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項目檔案管理制度
在學習、工作、生活中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度具有合理性和合法性分配功能。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編為大家收集的項目檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
項目檔案管理制度1
一、目的
為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規(guī)定。
二、工程項目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、資料員及其職責
部門經理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱、交接等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管；
3、檔案材料的.查借閱、催還；
4、項目結束后與綜合部相關負責人完成檔案資料的交接。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。
4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。
5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月對檔案進行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。
3、傳真件應復印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。
八、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱登記表方可查閱。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經項目經理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項目經理及時處理。
九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。
附件一
工程技術資料參考目錄
1、開工報告、施工現(xiàn)場質量管理檢查記錄
2、圖紙會審紀要、設計變更、洽商記錄
3、施工組織設計(施工措施)
4、技術交底、技術復核
5、工程定位測量、放線記錄、復核記錄
6、原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）
7、施工試驗報告及見證檢測報告
8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄
9、施工記錄
10、預制構件、預拌混凝土合格證
11、地基基礎、主體結構驗收記錄及抽樣檢測資料
12、檢驗批、分項、分部工程質量驗收記錄
13、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄
14、施工日志、地質勘察報告
15、土壤(素土、灰土)干密度試驗報告（回填土試驗報告）
16、砂漿配合比通知單
17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
18、混凝土配合比通知單
19、混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
�。ㄍ瑮l件養(yǎng)護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄）
20、商品混凝土出廠合格證、復試報告
21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證
22、水池滿水試驗記錄
23、建筑物沉降觀測記錄
24、結構吊裝記錄
25、現(xiàn)場施工預應力記錄
26、工程質量事故處理記錄
27、管道、配件出廠合格證及進場檢（試）驗報告
28、管道、設備強度試驗、嚴密性試驗記錄
29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄
30、進場電器材料、設備出廠合格證及試驗報告）
31、設備調試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄
32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄
33、單位(子單位)工程質量控制資料核查記錄
34、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄
35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄
36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄
37、竣工驗收報告
38、竣工驗收證書
項目檔案管理制度2
一、編寫規(guī)章制度的目的
公司的項目檔案管理制度是為了規(guī)范項目檔案的建立、管理、使用和保護，確保項目檔案的有效性、完整性和安全性，保護公司的合法權益，保證項目的順利進行和落地。同時，該制度也是為了遵守國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)章制度，做好檔案管理工作，提高工作效率和質量，保證項目的成功。
二、范圍
公司的項目檔案管理制度適用于公司內部所有項目的檔案管理工作，包括項目前期的資料收集、編制項目方案、項目實施的監(jiān)督、控制和管理，以及項目結束后的歸檔和保存等所有環(huán)節(jié)。
三、制度制定程序
1、確定制度的`制定需求和目的。在制定制度前，應該確定制度的制定目的，明確制度制定對象和范圍，以及制度的適用性和必要性。
2、組織專家評審和意見征詢。在確定制度目的、范圍后，應該組織專家對制度內容進行評審和改進，并向公司內部相關部門和人員征詢意見，確保制度的合理性和有效性。
3、制定、審批和頒布制度。在進行專家評審和意見征詢后，應該對制度進行細致的制定、審批和頒布。
4、實施和監(jiān)督制度。在制度的頒布之后，應該進行實施和監(jiān)督，確保制度能夠得到扎實的落實，并在實踐中不斷地進行修訂和完善。
四、相關法律法規(guī)及公司內部政策規(guī)定收集整理 1、《勞動合同法》
2、《勞動法》
3、《勞動保障監(jiān)察條例》
4、《行政管理法》
5、公司內部檔案管理相關制度及規(guī)定
6、公司內部項目管理相關制度及規(guī)定
五、制度的名稱、范圍、目的、內容、責任主體、執(zhí)行程序、責任追究等內容
1、制度的名稱：公司項目檔案管理制度
