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洽商函的格式 -書信

時間:2024-08-15 01:14:28 書信 我要投稿
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洽商函的格式 -書信

1、函的概念、特點
函是不隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題;或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文,

洽商函的格式


函作為公文中唯一的一種平行文種,其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上比較靈活,不僅可以在平行機關之間、不相隸屬的機關之間行文,而且還可以向上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面,它除了主要用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題外,還可以向有關有管部門請示批準事項;向上級機關詢問具體事項,也還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請示批準事項,以及上級催辦下級機關有關事宜,如要求下級機關函報報表、材料、統(tǒng)計數字等。此外,函有時還可用于上級機關對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正,不過這種情況并不多見。
函具有以下幾個特點:
⑴溝通性。函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題,起著溝通作用,充分顯示著平行文種的功能,這是其它公文所不具備的特點。
⑵靈活性。表現在兩個方面:一是行文關系靈活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,還可以向上行文或向下行文,沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活。除了國家高級機關的重要函必須按照公文的格式、行文要求行文外,其它一般函,比較靈活自便?梢园凑展牡母袷郊靶形囊筠k,也可以不完全按照公文的格式及行文要求辦;可以有文頭版,也可以沒有文頭版,不編發(fā)文字號,甚至可以不擬標題。
⑶單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點,一份函只宜寫一件事項。
2、函的分類
函可以從不同角度分類:
按性質分,可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位較為正式和公務活動往來;便函則用于日常事務性工作的處理。
按發(fā)函的目的分,可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出公務事項所發(fā)的函;復函則是回復對方詢問所發(fā)的函。
另外從內容和用途上,還可以分為商洽事宜函、征求意見函、催辦事宜函、請求批準函、答復事宜函、報送材料函,等等。
3、函的結構、內容和寫法
由于函的類別較多,從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性,茲不一一列述,

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《洽商函的格式》(http://m.msguai.com)。這里主要介紹規(guī)范性公函的結構、內容和寫法,其他類別的函可以比照來寫。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。各部分的格式、項目內容和寫法如下:
⑴首部。發(fā)文字號、主送機關等項目內容。
、贅祟}。公函的標題一般有兩種形式,一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。
、诎l(fā)文字號。由發(fā)文機關代字后加“函”字、年份和序號構成,如“國辦函〔1994〕103號”。
、壑魉蜋C關。即受文單位,寫明全稱,后面用冒號。
⑵正文。這是公函的主體部分。主要包括緣由、事項和結語三項內容。
、倬売。概括交代發(fā)函的目的、根據、原因等內容,然后用“現將有關問題說明如下:”或“現將有關問題函復如下:”等過渡語轉入下文。
 ②事項。函的事項部分內容單一,一函一事,行文要直陳其事。是相互商洽工作、詢問和答復問題,還是向有關主管部門請求批準,要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函,還要注意答復事項的針對性和明確性。
有的公函,事項涉及的內容比較多,也可以分類列明。
 ③結語。一般根據函詢、函告、函商或函復的事項,選擇運用不同的結束語。
⑶尾部。一般包括署名和成文時間兩個項目內容。
署名寫上機關單位名稱,并加蓋公章;成文時間寫明年、月、日期。
4、撰寫函件應注意的問題
首先,要注意行文簡潔明確,用語把握分寸。特別是平行機關之間的行文,一定要注意語氣平和有禮貌,不要倚勢壓人或強人所難,也不必逢迎恭維,謹小慎微。至于復函,要注意行文的針對性,答復的明確性。
其次,函也有關于時效性的問題,特別是復函更應該迅速、及時。不少單位在處理函件時,誤以為它的時效性不很強,于是就拖辦或者緩辦,有的甚至不辦,這樣勢必會給工作造成一定損失。所以,函雖然不像“命令”、“指示”等文種那樣具有權威性,但它畢竟是公務活動中不可或缺的文種,我們應該像對待其它公文一樣,及時處理函件,以保證公務活動的正常進行。

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