檔案管理員崗位職責(zé)
在當(dāng)下社會,崗位職責(zé)起到的作用越來越大,崗位職責(zé)是指工作者具體工作的內(nèi)容、所負(fù)的責(zé)任,及達(dá)到上級要求的標(biāo)準(zhǔn),完成上級交付的任務(wù)。那么崗位職責(zé)怎么制定才能發(fā)揮它最大的作用呢?以下是小編幫大家整理的檔案管理員崗位職責(zé),希望能夠幫助到大家。
檔案管理員崗位職責(zé)1
一、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
二、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工的個人檔案、勞動合同、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
三、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的'形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
四、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
五、檔案的利用
1、公司檔案借閱。
2、檔案借閱的最長期限為一周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。
3、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以復(fù)制,復(fù)制者都要填寫《機(jī)密文件復(fù)制單》,報主管人員批準(zhǔn)后,方可復(fù)制。其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn);受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
4、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
6、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
7、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
8、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
六、檔案銷毀管理
1、對已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
檔案管理員崗位職責(zé)2
1.負(fù)責(zé)公司檔案資料管理,重點(diǎn)抓好工程檔案的完善及管理并及時整理歸檔。
2.重點(diǎn)做好文件檔案的電子錄入工作。
3.負(fù)責(zé)公司圖書管理制度的.制定及圖書借閱保管。
4.負(fù)責(zé)公司報刊、雜志等資料的預(yù)訂及管理。
5.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作。
檔案管理員崗位職責(zé)3
1、努力學(xué)習(xí),熱愛本職,認(rèn)真鉆研檔案業(yè)務(wù),不斷提高業(yè)務(wù)管理能力。
2、搞好本局各類檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計工作,主動協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和各科室正確利用檔案,適時提出存毀意見。
3、負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、函調(diào)和保管工作,收集、匯編檔案利用效果。
4、熟悉本局室藏檔案,編制必要的檢索工具和專題資料,積極提供利用。做好平時信息反饋的`記載和利用效果典型事例的收集、整理、匯編工作。
5、加強(qiáng)政治責(zé)任心,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,搞好庫房管理,經(jīng)常做到“八防”(防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲),嚴(yán)防失、泄密。
6、在調(diào)動工作或離局十天以上委托他人代理時,認(rèn)真辦好移交手續(xù)后方能離開崗位。
檔案管理員崗位職責(zé)4
1、負(fù)責(zé)整理物業(yè)資料,做好物業(yè)檔案的管理;
2、負(fù)責(zé)公司服務(wù)熱線電話的.值守,并收集掌握熱線電話的所有記錄,記錄報修情況和服務(wù)質(zhì)量;
3、負(fù)責(zé)來信、來訪、投訴等處理工作,及時做好回復(fù)、跟蹤、檢查工作