2、范圍：適用于公司內部所有項目的檔案管理工作
3、目的：
（1）規(guī)范項目檔案的建立、管理、使用和保護工作
�。�2）確保項目檔案的有效性、完整性和安全性
�。�3）保護公司的合法權益
（4）保證項目的順利進行和落地
4、內容：
�。�1）檔案管理工作的分工和職責
�。�2）檔案材料的收集、整理和歸檔
�。�3）檔案保管和使用的程序和要求
�。�4）檔案管理工作的監(jiān)督和檢查
�。�5）檔案的銷毀和轉移
5、責任主體：
�。�1）項目部門和負責人
�。�2）檔案管理部門和負責人
6、執(zhí)行程序：
�。�1）項目成立立項會議時，確定檔案管理工作的分工職責
�。�2）項目實施過程中，及時收集、整理和歸檔檔案資料
�。�3）檔案的使用和保管需經過審批和簽字確認
（4）檔案管理部門進行定期檢查和抽查
�。�5）檔案銷毀或轉移需得到公司領導的審批
7、責任追究
�。�1）項目部門和負責人未按規(guī)定完成檔案管理工作，將按照公司相關規(guī)定進行扣分或予以警告、罰款等處理
�。�2）檔案管理部門和負責人未按規(guī)定對檔案進行保管和使用，將按照公司相關規(guī)定進行扣分或予以警告、罰款等處理
�。�3）檔案被損壞或丟失，將按照公司相關規(guī)定進行責任追究。
項目檔案管理制度3
為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。
第一條“投資項目”是指：
(一)因本公司參與投資或合作而產生的盈利性建筑工程;
第二條
(二)因本公司參與投資或合作而設立的生產經營性企業(yè)。建筑工程的各種文件資料由房地產開發(fā)公司負責建檔和保管，生產經營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項目文件資料的管理。
第三條
全部檔案按類、目劃分歸納，根據公司檔案現(xiàn)狀，設以下四類檔案，并將各項目本身作為目：
(一)全資投資項目類;
(二)合資合作投資項目類;
(三)內地投資項目類;
(四)境外投資項目類。
第四條
全資投資項目檔案包括的必要文件是：
(一)新上項目預報表和可行性分析報告;
(二)給政府的請求報告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會決議;
(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復;
(五)資信證明或資金來源證明;
(六)產權變更有關文件、材料;
(七)項目實際投資金額證明材料;
(八)歷年經營業(yè)績。
第五條
合資合作投資項目檔案包括的'文件是：
(一)新上項目預報表和合資企業(yè)可行性分析報告;
(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書;
(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七)合資各方資信證明或資金來源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見;
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進口設備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二)產權、股權變更有關文件、材料;
(十三)項目實際投資金額證明材料;
第六條
(十四)歷年經營業(yè)績。內地投資項目包括的必要文件是：
(一)給政府經濟協(xié)作辦公室的申請報告;
(二)企業(yè)去內地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文;
(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復印件;
(六)派出負責人的法人授權委托證明書;
(七)會計師事務所的驗資報告;
(八)當年或上一年度的財務決算表復印件;
(九)銀行開具的資信證明;
(十)企業(yè)已經在內地投資的經營效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當地政府的批文;
(十四)外出興辦企業(yè)當地工商局批文;
(十五)外出興辦企業(yè)工農業(yè)執(zhí)照復印件;
(十六)項目實際投資金額證明材料;
第七條
(十七)歷年經營業(yè)績。境外投資項目檔案包括的必要文件是：
(一)給外匯管理局及經發(fā)局的申請報告;
(二)可行性研究報告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產負債表及歷年經營業(yè)績;
(六)外派管理局關于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領館意見的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項目實際投資金額證明材料;
第八條
項目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設建檔員負責項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應認真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經理辦公室，并保留二套完整復印件;
(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時，建檔員應及時登記文件交付日期、名稱、原件或復件、交付人，并由文件交付人簽字認可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經理或執(zhí)委會主任簽字，按性質進行編號、歸檔;
(四)項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。
第九條
項目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發(fā)展部辦理相應的查閱或借用手續(xù);
(二)集團內各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領導的批準證明。經執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經理同意后，方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應持有單位介紹信，經執(zhí)委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;
(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復制時，必須經執(zhí)委主任批準，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規(guī)定時，建檔員有權對其提出批評以至停止其借閱。
