現(xiàn)金流的統(tǒng)馭作用，以導(dǎo)致現(xiàn)金流出的角度看各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，將權(quán)益性支出、資本性支出以及往來款項包括備用金支出統(tǒng)一到資金調(diào)度管理中心的現(xiàn)金支出預(yù)算之中，為以后形成完整的預(yù)算管理體系作準(zhǔn)備。要求必須具體、明確，比如差旅費(fèi)用：擬出差地點(diǎn)、人員、事項、期限、預(yù)計費(fèi)用等，費(fèi)用責(zé)任到人。月度資金預(yù)算應(yīng)在每月3日前報送財務(wù)管理科，5日前將批復(fù)計劃下達(dá)各費(fèi)用中心，資調(diào)管理中心就公司現(xiàn)金流量狀況，統(tǒng)籌組織安排款項撥付各單位帳戶。
（三）預(yù)算的控制管理流程
首先明確全公司職工教育經(jīng)費(fèi)的使用與控制應(yīng)由職工素質(zhì)教育學(xué)校全面負(fù)責(zé)、集中管理，專項使用。學(xué)校應(yīng)向各單位下達(dá)具體培訓(xùn)管理辦法。公司所屬各項目部、子、分
公司、費(fèi)用單位、機(jī)關(guān)各部室，應(yīng)單獨(dú)將其年度各種培訓(xùn)工作計劃及培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算報素質(zhì)教育學(xué)校，費(fèi)用由學(xué)校歸集，其它各單位無須將此費(fèi)用編入你部門預(yù)算之內(nèi)。其次重申全公司費(fèi)用單位的業(yè)務(wù)招待費(fèi)和辦公用品費(fèi)用的使用與控制應(yīng)由公司黨政工作部全面負(fù)責(zé)、集中管理，各費(fèi)用單位、部室不得不經(jīng)黨政工作部同意自行發(fā)生招待費(fèi)、自行采購辦公用品，否則財務(wù)拒絕報銷。
預(yù)算的控制管理流程：
1、月資金計劃一經(jīng)批復(fù)下達(dá)，各費(fèi)用單位必須不折不扣的嚴(yán)格執(zhí)行，任何修訂、追加都必須經(jīng)過預(yù)算工作組的審核批準(zhǔn)方可行使，堅決杜絕簽報形式發(fā)生計劃外費(fèi)用。
2 、財務(wù)部管理科按季度公布各單位、部門預(yù)算的執(zhí)行情況，進(jìn)行費(fèi)用單位常規(guī)業(yè)務(wù)和資金使用實效檢查、考評，寫出分析評價預(yù)算執(zhí)行情況報告。
3 、各費(fèi)用單位費(fèi)用要落實到人，全員參與、全員理財、全過程控制。
4、為避免計提費(fèi)用的不準(zhǔn)確、勾稽關(guān)系發(fā)生不配比、隨意使用計提費(fèi)用的可能，費(fèi)用單位的工資核算只在“應(yīng)付工資”科目進(jìn)行，不做工資分配核算，也不計提福利費(fèi)、工會經(jīng)費(fèi)以及職工教育經(jīng)費(fèi)，此項工作由財務(wù)部管理科依據(jù)各單位季度費(fèi)用表進(jìn)行完成。
5、各費(fèi)用單位年末按權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，估足費(fèi)用入賬，報年度費(fèi)用表及年度費(fèi)用控制情況表并進(jìn)行自檢。不得將應(yīng)計入本年的費(fèi)用人為推到下一年度，影響預(yù)算管理的考核。
6、各費(fèi)用單位、部門，年度要進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況分析，總結(jié)費(fèi)用控制經(jīng)驗，提出更有效的合理化建議，報財務(wù)部管理科。
7、財務(wù)部管理科做年度費(fèi)用匯總分析，年度后的20日內(nèi)，寫出費(fèi)用預(yù)算控制分析報告，以及收集的合理化建議報預(yù)算工作組進(jìn)行考評、論證，制定下一年預(yù)算政策。
8、年度預(yù)算執(zhí)行情況考評結(jié)果作為各單位、部門效益兌現(xiàn)考核依據(jù)的主要內(nèi)容。
五、完整的預(yù)算管理考核體系是財務(wù)管理發(fā)揮核心作用的動力
預(yù)算管理既然是一個全員參與的過程，那么就不能沒有責(zé)任制度，而有效的責(zé)任制度離不開對工作業(yè)績的考核。通過以上量化的分析與考核，可以對每個費(fèi)用單位、每個部室的工作進(jìn)行客觀評價，充分發(fā)揮預(yù)算管理的激勵機(jī)制，按季度對各單位、各部室預(yù)算執(zhí)行的超支、節(jié)約差異進(jìn)行匯總分析，在結(jié)合客觀因素的影響，確定一個百分比，作為效益獎的發(fā)放系數(shù)。通過采取嚴(yán)格、科學(xué)的考核獎懲制度，有力調(diào)動職工參與預(yù)算管理的積極性，預(yù)算控制的意識深入人心。
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