4、負(fù)責(zé)客戶滿意度調(diào)查工作,做好關(guān)于客戶滿意度調(diào)查的各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析工作;
5、對轄區(qū)內(nèi)外的公共設(shè)施、消防設(shè)施、環(huán)境衛(wèi)生、廣告宣傳海報進(jìn)行監(jiān)督管理;
6、執(zhí)行公司的各項管理規(guī)章制度。
7、協(xié)助物業(yè)主管進(jìn)行各項檢查,撰寫檢查報告。
檔案管理員崗位職責(zé)5
1、協(xié)助物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)小區(qū)物業(yè)客服部的全面指導(dǎo)、監(jiān)督工作;
2、負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的整理歸檔工作;
3、負(fù)責(zé)水電費(fèi)及物業(yè)費(fèi)用的收取工作;
4、負(fù)責(zé)部門員工的.培訓(xùn)及考核工作;
5、負(fù)責(zé)與業(yè)主的回訪及客戶進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)工作;
檔案管理員崗位職責(zé)6
1、接聽業(yè)戶、業(yè)戶或客戶的電話,解答有關(guān)的問題或疑問,并做好記錄.負(fù)責(zé)辦理業(yè)戶有關(guān)的證件工作(業(yè)戶證、居住證、臨時居住證、停車證)。
2、熱情接待業(yè)主、用戶和來訪客人,對業(yè)主、用戶的投訴要耐心解釋和及時處理件件落實,并做到登記記錄,定期整理存檔工作。
3、認(rèn)真做好回訪工作,虛心接受用戶的批評與建議,不斷改進(jìn)工作,提高服務(wù)質(zhì)量。
4、熟悉轄區(qū)樓宇的結(jié)構(gòu)、樓座排列、單元戶數(shù)、管道線路的.走向、各種設(shè)備開關(guān)的位置、了解住戶、業(yè)主的數(shù)量、家庭成員等基本情況。
5、每天不定時巡查轄區(qū)范圍內(nèi)樓宇狀況、公共設(shè)施等,發(fā)現(xiàn)不正常情況及時處理并做好記錄需要,其他部門配合處理,及時呈報工作聯(lián)系,并抓好落實監(jiān)督。
6、配合工程部制定轄區(qū)的樓宇土建保養(yǎng)計劃,做好轄區(qū)業(yè)主交樓驗收和二次裝修申請表、施工監(jiān)督和驗收工作。
7、受理業(yè)戶的報修、有償服務(wù)安排執(zhí)行、完成情況跟進(jìn)等工作。
8、負(fù)責(zé)業(yè)戶入住的相關(guān)手續(xù)辦理及其單元的遺留工程問題跟進(jìn)。接受業(yè)戶對項目情況及售后服務(wù)相關(guān)情況的咨詢及解答。
9、辦理業(yè)主郵寄包裹的暫存及發(fā)放工作。
10、負(fù)責(zé)物業(yè)管理費(fèi)、水費(fèi)、停車費(fèi)等各項費(fèi)用的收繳工作。
11、負(fù)責(zé)小區(qū)的物業(yè)檔案、業(yè)主檔案的保管和統(tǒng)計,并且嚴(yán)守工作機(jī)密。
12、負(fù)責(zé)小區(qū)的公共鑰匙、未入住單位的鑰匙、業(yè)戶托管鑰匙、施工鑰匙等的管理工作。
13、完成公司、上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
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1.負(fù)責(zé)企業(yè)文件的處理、資料整理以及各類會議記錄和資料等的整理工作;
2.根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定,負(fù)責(zé)企業(yè)所有檔案及技術(shù)資料的'整理、分類、編號、登記以及歸檔工作;
3.負(fù)責(zé)檔案、資料的調(diào)借、查閱工作;
4.負(fù)責(zé)檢查入庫或到期歸還檔案資料的完整性,發(fā)現(xiàn)問題及時報告處理;
5.按照有關(guān)規(guī)定,對檔案進(jìn)行例行的保養(yǎng)、管理或銷毀;
6.利用專業(yè)檔案管理軟件或辦公軟件等工具進(jìn)行檔案管理信息化工作; 7.其它行政事務(wù)性工作
檔案管理員崗位職責(zé)8
1、項目專項檔案管理
2、認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)檔案管理制度
3、負(fù)責(zé)各類檔案資料的登記,做好檔案資料的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作
4、負(fù)責(zé)檔案資料的借閱,根據(jù)需要編制必要的`檢索工具和參考資料,為公司各個部門的檔案查閱提供方便,認(rèn)真做好借閱記錄