第十條
所有資料均應放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應追究其責任。
第十一條
由于建檔員的變動或機構的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
項目檔案管理制度4
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經理負責監(jiān)督保管,內務管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經經理許可,任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經理離職或調職時,應向接任者辦理移交手續(xù),經認可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經經理書面認可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內,由內務管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經理保管,內務管理員休假時,由經理指定者方可代為執(zhí)行以上事務。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的`業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗收檔案:
1)小區(qū)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。
2)小區(qū)各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。
3)小區(qū)機電設備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設施設備驗收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設施設備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項管理分包合約。
5、小區(qū)設備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設施設備專門的維修保養(yǎng)制度和應急措施。
2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設施設備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。
4)小區(qū)其他設施設備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費收繳情況。
3)公司管理費財務報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當的保管、儲存方法。
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數、保存期限、保存數量等作出決定,其他未經授權者無權決定。
6、檔案按不同業(yè)務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。檔案歸還必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
項目檔案管理制度5
一、編寫規(guī)章制度的目的項目檔案管理制度的目的是為確保項目檔案管理的規(guī)范化、科學化，防止因項目檔案管理不規(guī)范而導致的意外事件和責任問題，同時提高公司工作效率和服務質量。
二、編寫規(guī)章制度的范圍本制度適用于公司所有的項目檔案管理工作。
三、編寫規(guī)章制度的制度制定程序制度的制定程序應包含以下環(huán)節(jié)：
1、確定制度的編制標準，明確制度的性質和適用范圍；
2、明確制度的主要內容，包括制度的名稱、目的、適用范圍、責任主體、執(zhí)行程序、違規(guī)處罰、制度修訂和審查等方面的內容；
3、廣泛征求意見，聽取各方面的意見和建議；
4、草擬制度，經過多次修改修改后形成正式版；
5、制度審查，經過放部門、法務部門、領導審批，并簽署發(fā)文；
6、宣傳普及，執(zhí)行規(guī)章制度后需要通過內部協(xié)調、會議等方式進行宣傳普及。
四、收集、整理相關法律法規(guī)及公司內部政策規(guī)定本制度的編制需要遵循相關法律法規(guī)及公司內部政策規(guī)定，主要包括：
1、《勞動合同法》
2、《勞動法》
3、《勞動保障監(jiān)察條例》
4、《行政管理法》
五、制定各項制度的名稱、范圍、目的、內容、責任主體、執(zhí)行程序、責任追究等方面的內容
1、制定制度名稱：項目檔案管理制度
2、范圍：本制度適用于公司所有的項目檔案管理工作。
3、目的：為確保項目檔案管理的規(guī)范化、科學化，防止因項目檔案管理不規(guī)范而導致的意外事件和責任問題，同時提高公司工作效率和服務質量。
4、內容：
�。�1）項目檔案建設的.流程和標準，包括檔案的分類、歸檔、管理和保管；
�。�2）各個環(huán)節(jié)的責任主體，明確責任和權限；
�。�3）管理準則，包括保密措施、保管要求、借閱管理等；
�。�4）歸檔后管理，包括檔案的審查、復制、注銷、銷毀等流程；
（5）項目檔案管理的評價、監(jiān)督和改進。
5、責任主體：
�。�1）項目經理：負責對項目檔案的建設、管理和保管；
（2）檔案管理員：負責對項目檔案進行分類、歸檔、管理、保管、借閱等工作；
�。�3）監(jiān)督部門：負責對項目檔案的監(jiān)督和評審。
6、執(zhí)行程序：
（1）項目建設階段，根據公司的制度和標準，對項目檔案建設進行計劃、指導、檢查等工作；
�。�2）項目完結階段，對項目檔案進行歸檔、管理和保管，在保密、借閱等方面按流程操作；
�。�3）對歸檔的項目檔案進行管理和評估，及時處理檔案故障和異常情況。
7、責任追究：對項目檔案管理的違規(guī)行為，根據公司制度執(zhí)行相應的懲罰，并對相關責任人追究責任，直到給予相應的懲罰措施。
綜上所述，企業(yè)管理人員需要編寫一項“項目檔案管理制度”，主要目的是確保項目檔案管理的規(guī)范化、科學化，防止因項目檔案管理不規(guī)范而導致的意外事件和責任問題，并且需要遵循相關法律法規(guī)及公司內部政策規(guī)定。制度的編制過程需要遵循一定的程序和環(huán)節(jié)，并規(guī)定各項制度的名稱、范圍、目的、內容、責任主體、執(zhí)行程序、責任追究等方面的內容，以達到規(guī)范工作流程，提高公司效率和服務質量的目的。
項目檔案管理制度6
目的：
為規(guī)范項目檔案管理工作，提高管理效率和透明度，確保項目檔案的正常秩序和安全。
范圍：
本制度適用于公司內部所有項目檔案的管理。制度制定程序：
1、公司領導確定項目檔案管理制度的編寫任務，并指定負責人負責編寫制度。
2、編寫者需收集、整理相關法律法規(guī)及公司內部政策規(guī)定，結合本公司實際情況進行制定。
3、編寫者向公司領導提交初稿，經過審批后，考慮意見和建議并進行修訂。
4、修訂后，公司領導簽署，并進行公告發(fā)布。
各項制度的`名稱、范圍、目的、內容、責任主體、執(zhí)行程序、責任追究等方面的內容：
項目檔案管理制度7
一、目的
為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規(guī)定。
二、工程項目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的開發(fā)、設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、檔案機構及其職責
公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管和銷毀；
3、檔案材料的查借閱、催還。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。
4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。
5、在檔案的.次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年對檔案進行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。
3、傳真件應復印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。
4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。
八、檔案的銷毀
1、檔案管理人員根據檔案保管年限的規(guī)定對檔案進行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。
2、檔案銷毀清冊經核準人批準，方能銷毀失效檔案。
3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。
4、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。
5、銷毀人員應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。
九、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱申請單，由核準人簽字同意，方可查閱（見附表四）。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經核準人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、資料員對文件的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。
4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。
6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經核準人批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核準人同意且審核后才能帶出。
7、公司對調閱制度實行分級制度，公司可根據借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復印件借閱”“局部復印件借閱”。
十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。
二00九年九月十日
項目檔案管理制度8
1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發(fā)文登記。
2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負責保管；長期保存的.文件應需交由資料員統(tǒng)一保管。
3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關規(guī)定進行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。
4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。
5、存檔資料必須為原件。
6、涉及到經濟方面的設計變更其它形式的文件，必須向經營部門提供一份原件進行保存。
7、合同文件由經營部門控制、保存和發(fā)放。
8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內容不得隨意向外泄露。
9、對已歸檔的文件借閱時，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。
10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。
11、管理人員因工作調動或其他原因不在項目工作時，應有職能部門資料員收回其持有的所有文件。
12、工程竣工驗收后，項目應及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。
項目檔案管理制度9
一、工程項目文件的收集標準
1、工程項目文件的形成和積累項目文件產生于項目建設全過程。其形成、積累和管理項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制.并有相應的檢查、控制及考核措施。
2、項目建設各階段文件的收集及其責任
�。�1）、項目準備階段建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件，設計單位負責收集、積累勘查設計文件，并按規(guī)定向建設單位提交有關設計基礎資料和設計文件。
（2）、項目施工階段項目實行承包的。由承包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交承包單位匯總；
由建設單位分別向承包單位收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集,積累項目監(jiān)理性文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。
�。�3）、項目試運行階段試運行單位負責收集、積累在生產技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應、管理中形成的有關文件資料.