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1、協(xié)助大物業(yè)經(jīng)理對所轄區(qū)域內(nèi)的大物業(yè)項目運(yùn)營管理工作,確保符合公司的制度和標(biāo)準(zhǔn);
2、審核供應(yīng)商的預(yù)工程、保安、保潔、客服、綠化等各項工作計劃,及時掌握各項工作的`進(jìn)度;
3、檢查落實各項工作的開展情況,及時糾正不合格現(xiàn)象,控制日常工作質(zhì)量;
4、配合行政部門、IT部門、EA部門、租賃部門、項目部,負(fù)責(zé)所屬區(qū)域的物業(yè)管理對接,裝修改造、搬家協(xié)助、設(shè)施設(shè)備管理溝通工作等; 5、負(fù)責(zé)支持協(xié)助__平米以下的裝修及改造工作; 6、對所屬區(qū)域范圍的空間使用進(jìn)行管理;
7、監(jiān)督供應(yīng)商的工作,并對供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)行績效考核,對供應(yīng)商的費(fèi)用進(jìn)行復(fù)核;
8、對大物業(yè)項目各類運(yùn)營數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理及分析; 9、對用戶各類需求提供迅速的響應(yīng)及解決; 10、跟所服務(wù)范圍內(nèi)的用戶有良好的溝通;
11、負(fù)責(zé)起草部門的OA、請款、會議紀(jì)要等文案類工作及物業(yè)檔案管理工作;
12、政府相關(guān)部門和公用部門(水電氣)外聯(lián)對接工作 。
檔案管理員崗位職責(zé)10
1.負(fù)責(zé)公司所需標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、專業(yè)書籍的采購、收集。
2.按資料、檔案管理要求,對公司技術(shù)資料、檢測報告、原始記錄等文件分類、歸檔、登記、造冊、統(tǒng)計、查閱、管理工作。
3.負(fù)責(zé)文件、資料、檔案的發(fā)放、回收和借閱登記。
4.負(fù)責(zé)定時查詢標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的`更新、替換情況,及時申請采購、更新。
5.負(fù)責(zé)資料檔案室良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防蟲、防霉變、防污染和防有害生物等安全措施。
6.嚴(yán)格執(zhí)行文件、資料、檔案保密制度,對密級文件、資料均應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記、管理。未經(jīng)允許不得隨意外借、復(fù)印及向其他人泄露檔案內(nèi)容。
7.負(fù)責(zé)對文件、資料、檔案進(jìn)行鑒定,提出處理過期文件、資料、檔案的建議。
8.負(fù)責(zé)辦理過期資料的回收、銷毀。
檔案管理員崗位職責(zé)11
1、負(fù)責(zé)收集整理學(xué)校人事檔案、工資檔案、綜合檔案、圖片資料等檔案材料。
2、負(fù)責(zé)學(xué)校大事記、重大活動資料、規(guī)章制度及信息的收集、整理工作。
3、負(fù)責(zé)檔案資料的分類編號、目錄索引、保密保管工作。
4、負(fù)責(zé)檔案的登記,查閱等各項工作,查閱檔案資料必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得隨意查閱、更不得將有關(guān)資料帶走。
5、督促各部室將活動資料及時歸檔,防止出現(xiàn)檔案資料空缺。
6、保持檔案資料的清潔衛(wèi)生和檔案工具的'維修工作。
7、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
檔案管理員崗位職責(zé)12
1、集團(tuán)不動產(chǎn)物業(yè)專項維修或改建工程項目管理; 2、集團(tuán)各辦事處裝修工程的項目管理; 3、協(xié)同市場部制定辦事處形象標(biāo)準(zhǔn)手冊;
4、參與并評審裝修工程方面的設(shè)計交底和圖紙會審、報價審核工作,包括實地測算工程量;
5、審核施工單位編制的.施工組織設(shè)計,并結(jié)合項目的實際情況,審核工程施工總進(jìn)度計劃和設(shè)備材料計劃;
6、驗收隱蔽工序,重點(diǎn)部位、關(guān)鍵工序、特殊工序施工時進(jìn)行旁站監(jiān)督,保證施工質(zhì)量;
7、按照施工驗收規(guī)范和質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行質(zhì)量檢驗評定工作并督促施工單位相關(guān)竣工資料匯集;
8、參與審查工程竣工驗收工作;
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