3、收集范圍
�。�1）、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全，規(guī)入建設項目檔案.
�。�2）、項目文件歸檔范圍和保管期根據項目要求而定。
4、收集時間各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集:引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(完整word版)項目工程質量檔案管理制度
印和分發(fā)使用.
5、項目文件質量要求
(1）、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
（2)、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。
�。�3)、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。
�。�4）、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
�。�5)、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
二、項目文件的整理與歸檔標準
1、項目文件的整理
�。�1)、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規(guī)定,并按檔案管理的要求，形成文件形式進行整理。
(2)、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質、內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
�。�3)、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業(yè)整理.
�。�4）、施工技術文件應按單項工程的專業(yè),階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理.
2、項目文件的歸檔組卷
�。�1)、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系；分類科學,組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求.
（2)、項目施工文件按單項工程、單位工程或安裝、階段、結構、專業(yè)組卷:項目(完整word版)項目工程質量檔案管理制度
竣工圖按建筑、建設、、結構等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
�。�3）、案卷及卷內文件不重份；
同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
3、案卷與卷內文件的排列
�。�1）、管理性文件按問題、時間或重要程度排列歸檔。
�。�2)、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列.
（3）、設備設施文件，按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列歸檔.
�。�4）、竣工圖按專業(yè)、圖號排列歸檔。
�。�5）、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；
譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草)稿在后。
4、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明.對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄.
5、項目文件的歸檔
�。�1)、建設單位各機構、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經整理，編目后所形成的'項目文件按規(guī)定的要求,向建設單位檔案管理機構歸檔。
�。�2）、根據基本建設程序和項目特點,歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
(3）、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物(完整word版)項目工程質量檔案管理制度相符，技術數據可靠、簽字手續(xù)完備;文件質量應符合項目文件質量要求的規(guī)定。
�。�4）、設計、施工單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。
6、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后,應依次由竣工文件的編制方、質監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審,經建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
7、項目文件的歸檔時間
�。�1）、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將項目所有文件、措施、方案、各種檢驗報告、測試報告等向建設單位歸檔；
有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即:在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
(2)、購置的設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔，任務結束后一周內向上級檔案室移交（如：生產產家、產品合格證、說明書等相關資料)。
（3）、電子文件的歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
(4）、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔（一周內）.
三、下列文件材料應隨時歸檔:
1、變更文件、修改、補充措施、方案等的文件材料隨時歸檔；
2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
3、礦產權變動過程中形成的文件材料;
4、其他臨時活動形成的文件材料。
項目工程質量檔案管理制度
四、項目檔案的整理與移交標準
1、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由施工單位負責進行或組織，其內容包括：
�。�1）、根據專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系.單項項目直接按單項項目整理；
專項按照專項分類；大中型項目按工程或類別分類。
�。�2）、依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；
建設使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的。
�。�3）、對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明.
�。�4）、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術規(guī)范及各種技術文件表格
2、項目檔案的移交
�。�1）、項目檔案驗收合格后，施工方應按規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內，向建設使用單位辦理檔案移交。凡是分期或分項的項目，應在每期或每項正是通過驗收后辦理檔案移交。
(2)、施工單位與監(jiān)理單位、建設使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內容、項目、工程量及工程驗收情況說明等，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。
項目檔案管理制度10
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的.信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。
2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
項目檔案管理制度11
1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術員兼任，負責工程檔案、信息的收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關文件要求審查收集的'資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負責做好對內信息傳達工作，并將內部反饋意見及時上達。
5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質量月報》、《安全月報》等報表，對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。
6及時聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。
項目檔案管理制度12
一、制度目的本制度的目的是規(guī)范企業(yè)項目檔案的收集、整理、保存、利用、處置和管理，提高檔案管理的科學性和規(guī)范性，保護企業(yè)的合法權益，保障企業(yè)正常運營。
二、范圍本制度適用于本企業(yè)內的所有項目檔案管理工作。
三、制度制定程序企業(yè)管理人員組織項目檔案管理工作小組，對項目檔案管理的需求、法規(guī)、政策等進行調研和分析，制定草案，通過內部審批，最終提交企業(yè)領導審批并正式發(fā)布并施行。
四、相關法律法規(guī)
1、《中華人民共和國檔案法》
2、《中華人民共和國勞動合同法》
3、《中華人民共和國勞動法》
4、《中華人民共和國勞動保障監(jiān)察條例》
5、《行政管理法》
6、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》
五、制度內容
1、項目檔案的范圍：包括項目申請、立項、實施、驗收以及存檔等全過程所涉及的`文件和資料。
2、收集和整理：各部門需及時提供相關文件和資料，并按照規(guī)定進行匯總和整理。項目檔案的分級保存原則為按照保管期限和重要性進行分類。
3、檔案的保存：項目檔案應按照檔案管理規(guī)定進行嚴格保管、保存和整理，同時分級保存和備份，以避免信息丟失或損壞。
4、檔案的利用：項目檔案按照規(guī)定可以向公司內部和相關部門進行借閱，但需要先準確審核借閱人員的身份，保證文件資料的安全性。
5、檔案的處置：項目檔案應根據相關規(guī)定進行定期清理，對于保管期限已經到期的文件應及時進行銷毀。對于項目檔案的檔案資料備份必須及時保存，以便于萬一出現(xiàn)意外情況，備份資料可以保障企業(yè)的利益不受損失。
6、責任追究：對于無故丟失、泄露、損毀等行為，相關責任人將承擔相應的法律責任和經濟賠償責任。
六、責任主體1、項目檔案管理工作小組負責指導項目檔案管理工作。
2、各部門負責項目檔案的整理和收集工作，并按時上報項目檔案管理工作小組。
3、保管人員負責對項目檔案的保管、保存、借閱和處置工作，并遵守相關規(guī)定。
4、項目負責人負責保證項目檔案的真實性和完整性，并負責項目檔案借閱的審核工作。
七、執(zhí)行程序
1、項目檔案管理工作小組將制度及有關規(guī)定向各部門宣傳和落實。
2、各部門收到文件和資料后，應當及時匯總和整理。
3、項目檔案保管人員按照規(guī)定進行保管、保存、借閱和處置。
4、項目檔案借閱需做好借閱登記手續(xù)，特定檔案的借閱需審核和批準。
5、對于失誤行為的責任人員需承擔相應的法律責任。
八、責任追究對于違反本制度的行為，相關責任人員將受到警告、紀律處分，甚至可能涉及到法律責任和經濟賠償責任。
項目檔案管理制度13
一、編寫規(guī)章制度的目的
項目檔案管理制度的制定旨在規(guī)范企業(yè)內部的項目檔案管理工作，確保檔案管理工作順利開展，達到以下目的：
1、提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證公司對項目檔案的收集、整理、維護、利用、保管等工作符合國家相關法律法規(guī)以及公司內部政策規(guī)定；
2、優(yōu)化檔案管理服務，提高檔案利用效益，為公司的技術創(chuàng)新、管理決策和法律訴訟等方面提供可靠的文獻資料支持；
3、加強檔案管理的知識普及和培訓，提高公司員工的檔案管理素養(yǎng)和意識，推動檔案管理工作深入開展，達到不斷完善工作流程的目標。
二、范圍
本制度適用于公司內所有的項目檔案管理工作，包括規(guī)劃階段、設計階段、實施階段、驗收階段以及運維階段的項目檔案管理。
三、制度制定程序
本制度是由公司管理部門根據公司的管理實際情況制定的內部管理制度，在制訂和修改本制度的過程中，應當按照以下程序來進行：
1、制定編寫任務書，確定制度起草人、審核人、批準人和公告人等責任人員；
2、圍繞檔案管理全過程，明確范圍和目的，并搜集相關法律法規(guī)和公司內部政策規(guī)定，以此為基礎，制定制度內容和編寫草案；
3、提交草案到有關領導審批，同時向公司員工征求意見，并進行修改完善；
4、經過全面審定后，由領導進行簽發(fā)，并在公司內部廣泛宣傳，確保所有員工都知曉相關制度和規(guī)范。
四、制度內容
1、項目檔案管理制度的名稱
本制度名稱為“項目檔案管理制度”。
2、適用范圍
本制度適用于公司內所有的項目檔案管理工作。
3、目的
本制度制定的目的是規(guī)范企業(yè)內部的項目檔案管理工作，確保檔案管理工作順利開展。
4、內容
�。�1）檔案管理的職責與權利：明確負責檔案管理的人員，對他們的權利和職責進行定義，并規(guī)定他們必須履行的職責和權力。
（2）檔案的收集與整理：明確檔案的'收集、整理及匯總的過程和流程，同時規(guī)定每一步操作的標準要求。
�。�3）檔案的保管和查閱：明確檔案的保管和查閱的規(guī)定，防止檔案流失，同時保護涉密檔案的安全，確保檔案不被非法獲取和濫用。
�。�4）檔案的利用：明確檔案的利用范圍，規(guī)定使用或借用檔案的程序和制度，以確保檔案的利用得到授權和監(jiān)督。
5、責任主體
本制度中的責任主體包括公司管理部門、公司內部各部門和檔案管理人員等。
6、執(zhí)行程序
公司內相關負責人應按照本制度規(guī)定履行相應職責，并按時完成檔案管理的各項任務。
7、責任追究
對于檔案管理中的違規(guī)行為和檔案管理人員的違規(guī)行為，都應該進行相應的責任追究，以便規(guī)范和完善公司的檔案管理工作，并保障公司的利益。責任追究的方式包括警告、制止、處罰以及追究法律責任等。
五、符合中國法律要求的制度
本制度的制定過程中，應充分考慮并符合中國法律要求，特別是以下幾部分法律法規(guī)：
�。�1）《勞動合同法》：保障員工的基本權益，規(guī)范公司內部勞動關系。
�。�2）《勞動法》：規(guī)范公司內部的勞動法律關系，保障員工的權利和利益。
（3）《勞動保障監(jiān)察條例》：對于勞動保障監(jiān)察的程序和職責進行規(guī)定和說明，確保公司的檔案管理工作得到良好監(jiān)管。
�。�4）《行政管理法》：對于行政管理的程序、職責和權限進行規(guī)定和說明，為公司的檔案管理工作提供良好的環(huán)境和支持。
項目檔案管理制度14
為了做好工程及設備檔案資料的管理工作,參照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關要求結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。
一、歸檔范圍
主要為工程和設備檔案資料
1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應商(服務)單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調研報告,考察調研的影像、照片資料)、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
2、設備檔案是鑒定評價(儀器)技術狀態(tài)的科學資料,是為保障(儀器)設備正常運轉并處于良好狀態(tài)的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢
3、驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的.文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養(yǎng)和安全技術操作規(guī)程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養(yǎng)情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。
2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經本公司主管領導批準。
3、凡作秘密和內部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續(xù),嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。
4、對確已無保存價值的建設工程和設備檔案,列出銷毀清冊,經主管領導審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責
1、熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵紀守法,勤奮學習,具備檔案專業(yè)知識。
2、負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務。
3、按規(guī)定向當地檔案館移交應進館的檔案。
4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導。
5、辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。
四、檔案管理制度
1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經本公司主管領導批準同意后方可查閱。
2、檔案柜內的檔案要進行系統(tǒng)排列存放,不準堆放與檔案無關的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好檔案柜內'六防'(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。
4、對檔案柜所藏檔案要進行經常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
5、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件,儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規(guī)程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。
6、檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設備檔案內的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內目錄。
五、檔案安全制度
1、嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責,鑰匙應妥善保管,如有丟失應及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。
2、每次長假前應對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。
2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經分管領導批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時須經主管領導同意后方可進行。
3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。
4、查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。
5、查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項工作服務。
七、檔案的收集
1、檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。
2、工程檔案資料按項目收集檔案應按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。
3、設備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列,依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。
4、應妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。
5、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時,應編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6、項目簽訂承包合同中應明確規(guī)定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。
7、本公司購置的設備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。
項目檔案管理制度15
第一章總則
第一條目的
為加強公司項目檔案的管理，規(guī)范項目檔案管理行為，保護公司利益，提高工作效率和檔案管理水平，特制定本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所有涉及項目的檔案管理工作，包括但不限于工程項目、市場拓展項目、技術研發(fā)項目等。
第三條制度依據
本制度制定依據《勞動合同法》、《勞動法》、《勞動保障監(jiān)察條例》、《行政管理法》等相關法律法規(guī)和公司內部政策規(guī)定。
第四條主要內容
本制度主要包括項目檔案管理的目的、范圍、責任主體、執(zhí)行程序、管理要求、責任追究等方面。
第二章目的與管理要求
第五條目的`
項目檔案管理的目的是規(guī)范檔案管理行為，保障公司利益，提高工作效率和檔案管理水平。
第六條管理要求
1、嚴格按照公司相關制度規(guī)定，規(guī)范項目檔案管理行為。
2、確保項目檔案保密安全可靠，避免遺失、損毀或泄漏。
3、做好歸檔、整理、檢索等工作，確保檔案信息及時、準確、完整。
4、發(fā)生案件等應急事件時，要做好相關檔案保管和處理工作，并及時向上級匯報。
第三章范圍與責任主體
第七條范圍
公司項目檔案管理包括但不限于以下內容：
1、招標文件、方案設計文件、施工圖等工程項目檔案。
2、市場調研報告、營銷方案、推廣方案等市場拓展項目檔案。
3、科研報告、技術方案、產品設計方案等技術研發(fā)項目檔案。
第八條責任主體
1、指定專人負責檔案管理工作，制定具體管理方案。
2、項目管理人員要協(xié)助檔案管理人員做好檔案整理和歸檔工作。
3、公司內部審計部門要定期對項目檔案進行檢查和審計。
第四章執(zhí)行程序
第九條立卷建檔
1、建檔前，需審查文件、資料，分別歸類處理。
2、建檔須注明檔案代碼、檔案名稱、文號、年度、保管期限等項目，建立檔案目錄并編號。
3、項目檔案應及時梳理，整理和升級管理，更新且完善檔案信息。
第十條檔案管理
1、指定專人負責檔案管理工作，制定具體管理方案。
2、檔案管理員要負責未完成項目的檔案管理。
3、項目結束后應及時完成歸檔，存放在指定的檔案庫內。
第十一條出入管理
1、出入檔案庫的人員，需出示有效證件并填寫出入登記表。
2、未經許可，禁止私自攜帶檔案出庫或帶入檔案庫。
3、檔案外借須經過審批，外借時間限制不可超過保管期限，歸還后要及時進行核查。
第五章責任追究
第十二條追究責任
1、檔案管理人員未履行檔案管理職責，造成重大損失或影響，應追究法律和經濟責任。
2、違反規(guī)定，私自出入檔案庫，泄露、篡改、毀壞檔案，造成檔案丟失或毀損，應追究相應責任。
第十三條處理方式
1、如有違反規(guī)定、失誤等情形，應及時上報上級主管部門，報告處理情況，為進一步處置提供依據。
2、根據有關法律法規(guī)和政策規(guī)定，實行從嚴處理、從重處罰原則，依照不同情形進行處理。
第六章附則
第十四條本制度的解釋權歸公司。
第十五條本制度自發(fā)布之日起實施，本制度修改權歸公司所有。
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